Acquisitiebeleid particuliere archieven De Fryske Marren

De Fryske Marren gebruikt de volgende algemene criteria om te beoordelen of archiefmateriaal in aanmerking komt voor verwerven.

1Werkingsgebied

Het materiaal moet betrekking hebben op het grondgebied van De Fryske Marren. Het aanbieden van materiaal buiten het grondgebied van de gemeente De Fryske Marren wordt overwogen als het deel uitmaakt van een groter geheel waarbij het merendeel de gemeente De Fryske Marren betreft, of als er een bijzondere cultuur-historische relatie met de plaats is.

2Representativiteit

De Fryske Marren streeft ernaar om een collectie op te bouwen die zo representatief mogelijk is voor de ontwikkelingen, gebeurtenissen, activiteiten, organisaties, personen en groeperingen op economisch, sociaal, cultureel of ander terrein binnen het werkingsgebied.

3Goede, geordende en toegankelijke staat van het archief

Particuliere archieven moeten net als overheidsarchieven in goede, geordende en toegankelijke staat zijn. Voor de overdracht van het archief zijn vernietigbare stukken zoveel mogelijk uit het archief of collectie gehaald. De inhoud van de te bewaren stukken wordt beschreven in een plaatsingslijst of inventaris. Het materiaal kan op verschillende niveaus worden beschreven: op doosniveau, op dossierniveau of op documentniveau. Het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen is een activiteit die niet specifiek door De Fryske Marren uitgevoerd moet worden. Afhankelijk van het type archief, de specifieke archiefvormer en haar relatie met de regionale geschiedenis moeten er keuzes en afwegingen gemaakt worden wie welke activiteit uitvoert.

Bij onbekende of slechte bewaarcondities bij de archiefvormer/eigenaar van het archief, wordt het archief eerst in quarantaine geplaatst om verspreiding van schimmels of insecten te voorkomen.

4Kosten van bewerking

De archiefvormer/eigenaar draagt indien mogelijk bij in de kosten van het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen van het archief en eventuele kosten voor restauratie.

5Dragers

De Fryske Marren verwerft en beheert alleen tweedimensionale documenten (zoals papier, prentbriefkaarten of foto’s) en digitale bestanden. Bij driedimensionale objecten als schilderijen, maquettes, parafernalia en museale voorwerpen verwijst De Fryske Marren zoveel mogelijk door naar andere erfgoedinstellingen. Uitgangspunt is dat we alleen archieven verwerven die we ook zelf kunnen beheren en beschikbaar kunnen stellen aan het publiek.

6‘Hotspot’

Een ‘hotspot’ is een gebeurtenis of kwestie die tot een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling heeft geleid dan wel voor veel maatschappelijke beroering en aandacht heeft gezorgd. Overheden zijn verplicht om materiaal over een ‘hotspot’ blijvend te bewaren. Doordat in veel gevallen ook particuliere personen of organisaties betrokken kunnen zijn (geweest) bij een ‘hotspot’ is De Fryske Marren ook geïnteresseerd in het materiaal dat door particuliere personen of organisaties hierover is gevormd.

7Schenking of bruikleen

De Fryske Marren ondertekent samen met de archiefvormer/eigenaar een overeenkomst voor de opname van het archief. Dit kan een overeenkomst van schenking zijn of een bruikleenovereenkomst. De Fryske Marren geeft de voorkeur aan schenking.

In geval van bruikleen worden geen kosten in rekening gebracht, die verband houden met de bewaring en het beheer. Dit is een landelijke opvatting, die vooral wordt ingegeven door de omstandigheid dat het de wens is deze archieven op te nemen.

8Aankoop

Er wordt door De Fryske Marren niet betaald voor het verwerven van archief.

9Openbaarheid

Het over te dragen archief dient zoveel mogelijk direct openbaar te zijn. Vanwege bijvoorbeeld de bescherming van de privacy van nog levende personen kan het wenselijk zijn bepaalde archiefstukken (nog) niet of slechts beperkt openbaar te stellen. Een te beperkte openbaarheid kan reden zijn niet tot verwerven over te gaan.

10Rechten

Alle zodanige rechten, zoals auteurs- en portretrecht, worden overgedragen aan De Fryske Marren, zodat het materiaal op internet getoond mag worden.

11Vernietigen

De Fryske Marren kan, in overleg met de archiefvormer/eigenaar, stukken uit het overgedragen archief vernietigen.

12Dubbele exemplaren

Bij archiefmateriaal worden geen dubbele exemplaren geacquireerd.

