Aanhef
Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Culemborg op 2 juni 2020
Voorwoord
Ons inkoopbeleid doet ertoe. De gemeente betaalt jaarlijks miljoenen euro’s aan facturen; een fors deel van de totale gemeentebegroting. Zonder al die overeenkomsten die wij met ondernemers, groot en klein, lokaal en internationaal, afsluiten, zouden wij veel van onze gemeentelijke doelen niet kunnen bereiken.
Inkoop is in de eerste plaats ondersteunend aan het gehele prestatieniveau van de gemeente en moet daar direct en voortdurend aan bijdragen. Maar inkoop biedt op zichzelf ook kansen. Kansen om duurzame en sociale keuzes te maken, om lokale en regionale ondernemers meer bij de stad te betrekken, om het beste uit de markt te halen, om innovatieve oplossingen te kiezen, om handen en voeten te blijven geven aan bijvoorbeeld Fair Trade en de Millenniumdoelen. Het College onderstreept het belang van maatschappelijk verantwoord inkopen en heeft in 2018 dan ook het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen ondertekend. In het verlengde hiervan wordt de komende periode binnen de organisatie een ‘Actieplan maatschappelijk verantwoord inkopen’ opgesteld.
Bij de totstandkoming van het beleid zijn de eerder gemaakte keuzes van de Gemeenteraad verwerkt en is verder invulling gegeven aan het Raadsprogramma.
In de praktijk is inkopen binnen een gemeente geen sinecure. Er wordt steeds meer van ons gevraagd. We moeten balanceren tussen het binnen een bepaalde tijd en een bepaald budget realiseren van doelen én het tegelijkertijd invulling geven aan meer ideële en ethische uitgangspunten. Daarbij moeten we rekening houden met randvoorwaarden als efficiëntie, rechtmatigheid en transparantie, willen we onszelf en ondernemers liever niet met onnodig werk opzadelen en moet ingespeeld worden op de veranderende omgeving van de gemeente, waarbij samenwerking steeds belangrijker is geworden: zowel binnen de eigen organisatie als met andere publieke organisaties als met de stad. Dit vraagt om een evenwichtig en toekomstbesteding inkoopbeleid en betekent dat de ontwikkeling van de organisatie blijvende aandacht behoeft als het om inkopen gaat.
Gerdo van Grootheest
burgemeester
BIJLAGE: TOELICHTING FASES INKOOPPROCES
Fase
Toelichting
Voortraject
•Bepalen van inkoopbehoefte (o.a. SPEND-analyse)
•Bepalen van het aanbod (o.a. product- en marktanalyse)
•Bepalen van wijze waarop op hoofdlijnen aan doelstellingen inkoopbeleid op het gebied van duurzaamheid, Social return en (lokale) economie wordt vormgegeven.
•Raming en bepalen van het financiële budget
•Keuze aanbestedingsprocedure
Specificeren
•Opstellen van eisen en wensen
•Omschrijven van de opdracht
•Opstellen selectiedocument en/of offerteaanvraag
Selecteren
•Eventuele voorselectie geïnteresseerde ondernemers
•Bekendmaking opdracht via offerteaanvraag, de website of TenderNed
•Offertes evalueren
•Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving)
•Gunning aan winnende ondernemer
Contracteren
•Tekenen (raam)overeenkomst met (winnende) ondernemer
•Registreren getekende overeenkomst
•Informeren afgewezen ondernemers
Bestellen
•Uitvoeren van de opdracht
•Eventueel met het doen van bestellingen
Bewaken
•Bewaken termijnen
•Controleren nakoming afgesproken prestaties
•Tijdige betaling facturen
Nazorg
•Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd
•Evalueren overeenkomst met ondernemer
•Lessen contract- en leveranciersmanagement meenemen naar voortraject volgende aanbesteding