Handboek Evenementen

Specifieke informatie van het evenement

Een draaiboek kan een apart document zijn, maar mag ook verwerkt zijn in andere in te leveren documenten. Het gaat hier niet om het operationele uitvoeringsdraaiboek wat evenementen vaak kennen.

Naast de algemene gegevens over de opbouw, het evenement zelf en de afbouw is het zaak expliciet te weten wat de inhoud/programmering van het evenement is, o.a. welke artiesen wanneer optreden bij een muziekevenement.

> Naam evenement in de media;

> URL van website/ facebookpagina van het evenement (indien van toepassing), Insta gegevens en/of overige socials;

> Aangemeld voor evenementenkalender;

> Soort evenement nader en gedetaileerd omschreven: muziekevenement/ festival/ dorpsfeest/ wijkfeest/ kermis/ sportevenement/buurt- of straatbarbecue/ anders, namelijk…

> Informatie welke artiesten/groepen/deelnemers komen, dag, tijdstip en duur. Alternatieven bij een no-show

> Ticketverkoop of vrij toegangkelijk

Het is belangrijk dat een organisator het eventueel laten aanleveren van gegevens als opdracht neer kan leggen bij de toeleveranciers. Zij hebben de kennis en weten vaak wat ingediend moet worden.

Richtlijn voor Constructieve Toetsingscriteria

Het Centraal Overleg Bouwconstructies (COBc) is een gezaghebbende organisatie op het specifieke domein van de constructieve veiligheid. Bijna alle gemeentelijke constructeurs zijn aangesloten bij dit expertisenetwerk. Zij, het COBc hebben een richtlijn, ‘Constructieve Toetsingscriteria Evenementenvergunning’ opgesteld. Inmiddels wordt gewerkt met versie november 2018. In deze bijlage is de basis opgehaald uit deze richtlijn.

Specifieke gegevens:

1Situatietekening (min. 1:500), met daarop aangegeven:

a.Alle te plaatsen bouwsels;

b.1e lijns bebouwing rondom het evenemententerrein;

c.Begrenzing publieksgedeelte;

d.Legenda, waarin de getekende bouwsels worden omschreven;

e.Noordpijl en schaalaanduiding.

2Tekening met daarop plattegrond(en), aanzichten en eventueel doorsneden en details van alle te plaatsen bouwsels, e.e.a. op een goed leesbare schaal. De constructieve tekeningen moeten een volledig en actueel beeld geven van de te maken constructies met eventueel een tekstuele toelichting. De maatvoering en de te gebruiken materialen en profielen moeten zijn aangegeven. De uitvoering van de tekeningen moet voldoen aan NEN 47 en/of NEN 2302.

3Productattest van de standaard en/of meermalig te plaatsen bouwsels. Bij tenten; Nederlands tentboek conform NEN8020-41.

4Statische berekeningen, waarin minimaal opgenomen zijn en die ten minste voldoen aan:

a.Berekeningen van de constructie van de te plaatsen bouwsels;

b.De constructieschematisering, %geometrie, materiaaleigenschappen, profielafmetingen en de eigenschappen van de ondersteuningen moeten in de berekening zijn weergegeven en gemotiveerd;

c.Belastingen en belastingcombinaties moeten volledig uitgewerkt worden gepresenteerd;

d.De toegepaste waarde voor de windsnelheid dient expliciet vermeld te zijn;

e.De maatgevende berekeningsresultaten moeten duidelijk worden gepresenteerd;

f.Bij vervolgberekeningen of wijzigingen moet herkenbaar naar eerdere resultaten worden verwezen;

g.Computerberekeningen moeten minimaal voldoen aan het bovenstaande; verder moeten in % en uitvoer duidelijk worden gepresenteerd;

h.EEM % berekeningen moeten voldoen aan de voorwaarden, zoals opgenomen in het document “Uitwerking indieningsvereisten EEM% berekeningen” (april 2011);

i.De constructieve berekeningen moeten een volledige verantwoording geven van de te maken constructies.

5Een verantwoording van de brandveiligheidsaspecten van constructieve onderdelen, conform de richtlijn.