13Samenhang en compleetheid van het archief

Er wordt gekeken worden naar de samenhang en volledigheid van het archief. Als er tussen de onderlinge archiefbescheiden weinig samenhang is en er veel hiaten zijn, dan kunnen dit redenen zijn waardoor het archief niet in aanmerking komt voor acquisitie.

14Herkomst

Archieven waarvan onduidelijk is of de aanbieder juridisch eigenaar is, verwerft De Fryske Marren niet.

De Fryske Marren heeft tevens de mogelijkheid om digitale particuliere archieven in de collectie op te nemen. Inhoudelijk gelden voor digitale particuliere archieven grotendeels dezelfde richtlijnen als voor papieren particuliere archieven. Echter, doordat digitaal materiaal over het algemeen minder duurzaam is dan papieren materiaal gelden er extra maatregelen ten aanzien van het ordenen, beschrijven en beheren.

1Structuur en ordening

Het archief bezit een duidelijk ordeningsstructuur volgens welke de digitale archiefbestanden zijn geordend. Alle bestanden zijn onder de juiste map geordend. De mappenstructuur heeft een maximale diepte van 6 lagen.

2Map- en bestandnamen

De mappen en bestanden in het archief hebben begrijpelijke namen en zijn volgens een vaste volgorde opgebouwd. Een bestandsnaam kan uit maximaal 252 karakters bestaan.

3Bestandsformaten

De bestanden zijn bij voorkeur opgeslagen in een duurzaam bestandsformaat. Duurzame bestandsformaten zijn in de regel wijdverspreid, niet afhankelijke van één producent, uitwisselbaar en zorgen voor een goed gestructureerde opslag van informatie zonder informatieverlies. Bij de overdracht van een digitaal archief dienen geen versleutelde bestanden in het archief aanwezig te zijn.

4Digitale dragers als cd-roms en diskettes worden niet opgenomen vanwege de beperkte duurzaamheid van deze dragers. De inhoud van digitale bestanden op een harde schijf of usb-stick kan worden gekopieerd naar een interne beveiligde locatie bij De Fryske Marren (storage), waar ze blijven opgeslagen in afwachting van de overdracht naar een e-depot.

Documentatie

Ten aanzien van alle soorten documentatie zijn de volgende afwegingen gemaakt.

1Werkingsgebied

Er wordt alleen documentatiemateriaal verworven als dit betrekking heeft op de geschiedenis van de gemeente. Materiaal dat geen relatie heeft met de gemeente noch op enigerlei wijze betrokken kan worden bij de reconstructie van de geschiedenis van de regio wordt niet opgenomen c.q. afgestoten.

2Aankoop

Er wordt door De Fryske Marren niet betaald voor collectiemateriaal.

3Bij acquisitie van collecties moet het auteursrecht goed geregeld worden voor zowel beeldmateriaal (foto, film) als geschreven materiaal. Indien auteursrecht (op termijn) niet overgedragen wordt én er een beperking op inzage is, dan dient het materiaal niet opgenomen te worden. Indien het auteursrecht onbekend is, dan wel aannemen maar via een algemene disclaimer bekend maken dat rechthebbenden met De Fryske Marren in contact kunnen treden voor nadere afspraken. Een disclaimer kan geplaatst worden op de website waarom auteursrechtelijk beschermd materiaal staat.

Affiches, kaarten, prenten, tekeningen, posters

4Er worden alleen affiches, kaarten, prenten en tekeningen verworven die betrekking hebben op de gemeente.

5Affiches, kaarten, prenten en tekeningen worden enkel in origineel aangenomen.

6De originelen van affiches, kaarten, prenten en tekeningen dienen in goede materiële staat te zijn.

Films

7Van posters, affiches die in een bepaalde serie met gelijke lay-out en opmaak zijn gemaakt, worden steekproefsgewijs slechts enkele exemplaren opgenomen en bewaard.

8Alleen digitale films worden verworven. Bij niet digitale films wordt verwezen naar andere erfgoedinstellingen in verband met het ontbreken van de vereiste opslagmogelijkheden.

9De digitale films dienen uit particuliere collecties afkomstig te zijn en geen opnames van tv of gepubliceerd commercieel filmmateriaal.

10De digitale films moeten betrekking hebben op (het verleden) van de gemeente.

11De digitale films moeten tegen acceptabele kosten geconserveerd, geconverteerd dan wel gemigreerd kunnen worden.

12De digitale films mogen door De Fryske Marren gebruikt worden voor verdere verwerking in films, documentaires ten behoeve van educatieve doeleinden.

