Inkoop en aanbestedingsbeleid 2024-2027

1.3.1 Beste Prijs-Kwaliteit Verhouding

Bij het bepalen van de beste prijs-kwaliteitverhouding wegen de organisaties als aanbestedende dienst de belangrijke kenmerken voor de opdracht af. Dit houdt in dat ze de prijs vergelijken met verschillende subcriteria. Enkele voorbeelden van subcriteria zijn kwaliteit, planning, milieuaspecten en risico. Voor elk van deze criteria wordt van tevoren bepaald hoe zwaar ze wegen. Op basis van deze weging beoordeelt de aanbestedende dienst de offerte.

In de basis willen we inkopen met de beste prijs-kwaliteit verhouding. Kwaliteit is vaak lastig te omschrijven. En het verschilt iedere keer. Kwaliteit bestaat uit veel zaken, zoals:

■ Gaat het lang genoeg mee?

■ Is het makkelijk te gebruiken of te begrijpen?

■ Vraagt het weinig onderhoud?

■ Heeft de adviseur voldoende ervaring?

■ Krijg ik een goed onderbouwd document?

■ Wat doet het product met het klimaat?

■ Geeft de leverancier goede service en garanties?

Ook de beste prijskwaliteit houdt rekening met alle kosten gedurende de gehele levensduur, dus óók na de koop.

Voorbeeld: Je organisatie is bezig om de transitie naar een elektrisch wagenpark te maken. Je koopt een nieuwe bedrijfswagen. Je bespaart daarbij flink op de aanschafkosten. Maar daarna moet je ook het verbonden onderhoudscontract betalen. De kennelijk goede deal kan dan wel eens anders uitpakken.

1.3.2 Laagste prijs

Gaat het in een opdracht om het verkrijgen van een duidelijk omschreven kwaliteit tegen de laagste prijs ? In dat geval dienen wij deze kwaliteit vast te leggen in het bestek of de opdrachtbeschrijving, met specifieke en controleerbare minimumvereisten die wij bepalen. Het belangrijkste beoordelingscriterium zal dan de laagste prijs zijn, om te bepalen welke aanbieding het meest geschikt is voor ons. Als er gebruik wordt gemaakt van een gestandaardiseerde en uniforme methode voor het opstellen van het bestek, zoals het RAW-bestek (de standaard bestek systematiek in de Grond-, Weg- en Waterbouw), waarin de gewenste kwaliteit gedetailleerd en duidelijk wordt beschreven, is de keuze voor de laagste prijs het meest logische criterium.

De laagste prijs hoeft niet automatisch te leiden tot de laagste kwaliteit. Als wij van tevoren het gewenste kwaliteitsniveau goed hebben vastgesteld, kunnen wij over het algemeen deze voorgeschreven kwaliteit verwachten tegen de laagste prijs. Maar er bestaat geen stimulans voor aanbieders om extra kwaliteit te bieden, aangezien de concurrentie alleen gebaseerd is op de laagste prijs.

Eventuele verschillen in kwaliteit tussen de verschillende aanbieders worden daarbij niet duidelijk en overwogen. Dus, let op: als we geen minimale kwaliteitseisen hebben vastgesteld, lopen we aanzienlijk risico op slechte kwaliteit.

1.3.3 Laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit (levenscycluskosten)

Het is mogelijk om op basis van laagste kosten een opdracht te gunnen. Het gaat om laagste kosten die berekend zijn op basis van kosteneffectiviteit zoals levenscycluskosten. De levenscycluskosten hebben betrekking op de kosten gedurende de gehele levenscyclus van een dienst, levering of werk zoals:

■ kosten gedragen door de aanbestedende dienst of andere gebruikers in verband met de verwerving, de interne kosten (bijvoorbeeld voor benodigde research), de ontwikkeling, de productie, het vervoer, het onderhoud, het verbruik en de verwijdering of het hergebruik.

■ kosten toegerekend aan externe milieueffecten, zoals verontreiniging veroorzaakt door de winning van de in het product verwerkte grondstoffen, door het product zelf of bij de productie ervan, mits deze in geld uitgedrukt en gecontroleerd kunnen worden.

