Instructie voor de griffier van Dantumadiel

Artikel 1 Taak en bevoegdheden

1De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad. Hiertoe behoren in ieder geval de volgende taken:

* verzorgen van de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en afhandeling van de vergaderingen van de raad en van door de raad ingestelde commissies en werkgroepen;

* het ontwikkelen, innoveren en bewaken van (werk)procedures en processen ten behoeve van de besluitvorming en de vergaderwijze van de raad;

* het ondersteunen van de voorzitter van de raad en van raadscommissies bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen;

* het aanwezig zijn bij de raadsvergaderingen en zorg dragen voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen;

* zorgdragen voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden.

2De griffier legt jaarlijks een ‘Jaarplan Griffie’ ter goedkeuring voor aan het presidium.

3De griffier rapporteert het presidium over de uitvoering van het jaarplan en andere activiteiten van de griffie.

4De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie.

Artikel 2 Leidinggeven

1De griffier is eindverantwoordelijk functionaris van de griffie.

2De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie en aan externe organisaties of inhuurkrachten die in opdracht van de gemeenteraad werkzaamheden uitvoeren.

Artikel 3 Agendering

1De griffier ondersteunt de raad en de raadscommissie bij het opstellen van de voorlopige agenda.

2De griffier adviseert het presidium bij het actueel houden van de termijnagenda van de raad.

3De griffier beoordeelt of de geboden inhoud van ambtelijke voorstellen geschikt is om te dienen als basis voor een kwalitatief goed besluit.

Artikel 4 Bestuurlijk en ambtelijk overleg

1De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris.

2De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college.

3De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening.

4De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.

Artikel 5 Bestuurlijke besluitvorming

1De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad.

2De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de Burgemeester.

3De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

Artikel 6 Onderzoek

Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet

instelt, draagt de griffier zorg voor de ondersteuning van deze commissie.

Artikel 7 Communicatie en voorlichting

1De griffier is verantwoordelijk voor publicatie van de agenda’s van vergaderingen.

2De griffier geeft desgevraagd voorlichting aan burgers over het spreekrecht en andere raadsprocedures.

Artikel 8 Verhindering en vervanging

1Indien de griffier meer dan 14 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.

2Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.

Artikel 9 Slotbepalingen

1In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, overlegt de griffier waar nodig met de voorzitter van de raad of van de werkgeverscommissie.

2Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de griffier van de gemeente Dantumadiel.

3Deze instructie treedt in werking op 4 november 2015.