Foto’s

13Van foto’s worden kwalitatief goede reproducties, analoog en digitaal verworven. Digitale exemplaren moeten voldoen of geschikt gemaakt worden voor overdracht naar een e-depot.

Genealogieën

14Genealogische publicaties moeten handelen over personen die geleefd hebben in de regio.

15De genealogie moet voorzien zijn van een soort bronvermelding, of de bronnen moeten opgenomen zijn in de genealogie.

16De genealogie moet opgebouwd zijn volgens een bepaalde (genealogische) systematiek., anders wordt de genealogie niet opgenomen.

17De auteur/samensteller van de genealogie moet toestemming geven voor verdere publicatie.

18Prentbriefkaarten worden alleen in originele staat verworven, dus geen digitale reproductie of fotokopie of foto’s van prentbriefkaarten. Dit kan aanleiding zijn tot afstoting van het materiaal.

19Er dient, gelijktijdig aan de verwerving, zoveel mogelijk gestreefd te worden naar een goede ontsluiting van de prentbriefkaarten. Waar mogelijk dient de donateur/schenker van het materiaal te worden ingeschakeld.

Overeenkomst tot bruikleen van een archief

ONDERGETEKENDEN:

….

gevestigd te hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door …

hierna te noemen: "de bruikleengever ’’;

en

de publiekrechtelijke rechtspersoon GEMEENTE De Fryske Marren, zetelende te Joure aan Herema State 1 (8501 AA), ten dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd, door D. Cazemier, gemeentesecretaris/ algemeen directeur, hierna te noemen: ‘’de bruikleennemer”;

alle bovengenoemde partijen gezamenlijk te noemen: " partijen",

OVERWEGENDE DAT:

•de bruikleengever het archief in bruikleen geeft aan de bruikleennemer, waarbij het archief in beheer wordt gegeven;

•het in bruikleen gegeven archief of collectie zal zorgvuldig beheerd worden door de bruikleennemer en het archief zal daarbij openbaar zijn, tenzij in artikel 5.2 anders bepaald;

•de bruikleennemer draagt mede de zorg voor de bescherming van persoonsgegevens, hetgeen vastgelegd wordt in de “overeenkomst inzake persoonsgegevens bruikleen archief”, dat separaat bij deze bruikleenovereenkomst getekend zal worden;

•de partijen de afspraken omtrent het in bruikleen geven van het archief schriftelijk wensen vast te leggen in onderhavige overeenkomst.

VERKLAREN ALS VOLGT TE ZIJN OVEREENGEKOMEN:

Artikel 1 Bruikleen

1.1 De bruikleengever geeft aan bruikleennemer in bruikleen de archieven van …. over de periode ….. hetgeen de bruikleennemer aanvaardt.

1.2 De in bruikleen gegeven archieven blijven eigendom van de bruikleengever.

1.3 Voor de bruikleen worden geen kosten in rekening gebracht.

1.4 Aanvullingen op het in bruikleen gegeven archief worden bij voorkeur eens in de 5 jaar overgedragen.

Artikel 2 Duur van de bruikleenovereenkomst

2.1 Deze bruikleenovereenkomst is aangegaan voor een aaneengesloten duur van 10 jaar ingaande op 1 januari 2021.

2.2 Na het verstrijken van de duur van de overeenkomst, zal de overeenkomst worden geacht van jaar tot jaar te zijn verlengd, indien zij niet drie maanden voor het einde van de alsdan lopende termijn door één der partijen schriftelijk is opgezegd.

Artikel 3 Verplichtingen bruikleengever

3.1 De bruikleengever levert de archieven voor formele overdracht aan in goede, geordende en toegankelijke staat.

3.2 De bruikleengever is gehouden binnen zes weken na verhuizing een volledige adreswijziging (inclusief telefoonnummer, e-mailadres en naam van de contactpersoon) aan de bruikleennemer te doen toekomen.

Artikel 4 Bevoegdheden bruikleengever

4.1 De bruikleengever behoudt zich het recht voor te allen tijde (een gedeelte van) de in bruikleen gegeven archieven voor tijdelijk gebruik op te vragen, voor een telkens vast te stellen termijn, tenzij de toestand van de archiefbescheiden zich tegen uitlening verzet .

4.2 De opgevraagde archiefbescheiden zullen verstrekt worden tegen afgifte van een ontvangstbewijs van de bruikleengever.

4.3 De bruikleengever of een door hem hiertoe aangewezen gemachtigde of vertegenwoordiger zal door bruikleennemer op aanvraag toegang gegeven worden tot de gegevens via de inzageruimte van het in bruikleen gegeven archief.