6Een beschrijving van de beheersmaatregelen, eventueel opgenomen in bijv. een veiligheidsplan of een ontruimingsplan.

7Alle bescheiden zijn bij voorkeur in het Nederlands opgesteld en zijn voorzien van de hierboven onder "Algemeen" genoemde gegevens. Wanneer documenten (van bijv. standaard bouwsels of product specifieke keurmerken) toch in één der andere moderne talen zijn opgesteld (bijv. Engels of Duits) dan wordt hier een korte Nederlandse toelichting of samenvatting van de belangrijkste punten bij gevoegd.

8Er dient een duidelijke samenhang te zijn tussen alle berekeningen en tekeningen van een bouwsel.

Het is belangrijk dat een organisator het eventueel laten aanleveren van gegevens vooraf ook als opdracht neer kan leggen bij de toeleveranciers en/of contractpartijen. Zij hebben de kennis en weten vaak wat ingediend moet worden door de organisator (aanvrager).

Afhankelijk van de aard en classificatie wordt deze informatie gevraagd, dit is alleen bij de grotere en/of risicovolle evenementen (B of C). De organisator en organisatie is de basis voor het slagen van een evenement. Het moet leuk, economisch succesvol, veilig en passend binnen de leefomgeving en milieu zijn. De organisatie zelf is dan ook onderdeel van de toets bij de aanvraag, levert deze organisatie wellicht een risico op waar maatregelen voor genomen moeten worden.

Uiteraard kan dit plan ook bestaan uit praktische deelplannen. De basis is het format Veiligheidsplan VRHM.

Hoofdstuk 1: Algemene informatie evenement

> * staat op het aanvraagformulier

-Organisatie

> Wie is de organisator van het evenement (ervaring en evaluatiegegevens);*

> Wie is de contactpersoon tijdens het evenement;*

> Organogram veiligheidsorganisatie (rollen, taken en verantwoordelijkheden);

> Contactgegevens eindverantwoordelijken bij evenement van o.a. EHBO, Verkeer, beveiliging, cateraars, podiumbouw et cetera;

> Aangeven wie commando voeren en hoe zij met elkaar in verbinding staan.

-Aard van het evenement;

> Soort evenement;

> Grootte van het evenement;

> Soort bezoekers;

> Aantal bezoekers;*

> Overige activiteiten.

-Risicoanalyse

> Beschrijf de mogelijke risico’s van het evenement aan de hand van de profielen en benoem de aanpak daarbij;

> Beschrijf de mogelijke risico’s op het evenemententerrein en de directe omgeving en de aanpak;

> Publieksprofiel:

o Is het publiek bekend of anoniem?

o Hoelang blijft het publiek op een bepaalde plek?

o Eigenschappen publiek: leeftijd, gezondheid, zelfredzaamheid?

o Groepsgedrag?

> Activiteitenprofiel:

o Wat voor soort activiteiten zijn er?

o Zijn er risicovolle activiteiten, zo ja welke?

o Tijdsduur activiteiten?

o Is het publiek deelnemer of bezoeker?

> Ruimtelijk profiel:

o Hoe is bereikbaarheid en toegangkelijkheid locatie?

o Ontvluchtingsmogelijkheden aangegeven en toereikend?

o Is het een binnen- of buitenlocatie?

o Waar zijn de activiteiten gesitueerd en al dan niet tegelijk in gebruik?

o Is het een specifiek voor evenementen ingerichte locatie?

o Samenloop met andere activiteiten en/of evenementen in de periferie van het aangevraagde evenement?

o Slecht weer scenario

> Gezondheidsprofiel:

o Zijn er gevaren voor de gezondheid te verwachten?

o Zijn er risico’s in relatie tot de hygiene te verwachten?

