Verordening adviescommissie gemeenteraad van Cranendonck 2015

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.adviescommissie: de adviescommissie voor de gemeenteraad van Cranendonck als bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet;

b.lid: lid van de adviescommissie;

c.voorzitter: de voorzitter van de adviescommissie of diens plaatsvervanger;

d.college: het college van burgemeester en wethouders;

e.raad: de gemeenteraad;

f.presidium: het presidium van de gemeenteraad van Cranendonck;

g.fractie: de raadsleden die op dezelfde kandidatenlijst zijn verkozen of anderszins samen optreden als politieke groepering in de raad.

h.griffier: de griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

i.RIS: het openbare raadsinformatiesysteem op de gemeentelijke website.

j.extranet: een afgeschermd deel van de gemeentelijke website dat alleen na autorisatie door de griffie toegankelijk is.

Artikel 2 Instelling

1.De raad stelt een adviescommissie voor de gemeenteraad van Cranendonck in als bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet

Artikel 3 Taken

De adviescommissie heeft de volgende taken:

1bijdragen aan de beeldvorming over voorstellen aan de raad ter voorbereiding op de oordeelsvorming en besluitvorming door de gemeenteraad;

2het adviseren over de besluitvorming over voorstellen aan de raad;

3het uitbrengen van advies aan de raad of het college op verzoek van het presidium of de raad of uit eigen beweging

4het voeren van overleg met het college of de burgemeester over een onderwerp waarover advies is gevraagd door de raad.

Artikel 4 Samenstelling

1Leden van de gemeenteraad en door de raad benoemde fractievertegenwoordigers zijn lid van de adviescommissie.

2Fractievertegenwoordigers worden door de raad op voordracht van een fractie benoemd.

3Per fractie kunnen maximaal 2 fractievertegenwoordigers worden benoemd.

4De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op de fractievertegenwoordigers.

Artikel 5 Voorzitter

1.De voorzitter en zijn plaatsvervangers worden door de raad uit zijn midden benoemd.

Artikel 6 Griffier

1De adviescommissie wordt bijgestaan door de griffier of diens plaatsvervanger.

2De griffier of diens plaatsvervanger is bij elke vergadering aanwezig.

Artikel 7 Zittingsduur en vacatures

1De zittingsperiode van de leden van de adviescommissie eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

2Een lid houdt op lid te zijn van de adviescommissie indien hij niet meer voldoet aan de in artikel 4 vierde lid gestelde eisen.

3De raad kan een lid ontslaan op voorstel van de fractie op wiens voordracht het lid is benoemd.

4De raad kan de voorzitter ontslaan.

5Een lid en de voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

6Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van het lid dat op voordracht van die fractie is benoemd, van rechtswege.

Artikel 8 Vergaderschema en frequentie

1Vergaderingen van de adviescommissie vinden plaats op een dinsdagavond op basis van een jaarlijks door het presidium vast te stellen vergaderschema en beginnen om 19.30 uur. De vergaderingen vinden plaats in het gemeentehuis te Budel.

2Het presidium kan op verzoek van de voorzitter van de raad, de raad of het college vergaderingen van de adviescommissie laten plaats vinden.

Artikel 9 Agenda

1Het presidium stelt de voorlopige agenda van de adviescommissievergadering vast.

2In spoedeisende gevallen kan het presidium tot uiterlijk achtenveertig uur voor de aanvang van de vergadering een aanvullende agenda opstellen.

3Bij de aanvang van de vergadering stelt de adviescommissie de agenda vast.

4Op voorstel van de voorzitter of een commissielid kan de adviescommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan die agenda toevoegen of van de agenda afvoeren, dan wel de volgorde van de behandeling van de agendapunten veranderen.

5Wanneer de adviescommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging in de raadsvergadering voorbereid acht, kan zij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen. De adviescommissie bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

Artikel 10 Uitnodiging en toezending stukken

1.De griffier nodigt namens het presidium de leden van de adviescommissie, het college, de burgemeester en de secretaris schriftelijk uit voor een vergadering van de adviescommissie. Deze schriftelijke uitnodiging vindt plaats door het plaatsen van een bericht op extranet en het verzenden van e-mail met de uitnodiging.