Artikel 5 Verplichtingen bruikleennemer

5.1 Het beheer van de in bruikleen gegeven archieven worden door bruikleennemer gevoerd conform de geldende wet- en regelgeving.

5.2 De archieven zijn deels openbaar op grond van artikel 15 lid 1 van de Archiefwet 1995. De bruikleengever heeft in het archiefinventaris aangegeven welke archiefbescheiden gedurende een bepaalde termijn niet openbaar zijn. Deze inventaris is als bijlage 2 aan deze overeenkomst toegevoegd.

5.3 Verzoeken voor inzage in alle niet-openbare archiefbescheiden zullen niet eerder dan na schriftelijke toestemming van bruikleengever gehonoreerd worden. Zonder deze toestemming zullen dergelijke stukken niet aan aanvragers ter inzage worden gegeven. De gemeentearchivaris bemiddelt in deze met inachtneming van de wettelijke regels en de voor bruikleennemer geldende procedures.

5.4. Onder de verzoeken onder 5.3 worden niet de verzoeken verstaan zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze verzoeken zijn opgenomen in de “overeenkomst inzake persoonsgegevens bruikleen archief”,

Artikel 6 Verwerking persoonsgegevens

6.1 Op de werkzaamheden van partijen omtrent de verwerking van persoonsgegevens zijn de

bepalingen in de “overeenkomst inzake persoonsgegevens bruikleen archief”, (bijlage I) van toepassing.

Artikel 7 Openbaarmaking inventarissen

7.1 De bruikleengever verklaart dat de bruikleennemer gerechtigd is de inventarissen van de in bruikleen gegeven archieven naar eigen inzicht openbaar te maken.

Artikel 8 Risico en aansprakelijkheid

8.1 Bruikleennemer is niet aansprakelijk voor schade door verlies of beschadiging van het in bruikleen gegeven archief indien en voor zover haar geen schuld treft.

Artikel 9 Overige bepalingen

9.1 In het geval van opheffing van de bruikleengever zonder dat er een rechtsopvolger is, gaat de volledige eigendom van het in bruikleen gegeven archief op het moment van, ontbinding, liquidatie of faillissement over op de bruikleennemer.

9.2 In geval van calamiteiten is de archivaris van bruikleennemer gerechtigd en verplicht alle noodzakelijke handelingen ten behoeve van beheer te verrichten.

Artikel 10 Toepasselijke recht en bevoegde rechter

10.1 Op deze overeenkomst en op alle geschillen die daaruit mogen voortvloeien of daarmee mogen samenhangen, is het Nederlands recht van toepassing.

10.2 Alle eventuele geschillen voortvloeiende uit deze overeenkomst worden voorgelegd aan Rechtbank Noord-Nederland.

Aldus opgesteld en in tweevoud getekend

Joure,

De bruikleennemer de gemeente De Fryske Marren,

D. Cazemier, gemeentesecretaris/algemeen directeur

Joure,

De bruikleengever,

, voorzitter

, secretaris

Bijlagen:

1Overeenkomst inzake persoonsgegevens bruikleen archief

2Inventarislijst

Overeenkomst inzake persoonsgegevens bruikleen archief

ONDERGETEKENDEN:

… gevestigd te Joure hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door … voorzitter en …., secretaris

hierna te noemen: "de bruikleengever ’’;

en

de publiekrechtelijke rechtspersoon GEMEENTE De Fryske Marren, zetelende te Joure aan Herema State 1 8501 AA, ten dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd, door D. Cazemier, gemeentesecretaris/ algemeen directeur, hierna te noemen: ‘’de bruikleennemer”;

alle bovengenoemde partijen gezamenlijk te noemen: " partijen",

OVERWEGENDE DAT:

-de partijen de afspraken omtrent de verwerking van persoonsgegevens conform de AVG willen vastleggen in onderliggende overeenkomst;

-bruikleengever tot aan de ingangsdatum hoofdovereenkomst heeft bepaald welke persoonsgegevens worden verwerkt;

-bruikleennemer het archief van bruikleengever in beheer heeft en als zodanig vanaf de ingangsdatum bruikleenovereenkomst diensten aan bruikleengever verleent.

-

VERKLAREN ALS VOLGT TE ZIJN OVEREENGEKOMEN:

Artikel 1 Definities

1.1 Hoofdovereenkomst: de overeenkomst tot bruikleen tussen partijen is aangegaan op 1 januari 2021

1.2 Toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is het zelfstandig bestuursorgaan dat in Nederland bij wet als toezichthouder is aangesteld voor het toezicht op het verwerken van persoonsgegevens.

