Strategisch Gemeentelijk Informatiebeveiligingsbeleid gemeente De Bilt 2025 – 2028

2.2.1 De BIO

De BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) is het normenkader voor de gehele overheid. De werkwijze van deze BIO is gericht op risicomanagement. Dat wil zeggen dat de ambtelijk opdrachtgevers nu meer dan vroeger moeten werken volgens de aanpak van de ISO 27001 en daarbij is risicomanagement van belang. Dit houdt voor het management in, dat men op voorhand keuzes maakt en continu afwegingen maakt of informatie in bestaande en nieuwe processen adequaat beveiligd is in termen van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid. In dit strategisch beleid sorteren we voor richting de BIO 2.0

2.2.2 De AVG

Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve voorzieningen, globalisering en een steeds digitaler wordende overheid maakt het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens steeds complexer en noodzakelijker. De gemeente De Bilt is zich hiervan bewust en wil daarom met dit beleid aangeven hoe zij in algemene zin invulling geeft aan nationale en Europese wet- en regelgeving op het gebied van privacy, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna te noemen: AVG).

2.2.3 De WPG

De gemeente heeft BOA’s in dienst en zij verwerken gegevens die niet onder de AVG vallen maar onder de wet Politiegegevens (WPG). Hiervoor moet de gemeente beleid en samenhangende procedures hebben ingeregeld die betrekking hebben op toegangsrechten, autorisaties, data classificatie, risico-inschatting, registratie en logging, meldplicht en documentatieplicht

2.2.4 De 10 principes voor informatiebeveiliging

1https://vng.nl/files/vng/de-10-bestuurlijke-principes-voor_20190109.pdf

De 10 principes voor informatiebeveiliging zijn een bestuurlijke aanvulling op het normenkader BIO en gaan over de waarden die de bestuurder zichzelf oplegt. De principes zijn als volgt:

1Bestuurders bevorderen een veilige cultuur.

2Informatiebeveiliging is van iedereen.

3Informatiebeveiliging is risicomanagement.

4Risicomanagement is onderdeel van de besluitvorming.

5Informatiebeveiliging behoeft ook aandacht in (keten)samenwerking.

6Informatiebeveiliging is een proces.

7Informatiebeveiliging kost geld.

8Onzekerheid dient te worden ingecalculeerd.

9Verbetering komt voort uit leren en ervaring.

10Het bestuur controleert en evalueert.

De principes gaan vooral over de rol van het bestuur bij het borgen van informatiebeveiliging in de gemeentelijke organisatie. Deze principes ondersteunen de bestuurder bij het uitvoeren van goed risicomanagement. Als er iets verkeerd gaat met betrekking tot het beveiligen van de informatie binnen de gemeentelijke processen, dan kan dit directe gevolgen hebben voor inwoners, ondernemers en partners van de gemeente. Daarmee is het onderwerp informatiebeveiliging nadrukkelijk gewenst op de bestuurstafel.

2.2.5 Dreigingsbeeld Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten

Het Dreigingsbeeld Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten geeft een actueel zicht op incidenten en factoren uit het verleden, aangevuld met een verwachting voor het heden en de nabije toekomst. Dit dreigingsbeeld is daarmee het ideale document om focus aan te brengen in het actualiseren van beleid en plannen voor informatiebeveiliging.

2.2.6 Informatie uit incidenten, inbreuken op de beveiliging en datalekken

De gemeente kent naast het hierboven genoemde dreigingsbeeld natuurlijk een eigen systeem waarin incidenten worden vastgelegd. Dit systeem geeft ook waardevolle informatie om van te leren en dus zijn incidenten uit het verleden ook nadrukkelijk input bij het actualiseren van het beleid.

2.6.1 Strategische doelen

De strategische doelen van het IB beleid zijn:

•Het managen van de informatiebeveiliging.

•Adequate bescherming van bedrijfsmiddelen en persoonsgegevens.

•Het toepassen van dataminimalisatie.

•Het minimaliseren van risico’s van menselijk gedrag.

•Het voorkomen van ongeautoriseerde toegang.

•Het garanderen van correcte en veilige informatievoorzieningen.

•Het beheersen van de toegang tot informatiesystemen.

•Het waarborgen van veilige informatiesystemen.

•Het adequaat reageren op incidenten.

•Het beschermen van (kritieke) bedrijfsprocessen.

•Het beschermen en correct verwerken van persoonsgegevens van burgers en medewerkers.

•Voldoen aan de wettelijke verplichtingen voortvloeiend uit de AVG en dit op ieder moment met bewijs kunnen aantonen.

•Het waarborgen van de naleving van dit beleid.

