Aanhef
Burgemeester en wethouders van de gemeente Dalfsen
gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
B E S L U I T E N:
Het Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Dalfsen vast te stellen
PRIVACYREGLEMENT GBA
Artikel 1 Begripsbepalingen
Dit reglement verstaat onder:
a.wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
b.verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, vastgesteld door de gemeenteraad d.d 24 september 2007;
c.Besluit: het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
d.verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;
e.basisadministratie: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de bevolking van de gemeente Dalfsen als bedoeld in artikel 2 van de wet;
f.GBA-V: de verstrekkingsvoorziening als bedoeld in artikel 66a van het Besluit;
g.beheerder: een daartoe ingevolge de beheerregeling, bedoeld in artikel 14 van de wet, aangewezen gemeenteambtenaar of diens plaatsvervanger die is belast met het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
h.bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens wordt gevoerd;
i.ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente is opgenomen;
j.binnengemeentelijke afnemer: binnengemeentelijke afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet;
k.authentiek gegeven: een in de basisadministratie opgenomen gegeven dat op grond van artikel 3a van de wet als authentiek wordt aangemerkt.
Artikel 2 Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
1Beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is het afdelingshoofd Publiekszaken.
2Bewerker van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is n.v.t.
3De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:
a.(te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;
b.(rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen;
c.verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie;
Artikel 3 Authentieke gegevens
Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.
Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie
1Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens hebben:
a) de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van de afdeling Publiekszaken;
b) de bewerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de bewerker en de gemeente Dalfsen;
c) voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet de in Bijlage 1 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers.
2De in bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.
3Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.
Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers
Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in Bijlage 2 vermelde binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens de in die tabel aangegeven gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de eveneens in die tabel aangegeven doeleinden.
Artikel 6 Verbanden met andere gemeentelijke registraties
1Op grond van artikel 96 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen, van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de in Bijlage 3 beheerders van andere gemeentelijke registraties gegevens verstrekt.
2De betreffende gegevens kunnen in een convenant worden vastgelegd.
Artikel 7 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.
Artikel 8 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt
Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in Bijlage 4 bij deze verordening aan te geven overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.
Artikel 9 Terugmeldplicht
1Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, gemeentelijke basisadministraties persoonsgegevens van andere gemeenten of de GBA-V, doet hiervan mededeling aan de beheerder.
2De beheerder regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan;
3De beheerder regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een melding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet en de artikelen 62 en 63 van het Besluit.
Artikel 10 Beveiliging
De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde Informatiebeveiligingsplan.
Artikel 11 Slotbepaling
1Dit reglement wordt aangehaald als “GBA privacyreglement gemeente Dalfsen”.
2Het reglement ligt ter inzage in het gemeentehuis.
Bijlage 1 Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid
De medewerkers van de volgende organisatieonderdelen van de gemeente hebben rechtstreekse toegang tot de basisadministratie:
Organisatieonderdeel
Wettelijk kader
Gegevensset
Sector Ruimte en Samenleving, Afdeling Publiekszaken
Wet GBA, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen.
Verordening lijkbezorgingsrechten.
Algemene Plaatselijke Verordening.
Verordening Leerlingenvervoer gemeente Dalfsen.
Alle gegevens op PL en verwijsgegevens
Sector Organisatie en Middelen
Art 216 Gemeentewet, Invorderingswet, Gemeentelijke WOZ verordening
Toekennen van onderscheidingen en huwelijksjubilarissen.
Drank en horeca wetgeving.
Algemene Plaatselijke Verordening.
Vastgoedadministratie.
Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.
Sector Ruimte en Samenleving, afdelingen O&B, M&B en O&G
Wet milieubeheer, Wet verontreiniging Oppervlaktewater, Woningwet en het BW. Uitgifte van bouwkavels.
Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.
Sector Ruimte en Samenleving, afdelingen W&O en Soza.
Artikel 19 van de Leerplichtwet en artikel 3 van de Leerplichtregeling 1995. WWB,
Art 2 Wet voorzieningen gehandicapten en Verordening voorziening gehandicapten gemeente Dalfsen.
Adres, naamsgegevens, oudergegevens. Huwelijksgegevens, kindgegevens, naamsgegevens, oudergegevens, overlijdensgegevens,
persoonsgegevens, gerelateerden, verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens, reisdocumentgegevens en verblijfstitel.