Vooroverleg met organisatie, gemeente en hulpverleningsdiensten

Bij risicovolle evenementen zal de gemeente u als organisator uitnodigen voor een vooroverleg. Tijdens dit overleg waarbij ook de hulpverleningsdiensten aanschuiven, staat de risicoanalyse ook op de agenda. Uw eigen inventarisatie vormt de basis en zal worden aangevuld door de expertise van de hulpverleningsdiensten en overige externe partners

Hoofdstuk 2: Evenemententerrein

-Plattegrond(en) evenemententerrein

In elk geval de volgende onderdelen aan te geven:

> De locatie en afmetingen van de nooduitgangen;

> De locatie van de blusmiddelen;

> De locatie en afmetingen van het podium en/of andere bouwwerken;

> De locatie van de toiletten;

> De locatie van de EHBO-post(en);

> De locatie van de (mobiele)horeca;

> De locatie van (munten)kassa’s;

> De locatie van een commandopost of meldplek hulpdiensten bij een calamiteit;

> De vluchtroutes;

> Posities van dranghekken en barrières;

> Hekken ter afbakening van het evenemententerrein.

-Overzichtsplattegrond ligging evenemententerrein in de directe omgeving

-Crowd management en crowd control

> Beschrijven welke maatregelen worden genomen in het kader hiervan.

-Bouwsels

Op een plattegrond moeten de bouwsels en de bijbehorende locaties weergegeven worden (indien aanwezig). De plattegronden kunnen worden opgenomen als bijlage.

-Toegankelijkheid

De organisator van het evenement dient in het draaiboek/calamiteitenplan aan te geven op welke manier invulling wordt gegeven aan de toegankelijkheid voor minder-validen als ook de aanwezigheid van sanitaire voorzieningen voor minder-validen.

Crowd management maatregelen

Denk hierbij bijvoorbeeld aan maatregelen als een duidelijke bewegwijzering, routing en looproutes op het terrein, plaatsen van Barriers, voldoende toiletten en kassa’s, beveiliging en inzet van Sociale Media. Ook het aanpassen van de programmering kan bijdragen aan een gefaseerde in- of uitstroom van bezoekers.

Hoofdstuk 3: Brandveiligheid

Constructies

Voor tenten, podia en tribunes dienen constructietekeningen en berekeningen aangeleverd te worden. Hiervoor dient de ‘Richtlijn voor Constructieve Toetsingscriteria bij een aanvraag voor een Evenementenvergunning’ te worden gevolgd. De eisen zijn grotendeels zoals de basiseisen opgenomen in het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen die bij een evenementenvergunning niet apart worden getoetst maar wel via de advisering door de brandweer beoordeeld worden. Dit advies wordt waar nodig vertaald naar voorwaarden en voorschriften op dit gebied waardoor ook bij evenementen men aan de eisen uit genoemd besluit voldoet.

-Opstallen (bouwsels)

Indien er opstallen (tribunes, podia, tenten etc.) aanwezig zijn op de locatie, dienen deze op de plattegrond en in het draaiboek en/of veiligheidsplan opgenomen te worden:

> Nummer van opstal;

> Minimaal 8 Bft besteding;

> Beschrijving van de opstal en de oppervlakte daarvan;

> Constructieve gegevens en bouwboeken;

> Het maximumaantal aanwezige personen;

> Toelichting.

-Tenten (bouwsels)

Indien tenten (afgesloten) worden geplaatst:

> Maximaal aantal, en categorisering in leeftijd en/of validiteit personen dat gelijktijdig aanwezig is in de tent(en);

> De netto vloeroppervlakte;

> Nederlands Tentboek conform NEN8020-41 met daarin opgenomen het certificaat;

> Een afbeelding van de tent zoals die geplaatst gaat worden.

-Attracties

> Indien er attracties worden geplaatst moeten de RAS-nummers worden opgenomen bij de aanvraag (draaiboek of veiligheidsplan)

-Speeltoestellen

> Certificaten/keuringsgegevens, foto en gegevens leverancier.

-Bak- en braadkramen

> Geef de bak- en braadkramen aan, de onderlinge afstanden en de wijze van bereiding (elektra, gas, etc.). Geef daarbij ook aan hoeveel gasflessen worden geplaatst en wat de inhoud van de gasflessen is.

-Aanwezigheid brandgevaarlijke stoffen

Indien er brandgevaarlijke stoffen aanwezig zijn (bijvoorbeeld propaangasflessen), dient in het draaiboek opgenomen te worden:

> Locatie(s);

> Type stoffen/gebruik;

> Opslagwijze/gebruik;

> Toelichting.