Let op! Kies je voor het gunningscriterium ‘Laagste prijs” of het gunningscriterium “Laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit”? Je motiveert dan waarom dit gunningscriterium wordt gebruikt en waarom er niet gegund wordt op basis van het gunningscriterium ‘Beste Prijs Kwaliteit Verhouding’.

2.2.1 Wat is mijn inkoopbehoefte?

Bepaal je inkoopbehoefte door onderstaande vragen te beantwoorden:

■ Wie heeft er een inkoopbehoefte (organisaties, vakteams)?

■ Wat wil je hebben? Waarom?

■ Wil ik kopen of kan ik zelf maken? (make or buy)

■ Wat heb ik precies daarvoor nodig?

■ Welke werkzaamheden en/of op te leveren resultaten zit er wel/niet binnen de scope van de opdracht?

■ Welke werkzaamheden en/of op te leveren resultaten zijn optioneel?

■ Is het een levering, dienst of werk?

■ Zijn er raakvlakken met andere projecten/processen?

■ Wie kan het leveren? (zijn er marktpartijen die het kunnen?) Ken ik de markt voldoende?

Tip! De markt kan meehelpen om de oplossing voor je inkoopbehoefte te vinden en inzicht te verkrijgen in de marktpartijen en prijzen. Je kunt de markt inschakelen in het voortraject bij het opstellen van de eisen en wensen, bijvoorbeeld door het inschakelen van een adviseur of door het houden van een marktconsultatie.

Je inkoopbehoefte beschrijf je en leg je uiteindelijk vast in de vorm van eisen en wensen. Dit noemen we een Programma van Eisen (ook wel bestek, werkomschrijving, conformiteitenlijst, programma van eisen en wensen genoemd). Het Programma van Eisen (PvE) is onderdeel van de aanbestedingsstukken. Het PvE bevat ook de verdere informatie die relevant is voor leveranciers om een goede offerte samen te stellen. Het PvE blijft van belang na gunning van de opdracht en wordt onderdeel van de overeenkomst.

Let op! Bij ICT­aanbestedingen hanteer je het standaard Programma van Eisen ICT. Hierin zijn alle belangrijke technische ICT­eisen,maar ook eisen vanuit o.a. de BIO, AVG en WCAG (digitale toegankelijkheid) al vastgelegd. Ga je ICT inkopen? Neem dan contact op met de informatiemanager (BWB)van jouw domein. Deze adviseert je verder.

2.2.2 Wie is mijn opdrachtgever?

De opdrachtgever heeft de bevoegdheid om in te kopen. Bedenk voor je een aanbesteding start, waarom je die gaat doen. Is er een behoefte? Van wie komt die vraag of behoefte? Mogen zij jou vragen iets te inkopen (mandaat)? Moet je het niet breder bekijken? Ligt er besluitvorming onder? Is hier geld voor gereserveerd? Zijn de stakeholders geraadpleegd? Voor welk probleem is dit een oplossing?

2.2.2 Weet ik wat het gaat kosten?

Het is belangrijk dat je vooraf zorgvuldig in kaart brengt wat de opdrachtwaarde is van wat je wil inkopen. Of makkelijker gezegd: wat je (ongeveer) moet gaan uitgeven. Dit heet een raming.

Deze raming bepaalt welke aanbestedingsprocedure je moet gaan volgen. De raming maak je objectief en zorgvuldig. De raming is ook belangrijk om beslissingen op te baseren en budget te reserveren. In een goede raming staat duidelijk wat je hebt meegerekend en wat je niet hebt meegenomen en waar je aannames maakt.

Bij kleine inkopen is een raming heel beperkt en maak je deze meestal zelf, bij enkelvoudige onderhandse inkopen volstaat vaak de offerte. Bij grotere projecten is de raming dan soms weer heel complex. Soms wordt gevraagd aan een externe partij om de raming voor ons te maken. In de raming moeten ook meegenomen zijn de eventuele verlengingen, alle opties en verbonden kosten zoals bijvoorbeeld licentiekosten, mogelijke kosten voor (externe) inkoopondersteuning en bijvoorbeeld een tenderkostenvergoeding.

