Reglement van orde voor de vergaderingen en overige werkzaamheden van het college van de…

Aanhef

Het college van gemeente De Bilt;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen het:

Reglement van orde voor de vergaderingen en overige werkzaamheden van het college van de gemeente De Bilt 2024

Artikel 1 Portefeuilleverdeling en onderlinge werkzaamheden

1Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

2Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of afwezigheid van één van de wethouders.

3Het college regelt wie de burgemeester vervangt bij verhindering.

4Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan het college en de secretaris.

Artikel 2 Meerdere Portefeuillehouders

1Indien sprake is van een onderwerp, dat meerdere portefeuilles direct raakt, is er altijd een door het college aangewezen coördinerend portefeuillehouder. Deze zorgt voor inhoudelijke afstemming tussen de verschillende portefeuilles voordat een voorstel richting college gaat.

2De portefeuillehouders regelen onderling via inhoudelijke afstemming in hun overleggen de coördinatie van het bestuurlijk proces en besluitvorming.

3De inhoudelijke verantwoordelijkheid van de individuele portefeuillehouders blijft bij toepassing van het eerste lid onverminderd van kracht. De eerste portefeuillehouder blijft eindverantwoordelijk.

4Indien bij een voorstel verschuiving in door de gemeenteraad vastgestelde budgetten optreedt, wordt altijd de portefeuillehouder Financiën betrokken bij de totstandkoming van een voorstel.

Artikel 3 Vergaderingen

1Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht

2Indien een wethouder een vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van reden aan de voorzitter deze bijeen te roepen.

3Het college en de secretaris besluiten voorafgaand aan een recesperiode hoe er om wordt gegaan met het bijeenroepen van vergaderingen tijdens het reces.

4De vergaderingen worden gehouden in beslotenheid.

5Een collegelid zal, als de onafhankelijke oordeelsvorming over een onderwerp in het geding kan zijn, zich onthouden van deelname aan beraadslaging en besluitvorming over een voorliggend voorstel. Het collegelid verlaat de collegevergadering tijdens de beraadslaging en besluitvorming over dit onderwerp. Dit wordt aangetekend in de verslaglegging.

6De vergaderingen kunnen fysiek, digitaal of hybride plaatsvinden. In de regel wordt de vergadering in het gemeentehuis gehouden, tenzij anders beslist. Indien er digitaal of hybride wordt vergaderd dan wordt dit tijdig meegedeeld door de secretaris.

Artikel 4 Verhindering

1Wanneer een collegelid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan het college en de secretaris.

2Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 5 Agenda en vergaderstukken

1De secretaris stelt in voor elke vergadering van het college een agenda samen, die in de regel op vrijdag voorafgaand aan de vergadering met de daarbij behorende stukken aan de leden (digitaal) wordt verzonden.

2Een voorstel wordt op de agenda geplaatst indien namens de secretaris is getoetst of het voorstel gelet op de kwaliteiten, de compleetheid van de stukken en de gevolgde procedure gereed is voor de behandeling in de collegevergadering.

3Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolgde van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk een dag voor de vergadering, dat wil zeggen voor 17.00 uur, gemeld bij de secretaris. De secretaris dient goedkeuring te geven voor het alsnog agenderen van het onderwerp.

4De agenda en de bijbehorende vergaderstukken zijn geheim.

5Het college stelt, bij het begin van de vergadering, de volgorde van de agendapunten vast.

Artikel 6 Deelname derden aan de vergadering

Een ambtelijk medewerker of derde kan worden uitgenodigd voor een vergadering, om ondersteunende werkzaamheden te verrichten, zijn mening over een onderwerp te geven of een toelichting op een onderwerp te geven.

Artikel 7 Stemmingen

1Als geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

2Als één van de leden om stemming verzoekt, dan wordt er mondeling gestemd. Alleen bij een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen kan schriftelijk worden gestemd.

3Wanneer de stemmen bij een mondelinge stemming staken, vindt een tweede stemming plaats. Als de stemmen dan opnieuw staken, beslist de stem van de voorzitter.

4Wanneer de stemmen bij een schriftelijke stemming staken, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen hebben gekregen. Als de stemmen bij de eerste stemming over meer dan twee personen zijn verdeeld, vindt eerst een tussenstemming plaats. Als de stemmen bij de tussenstemming of de tweede stemming staken, of de eerste stemming beperkt zich tot één persoon, beslist het lot.

Artikel 8 Besluitvorming

1Bij de besluitvorming in het college zijn de volgende stemverhoudingen mogelijk

a.Alle collegeleden zijn voor/tegen het voorstel;

b.Eén of meer collegeleden zijn tegen het voorstel, maar verlangen daarvan geen aantekening

c.Eén of meer collegeleden zijn tegen het voorstel en verlangen daarvan nadrukkelijk aantekening in de besluitenlijst

2Collegeleden verdedigen, ongeacht hun stemgedrag bij de besluitvorming in het college, steeds de collegebesluiten.

Artikel 9 Vergader- en besluitquorum

In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Indien het vereiste aantal leden niet aanwezig is, belegt de burgemeester opnieuw een vergadering.

Artikel 10 Besluitenlijst

1De secretaris draagt zorg voor de besluitenlijst van de vergadering.

2De besluitenlijst bevat tenminste:

a.de datum, het aanvangstijdstip en de plaats van de vergadering;

b.de namen van de aanwezige en afwezige leden;

c.een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest

d.een formulering van de door het college genomen besluiten

3Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

4De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 11 Instemmingsbesluit

1Een instemmingsbesluit is een besluit dat buiten de collegevergadering tot stand komt. Het collegevoorstel met het conceptbesluit circuleert 5 kalenderdagen digitaal onder de leden van het college. Zij kunnen instemmen met het voorstel door via de email, of op een andere elektronische wijze, akkoord te geven. Indien bespreking wordt verlangd, wordt het voorstel voor de eerstvolgende vergadering geagendeerd.

2De circulatietermijn van 5 kalenderdagen, genoemd in het vorige lid, kan wegens spoedeisendheid worden bekort, dit ter beoordeling van de portefeuillehouder en de secretaris.

3Een collegevoorstel waarvan een meerderheid van de collegeleden tijdens de in het eerste of tweede lid genoemde circulatietermijn door het geven van een akkoord te kennen heeft gegeven met het voorstel in te stemmen, resulteert in een besluit conform het uitgebrachte advies tenzij door één of meerdere collegeleden tijdens de circulatietermijn om bespreking van het voorstel is gevraagd.

4De secretaris dateert het instemmingsbesluit. Het instemmingsbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening door de secretaris.

5Van de in dit artikel bedoelde voorstellen en de daarbij behorende genomen besluiten wordt door de secretaris een overzicht opgesteld, dat wordt opgenomen in de besluitenlijst van de volgende vergadering.

Artikel 12 Nadere regels

1Het college kan gemotiveerd afwijken van dit reglement.

2Het besluit om af te wijken van dit reglement wordt opgenomen in de besluitenlijst zoals bedoeld in artikel 10 lid 1.

3Het college kan, voor zover wettelijke voorschriften dit niet verhinderen, voorzieningen treffen voor onderwerpen, die in dit regelement niet, of niet voldoende, zijn geregeld.

4Het college beslist over geschillen over de uitleg en de toepassing van dit reglement.