•Het waarborgen van een veilige werkomgeving

2.6.2 Belangrijkste uitgangspunten

De belangrijkste uitgangspunten van het beleid zijn:

•Elke medewerker heeft een verantwoordelijkheid voor het correct uitvoeren van informatiebeveiligingsrichtlijnen. Management is eindverantwoordelijk voor het correcte uitvoer van informatiebeveiliging. Alle informatiebronnen en -systemen die gebruikt worden door de gemeente hebben een interne eigenaar die de vertrouwelijkheid, privacyeisen en/of waarde bepaalt van de informatie die ze bevatten. De primaire verantwoordelijkheid voor de bescherming van informatie ligt dan ook bij de eigenaar van de informatie.

•Door periodieke controle, organisatiebrede planning én coördinatie wordt de kwaliteit van de informatievoorziening verankerd binnen de organisatie. Het IB beleid vormt samen met het IB plan het fundament onder een betrouwbare informatievoorziening. In het IB plan wordt de betrouwbaarheid van de informatievoorziening organisatiebreed benaderd. Het plan wordt periodiek bijgesteld op basis van nieuwe ontwikkelingen, registraties in het incidentenregister en risicoanalyses voor informatiebeveiliging.

•Informatiebeveiliging is een continu verbeterproces. ‘Plan, do, check en act’ vormen samen het managementsysteem van informatiebeveiliging en privacybescherming.

•De gemeente stelt de benodigde mensen en middelen beschikbaar om haar eigendommen en werkprocessen te kunnen beveiligen en te voldoen aan de privacy eisen volgens de wijze zoals gesteld in dit beleid.

•Regels en verantwoordelijkheden voor het IB beleid dienen te worden vastgelegd en vastgesteld.

•Iedere medewerker, zowel vast als tijdelijk, intern of extern, is verplicht (persoons)gegevens en informatiesystemen te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik, verandering, openbaring, vernietiging, verlies of overdracht en bij vermeende inbreuken hiervan melding te maken.

2.6.3 IB governance

Praktisch wordt als volgt invulling gegeven aan de uitgangspunten:

•Het college stelt als eindverantwoordelijke het strategisch IB beleid vast.

•De directie is verantwoordelijk voor het (laten) uitwerken en uitvoeren van onderwerp specifieke tactische beleidsregels die aanvullend zijn op dit strategisch beleid.

•Vastgestelde beleidsstukken en uitwerkingen daarvan (bijv. procedures, standaarden en werkinstructies) worden centraal beheerd in het Information Security Management System (ISMS) systeem voor informatiebeveiliging.

•Bevindingen uit audits, beveiligingsonderzoeken, worden geregistreerd in het ISMS. Hierin wordt de voortgang bewaakt van de bevindingen

•De directie is verantwoordelijk voor het vragen om informatie bij de ambtelijk opdrachtgevers en ziet erop toe dat adequate maatregelen genomen worden voor de bescherming van de (persoons)gegevens, informatiesystemen en procesautomatiseringsystemen die onder hun verantwoordelijkheid valt.

•De Chief Information Security Officer (CISO) ondersteunt vanuit een onafhankelijke positie de organisatie bij het bewaken en verhogen van de betrouwbaarheid van de informatievoorziening en rapporteert hierover rechtstreeks aan de directie, voorafgaand aan de P&C-gesprekken.

•De Functionaris Gegevensbescherming (FG) is verantwoordelijk voor het intern onafhankelijk toezien op en adviseren aan het college van B&W over de juiste en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens zoals de AVG voorschrijft. De FG brengt een jaarverslag uit waarin hij zijn bevindingen en aanbevelingen vastlegt.

•De Privacy Officer (PO) fungeert als verbindende schakel tussen beleid en uitvoering op het gebied van privacy. De PO ondersteunt de organisatie bij het naleven van privacywetgeving, adviseert over privacyvraagstukken in projecten en processen en draagt zorg voor de coördinatie van het bewustwordingsprogramma. De PO signaleert knelpunten, initieert verbeteracties en rapporteert hierover periodiek aan de directie.

•De Information Security Officer (ISO) ondersteunt het management en de operationele teams bij de implementatie van informatiebeveiligingsbeleid. De ISO ziet toe dat beleid correct wordt uitgevoerd

•De directie en ambtelijk opdrachtgevers stellen proactief informatie over de bescherming van persoonsgegevens ter beschikking aan de FG. Desgevraagd verstrekken zij aanvullende informatie aan de FG.

•Tijdens Planning & Control-gesprekken dient er aandacht te zijn voor de informatiebeveiliging en privacy n.a.v. de rapportage van de CISO en of de FG. De onderwerpen die als risicovol worden gezien, moeten tevens worden opgenomen in de auditplannen.

•De ambtelijk opdrachtgevers zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de informatiebeveiliging binnen de processen waarvoor zij verantwoordelijk zijn.