Algemeen

-De volgende onderdelen dienen opgenomen te worden in de plannen:

> Vrijhouden van terreingedeelte en bereikbaarheid;

> Plaatsen van tenten;

> Uitgangen en vluchtroutes;

> Noodverlichting;

> Elektrische installaties;

> Ruimteverwarmingstoestellen (heaters);

> Bak- en braadvoorzieningen;

> Overnachtingen;

> Ontruimingsprocedures;

> Blusmiddelen;

> Roken en open vuur;

> Bekleding, stoffering en versiering;

> Opstellingen;

> (Markt)kramen;

> EOS Elektrische Opslag Systemen (zoals een tijdelijke buurtbatterij).

-Indien een evenement in een gebouw plaatsvindt:

> Artikel 1.18 Gebruiksmeldingsplicht een melding brandveilig gebruik;

> Artikel 2.2 Besluit Omgevingsrecht: Omgevingsvergunning activiteit brandveilig gebruik aanvragen.

Hoofdstuk 4: Milieu

Schoonhouden en schoonmaak na afloop

> Bij aanvraag wordt keuze voogelegd, zelf schoonmaken of door gemeente laten doen (tegen betaling behoudens bij promotie-evenementen).

> Voor bewustwordening en geen hoge kosten achteraf: schoonmaakplan tijdens het evenement, beschrijf waar wanneer wat uitgevoerd gaat worden

Bescherming Flora en Fauna

Indien het evenement in de buitenlucht wordt georganiseerd moet de organisator aan kunnen tonen dat het evenement niet leidt tot schadelijke effecten op de beschermde planten en dieren. In het vergunningverleningsproces in Culemborg wordt namelijk de bescherming van Flora en Fauna bij evenementen gewaarborgd.

De volgende stappen zijn hierbij ondersteunend:

1Zijn er beschermde soorten planten en dieren aanwezig?

Zo ja, vervolg stap 2.

2Zijn de activiteiten schadelijk voor deze planten en dieren? Voorbeelden zijn:

> Het verstoren van nesten van broedvolgels;

> Het beschadigen van weidevogelnesten en eieren;

> Het gebruik van licht of vuurwerk. Dit werkt verstorend op vleermuizen;

> Het vertrappen van beschermde amfibieën door bezoekers.

Zo ja, vervolg stap 3.

3Preventieve maatregelen nemen. Voorbeelden:

> U plant het evenement buiten het broedseizoen in plaats van binnen het broedseizoen;

> U verplaatst het evenement naar een ander terrein;

> U schermt bepaalde terreindelen af die een kwetsbare natuurwaarde hebben;

> U houdt rekening met het dag-/nachtritme van beschermde soorten;

> U maakt gebruik van speciale geluidsapparatuur;

> U gebruikt geen vuurwerk.

Zo niet, vervolg stap 4.

4Ontheffing aanvragen.

Indien er beschermde soorten aanwezig zijn in of rondom het evenementen-terrein, en de activiteiten hebben een schadelijk effect op deze beschermde soorten en dit kan niet worden voorkomen. In dat geval moet u een ontheffing aanvragen bij Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Ook de uitvoerende taken van de agrarische productschappen zijn ondergebracht bij deze dienst.

Hiervoor dient de organisator het formulier Ontheffing artikel 75 Flora- en faunawet in te vullen.

-Catering

> Welke materialen worden gebruikt (circulair en schone omgeving);

> Met welke bedrijven wordt hierbij samengewerkt (logistiek).

-Schade

> Bij locaties met grasondergrond aangeven hoe schade aan de grasmat wordt voorkomen;

> Bouwplan waarin staat vermeld hoe de ondergrond wordt beschermd en op welke manier verankeringen worden aangebracht. Eventuele graafwerkzaamheden vermelden zoals kabelgoten, gaten door palen etc;

> Aangeven hoe de schade wordt hersteld binnen de afbouwperiode.

