Budgethoudersregeling gemeente Dalfsen 2022

Artikel 1 Definities

In onderstaande tabel 1 wordt een aantal begrippen voorzien van een definitie.

Tabel 1.

Nr.

Onderwerp

Definitie

1

College

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dalfsen.

2

Beleidsveld

De programma’s binnen de begroting zijn onderverdeeld naar beleidsvelden; een beleidsveld is een clustering van samenhangende beleidsthema’s.

3

Taakveld

Een door het ministerie voorgeschreven eenheid van taken en daaraan gerelateerde activiteiten van gemeenten waar baten en lasten mee gemoeid zijn.

4

Budget

Op geld gewaardeerde middelen die op basis van de door de gemeenteraad vastgestelde programmabegroting, inclusief begrotingswijzigingen, beschikbaar zijn voor een programma, project, beleidsveld of investering.

5

Gemeentesecretaris

De gemeentesecretaris is op basis van het mandaatbesluit primair verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken binnen de gemeente.

6

Concernmanager (en gemeentesecretaris voor de staf)

De Concernmanager (en gemeentesecretaris voor de staf) is verantwoordelijk voor de uitvoering binnen de gestelde kaders van de aan hem of haar toegewezen deel van de programmabegroting

7

Teamleider

De teamleider is verantwoordelijk voor de uitvoering binnen de gestelde kaders van het aan hem of haar toegewezen deel van de programmabegroting

8

Hoofdbudgethouder

De gemeentesecretaris, die eindverantwoordelijk is voor de beheersing van het totale budget van de organisatie.

9

Budgethouder

Concernmanagers (voor de teamspecifieke personeelsbudgetten), concerncontroller, griffier, programma Talentenregio en teamleiders (voor de overige budgetten)

10

Budgetbeheerder

Degene die door de Hoofdbudgethouder of door een budgethouder is aangewezen om namens deze één of meerdere Budgetten te beheren (een projectleider kan soms ook tevens budgetbeheerder zijn).

11

Prestatie-akkoordverklaarder (Pav’er)

Degene die beoordeelt of het bestelde conform de overeenkomst is geleverd. Meestal is dit de budgetbeheerder.

12

Verificator

Deze rol wordt toegepast indien de Pav’er niet zelf in de positie is om te beoordelen of het bestelde in goede orde ontvangen is; de verificator is dat dan wél.

13

Inkoper

Een door een teamleider aangewezen functionaris die belast is met inkopen en aanbestedingen conform Mandaatregeling.

14

Kassier

Een door het college aangewezen functionaris die verantwoordelijk is voor en belast is met de inning, betaling en het beheer van de geldmiddelen van de door burgemeester en wethouders ingestelde kas bij team Financiën .

15

Verplichting

Het aangaan van een overeenkomst tot de levering van goederen, diensten of werken aan of door de gemeente, het toekennen van een subsidie dan wel elke andere handeling met beoogd rechtsgevolg die onherroepelijk leidt tot een juridische verbintenis van de gemeente en daaruit voortkomende betaling.

Artikel 2 Budgetverantwoordelijkheid.

In onderstaande tabel 2 zijn de bevoegdheden weergegeven zoals die van toepassing zijn op verschillende hiërarchische niveaus. Uitgangspunt is dat de budgetverantwoordelijkheid en -bevoegdheid zo laag mogelijk in de organisatie worden ondergebracht. Dit betekent dat budgethouders hun budgetverantwoordelijkheden en -bevoegdheden kunnen overdragen aan één of meerdere budgetbeheerders. Ongeacht de overdracht blijven zij verantwoordelijk.

Tabel 2.

Bestuur/functionaris

Budgetverantwoordelijkheid

Raad

Programmabegroting

College

Vastgestelde programmabegroting

Gemeentesecretaris

(hoofdbudgethouder)

Budgetten binnen de kaders van de programmabegroting, inclusief tussentijdse wijzigingen

Concernmanager (budgethouder voor teamspecifieke personeelsbudgetten)

Beleidsvelden van het betreffende domein

Teamleider (budgetbeheerder voor teamspecifieke personeelsbudgetten, budgethouder voor de overige budgetten van het team)

Beleidsvelden van het betreffende team (met uitzondering van de personeelsbudgetten)

Medewerkers

(budgetbeheerder)

Toegewezen taken of individuele producten en/of activiteiten

De budgethouder of -beheerder bepaalt binnen de grenzen van het budget op welke wijze hij/zij invulling geeft aan de taken en te leveren prestaties van het betreffende beleidsveld. Een budget betreft niet alleen geld, maar ook een inhoudelijke opdracht. Indien een andere aanwending wordt voorgesteld dan begroot, is, afhankelijk van de aard en omvang van de wijziging, toestemming nodig van de hoofdbudgethouder, de budgethouder, college of raad. Nadere bepalingen hierover zijn opgenomen in artikel 5 van de Financiële Verordening gemeente Dalfsen 2020.