•De ambtelijk opdrachtgevers zijn verantwoordelijk voor de borging van de AVG binnen de processen waarvoor zij verantwoordelijk zijn en het bijbehorende verwerkingsregister.

•De ambtelijk opdrachtgevers zijn verantwoordelijk voor het oefenen met informatiebeveiligingsincidenten en bedrijfscontinuïteit.

•Hoewel de basiskernregistraties (zoals BRP, PUN/PNIK, SUWI, BAG, BGT) en toekomstige basisregistraties belangrijk zijn in het kader van informatiebeveiliging, krijgen zij niet meer of minder voorrang dan andere (primaire) processen binnen de gemeente. Het samenspel van alle processen binnen de bedrijfsvoering is belangrijk voor de missie en de visie van de gemeente en het behalen van de doelen die zijn gesteld.

•Alle medewerkers van de gemeente worden getraind in het gebruik van beveiligingsprocedures.

•Alle medewerkers hebben basiskennis van de privacywetgeving en weten deze toe te passen in hun dagelijks werk.

•Medewerkers dienen verantwoord om te gaan met persoonsgegevens en andere informatie. Een bewustwordingsprogramma draagt eraan bij dat medewerkers hiertoe in staat zijn.

•Ambtelijk opdrachtgevers dienen erop toe te zien dat de controle op het verwerken van persoonsgegevens regelmatig wordt uitgevoerd, zodat zij kunnen vaststellen dat alleen rechthebbende ambtenaren de juiste persoonsgegevens ingezien en verwerkt hebben.

•De beveiligingsmaatregelen worden bepaald op basis van risicomanagement. Ambtelijk opdrachtgevers voeren risicoanalyses uit op de informatiebeveiliging op basis van de BIO en voeren bij het verwerken van persoonsgegevens tevens (Pre-)DPIA’s uit op basis van de AVG om deze risico-afwegingen te kunnen maken.

•Informatiebeveiliging maakt deel uit van de beoordelingssystematiek en wordt besproken tussen de manager en de medewerker.

2.6.4 Randvoorwaarden

Belangrijke randvoorwaarden zijn:

•De informatiebeveiligingseisen maken deel uit van afspraken met ketenpartners, leveranciers en gemeenschappelijke regelingen en worden periodiek geëvalueerd/gecontroleerd.

•Kennis en bewustzijn van informatiebeveiliging binnen de organisatie dient actief bevorderd en geborgd te worden.

•Jaarlijks wordt een IB plan opgesteld gebaseerd op:

•Dit IB beleid;

•De uitkomsten van de jaarlijkse Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA);

•Andere audit resultaten;

•het dreigingsbeeld gemeenten van de IBD;

•Uitkomsten risico-analyses en DPIA’s

•De door de ambtelijk opdrachtgevers ingebrachte onderwerpen voor de informatievoorziening waarvoor zij verantwoordelijk zijn, bijvoorbeeld als uitkomst van een risicoanalyse of een privacy analyse (DPIA).

•Om uitvoering te kunnen geven aan dit strategisch beleid en het IB plan worden voldoende financiële middelen en uitvoeringscapaciteit ter beschikking gesteld.

3.3.1 ENSIA

De gemeente verantwoordt zich over informatiebeveiliging middels de ENSIA-systematiek. Dat betekent dat jaarlijks een ENSIA-coördinator wordt aangewezen. Deze zorgt ervoor dat de informatie die nodig is voor het beantwoorden van vragen binnen ENSIA wordt opgehaald bij de verantwoordelijke ambtelijk opdrachtgevers. De ambtelijk opdrachtgevers leveren alle informatie die nodig is voor het invullen van de jaarlijkse ENSIA-vragenlijsten.

De verantwoording over de informatiebeveiliging komt in het jaarverslag tot uitdrukking in de collegeverklaring Informatiebeveiliging. Met deze verklaring geeft het college aan in hoeverre de gemeente voldoet aan de afspraken die gemaakt zijn voor de ENSIA-verantwoording Informatiebeveiliging en wettelijke eisen zoals uit de AVG. Ook worden de eventuele verbetermaatregelen vermeld die de gemeente gaat treffen. De ingevulde zelfevaluatievragenlijst vormt de basis voor het opstellen van de collegeverklaring aan de raad.

Via ENSIA verantwoordt de gemeente zich ook aan de stelselhouders voor DIGID/WOZ/BAG/SUWI.

Middels deze verantwoording worden het bestuur van de gemeente De Bilt en de raad geïnformeerd. De betrokkenheid van het bestuur is essentieel, en laat zien dat de gemeente informatiebeveiliging serieus neemt en het een onderdeel laat zijn van de ambities om informatie van haar inwoners adequaat te beschermen.