Aanhef
INLEIDING
Jaarlijks geeft de gemeente De Bilt ongeveer 45 miljoen euro uit aan verschillende producten, diensten en werken. Deze inkopen zijn nodig voor het aanschaffen of onderhouden van publieke voorzieningen en voor het in stand houden en functioneren van de gemeentelijke organisatie. Hiervoor handelt de gemeente binnen de wettelijke kaders, zoals bijvoorbeeld de Aanbestedingswet.
Eigen gemeentelijk Inkoopbeleid- en aanbestedingsbeleid geeft invulling aan de beleidsvrijheid die de wetgeving biedt. De gemeente kan daarbij sturen op de manier waarop de inkopen tot stand komen, hetgeen juist voor een publieke organisatie van belang is. Het geeft immers mogelijkheden om – naast het primaire gebruiksdoel van de inkopen – bijvoorbeeld ook maatschappelijke effecten, duurzaamheid, het lokaal ondernemersklimaat en kansen voor mensen met een afstand van de arbeidsmarkt te stimuleren.
In het Inkoopbeleid- en aanbestedingsbeleid liggen dus niet alleen de kaders vast waarbinnen wordt ingekocht, maar ook welke uitgangspunten de gemeente met haar inkopen hanteert en nastreeft.
Ter zake onderscheiden we in dit inkoopbeleid drie uitgangspunten:
1Juridische uitgangspunten;
2Economische uitgangspunten;
3Ideële uitgangspunten.
Dit inkoopbeleid geeft richting aan de manier hoe aan deze uitgangspunten invulling wordt gegeven. Het is hiermee een door het College vastgesteld kader waarbinnen de ambtelijke organisatie de inkopen vormgeeft.
De basis voor dit inkoopbeleid is dat voorafgaande aan een individuele (concrete) inkoop zal worden afgewogen, hoe en in welke mate aan de drie uitgangspunten invulling gegeven wordt. Uiteraard is hierbij rechtmatigheid en het naleven van de relevante wet- en regelgeving als vanzelfsprekend een gegeven. De te volgen inkoopprocedure (enkelvoudig onderhands, meervoudig onderhands, Nationaal Openbaar dan wel Europees Openbaar) echter niet. Deze wordt bepaald door (een) concrete afweging(-en) op basis van een Inkoopstrategie. Met dit geactualiseerde inkoopbeleid wordt een verdere professionalisering van de Inkoopfunctie nagestreefd.
Leeswijzer:
Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid beoogt aan te geven hoe de gemeente De Bilt met haar privaatrechtelijke bevoegdheden betreffende Inkoop omgaat en is ingedeeld in vier hoofdstukken:
Hoofdstuk 1 Juridische uitgangspunten;
Hoofdstuk 2 Economische uitgangspunten;
Hoofdstuk 3 Ideële uitgangspunten;
Hoofdstuk 4 De Inkoopstrategie.
In de bijlage worden bepaalde definities verder toegelicht. Om het Inkoop- en aanbestedingsbeleid goed leesbaar te houden zijn de definities blauw en schuingedrukt.
1. JURIDISCHE UITGANGSPUNTEN
1.3 Algemene beginselen bij Inkoop
1.3.1 Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
De Gemeente neemt bij Overheidsopdrachten en Concessieovereenkomsten vanaf de Europesedrempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de Europese drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de algemene beginselen van het Europese aanbestedingsrecht in acht.
1.3.2 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht.
2. ECONOMISCHE UITGANGSPUNTEN
2.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
2.2.1 Onafhankelijk
De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(-s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
2.2.2 Keuze ondernemersrelatie
Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
3. IDEËLE UITGANGSPUNTEN
3.1 Integriteit
3.1.1 Bestuurlijke en ambtelijke integriteit
De Gemeente heeft hoog in het vaandel staan, dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
3.1.2 Integriteit Ondernemers
De Gemeente wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken.
3.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)
3.2.1 Arbeidsre-integratie
Bij Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) spelen onderwerpen als arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en - indien passend - social return een rol. De Gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Daarnaast worden werken, leveringen en/of diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.
3.2.2 Duurzaamheid
Bij MVI speelt duurzaamheid, waaronder de begrippen Total Cost of Ownership (TCO), levensduurkosten, circulair inkopen, en verduurzaming van materiaalgebruik een belangrijke rol. Per concrete inkoop geval zal bijvoorbeeld worden afgewogen of een TCO-benadering bij de betreffende inkoop aangewezen is. Zo’n benadering maakt financiële afwegingen mogelijk gedurende de levenscyclus van een product, werk of dienst en is bijvoorbeeld relevant bij circulair inkopen en bouwen en bij de verduurzaming van materiaalgebruik. Hiertoe wordt niet alleen gelet op aanschafkosten, maar ook op beheers-, gebruiks- en onderhoudskosten, 'sloopkosten', afvoerkosten, (eventueel) hergebruik en dergelijke.