Behoudens spoedeisende gevallen wordt de uitnodiging ten minste zeven dagen vóór de aanvang van de vergadering verzonden.

2De uitnodiging bevat de voorlopige agenda, zoals genoemd in artikel 9, eerste lid.

3De bij de voorlopige agenda behorende stukken worden, behoudens het bepaalde in het vierde lid van dit artikel, gelijktijdig met de uitnodiging in het RIS geplaatst. In bijzondere gevallen kan hiervan, met opgave van redenen, worden afgeweken.

4Indien omtrent stukken geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken onder berusting van de griffier. De griffier verleent inzage aan de leden van de adviescommissie en andere personen voor zover aan hen kennisneming onder geheimhouding is toegestaan.

5Indien een aanvullende agenda wordt opgesteld zoals bedoeld in artikel 9, tweede lid, worden deze agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de stukken waaromtrent geheimhouding is opgelegd, zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor de aanvang van de vergadering via het extranet bekend gemaakt en in het RIS geplaatst.

6De vergadering wordt tegelijk met de in het eerste lid bedoelde uitnodiging ter openbare kennis gebracht.

Artikel 11 Deelname aan de vergadering door burgemeester, college en gemeentesecretaris

De burgemeester, de wethouders en de secretaris kunnen deelnemen aan de vergadering om uitvoering van de taken uit artikel 3 van deze verordening mogelijk te maken.

Artikel 12 Deelname aan de vergadering door ambtenaren, deskundigen en andere betrokkenen.

1Het college of de burgemeester kan zich tijdens de vergadering van de adviescommissie laten bijstaan door een beleidsmedewerker die inhoudelijk betrokken is bij een geagendeerd onderwerp.

2Het presidium kan deskundigen of anderszins bij geagendeerde onderwerpen betrokken inwoners of vertegenwoordigers van instellingen of organisaties als gast uitnodigen om mondeling informatie of adviezen te verstrekken die kunnen bijdragen aan de beeldvorming over onderwerpen die op de agenda staan.

3Deskundigen of anderszins bij geagendeerde onderwerpen betrokken inwoners of vertegenwoordigers van instellingen of organisaties kunnen zich tot 24 uur voor aanvang van de vergadering aanmelden bij de griffier om als gast uitgenodigd te worden door het presidium om mondeling informatie of adviezen te verstrekken die kunnen bijdragen aan de beeldvorming over onderwerpen die op de agenda staan.

Artikel 13 Openbare kennisgeving en ter inzage leggen van stukken

1De vergadering wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep door aankondiging in De Grenskoerier en door plaatsing op de gemeentelijke website openbaar gemaakt.

2De openbare kennisgeving vermeldt:

a.de datum, aanvangstijd en plaats, alsmede de voorlopige agenda van de vergadering;

b.de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

c.de mogelijkheid tot deelname aan de vergadering als bedoeld in artikel 12;

d.de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 23.

3Daarnaast worden de bij de voorlopige agenda behorende stukken, indien digitaal beschikbaar in het RIS geplaatst.

4Indien omtrent stukken geheimhouding is opgelegd, blijven deze in afwijking van het tweede lid onder berusting van de griffier.

Artikel 14 (Technische) vragen ter voorbereiding op de vergadering van de adviescommissie

1Technische vragen ter voorbereiding op de behandeling van voorstellen aan de raad worden door de leden van de adviescommissie schriftelijk ingezonden aan het college door tussenkomst van de griffie.

2Technische vragen die voor 12.00 uur op de vrijdag voorafgaand aan de vergadering van de adviescommissie worden ingezonden naar de griffie worden door het college schriftelijk beantwoord voor 12.00 ’s middags op de dag van de vergadering van de adviescommissie.

3Beantwoording van technische vragen die tijdig zijn ingezonden worden schriftelijk beantwoord Indien dit niet mogelijk is doet de portefeuillehouder hiervan tijdens de vergadering mededeling en wordt de beantwoording door tussenkomst van de griffier schriftelijk nagezonden.

Artikel 15 Presentielijst

Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid onmiddellijk de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de griffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 16 Zitplaatsen

1De voorzitter, de leden van het college en de griffier hebben een vaste zitplaats, door de voorzitter van de raad na overleg in het presidium bij aanvang van iedere nieuwe zittingsperiode van de raad aangewezen.

