Algemeen Controleplan Jeugdwet en Wet maatschappelijke ondersteuning 2015

5.2.1 Bottom-up signalen

Bij de risicoanalyse kunnen onder meer de volgende signalen worden betrokken:

•signalen van jeugdigen, cliënten, ouders of verzorgers;

•signalen van gemeenten, toezichthouders en ketenpartners;

•signalen van IGJ, Nederlandse Zorgautoriteit, zorgverzekeraars en het Informatieknooppunt Zorgfraude;

•signalen afkomstig uit contractmanagement en leveranciersmanagement;

•signalen vanuit toegang, administratie en uitvoeringsprocessen;

•openbare informatie, media-uitingen en jaarverantwoordingen;

•uitkomsten van cliënt- en ervaringsonderzoeken;

•bevindingen uit eerdere controles.

5.2.2 Top-down analyses

RR kan namens de deelnemende gemeenten gegevens- en risicoanalyses uitvoeren.

Hierbij kan gebruik worden gemaakt van:

•benchmarking;

•datamining;

•praktijkvariatie-analyses;

•spiegelinformatie;

•financiële analyses;

•declaratieanalyses.

Deze analyses kunnen afwijkingen zichtbaar maken in bijvoorbeeld declaratiegedrag, zorgintensiteit, behandelduur, verwijspatronen, productgebruik en omzetontwikkeling.

6.2.1 Logica- en verbandscontroles

Administratieve gegevens kunnen met elkaar worden vergeleken om onwaarschijnlijke of afwijkende patronen zichtbaar te maken.

6.2.2 Procescontroles

Bij procescontroles wordt onderzocht op welke wijze een aanbieder zijn administratieve organisatie, interne beheersing en zorgprocessen heeft ingericht.

Daarbij kunnen documenten worden opgevraagd, vragen worden gesteld en gesprekken worden gevoerd met de aanbieder.

6.2.3 Onderzoek naar bedrijfsvoering en organisatie

Onderzoek kan plaatsvinden naar aspecten zoals:

•governance;

•financiële continuïteit;

•kwaliteitsbeleid;

•doelgroepenbeleid;

•bedrijfsvoering;

•zorginhoudelijke werkwijze.

6.2.4 Vervolgcontroles

Indien met de algemene controle-instrumenten onvoldoende zekerheid wordt verkregen, kan worden overgegaan tot een materiële controle, detailcontrole of fraudeonderzoek.

6.4.1 Specifieke risicoanalyse

Voorafgaand aan een detailcontrole wordt overeenkomstig artikel 6b.4 van de Regeling Jeugdwet een specifieke risicoanalyse uitgevoerd.

6.4.2 Specifiek controledoel en controleplan

Indien uit de specifieke risicoanalyse blijkt dat een detailcontrole noodzakelijk kan zijn, stelt de gemeente overeenkomstig artikel 6b.5 van de Regeling Jeugdwet een specifiek controledoel en een specifiek controleplan vast.

In het specifieke controleplan wordt gemotiveerd:

•welke risico's uit de specifieke risicoanalyse naar voren zijn gekomen;

•welk controledoel met de detailcontrole wordt beoogd;

•waarom dit controledoel niet kan worden bereikt met minder ingrijpende controlemiddelen;

•welke persoonsgegevens voor het onderzoek noodzakelijk zijn;

•waarom de voorgenomen verwerking van persoonsgegevens proportioneel en subsidiair is;

•op welke wijze de uitvoering van de detailcontrole plaatsvindt.

Een detailcontrole waarbij persoonsgegevens worden verwerkt vindt uitsluitend plaats indien is voldaan aan de voorwaarden van artikel 6b.5 van de Regeling Jeugdwet.

6.4.3 Detailcontrole zonder dossierinzage

Detailcontrole kan plaatsvinden zonder inzage in cliëntdossiers, bijvoorbeeld door het opvragen van registraties, planningsgegevens of aanvullende verklaringen.

6.4.4 Detailcontrole met dossierinzage

Indien noodzakelijk kan detailcontrole plaatsvinden met inzage in cliëntdossiers. Dossierinzage vindt uitsluitend plaats indien:

een specifieke risicoanalyse is uitgevoerd;

een specifiek controledoel is vastgesteld;

een specifiek controleplan is vastgesteld;

is gemotiveerd dat het controledoel niet kan worden bereikt met minder ingrijpende controlemiddelen;

de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk, proportioneel en subsidiair is.

De inzage wordt beperkt tot die gegevens die noodzakelijk zijn voor het bereiken van het controledoel. Daarbij wordt het beginsel van dataminimalisatie toegepast en worden niet meer persoonsgegevens verwerkt dan strikt noodzakelijk.

6.4.5 Vastlegging en bewaartermijnen

De gemeente legt de specifieke risicoanalyse en de uitvoering van detailcontroles vast in haar administratie. Persoonsgegevens die in het kader van detailcontrole worden verwerkt, worden niet langer bewaard dan noodzakelijk en worden uitsluitend verder verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor de afhandeling van de controle of een eventueel fraudeonderzoek, overeenkomstig artikel 6b.6 van de Regeling Jeugdwet.