1.3 Waar in deze overeenkomst termen worden gebruikt die overeenstemmen met definities uit artikel 4 AVG, wordt aan deze termen de betekenis van de definities uit de AVG toegekend, tenzij anders aangegeven.

Artikel 2 Ingangsdatum en duur

2.1 Deze overeenkomst gaat in op het moment van ondertekening en duurt voort zolang de hoofdovereenkomst van kracht is.

Artikel 3 Onderwerp en doel van deze overeenkomst

3.1 Bruikleennemer verkrijgt van de bruikleengever zeggenschap over de in bruikleen gegeven persoonsgegevens uitsluitend in het kader van de uitvoering van de hoofdovereenkomst.

3.2 Bruikleennemer verbindt zich om zorgvuldig met de persoonsgegevens om te gaan.

Artikel 4 Beveiligingsmaatregelen

4.1 Bruikleennemer neemt passende technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de persoonsgegevens. Deze maatregelen zien ten minste toe op het voorkomen van:

a beschadiging of verlies van persoonsgegevens;

b onbevoegde wijziging van persoonsgegevens;

c kennisneming van persoonsgegevens door onbevoegden;

d onnodige verdere verwerking van persoonsgegevens.

4.2 Voor zover zij uit hoofde van hun functie kennis kunnen nemen van de gegevens zijn de medewerkers van de bruikleennemer die uitvoering geven aan de hoofdovereenkomst en daaruit vloeiende dienstverlening verplicht tot geheimhouding.

Artikel 5 Rechten van betrokkene(n)

5.1 Bruikleennemer zal binnen de wettelijke termijnen voldoen aan de handelingen die op grond van de AVG moeten worden verricht in het kader van de rechten van betrokkenen.

5.2 Bij verzoeken tot verbetering, aanvulling, verwijdering of beperking van persoonsgegevens wordt bruikleengever gevraagd schriftelijk zijn standpunt weer te geven. Bruikleennemer neemt op basis van de wetgeving en het standpunt van de bruikleengever een besluit op dergelijke verzoeken.

5.3 Voor zo ver op grond van de AVG (thans artikel 89) en de UAVG (thans artikel 45) afwijkende bepalingen gelden voor de Rechten van de betrokkenen, gaan deze bepalingen voor de in deze overeenkomst vastgelegde afspraken

Artikel 6 Datalekken en beveiligingsincidenten

6.1 Zodra bruikleennemer op de hoogte is van een beveiligingsincident – in dit geval enkel ten aanzien van de verstrekking van persoonsgegevens – neemt bruikleennemer zo spoedig mogelijk alle noodzakelijke en passende maatregelen nemen om de gevolgen van het beveiligingsincident te onderzoeken, te reduceren en te herstellen.

6.2 Bruikleennemer zal beoordelen of het conform geldende wet-en regelgeving een melding doet aan de toezichthouder(s) en bruikleennemer zal deze melding eventueel namens bruikleengever verrichten. De bruikleengever zal hierover door bruikleennemer tijdig geïnformeerd worden.

Artikel 7 Inschakeling van derden

7.1 Bruikleennemer blijft bij uitbesteding te allen tijde aanspreekpunt en verantwoordelijk voor de naleving van de bepalingen uit deze overeenkomst. Bruikleennemer garandeert dat deze derden schriftelijk minimaal dezelfde plichten op zich nemen als tussen de bruikleengever en bruikleennemer zijn overeengekomen ten aanzien van persoonsgegevens.

Artikel 8 Teruggave en vernietiging gegevens

8.1 Bruikleennemer is verplicht om na beëindiging van de overeenkomst de gegevens aan de bruikleengever te retourneren. Indien het digitale bestanden betreft, dienen deze geretourneerd te worden in een voor een machine leesbaar formaat. Eventuele kopieën van zowel analoge als digitale gegevens in het kader van back-up dienen vernietigd te worden.

Artikel 9 Toepasselijk recht en bevoegde rechter

9.1 Op deze overeenkomst en op alle geschillen die daaruit mogen voortvloeien of daarmee mogen samenhangen, is het Nederlands recht van toepassing.