Tip! Tenderkosten zijn kosten die een ondernemer moet maken om een inschrijving te kunnen doen en daarmee in aanmerking te komen voor een overheidsopdracht. Sommige aanbestedingen brengen relatief veel kosten en/ of inspanning met zich mee voor ondernemers. Overleg over de noodzaak of wenselijkheid van het opnemen van een tenderkosten­vergoeding in de aanbesteding met de inkoopcoördinator of inkoopadviseur.

Ook dien je rekening te houden met een passende post ‘onvoorzien’. Een raming maak je dus op over alle potentiële kosten over de gehele looptijd van de overeenkomst.

Let op! Merk je dat de opdracht meer gaat kosten dan je hebt geraamd en/ of loop je het risico een financiële drempel te passeren? Neem dan direct contact op met de budgethouder, je nancieel adviseur én de inkoopcoördinator.

2.2.3 Wat is mijn budget?

We kopen niet in als er geen geld (gereserveerd) is. We mogen het geld ook niet anders uitgeven dan waar het voor bedoeld is. Weet je niet zeker of er voldoende geld gereserveerd is? Bespreek dit altijd met je budgethouder. Is er geen budget? Dan kun je niet beginnen met inkopen/aanbesteden. In alle gevallen moet de budget-/mandaathouder akkoord zijn met de inkoop en met de marktbenadering voorafgaande aan de inkoop.

Extra informatie: Meer info vind je in de budgethouderregeling, het algemeen bevoegdhedenbesluit en het bevoegdhedenregister op intranet.

2.2.4 Bestaat er al een contract?

Bij voorkeur wordt gebruik gemaakt van bestaande contracten bij het uitvoeren van de opdracht zodat geen aanbesteding gestart hoeft te worden. Vaak ook mag er niet worden ingekocht buiten een bestaand contract om. Je bent dan gehouden om als iets binnen het contract valt het ook bij de contractant in te kopen.

Voordat er een inkooptraject gestart wordt dient gecontroleerd te worden of er een contract (of andere bindende afspraken) met een Ondernemer aanwezig is, of dat er nog bestaande contracten zijn die (tijdig) opgezegd moeten worden. De wijze van beëindiging staat veelal vermeld in het contract zelf of in de bijlagen.

Tip! Veelal wordt een opzegtermijn voor het beëindigen van een bestaand contract(en) gehanteerd door leverancier. Zorg er daarom voor dat je tijdig en correct de contract(en) beëindigd.

Uitgangspunt is dat er geen nieuw contract wordt aangegaan als er al een huidig contract is die in de inkoopbehoefte voorziet.

2.2.5 Welke procedure kies ik?

De inkoopprocedure is afhankelijk van de geraamde opdrachtwaarde en de drempelwaarde. Boven de enkelvoudig onderhandse drempel ben je verplicht om meerdere Ondernemers uit te nodigen voor het indienen van een inschrijving of ben je verplicht de uitvraag te publiceren. Bij opdrachten onder de enkelvoudig onderhandse drempel mag je meerdere Ondernemers uitnodigen voor het uitbrengen van een offerte, dit is niet verplicht.

Extra informatie: Wil je weten wat de drempels per procedure precies zijn? Kijk dan inhoofdstuk 3.

2.2.6 Wie moeten er betrokken worden bij de voorbereiding en uitvoering van de aanbesteding?

Ben je van plan om een aanbesteding te starten? Veel van het uiteindelijke succes hangt af van de samenstelling van het projectteam en de samenwerking tussen de medewerkers en de vakteams.

Belangrijk is om vooraf de volgende vragen te beantwoorden:

■ Is er voldoende vakinhoudelijke kennis en deskundigheid beschikbaar om invulling te geven aan de rollen in het projectteam?

■ Is er voldoende capaciteit (incl. vervanging) beschikbaar om invulling te geven aan de rollen in het projectteam?

■ Is er externe vakinhoudelijke ondersteuning nodig voor de aanbesteding?