Sector Organisatie en Middelen, cluster I&A
Het waarborgen van een juiste werking van de computer, het netwerk en de applicaties
Toegang tot alle in het systeem aanwezige gegevens.
Bijlage 2 Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de GBA
Organisatieonderdeel
Waarvoor
Gegevensset
Sector Ruimte en Samenleving, afdelingen W&O en Soza.
Uitvoering Sociale wetten. Wet Maatschappelijke Ondersteuning. Uitvoering Leerplichtwet. Uitvoering Wet Inburgering Nieuwkomers.
Mutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, verblijfstitels, emigraties en overlijden.
Sector Organisatie en Middelen
Uitvoering belastingwetgeving. Jubilea. Vastgoedadministratie.
Mutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden.
Bijlage 3 Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, gegevens worden verstrekt
Registratie
Waarvoor
Gegevensset
Sector Organisatie en Middelen
Uitvoering belastingwetgeving. Jubilea. Vastgoedadministratie
Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens
Sector Ruimte en Samenleving, afdelingen W&O en Soza.
Uitvoering Sociale wetten. Wet Maatschappelijke Ondersteuning. Uitvoering Leerplichtwet. Uitvoering Wet Inburgering Nieuwkomers.
Adres, naamsgegevens, oudergegevens. Huwelijksgegevens, kindgegevens, naamsgegevens, oudergegevens, overlijdensgegevens,
persoonsgegevens, gerelateerden, verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens, reisdocumentgegevens en verblijfstitel.
Bijlage 4 Lijst van vrije derden waaraan gegevens worden verstrekt
Wie
Waarvoor
Welke categorie
Welke gegevens
Geheimhouding
Leges
Basis
Bibliotheek
(geen onderdeel van de gemeente)
Voor de bijhouding van de ledenadministratie
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Buitenlandse EU-overheden
Ter uitvoering van de opgedragen taken.
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Buitenlandse niet EU-overheden (met passend beschermingsniveau Art. 76 WBP)
www.cbpweb.nl
Ter uitvoering van de opgedragen taken en er moet sprake zijn van een Nederlsnds publiek belang!
Advies: toestemming burger vragen.
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Art. 76 WBP
Buitenlandse vertegenwoordigingen hier te lande
Ter uitvoering van de opgedragen taken.
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Crematoria, begraafplaatsen
(niet-gemeentelijke)
Voor de bijhouding van registraties verband houdende met het begraven en cremeren.
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Culturele organisaties
Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Fondsverwervende organisaties
Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Instellingen/organisaties ten behoeve van:
-Maatschappelijke dienstverlening
-Algemene/geestelijke gezondheidszorg
-Kinderopvang
-Jeugdwelzijnswerk
-Ouderenzorg
-Gehandicaptenzorg
-Werkvoorziening
Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Juridisch loket (Indien de vraag komt van een advocaat van het Juridisch loket t.b.v. een gerechtelijke procedure = verplichte berde)
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Kerken
(niet zijnde de SILA)
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Kredietbank
(privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting)
Voor de aan deze organisatie opgedragen taken.
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Inburgeringsbureaus
(niet gemeentelijk)
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Migrantenorganisaties
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Natuurlijke personen
Vooraf schriftelijke toestemming betrokkene (persoon/gezaghouder)
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Onderwijsinstellingen
(zie onderstaande tekst bij ‘Scholen’)
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Ouderenorganisaties
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Patiëntenverenigingen
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Pensioenfondsen
Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Plaatselijke afdelingen van politieke partijen
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Reclassering/verslaafden-zorg
Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Sportorganisaties en
-verenigingen
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Thuiszorgorganisaties
Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Vakorganisaties
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Verenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doel
Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Vrouwenorganisaties
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Woningbouwverenigin-gen/woningcorporaties
Ten behoeve van de bijhouding van de huurdersadministratie en de woningtoewijzing
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Ziekenhuizen
Voor het uitoefenen van patiëntenzorg, het verlenen van medische zorg en het innen van rekeningen ivm die zorg
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Inhoudsopgave
PRIVACYREGLEMENT GBA
Artikel 1 Begripsbepalingen
Artikel 2 Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
Artikel 3 Authentieke gegevens
Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie
Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers
Artikel 6 Verbanden met andere gemeentelijke registraties
Artikel 7 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Artikel 8 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt
Artikel 9 Terugmeldplicht
Artikel 10 Beveiliging
Artikel 11 Slotbepaling