Hoofdstuk 5: Bereikbaarheid

In dit hoofdstuk wordt in beeld gebracht wat de impact van het evenement op de bereikbaarheid is en welke maatregelen de organisatie onderneemt om eventuele hinder en belasting tot een minimum te beperken. Bij grotere evenementen dient een verkeersplan (kan onderdeel zijn van het calamiteitenplan) te worden aangeleverd. Bij vragen hierover kan in overleg contact worden opgenomen met de verkeerskundige en/of politie. Voor de planvorming kunnen daarin gespecialiseerde bureau’s benaderd worden.

-Gebruik van openbare weg

> Aangeven welk gedeelte van de weg wordt gebruikt: voetpad, fietspad en/of weg.

-Afsluitingen & omleidingen

Een afsluiting dient te geschieden met behulp van schrikhekken met daarop aangebrachte borden van het C1 model van het Reglement Verkeersregels en Verkeerstekens (RVV 1990).

> Afzettingsplan met daarin aangegeven:

–Welke wegen worden afgezet;

–Hoe wordt omgegaan met bestemmingsverkeer;

–De gevolgen voor het verkeer (auto’s, fietsen, voetgangers, openbaar vervoer (zijn bepaalde bushaltes niet bereikbaar?) aangeven.

> Een omleidingsplan is vereist wanneer er afsluitingen zijn op het hoofdwegennet en/of belangrijke fietsroutes. Hierin intekenen:

–Hoofd- en subroutes vanuit verschillende richtingen;

–Bebordingsplan;

–Aangeven welke permanente bewegwijzeringsborden tijdelijk afgeplakt moeten worden;

–Houdt rekening met het fietsverkeer;

> Geef de datum/ data en bijbehorende tijdstippen van de afsluitingen aan, met de bijbehorende locaties van de afsluitingen;

> Een postenplan met daarin aangegeven op welke locatie een verkeersregelaar staat.

-Parkeren

> Geef aan hoe, en wanneer, parkeerplaatsen worden afgezet indien deze onderdeel zijn van het evenemententerrein (of deze plaatsen niet bereikbaar zijn);

> Indien een evenement plaats vindt in de binnenstad worden terreinen om de stad gebruikt om te parkeren. Bij het gebruik van parkeerplaatsen moet u aangeven waar men elders kan parkeren. Waar nodig, bij een te grote parkeerdruk stad en/of te weining beschikbare parkeerruimte, dient daar tijdig overleg over te zijn.

-Verkeersregelaars

Bij afsluitingen/omleidingen moeten er afdoende bevoegde en herkenbare verkeersregelaars worden aangesteld. Deze verkeersregelaars dienen het verkeersregelaarsexamen niet langer dan twaalf maanden vóór de dag van de aanstelling aantoonbaar te hebben behaald. Dit is een jaarlijks terugkerende opleiding. Voor info: De Stichting Verkeersregelaars Nederland (SVNL) en www.verkeersregelaarsexamen.nl

Verkeersplan

Bij een groter evenement kan de gemeente u als organisator om een afzonderlijk verkeersplan vragen.

Hoofdstuk 6: Communicatie

Organisatoren zijn bij het verkrijgen van een vergunning verplicht om omwonenden, (niet altijd, wel bij overlastgevende evenementen, inclusief ondernemers, te informeren over evenementen die gaan plaatsvinden. Dit kan door middel van een omwonendenbrief. In de brief dient het volgende te zijn opgenomen:

> Data en tijden van het evenement, zowel de op- en afbouw;

> Soort evenement;

> Afzettingen (indien van toepassing) en bereikbaarheid voor omwonenden;

> Contactgegevens van de organisatie en een telefoonnummer waarop zij bereikbaar zijn.

-Samenwerking partners

Er dient te worden beschreven hoe de diverse disciplines met elkaar in verbinding staan:

organisatie met commandopost, EHBO, beveiliging, Veiligheidsteam/Klein Comité, overig.

-Huisregels

De organisator kan huisregels opstellen voor bezoekers en/of deelnemers van het evenement, soms wordt dat verplicht als voorschrift. Deze huisregels moeten worden opgenomen in het veiligheidsplan. Daarnaast dient te worden aangegeven waar deze huisregels worden geplaatst en/of gecommuniceerd naar de bezoekers/gasten en voor de overige belanghebbenden.