Artikel 3 Aanwijzing en registratie (hoofd)budgethouders en budgetbeheerders.

1Het college wijst de gemeentesecretaris/algemeen directeur aan als de hoofdbudgethouder. De hoofdbudgethouder wijst de loco-secretarissen aan als vervanger.

2De algemeen directeur is bevoegd per budget een budgethouder aan te wijzen.

3Budgethouders kunnen een of meer budgetbeheerders aanwijzen die onder hun eindverantwoordelijkheid het beheer voeren over een expliciet deel van hun budgetten of kredieten.

4De budgethouder wijst een vervangend budgethouder aan (in de hiërarchische lijn op gelijk niveau), die optreedt bij afwezigheid van de budgethouder. Bij ontbreken van een aangewezen vervanger van de budgethouder wordt deze bij afwezigheid vervangen door de hoofdbudgethouder.

5Van de (hoofd)budgethouders en de door hen aangewezen vervangers en budgetbeheerders wordt een budgethoudersregister bijgehouden waaruit blijkt welke budgetten zij in het kader van deze regeling beheren. De teamleider financiën is verantwoordelijk voor het budgethoudersregister en draagt er ook zorg voor dat de actuele versie bekend is per aanvang kalenderjaar en dat I-Financiën conform is ingericht en is tevens verantwoordelijk voor de verwerking van de tussentijdse wijzigingen.

6De teamleider financiën is verantwoordelijk voor het verwerken van het budgethoudersregister in het financiële systeem.

Artikel 4 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

In onderstaande tabel 3 is de verdeling weergegeven tussen de budgethouders en budgetbeheerders bij het aanwenden van en rapporteren over de door de raad goedgekeurde Budgetten.

De hoofdbudgethouder wordt in deze tabel niet genoemd, aangezien deze de eindverantwoordelijkheid heeft en geen limiet kent in de hoogte van verplichtingen en facturen.

Tabel 3

Beschrijving taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

budgethouder

budgetbeheerder

Is verantwoordelijk voor de vorming en coördinatie van beleid voor een doelmatige en rechtmatige uitvoering van een aan een budget verbonden taak en prestatie.

Ja

N.v.t.

Geeft uitvoering aan de werkzaamheden die verbonden zijn aan het budget en bewaakt de stand van de budgetten.

Ja

Ja

Gaat, binnen beschikbaar budget en met inachtneming van de mandaat- volmacht- en machtigingsbesluit en het inkoop- en aanbestedingsbeleid, verplichtingen aan tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten welke tot de taak van het budget behoren, tot een bepaald maximumbedrag.

Max € 500.000

Max € 5.000

Toekennen van de Prestatie-Akkoord-Verklaring Controleert en fiatteert betaalbaarstelling van inkomende facturen, declaraties e.d.

1Er moet gecontroleerd worden of er voldoende geldige bewijsstukken zijn om de factuur goed te keuren c.q. om de factuur betaalbaar te kunnen stellen.Voorbeelden van bewijsstukken zijn bij inkopen en aanbesteden:Werken: getekende termijnstaten door de directievoerder/projectleider; getekende afleverbonnen.Leveringen: getekende pakbon; oplever-/acceptatieprotocol.Diensten: getekende urenstaten; goedgekeurd rapport; polis.

Conform de verplichting die is aangegaan

Conform de verplichting die is aangegaan

Bewaakt en geeft inzicht in de stand van de Budgetten, de verplichtingen en vorderingen en levert voor deze Budgetten een bijdrage aan de P&C-cyclus.

Ja

Ja, op verzoek van de budgethouder

Draagt periodiek zorg voor de beleidsmatige toelichtingen en analyses, inclusief prestatie- en productgegevens, kengetallen e.d.

Ja

Ja, op verzoek van de budgethouder

1Aangaan van een verplichting

•Het spreekt voor zich dat verplichtingen uitsluitend kunnen worden aangegaan als daarvoor op basis van de begroting een toereikend budget beschikbaar is. Indien er onvoldoende budget beschikbaar is, dan dient via de hiërarchische lijn aanvullend budget aangevraagd te worden. Nadere bepalingen hierover zijn opgenomen in artikel 5 van de Financiële Verordening gemeente Dalfsen 2020.