2Iedere fractie krijgt door de voorzitter van de raad na overleg in het presidium bij aanvang van iedere nieuwe zittingsperiode van de raad 3 zitplaatsen toegewezen,

3Indien daartoe aanleiding bestaat, kan de voorzitter de indeling herzien na overleg in het presidium.

4De voorzitter draagt zorg voor zitplaatsen voor de overige personen, die voor de vergadering zijn uitgenodigd

Artikel 17 Vergaderquorum en besluitquorum

1De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal fracties aanwezig is.

2Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal fracties aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.

3Elke fractie heeft één stem in de vergadering van de adviescommissie.

4Bij staking van stemmen is het voorstel niet aangenomen.

5De voorzitter heeft geen stem in de adviescommissie.

6Per agendapunt voert slechts één lid van een fractie het woord over het onderwerp dat aan de orde is.

Artikel 18 Leiding vergaderingen

1De voorzitter is belast met de leiding van de vergadering en ziet toe op de naleving van deze verordening.

2De voorzitter bepaalt de orde van de vergadering, waaronder de wijze van behandeling van de agendapunten en de volgorde van de sprekers. Hij verleent de sprekers op hun verzoek het woord.

3Ieder lid kan voorstellen doen over de orde van de vergadering. De adviescommissie beslist.

4De voorzitter ziet toe dat sprekers in hun betoog niet worden gestoord. Korte interrupties zijn toegestaan. De voorzitter kan bepalen dat een spreker zonder interrupties zijn betoog kan afmaken.

5Indien de agenda daartoe aanleiding geeft kan de voorzitter overgaan tot het instellen van een spreektijd voor de leden van de adviescommissie en andere deelnemers aan de bespreking van een agendapunt.

Artikel 19 Orde vergaderingen

1De voorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering en in de vergaderruimte en is bevoegd, wanneer die orde op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

2De voorzitter is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

3De voorzitter kan een spreker die door gedrag of woordkeus de orde verstoort het woord ontnemen.

4De voorzitter kan de adviescommissie voorstellen aan een lid van de adviescommissie dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid van de adviescommissie de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid van de adviescommissie bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Artikel 20 Spreektermijnen

1De bespreking van een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de adviescommissie anders beslist.

2Indien deskundigen of andere betrokkenen zijn uitgenodigd om als gast deel te nemen aan de vergadering krijgen zij in eerste instantie het woord om hun bijdrage aan de beeldvorming te geven.

3In de eerste termijn krijgen de woordvoerders van de fracties de gelegenheid om aan uitgenodigde gasten en het college inhoudelijke vragen te stellen die moeten bijdragen aan de beeldvorming over het voorstel of onderwerp dat op de agenda staat

4In de tweede termijn krijgt iedere fractie de gelegenheid:

· een eerste indruk te verwoorden over het voorstel en indien gewenst wijzigingsvoorstellen aan te kondigen;

· Te adviseren over verdere behandeling van het voorstel (hamerstuk, terug voor advies, agendering);

Artikel 21. Sluiting van de bespreking van een onderwerp

1Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is besproken, sluit hij de bespreking, tenzij de adviescommissie anders beslist.

2De voorzitter concludeert bij de afsluiting van ieder agendapunt:

· welk advies wordt gegeven door de commissie;

· welke nadere acties worden verwacht van het college, de burgemeester, of leden van de adviescommissie;

· of er toezeggingen zijn gedaan door het college of de burgemeester.

Artikel 22. Alternatieve werkvormen

Het presidium kan bepalen dat voor een afwijkende vergader- of werkvorm wordt gekozen wanneer dat de beeldvorming in de commissie en de oordeelvorming in de raad te goede komt.

Artikel 23 Inspreekrecht burgers

1In plaats van het deelnemen aan de vergadering kunnen burgers of vertegenwoordigers van instellingen en organisaties ook gebruik maken van het recht om in te spreken. Zij kunnen aan het begin van de vergadering het woord voeren in de vergadering van de adviescommissie.

2Het woord kan niet gevoerd worden over:

a.een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;

b.benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

c.een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

3Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk 6 uren voor de aanvang van de vergadering aan de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.

4De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

5Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

6De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan de leden van de adviescommissie toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

7De voorzitter of een lid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger.