Hoofdstuk 7: Geluid (indien muziek ten gehore wordt gebracht)

Bij het ten gehore brengen van muziek dient het volgende te worden beschreven:

> Wie het vaste aanspreekpunt van de organisatie is. Deze persoon moet op de hoogte zijn van de vergunningvoorschriften en bij het evenement zelf aanwezig zijn;

> Een goede programmering (lees: afwisseling) van de (soorten) muziek of andere geluid producerende evenementenonderdelen;

> De locatiekeuze van de geluidsbronnen;

> Het toepassen van een geluidsbegrenzer indien dat als eis geldt;

> Het geleidelijk terugdraaien van de bastonen aan het einde van het evenement;

> Het beperken van de soundcheck voorafgaand aan het evenement (vermeldt op aanvraagformulier).

Er dient rekening te worden gehouden met een aantal controles:

> De opleveringscontrole. Van belang is dat vanaf het begin van de opbouw van het evenement tot de gereed melding controle plaatsvindt. Het gaat dan om de plaats en het eventueel begrenzen van de geluidsbron(nen);

> De geluidsmeting. Vooraf wordt inzicht verschaft in de plaats waar en de wijze waarop wordt gemeten;

> De evaluatie van het evenement. Na afloop van het evenement vindt een zorgvuldige evaluatie van het verloop van het evenement met de organisatie plaats;

> Uiteraard kan de organisator zelf ook metingen verrichten en afstemmen met de gemeente als daar behoefte toe is, soms worden hierover voorschriften opgenomen.

Hoofdstuk 8: Verlichting

Er dient in voorkomende gevallen een lichtplan te worden aangeleverd met:

> Een actuele luchtfoto/kaart waarop alle toegepast verlichting is aangegeven;

> Per lichtbron de kleur, schijnrichting, type lamp en de tijdstippen waarop de verlichting in gebruik is.

Hoofdstuk 9: Gezondheid

-EHBO

> Aantal EHBO’ers aangeven;

> Kwalificatie van de EHBO’rs (bijv. specifieke kennis kinderen of alcohol en drugs);

> Beschikbaarheid AED;

> Locaties van de EHBO’ers en EHBO-post aangeven (zorg voor herkenbaarheid, juiste uitrusting en bemensing).

-Sanitair

> Aantal toiletten aangeven (norm 1:150 bezoekers) inclusief handenwasgelegen-heden op het evenemententerrein;

> Aangeven om wat voor soort toiletten het gaat (bijv. dixies of toiletunits);

> Aangeven hoe de afvoer van fecaliën wordt geregeld (indien aangesloten op afvoer);

-Alcohol

> Aparte ontheffing nodig.

-Drugs

> In Culemborg kennen we ‘zero tolerance’. Het drugsplan geeft inzicht hoe dit wordt gerealiseerd en wat je onderneemt mocht je drugs aantreffen en/of zien gebruiken.

-Lachgas

> Bij evenementen geldt een zero tolerance, dat betekent geen gebruik, geen aanwezigheid en geen verhandeling op en om het terrein.

Alcohol <18 jaar

Bekend is het feit dat u aan jongeren onder de 18 jaar geen alcohol mag schenken. Op een afgebakend evenemententerrein kunt u, bijvoorbeeld door de inzet van gekleurde polsbandjes, de <18-jarige van de 18+ doelgroep scheiden. Kondig alvast op uw site en Sociale Media aan dat u hier als organisatie strikt toezicht op houdt en bij twijfel naar het ID-bewijs vraagt. Geef ook de consequenties aan indien jongeren zich hier niet aan houden.

Hoofdstuk 10: Openbare orde en veiligheid

-Beveiligingsorganisatie

> Beveiligingsbedrijf;

> Contactgegevens beveiligingsbedrijf;

> ND-nummer;

> Gegevens contactpersoon beveiligingsbedrijf;

> Inzetschema met tijden en aantal beveiligers.

-Taken van de beveiligingsorganisatie

> De wijze waarop de toegangscontrole plaatsvindt (o.a. fouilleren);

> Wijze van beveiliging nooduitgangen/doorgangen;

> Bewaking van specifieke objecten/locaties;

> Huisregels evenement bewaken.