9.2 Alle eventuele uit deze overeenkomst voortvloeiende geschillen worden voorgelegd aan de Rechtbank Noord-Nederland

Artikel 10 Overige bepalingen

10.1 De overeenkomst kan worden aangehaald als Overeenkomst inzake persoonsgegevens bruikleen archief.

Aldus opgesteld en in tweevoud getekend

Joure,

De bruikleennemer de gemeente De Fryske Marren,

D. Cazemier, gemeentesecretaris/algemeen directeur,

De bruikleengever, …

…., voorzitter

…, secretaris

Overeenkomst tot schenking van een archief

ONDERGETEKENDEN:

… gevestigd te Joure, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door …, voorzitter en de heer …, secretaris

hierna te noemen: "de schenker ’’;

en

de publiekrechtelijke rechtspersoon GEMEENTE De Fryske Marren, zetelende te Joure aan Herema State 1 (8501 AA), ten dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd, door D. Cazemier, gemeentesecretaris/ algemeen directeur, hierna te noemen: ‘’de beheerder”;

alle bovengenoemde partijen gezamenlijk te noemen: " partijen",

OVERWEGENDE DAT:

•de schenker het archief schenkt aan de beheerder, waarbij het archief in eigendom wordt overgedragen;

•het in eigendom overgedragen archief of collectie zal zorgvuldig beheerd worden door de beheerder en het archief zal daarbij openbaar zijn, tenzij in artikel 5.2 anders bepaald;

•de beheerder wordt met de overdracht verantwoordelijk voor de verwerking en bescherming van persoonsgegevens;

•de partijen de afspraken omtrent het schenken van het archief schriftelijk wensen vast te leggen in onderhavige overeenkomst.

VERKLAREN ALS VOLGT TE ZIJN OVEREENGEKOMEN:

Artikel 1 Schenking

1.1 De schenker geeft aan beheerder de archieven van … betreffende …,hetgeen de beheerder aanvaardt.

1.2 De geschonken archieven worden eigendom van de beheerder.

1.3 Voor de schenking en het beheer wordt geen vergoeding in rekening gebracht.

1.4 Aanvullingen op het in geschonken archief worden bij voorkeur eens in de 5 jaar overgedragen.

Artikel 2 Duur van de overeenkomst

2.1 Deze schenkingsovereenkomst is aangegaan voor onbepaalde tijd ingaande op 1 januari 2021.

Artikel 3 Verplichtingen schenker

3.1 De schenker levert de archieven voor formele overdracht aan in goede, geordende en toegankelijke staat.

3.2 De schenker is gehouden binnen zes weken de beheerder te informeren over wijzigingen en/of aanvullingen in zijn/haar adres-en contactgegevens, voor zover deze van invloed zijn op een correcte en efficiënte uitvoering van deze overeenkomst.

Artikel 5 Verplichtingen beheerder

5.1 Het beheer van de geschonken archieven worden door beheerder gevoerd conform de geldende wet- en regelgeving.

5.2 De archieven zijn openbaar op grond van artikel 15 lid 1 van de Archiefwet 1995

5.3 Verzoeken voor inzage in worden genomen door de medewerker die hiertoe bevoegd is op basis van de mandaatregeling en de mandaatlijst van het college van burgemeester en wethouders van De Fryske Marren.

Artikel 7 Openbaarmaking inventarissen

7.1 De schenker verklaart dat de beheerder gerechtigd is de inventarissen van de in bruikleen gegeven archieven naar eigen inzicht openbaar te maken.

Artikel 10 Toepasselijke recht en bevoegde rechter

10.1 Op deze overeenkomst en op alle geschillen die daaruit mogen voortvloeien of daarmee mogen samenhangen, is het Nederlands recht van toepassing.

10.2 Alle eventuele geschillen voortvloeiende uit deze overeenkomst worden voorgelegd aan Rechtbank Noord-Nederland.

Aldus opgesteld en in tweevoud getekend

Joure,

De beheerder de gemeente De Fryske Marren,

D. Cazemier, gemeentesecretaris/algemeen directeur

Joure,

De schenker, …

…, voorzitter

…, secretaris

Bijlagen:

1Inventarislijst

Op termijn vernietigbare stukken:

In een particulier archief worden alleen de stukken van de instelling (vereniging, stichting, bedrijf, kerkelijke gemeente etc.) zelf opgenomen. Er horen bijvoorbeeld geen ingekomen jaarverslagen in thuis van andere instellingen. Verslagen van overkoepelende organen blijven dus ook buiten het archief, evenals naslagwerken of reglementen van landelijke of provinciale instellingen. Het is mogelijk dat voornoemde stukken korter of langer binnen handbereik van de instelling moeten zijn, maar dan dienen ze afgescheiden van het archief te worden bewaard.