Artikel 24 Besluitenlijst

1De griffier draagt zorg voor het maken van een overzicht waarin de door de commissie genomen besluiten zijn opgenomen.

2Deze besluitenlijst houdt in:

a.de namen van de voorzitter, de griffier, de burgemeester en de wethouders, en de ter vergadering aanwezige leden;

b.Vermelding van burgers die gebruik hebben gemaakt van het recht om in te spreken;

c.Vermeldingen van degenen die als gast hebben deelgenomen aan de vergadering;

d.een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

e.een samenvatting van het advies aan de raad;

f.vermelding van nadere acties die worden verwacht van het college, de burgemeester, of leden van de adviescommissie;

g.vermelding van toezeggingen die zijn gedaan door het college of de burgemeester.

3De concept besluitenlijst wordt door de griffier ter kennisname toegezonden aan de gemeenteraad en het college

4De concept besluitenlijst wordt openbaar gemaakt door deze in het RIS te plaatsen;

5Van de vergadering wordt geen woordelijk verslag gemaakt. De griffier draagt zorg voor het maken van geluidsopnamen van de vergadering. Deze geluidsbestanden zijn na te luisteren via de gemeentelijke website of na afspraak bij de griffier.

6Artikel 25 Toehoorders en pers

1De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

2Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

Artikel 26 Geluid- en beeldregistraties

Anderen dan de griffier die in de vergaderzaal tijdens de raadsvergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van de pers aantasten.

HOOFDSTUK V OPENBARE, BESLOTEN VERGADERING EN GEHEIMHOUDING

Artikel 27 Openbaarheid en beslotenheid vergaderingen

1De vergaderingen van de adviescommissie worden in het openbaar gehouden.

2De deuren worden gesloten wanneer ten minste twee van het aantal aanwezige leden daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt.

3De adviescommissie beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.

4Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van toepassing die gelden voor een openbare vergadering voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

5Indien de deuren worden gesloten, verlaten alle aanwezigen, behalve de voorzitter, de leden en de griffier de vergaderzaal.

6Als de adviescommissie beslist tot het houden van een besloten vergadering, beslist zij tevens of en zo ja, welke andere personen de vergadering kunnen bijwonen.

7Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de adviescommissie overeenkomstig artikel 29 of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden.

Artikel 28 Verslag besloten vergadering

1Van een vergadering met gesloten deuren wordt geen afzonderlijk verslag opgemaakt, tenzij de adviescommissie anders beslist.

2Uit een besloten vergadering van een adviescommissie mogen geen mededelingen worden gedaan noch mag in het openbaar geciteerd worden uit hetgeen besproken is in een besloten vergadering van de adviescommissie.

Artikel 29 Geheimhouding

1De adviescommissie kan in een besloten vergadering op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de adviescommissie worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd.

2De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen totdat de adviescommissie haar opheft.

3Indien de adviescommissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar opheft.

4Op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de voorzitter van de adviescommissie, het college en de burgemeester, ieder ten aanzien van de stukken die zij aan de adviescommissie overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.

5De adviescommissie kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die zij aan de raad, leden van de raad of aan het college overlegt. Het bepaalde in de artikelen 25 en 55 van de Gemeentewet is van toepassing.

6Indien de raad op grond van artikel 25 Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt op verzoek van de adviescommissie die de geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met de adviescommissie overleg gevoerd.

7Inzake het ter inzage geven van stukken waaromtrent geheimhouding is opgelegd is artikel 10, vierde lid van toepassing.

HOOFDSTUK VI UITLEG, INWERKINGTREDING EN CITEERTITEL

Artikel 30 Uitleg verordening

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de adviescommissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 31 Inwerkingtreding

1Deze verordening treedt direct in werking na bekendmaking.

2Op dat tijdstip vervalt de verordening adviescommissie van de gemeenteraad van 10 mei 2010.

Artikel 32 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als VERORDENING ADVIESCOMMISSIE GEMEENTERAAD VAN CRANENDONCK 2015

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Cranendonck

in de openbare vergadering d.d. 3 februari 2015.

DE RAAD VOORNOEMD,

De griffier,

De voorzitter,

mr.P.J.F. Bemelmans

mr.M.M.D. Vermue - Vermue