-Beveiliging

> Aantal beveiligers (afhankelijk van het risicoprofiel en de grootte van het terrein);

> Pasnummers beveiligers opvraagbaar bij aanleiding;

> Bereikbaarheid beveiligers, via welk communicatiemiddel.

-Capaciteitsberekening

> Aanleveren netto capaciteitsberekening (exclusief alle obstakels) van het evenemententerrein. Hierbij wordt uitgegaan van [aantal] bezoeker per m²;

> Periferie terrein wordt ook gerekend tot de verantwoordelijkheid van de organisatie al dan niet in samenwerking gemeente afhankelijk van de situatie.

-Ontruiming

> Geef aan op welke manier er wordt ontruimd en wie waarvoor verantwoordelijk is;

> Dit kan in een apart ontruimingsplan;

> Compartimentteringskaart.

-Scenario’s

> Beschrijf mogelijke scenario’s;

> Geef aan welke maatregelen daartoe genomen worden;

> Wie is beslissingsbevoegd.

-Groeperingen

Bij bepaalde evenementen is de kans aanwezig dat er (rivaliserende) groepen aanwezig zijn, bijvoorbeeld leden van motorclubs, voetbalsupporters etc. Dit kan tot problemen leiden rondom de openbare orde en veiligheid.

> Maak een inschatting of hiervan sprake is en beschrijf hoe hiermee wordt omgegaan. Bijvoorbeeld in de huisregels opnemen dat het dragen van de zogenaamde ‘colors’ (club- /verenigingsuitingen en/of Outlaw Motorcycle Gangs) niet is toegestaan.

Beveiligingsplan

U bent verantwoordelijk voor de orde en veiligheid op uw terrein. Wanneer u gebruik maakt van een particuliere beveiligingsorganisatie, vraagt de gemeente hier aandacht voor in het veiligheidsplan of, als dat praktischer werkt, een beveiligingsplan. Hierin wordt o.a. beschreven wat de taakinstructie van de beveiliging is, welke afspraken er met de politie zijn gemaakt, hoe de communicatie plaatsvindt, welke kleding de beveiliging draagt, etc. Vraag hiervoor uw beveiligingspartner om input. Professionele beveiligingsbedrijven zijn ervaren in het aanleveren van een beveiligingsplan.

Hoofdstuk 11: Calamiteiten

-Calamiteitenplan

In dit plan dienen de te treffen maatregelen in de volgende gevallen te worden beschreven:

> Uitval van infrastructuur;

> Uitval van bijzondere voorzieningen;

> Ongecontroleerd gedrag van bezoekers;

> Extreme weersomstandigheden;

> Vechtpartij en/of rellen;

> Brand/explosie en/of brandmelding;

> Verkeersongeval en/of medisch ongeval;

> Bommelding;

> Publieksdruk;

> Omvallen of instorten bouwwerken.

-Ontruimingsplan

> Beschrijf maatregelen in geval van ontruiming;

> Beschrijf fasering ontruiming;

> Plan afstemmen met de hulpdiensten.

-Mogelijkheden door organisatie zelf

> Dj of presentator kan mensen tot kalmte en ruimte maken verzoeken;

> Verlichtingsinstallatie inschakelen (afhankelijk dagdeel);

> Stopzetten videobeelden;

> Informatie weergeven op schermen;

> Muziek stilleggen;

> Feestverlichting uit en noodverlichting aan;

> Evenement (tijdelijk) afbreken.

-Coördinerende bepalingen

> Samenwerking en verantwoordelijkheden veiligheidsorganisatie;

> Communicatie extern;

> Communicatie tijdens GRIP.

Onrust in het publiek

Als gevolg van brand, ontploffing, vechtpartij, instorting of andere oorzaken kan er onrust in het publiek ontstaan. Mensen willen vluchten en komen als groep in beweging. Indien er geen of onvoldoende ruimte is om veilig weg te kunnen komen, kan dit ernstige gevolgen hebben. Er ontstaan bijvoorbeeld ordeverstoringen of mensen kunnen verdrukt raken.