Sommige stukken (uitnodigingen, folders, begeleidende briefje en andere stukken die eenvoudig zijn af te doen) kunnen na afhandeling worden vernietigd. De komen in een aparte map of ordner waarvan de inhoud na een jaar wordt vernietigd. Andere stukken moeten een bepaalde termijn bewaard blijven en kunnen daarna worden vernietigd. Het gaat hierbij vaak om stukken van financiële aard (bankafschriften, facturen etc.). Ook aanmeldingen en opzeggingen van leden kunnen na een korte bewaartermijn worden vernietigd. Deze stukken kunnen gemakkelijk op onderwerp (leden, financiën) gesorteerd worden en daarna opgeborgen in een map of ordner waarop het vernietigingsjaar staat genoteerd.

Concepten van verslagen of rapporten zijn vernietigbaar wanneer het definitieve stuk gereed is. Maar er is wel ruimte voor interpretatie: zo worden er bijvoorbeeld geen concepten vernietigd als het definitieve exemplaar niet is aangetroffen. Stukken die op termijn vernietigbaar zijn, hoeven minder zorgvuldig verpakt te worden dan de te bewaren stukken.

Te bewaren stukken:

Notulen van bestuurs- en ledenvergaderingen, reglementen, stukken betreffende oprichting en organisatiewijziging, ledenregisters, financiële jaarstukken zijn voorbeelden van stukken die blijvend thuishoren in een archief. Deze stukken worden opgeborgen op onderwerp en meestal binnen een onderwerp chronologisch.

Blijvend te bewaren stukken worden verpakt in zuurvrij materiaal. Paperclips, nietjes en plastic wordt verwijderd. Ook ordners worden vervangen door zuurvrije kartonnen archiefdozen. De dozen hebben als voordelen dat ze relatief weinig ruimte innemen, geen metaal of zuur bevatten en de stukken beter vrijwaren van stof en licht. Advies over het juiste materiaal kan verkregen worden bij het cluster DIV van De Fryske Marren.

Stappenplan voor bewerking/overbrenging

1Breng het archief – dat meestal verspreid is opgeslagen – in één ruimte bijeen.

2Neem een besluit over het gedeelte van het archief dat moet worden afgesloten.

•Bijvoorbeeld: stel dat de vereniging opgericht is in 1970, dan kan overwogen worden om het archief over de periode 1970-2000 af te sluiten en als één geheel te inventariseren en apart te zetten.

3Schakel een groepje actieve leden in om het archief te bewerken, bij voorkeur op een vooraf afgesproken, vast tijdstip.

•Het is altijd gezelliger om met een groepje het archief te bewerken, waarbij onderling overlegd kan worden over werkwijzen en beslissingen over bewaren of vernietigen. Bovendien zijn leden eerder geneigd zijn te komen op het afgesproken tijdstip als ze weten dat er anderen op hen zitten te wachten.

4Mocht er niet zo’n groepje actieve leden zijn, plaats dan een advertentie in de eigen periodieke uitgave. Hiermee kan de achterban ook worden bereikt.

•Bijvoorbeeld: De vereniging zou graag haar archief willen inventariseren/op orde willen brengen. Hiervoor worden vrijwilligers gezocht. Voor werkruimte, begeleiding en koffie/thee wordt gezorgd. Bel…

5Leg alle series (zoals notulen, jaarverslagen, correspondentie, jaarrekeningen, verenigingsbladen etc.) in het archief op chronologische volgorde en controleer of er stukken ontbreken. Probeer eventuele ontbrekende stukken aan te vullen met exemplaren die nog in het bezig zijn van (oud)leden of bestuursleden. Plaats hiervoor eventueel een oproep in het verenigingsblad.

6Neem contact op met De Fryske Maren voor advies over verkrijging van het juiste zuurvrije verpakkingsmateriaal.

7Verwijder de stukken van ijzer en plastic en verpak de stukken in omslagen of dozen en maak een lijst waarop per omslag of per doos de stukken zijn beschreven, met vermelding van de jaren.

•Bijvoorbeeld:

Doos 1 Notulen van bestuursvergaderingen, 1970-1980

Doos 2 Notulen van ledenvergaderingen, 1970-1980

Doos 3, omslag 1 Correspondentie, 1970

Doos 3, omslag 2 Correspondentie, 1971

8Beleg een bijeenkomst met oudere leden en oud-leden voor het beschrijven van het beeldmateriaal. Zeker bij oudere foto’s is het anders moeilijk tot onmogelijk om te bepalen wie er opstaan of bij welke gelegenheid de foto genomen is.

9Neem contact op met de gemeente over de overbrenging van het archief en het maken van een akte van schenking of bewaargeving.

10Zet het lopende archief op. Alle stukken die door de vereniging worden ontvangen of opgemaakt en voor bewaring in aanmerking komen bergt u in mappen/ordners op waarop het onderwerp vermeld staat (notulen, jaarrekeningen etc.). De stukken die op termijn vernietigd zullen worden bergt u op in ordners/mappen waarop behalve het onderwerp ook het jaar van vernietiging staat vermeld. Doe dit daarna met terugwerkende kracht met het gedeelte van het archief dat nog niet afgesloten is.