■ Zijn er buiten het projectteam nog meer stakeholders (groep of individu) van belang?

■ Wie is de implementatieverantwoordelijke van de beoogde overeenkomst?

Tip! Bepaal vooraf welke medewerkers en vakteams betrokken moetenworden zodat er voldoende vakinhoudelijke kennis, deskundigheid en capaciteit beschikbaar is voor de voorbereiding en uitvoering van de aanbesteding, implementatie en beheer. Meer over de rollen tijdens de (voorbereiding van de) aanbesteding lees je in hoofdstuk 1.

2.2.7 Wie stuurt op afspraken uit het contract na de aanbesteding?

Wie gaat er controleren of de leverancier ook echt levert? En of dit op tijd gebeurt? Of het ook voldoet aan onze wensen? Is het meerwerk terecht? Zijn er stelposten aangesproken? Wie evalueert het resultaat? Moet het de volgende keer anders en wat moet er dan anders?

Om te zorgen dat we dit soort vragen kunnen beantwoorden, wijst de contracteigenaar (het teamhoofd/afdelingshoofd/ teamleider van de afdeling/team waar het contract betrekking op heeft) één of meerdere personen aan voor de (inhoudelijke en/ of proces) verantwoordelijkheid over (een deel van) het contract. Wij noemen dit de contractmanager.

Deze is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor:

■ Het afsluiten, beoordelen en opstellen van het contract;

■ het onderhandelen over zaken in het contract;

■ het beoordelen van beslissingen binnen het contract;

■ het doen van marktonderzoek;

■ het aanleveren van het contract bij de contractbeheerder;

■ het bewaken van de afspraken en producten uit het contract.

Bij sommige contracten is degene die inkoopt ook de contractmanager. Het belang van contractmanagement verschilt per contract en type aanbieder. Bij inkopen met een gering belang is er vaak nauwelijks contractmanagement nodig. Bij complexe contracten is er iemand nodig die op het contract stuurt, soms zijn er zelfs meerdere contractmanagers nodig. Eindverantwoordelijk blijft de contracteigenaar. In de komende jaren willen we toewerken naar een classificatie van contracten.

Wij hebben een vaste contractbeheerder. Deze helpt de contractmanagers met het beheren van de stukken, het bewaken van deadlines en het maken van managementrapportages. Zorg dat je inkoopdossiers altijd daar volledig en tijdig aanlevert.

Extra informatie: Meer over contractbeheer en contractmanagement lees je inhoofdstuk 9.

2.3.1 Wat is het inkoopstartformulier?

Het startformulier is bedoeld als hulpmiddel. Door het formulier in te vullen loop je langs aspecten die bij een voorbereiding van een aanbesteding van belang zijn. Het startformulier heeft als voordeel dat een deel van het denkwerk al voor je is gedaan. Het helpt je verder om de juiste afweging te maken welke inkoopprocedure je onder andere moet doorlopen, waarbij ook nog eens wordt voldaan aan de spelregels. Tot slot is het inkoopstartformulier het signaal voor de contractbeheerder dat er een nieuw inkoopdossier aangemaakt moet worden in het centrale contractsysteem. Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker en rechtmatiger.

2.3.2 Wie mag/moet dit formulier gebruiken?

Medewerkers van de gemeenten Culemborg, Tiel, West Betuwe en de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe.

2.3.3. Wanneer moet ik een startformulier invullen?

Bij aanbestedingen vanaf een bepaalde geraamde opdrachtwaarde is het verplicht een startformulier in te vullen. Zonder het ingevulde en goedgekeurde startformulier mag je de aanbesteding NIET starten. Onder de hieronder vermelde opdrachtwaarde mag een startformulier ingevuld worden. De volgende waarde/raming per organisatie is van toepassing:

Organisatie

Raming (excl. BTW)

Gemeente Culemborg

> € 5.000

Gemeente Tiel

> € 5.000

Gemeente West Betuwe

> € 50.000

Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe

> € 70.000

Tabel 1: Raming opdrachtwaarde startformulier

2.3.4 Hoe werkt het?

Vul het formulier zoveel mogelijk in. Bij de meeste vragen is een hulptekst beschikbaar. Je kan het formulier tussentijds opslaan en op een later moment verder invullen. Als alles is ingevuld kun je het formulier versturen. Je krijgt een kopie in je mailbox. Tevens start een workflow waarbij het formulier door verschillende mensen wordt bekeken en goed- of wordt afgekeurd. Via de mail word je op de hoogte gehouden van de voortgang van de workflow. Je ontvangt een mail als het startformulier de hele route heeft doorlopen. Sla deze mail op in het inkoopdossier.