Hoofdstuk 12: Vuurwerk

Het gebruik van vuurwerk bij evenementen moet bij de provincie worden gemeld.

-Omschrijving van maatregelen om vuurwerk veilig af te kunnen steken

> Tijdstippen;

> Locatie;

> Opbouw;

> Wie het vuurwerk afsteekt.

Betreft:

Datum evenement:

Zaaknummer:

Wie:

Beoordeling d.d.:

Evenement:

–Is het een evenement (Voor publiek toegankelijk- vermaak en geen reguliere bedrijfsvoering)?

–Zijn er onderdelen die een andere ontheffing/vergunning behoeven (Alcoholwet-Omgevingsvergunning Bouw, opstallen et cetera)

–Bestemming?

–Milieu inrichting?

Ontvankelijkheid:

–Aanvraag/aanvragen voor welke beschikking/en?,

–Awb: gedagtekend, getekend, en gegevens aanvrager (naam & adres).

–Volledig

Aangeleverd:

Vereist:

–Aanvraagformulier;

–Calamiteitenplan en/of Veiligheidsplan;

–Situatietekeningen-plattegrond;

–Overig:

–Draaiboek (voor zover van toepassing);

–Bijlage(n);

Aandachtspunten bij de beoordeling:

–Helderheid wie is eindverantwoordelijk;

–Toestemming grondeigenaar;

–Bestemming: Ruimtelijke relevantie;

–In lijn met Visie en/of toetskader;

–In lijn met Preventie en Handhavingsplan Alcohol;

–Heldere afspraken en inzichtelijkheid daarover onderliggende contractpartijen;

–KvK nummer aanvrager: wie vraagt aan en is verantwoordelijk:

–Aanspreekpunt, wat is zijn/haar functie;

–Verzekering/aansprakelijkheid;

–Evaluatiegegevens voorgaande editie(s), controle terrein en controle bij het evenement (bij opbouw en tijdens het evenement), maatregelen/correcties (toezicht/handhaving) voorgaande edities?;

–Risicoscan; aanvullende opmerkingen beschikbaar. Klopt?;

–Ruimtelijke inrichting - Publieks- en activiteitenprofiel - Organisator (relatie en verantwoordelijkheid andere deelnemende (contract)partijen;

–Vergunningenproces - termijnen - operationele voorbereiding - Instructie en briefing.

Veiligheidsthema’s; meenemen bij beoordeling aanvraag en bijbehorende documenten

–Publieksveiligheid (publieksprofiel, verplaatsing menigten, inrichting terrein)

–Verkeersveiligheid (interactie verkeer, locatie en infra, omgeving)

–Fysieke veiligheid (Brand-Explosie, ongevallen, constructie (opstallen-podia-pleinen), weer)

–Ordeverstoringen (relschoppers, sociale onrust)

–Activisme/terrorisme (aard evenement-dreigingen-verstoringen)

–Sociale veiligheid (beleving-drugs-criminaliteit)

Bijzonderheden na toets: vragen aan adviseurs en/of organisatie

Aanvraag i.r.t. Draaiboek:

-

Aanvraag i.r.t. Calamiteitenplan/Veiligheidsplan:

-

Aanvullend/overig:

-

Mogelijke actiepunten/vervolg

–Aanschrijven inzake buitenbehandeling of aanvullen?

–Afspraak organisatie, met wie (status)?

–Art.35, aangevraagd, wie?

–Geluid; advies al dan niet bespreken intern-extern

–Tent > 150 personen

–Collegiaal overleg

–Overleg adviseurs

–Voorstel multidisciplinair overleg; mogelijk vervolgvragen daarna advies verwerken

–Informeren management; al dan niet opschalen?

–Informeren burgemeester/wethouder evenementen?

–Vergunnen; welke voorwaarden: Maatwerk waar nodig?

Aanvraag kan pas naar adviseurs mits volledig, alle noodzakelijke documenten aanwezig en vragen en/of onvolledigheden opgelost.

Vergunnen of opschalen?

Ja-Nee; argumentatie en voorstel (scenario’s eventueel)