Schema van een inventarisatielijst

1Bewaren

1.1 Bestuur:

•Stukken betreffende de taakverdeling en de werkwijze van het bestuur. Agenda’s en verslagen van bestuursvergaderingen

•Stukken betreffende de samenstelling van het bestuur

•Reglementen van orde

1.2 Leden:

•Ledenlijsten

•Agenda’s en verslagen van ledenvergaderingen

•Stukken betreffende het onderscheiden van leden

1.3 Organisatie:

•Statuten, huishoudelijke reglementen en correspondentie hierover

•Organogrammen

•Stukken betreffende de oprichting, opheffing, fusies en samenwerking

•Stukken betreffende jubilea en huldigingen

1.4 Bezittingen:

•Overzichten

•Aan- en verkopen van onroerende zaken

1.5 Financiën:

•Verslagen van de penningmeester

•Begrotingen, balansen, staten van baten en lasten (jaarrekeningen)

•Grootboeken

•Verklaringen van de kascommissie

Accountantsrapporten

1.6 Beleid:

•Beleidsstukken

•Jaarverslagen

1.7 Public relations:

•Eigen folders, brochures en ander voorlichtings- en reclamemateriaal

1.8 Taken

•Stukken betreffende de instelling, samenstelling, opheffing en werkwijze van commissies, afdelingen en werkgroepen (indien hun taken voldoende relevant), evenals de door deze organen geproduceerde notulen en verslagen

•Eigen tijdschriften, boeken en andere publicaties

•Stukken betreffende het instellen/uitreiken van een prijs of buitengewone gebeurtenissen

1.9 Eigen foto’s en tekeningen

2Vernietigen

2.1 Algemeen:

•Kopieën

•Brieven met een eenvoudige of kortstondig van belang zijnde inhoud: geleidebrieven, bedankbriefjes, uitnodigingen, eenvoudige kennisgevingen, verhuisberichten, berichten van verhindering, verzoeken om eenvoudige inlichtingen etc. : vernietigen 1 jaar

•Concept-documenten: vernietigen 1 jaar ( na vaststelling definitief exemplaar). Concepten in omstreden zaken blijven bewaard

•Mededelingen van derde betreffende aangelegenheden buiten de eigen organisatie gelegen: vernietigen na vervallen belang

•Stukken voortkomende uit het lidmaatschap van organisaties, uitgezonderd secretariaats- en voorzittersarchieven en archiefstukken voortkomende uit bilateraal overleg: vernietigen 3 jaar.

•Stukken waarvan de inhoud in andere bescheiden (verslagen, rapporten, statistieken etc.) is verwerkt en die een tijdelijke ondersteunende administratieve functie hebben: vernietigen 1 jaar na verwerking.

•Documenten betreffende algemene onderwerpen: vernietigen na vervallen belang

2.2 Organisatie, leden, financiën:

•Bankafschriften: 7 jaar

•Facturen: 7 jaar

•Stukken betreffende het betalen van omzet- en andere belastingen: 7 jaar

3Taken

•Stukken betreffende de voorbereiding en organisatie van lezingen, excursies (met uitzondering van financiële bescheiden): vernietigen 3 jaar

•Stukken van de redactie van tijdschriften (corrigeren drukproeven, eenvoudige redactioneel-technische aangelegenheden): vernietigen 1 jaar

N.B. Overheidsarchieven worden in principe na 20 jaar, en dan binnen 10 jaar na de hiervoor genoemde 20 jaar, (dus uiterlijk na 30 jaar) overgebracht. Deze regel geldt ook voor particuliere archieven.

Categorieën van bedrijven

Type

Naam specifieke archiefvormer

Weegfactor

Acquisitie

factor

Bouwnijverheid

Aannemers, bouwbureaus

Handel

Autodealers, reparatie en verhuur

Etc.

Categorieën verenigingen en stichtingen

Type

Naam specifieke archiefvormer

Weegfactor

Acquisitie

factor

Milieu

Actiegroepen

Natuur

Natuurbeheer

Etc.

Categorieën familie/personen

Naam specifieke archiefvormer

Weegfactor

Acquisitiefactor

Familie

Persoon

Categorieën levensbeschouwing

Naam specifieke archiefvormer

Weegfactor

Acquisitiefactor

Protestantse gemeenten

R.K. parochies

Spirituele en geloofsgemeenschappen