3.2.3 Innovatie
Bij MVI speelt innovatie een rol. De Gemeente moedigt - daar waar mogelijk - innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.
BIJLAGE DEFINITIES EN TOELICHTINGEN
Aanbestedingsregels
Het geheel van geldende geschreven en ongeschreven rechtsregels bij inkoop en aanbesteden voortvloeiende uit nationale en Europese wet- en regelgeving en jurisprudentie.
Aanbestedingswet
De vigerende Aanbestedingswet 2012.
Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
Relevant bij Inkoop onder meer: Het ‘zorgvuldigheidsbeginsel’ (art. 3:4 lid 1 Awb), het ‘fairplay beginsel’ (art. 2:4 Awb), het ‘evenredigheids- (proportionaliteits-) beginsel’ (art. 3:4 lid 2 Awb), het ‘gelijkheidsbeginsel’ (art. 1 Gw), het ‘motiveringsbeginsel’ (Art 3:47 Awb) en het ‘vertrouwensbeginsel’ (niet in de wet vastgelegd.
Algemene beginselen van het Europese aanbestedingsrecht
‘Gelijkheidsbeginsel’ (‘gelijke behandeling’ en/of ‘verbod van discriminatie naar nationaliteit’), ‘transparantiebeginsel’, ‘evenredigheidsbeginsel’ en ‘wederzijdse erkenning’.
Concessieopdrachten
Concessieopdrachten als genoemd in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Contractant
De in de Overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente.
Diensten
Diensten van een ‘dienstverlener’ als genoemd in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
DNR
De Nieuwe Regeling 2011, algemene (uitvoerings-)voorwaarden op het gebied van architecten en ingenieurs opdrachten of (de) opvolgers van die algemene (uitvoerings-) voorwaarden.
Europese drempelwaarden
De financiële bedragen ter bepaling of een opdracht Europees moet worden aanbesteed. De drempelbedragen worden tweejaarlijks per EU-verordening vastgesteld.
Gemeente
De gemeente De Bilt, zetelend aan de Soestdijkseweg Zuid 173, 3721 AB te Bilthoven.
GIBIT
De Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT 2020 of (de) opvolgers van die algemene (uitvoerings-) voorwaarden.
IBMN
Inkoopbureau Midden-Nederland.
Inkoop
(Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben.
Inkoopfunctie
De functie binnen de Gemeente die uit oogpunt van haar taak bevoegd en verantwoordelijk is voor het tegen betaling verkrijgen van werken, leveringen of diensten van derden (-ondernemers) ter verwezenlijking van (een) doelstelling (-en) van de gemeente.
Leveringen
Leveringen van een ‘leverancier’ als genoemd in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Ondernemer
Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
Overeenkomst
De met de Inkoop beoogde en/of (uiteindelijk) gerealiseerde overeenkomst (overheidsopdracht).
Overheidsopdracht
Overheidsopdracht (voor Werken, Leveringen of Diensten) als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
UAV
Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012 of (de) opvolgers van die algemene (uitvoerings-) voorwaarden.
UAV-GC
Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contracten 2005 of (de) opvolgers van die algemene (uitvoerings-) voorwaarden.
Relevante wet- en regelgeving
De voor de gemeente-praktijk meest relevante wet- en regelgeving: De Aanbestedingswet 2012, de Europese Richtlijnen 2014/24/EU (klassiek) en 2014/23/EU (concessies), de Rechtsbeschermingsrichtlijn 2007/66/EG (tot wijziging van de Richtlijnen 89/665/EG en 92/13/EEG), de (CPV-) Verordening (EG) nr. 213/2008, de geconsolideerde versie van het Verdrag betreffende de Europese Unie (VEU)en het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VwEU), de geschreven en ongeschreven algemene beginselen van behoorlijk bestuur, de algemene beginselen van het Gemeenschapsrecht, het Burgerlijk Wetboek en de jurisprudentie van het Europese Hof van Justitie, het Europese Gerecht van eerste Aanleg, de Nederlandse Hoge Raad, de gerechtshoven, de rechtbanken en de Raad van Arbitrage voor de Bouw. Verder zijn in verband met inkoop en aanbesteding de artikelen 212 t/m 215 van de Gemeentewet relevant.
Werken
Werken als genoemd in artikel 1.1 Aanbestedingswet die door een ‘aannemer’ als genoemd in artikel 1.1 Aanbestedingswet worden uitgevoerd.