Ben je de Opdrachtgever voor dit inkooptraject? Dan ontvang je in je mailbox een uitnodiging voor goedkeuring van het startformulier. Lees en beoordeel het startformulier. Belangrijk is dat er voldoende middelen (mensen, geld, tijd) beschikbaar zijn voor het inkooptraject, alvorens je de goedkeuringsbeslissing toevoegt.

Extra informatie:In het digitale inkoopstartformulier moet je ook rekening houden met de inkoopdrempels (zie hoofdstuk 3.) en met Mens en Klimaat (zie hoofdstuk 4.)

2.3.5 Hoe verder?

Nadat het startformulier is goedgekeurd krijg je instructie hoe je eventueel zelf een opdracht kan verstrekken of neemt de inkoopadviseur contact met je op om samen met jou het inkoopproces op te starten.

6.1.1 Transparantie

Dit betekent dat onze inkopen helder en duidelijk zijn voor iedereen. We moeten kunnen uitleggen wat we hebben gedaan en waarom. En gedragen ons zoals we dat vooraf hebben afgesproken.

6.1.2 Objectiviteit

Wat we doen is meetbaar. We gebruiken onafhankelijke manieren om een leverancier te kiezen.

6.1.3 Non-discriminatie

Dit betekent dat iedereen dezelfde informatie krijgt en dat iedereen dezelfde kansen krijgt.

6.1.4 Proportionaliteit

Dit betekent dat onze wensen, voorwaarden en eisen redelijk zijn. En ze moeten een relatie hebben met (de grootte van) de opdracht. Als we één nieuwe multifunctional inkopen, vragen we dus niet twee referenties, een plan van aanpak voor installatie en een bankgarantie. Kopen we er 100 in, dan is het een heel ander verhaal.

9.3.1 Registratie contract

Een contract

5Een contract is een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die tussen één of meer ondernemers en één of meer aan- bestedende diensten is gesloten en die betrekking heeft op de uitvoering van werken, de levering van producten of de verlening van diensten in de zin van de richtlijn 2014/24/EU.

wordt geregistreerd in het inkoopondersteunend systeem (Mercell Source-to-Contract) indien deze aan één van de volgende kenmerken voldoet:

■ Contracten met een opdrachtwaarde ≥ € 5.000 (excl. BTW);

■ Contracten met een looptijd > 1 jaar.

De medewerker die het contract heeft afgesloten is verantwoordelijk voor de registratie. Veelal is dit de medewerker die het inkooptraject heeft begeleid. Het contract dient geregistreerd te worden. Na ontvangst neemt de contractbeheerder (indien nodig) contact op om de registratie te bespreken en te verwerken. De contracten registreren en beheren we in één systeem (Mercell Source-to-Contract).

Contracten die betrekking hebben op flexibele arbeid (gedetacheerden, uitzendkrachten, zzp’ers, freelancers en payrollers) en zijn afgesloten via de Inhuurdesk van BWB worden centraal geregistreerd en beheerd door de Inhuurdesk BWB.

9.3.2 Bewaken en signaleren

Gedurende de looptijd van het contract bewaakt en signaleert de contractbeheerder belangrijke contractdata en verzoekt de contractmanager om (tijdig) actie te ondernemen als dit nodig blijkt. De contractmanager zorgt voor de afhandeling van deze signaleringen in overleg met de contracteigenaar. De ondernomen acties worden geregistreerd in het systeem en teruggekoppeld aan de contractbeheerder.