•De verplichtingen die worden aangegaan, worden geregistreerd in de verplichtingenadministratie. Het daaruit verkregen verplichtingennummer wordt gecommuniceerd met de leverancier, die dit nummer op de factuur dient te vermelden, zodat de administratieve verwerking maximaal door het financiële systeem wordt ondersteund.

•De onder voorgaande bullit genoemde gebruik van de verplichtingenadministratie is niet van toepassing op de uitzonderingen die worden genoemd in de onderstaande “Artikelsgewijze toelichting op het besluit”, artikel 4.

•Facturen waarvoor geen verplichting is geregistreerd, met inachtname van de uitzonderingen zoals genoemd bij de voorgaande bullit, worden altijd ter controle en fiattering aan de budgethouder voorgelegd

•Wijkuitvoerders en wijkteammedewerkers kunnen goederen inkopen tot een bedrag van maximaal € 500 per aankoop indien er gebruik gemaakt wordt van het (voorbedrukte) bonnenboek. Op de bon dient in ieder geval vermeld te worden de naam van de budgetbeheerder/-houder, het verplichtingennummer uit de verplichtingenadministratie en eventueel de kostenplaats.

•Na voorafgaand overleg met de verantwoordelijke budgetbeheerder kunnen medewerkers van de gemeente Dalfsen kleine inkopen (tot een maximum van € 500 per keer) doen betreffende catering, representatiekosten, bloemen, e.d.

2Uit oogpunt van Interne Controle en Beheersing is in het proces Bestellen-Leveren-Betalen het principe van functiescheiding en 4-ogenprincipe leidend; daar waar dit niet mogelijk is worden aanvullende beheersmaatregelen toegepast.

3De functie van (hoofd-) budgethouder of budgetbeheerder is onverenigbaar met de functie van kassier of met de registrerende functie binnen het team financiën.

4De functie van (hoofd)-budgethouder of budgetbeheerder is niet verenigbaar met een functie waarin een betaalopdracht kan worden gecreëerd en functies die belast zijn met het applicatiebeheer van financiële systemen.

5Een (hoofd-)budgethouder of budgetbeheerder kan geen verplichtingen aangaan en geen facturen goedkeuren waarbij hij/zij ook als leverancier of opdrachtnemer van de gemeente Dalfsen optreedt.

6De functie van budgethouder is onverenigbaar met de functie van budgetbeheerder voor hetzelfde budget.

Artikel 5 Verantwoordelijkheden en Registratie

1De (hoofd)budgethouder / budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de juiste en tijdige vastlegging van de op zijn of haar budget betrekking hebbende verplichtingen en betalingen op zodanige wijze dat de actuele stand van de reeds gedane betalingen ten opzichte van het totale toegekende Budget en de aangegane Verplichting zichtbaar is.

2De (hoofd)budgethouder / budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de vastlegging van de op zijn of haar Budget betrekking hebbende ontvangsten op zodanige wijze dat de actuele stand van de reeds ontvangen bedragen ten opzichte van het totale toegekende Budget zichtbaar is.

3De (hoofd)budgethouder / budgetbeheerder is in staat inzicht te geven in de ten laste van het Budget aangegane verplichtingen en / of op het Budget betrekking hebbende vorderingen.

4Diegene die de Verplichting aanmaakt geeft aan ten laste van welk kostenplaats de verplichting gebracht wordt. Dit nummer van de Verplichting uit de verplichtingenadministratie dient in de opdracht/overeenkomst te worden vermeld en door de leverancier op de factuur.

5De (hoofd-)budgethouder / budgetbeheerder, de Prestatie-akkoord-verklaarder (pav’er), of de Verificator beoordeelt een factuur op de geleverde prestatie, de gefactureerde prijs met de overeenkomst.

6De (hoofd-) budgethouder / budgetbeheerder maakt voor de registratie van de betalingen en ontvangsten gebruik van de diensten van het team financiën.

Artikel 6 Verantwoording

1De budgethouder legt aan de hoofdbudgethouder verantwoording af over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken op grond van deze regeling.

2De budgetbeheerder legt aan de budgethouder verantwoording af over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken op grond van deze regeling.

3Op de inhoud en frequentie van de in het eerste en tweede lid bedoelde verantwoording zijn de daarvoor vastgestelde planning en afspraken in het kader van de P&C-cyclus van toepassing.

Artikel 7 Slotbepaling

1Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

2Op de in het eerste lid genoemde datum wordt de “budgethoudersregeling gemeente Dalfsen 2017” ingetrokken.

3De regeling kan worden aangehaald met "budgethoudersregeling gemeente Dalfsen 2022".