9.3.3 Wijzigen bestaand contract

De contractmanager is verantwoordelijk voor het melden van een wijziging in een bestaand contract. De contractbeheerder zorgt er vervolgens voor dat contractgegevens in het inkoopondersteunend systeem worden gewijzigd.

Let op! Ben je van plan om een bestaande overeenkomst te wijzigen? En is er sprake van een wezenlijke wijziging? Neem dan altijd contact op met de inkoopadviseur of inkoopcoördinator.

9.3.4 Rapportage

De contractbeheerder verzorgt (periodiek) standaard rapportages over de geregistreerde contracten.

9.4.1 Inrichten contractmanagement

Alle contracten worden op grond van een impact- of risico beoordeling ingedeeld in vier contracttypes. Dit bepaalt de intensiteit van het te volgen contractmanagement. Dit gebeurt aan de hand van twee criteria:

■ De omvang van de overeenkomst in €/per jaar.

■ Impact/risico van de overeenkomst op bedrijfsprocessen en continuïteit.

Afbeelding 4: Contractmanagementproces

Per contracttype zijn verschillende richtlijnen voor contractmanagement bepaald (minimaal, standaard of intensief contractmanagement). De wijze waarop je contractmanagement inricht (activiteiten en frequentie) is altijd maatwerk en kan gedurende de looptijd van de overeenkomst wijzigen.

9.4.2 Monitoren prestaties contract

De contractmanager is (samen met de Opdrachtnemer) verantwoordelijk voor het in kaart brengen van de prestaties. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het controleren of leveringen/diensten/werken conform afspraken/procedures zijn, factuur- controle, een klanttevredenheidsonderzoek of het meten van Kritische prestatie indicatoren (KPI’s).

Als niet alle informatie beschikbaar is en/of prestaties van een opdrachtnemer niet meetbaar zijn kunnen er met de Opdrachtnemer afspraken gemaakt worden over het (periodiek) aanleveren van rapportages.

9.4.3 Overleggen, rapporteren en bijsturen contract

De resultaten van de prestatiemeting(en) en aangeleverde rapportage(s) worden door de contractmanager geanalyseerd om tijdig te kunnen bijsturen bij eventuele afwijkingen. Indien nodig past de contractmanager (in overleg met de contracteigenaar) de dienstverlening en samenwerking aan naar het gewenste niveau ten behoeve van een optimale benutting van het contract en de relatie met de opdrachtnemer.

De contracteigenaar dient (actief) betrokken te zijn en akkoord te geven bij belangrijke beslismomenten binnen het beheer van het contract. Denk hierbij in ieder geval aan de volgende momenten:

■ Wijzigen overeenkomst en/of bijlagen;

■ Verlengen overeenkomst;

■ Beëindigen overeenkomst;

■ Prijswijzigingen/indexaties;

■ Planningswijzigingen;

■ Scopewijzigingen (locaties, deelnemers, dienstverlening).

Gedurende de contractperiode zorgt de contractmanager voor intern overleg met gebruikers/belanghebbenden en extern overleg met de opdrachtnemer. Het (periodiek) overleg is bedoeld voor het bijsturen en verbeteren van de dienstverlening. Op deze manier blijft de relatie optimaal functioneren. Daarnaast zorgt de contractmanager (1e lijns) en contracteigenaar (2e lijns) voor het afhandelen van klachten, escalaties en conflicten.

Om betrokkenheid en draagvlak te behouden informeert de contractmanager belangrijke belanghebbenden over de voortgang van het contract.

9.4.4 Wijzigen, verlengen of beëindigen contract

Bij het wijzigen, verlengen of beëindigingen van het contract verzamelt de contractmanager informatie om een objectieve keuze en gedragen beslissing te krijgen over deze aanpassing.

Aanpassingen in het contract legt de contractmanager op de juiste wijze (schriftelijk) vast en de belangrijke belanghebbenden worden geïnformeerd over de aanpassing (o.a. contracteigenaar, gebruikers, opdrachtnemer, contractbeheerder).

De adviseur Inkoop kan adviseren bij het wijzigen, verlengen of beëindigen contract en samen met de contractbeheerder zorgen voor (administratieve) ondersteuning van dit proces.