Hotspotmonitor Cranendonck 2023

2.1. Doel

Het doel van het benoemen van hotspots via de hotspotmonitor is “het veilig stellen en blijvend bewaren van de neerslag van bijzondere gebeurtenissen vanuit cultuur-historisch perspectief”.

2Handreiking Periodieke hotspot-monitor decentrale overheden (archief2020/AIDO 2017), 4.

2.2 Hotspots

Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die grote invloed heeft uitgeoefend op de activiteiten van de gemeente of heeft geleid tot intensieve interactie tussen overheid en inwoners. Het gaat om zaken die van bijzondere betekenis zijn voor inwoners, veel maatschappelijke onrust veroorzaken of in de media veel aandacht hebben gekregen. Vanuit cultuur-historisch perspectief is het van belang om de archieven over de hotspot veilig te stellen en ze als ‘blijvend te bewaren’ te waarderen.

2.3. Definitie van de hotspotmonitor

De hotspotmonitor is een instrument gericht op het periodiek identificeren en vaststellen van hotspots. Veel overheidsinformatie is in selectielijsten (Selectielijst 2020) voor archiefbescheiden als ‘te vernietigen’ gewaardeerd. Dit is een generieke waardering. De hotspotmonitor fungeert als een lokaal aanvullend instrument op de Selectielijst 2020 om zaken specifiek te kunnen waarderen en indien nodig uit te zonderen van vernietiging. Hierbij wordt invulling gegeven aan het Archiefbesluit 1995, artikel 5, lid 1 sub e.

3Artikel 5 lid 1 sub e Archiefbesluit 1995: “Een selectielijst bestaat ten minste uit: […] een opsomming van criteria aan de hand waarvan de zorgdrager archiefbescheiden, die ingevolge de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, van vernietiging kan uitzonderen.”

Het uitvoeren van de hotspotmonitor is geen eenmalige actie, maar een terugkerend proces. Regelmatig wordt beoordeeld of zich in de achterliggende periode een nieuwe hotspot heeft voorgedaan. De hotspotmonitor wordt achteraf toegepast: pas ná een gebeurtenis kan worden bepaald of er sprake is van een hotspot.

Het uitgangspunt van de hotspotmonitor is dat de hotspot ‘kort na de gebeurtenis’ in beeld worden gebracht. Daarvoor zijn twee redenen. Allereerst is het in een digitale omgeving van belang om zaken al bij creatie of kort daarna te waarderen. Digitale bestanden zijn kwetsbaarder dan papieren informatie: digitale documenten, tweets of berichten op online fora zijn vluchtig. Door de informatie over de hotspot kort na vorming veilig te stellen, wordt de kans dat zaken verloren gaan verkleind. Ten tweede wordt de actualiteit direct meegenomen door gebeurtenissen kort na hun ontstaan in beeld te brengen en vast te leggen.

4.1 Opzet hotspotmonitor en uitgangspunten

De hotspot wordt geselecteerd voor een hotspotcommissie. De aanwezigen bij het Strategisch Informatie Overleg (SIO) vormen de hotspotcommissie. De coördinator DIV is verantwoordelijk voor de uitvoering. De coördinator DIV zal hiervoor ook samenwerken en afstemmen met de Streekarchivaris bij het RHCe.

De coördinator DIV draagt voorafgaand aan het SIO een hotspot voor. Niet alle hotspots houden zich aan gemeentegrenzen. De directieraad agendeert de hotspot na elk SIO zodat de hotspots met elkaar gedeeld worden. Op het moment dat er een hotspot wordt genoemd die betrekking heeft op meerdere zorgdragers, is het van belang de betreffende zaken bij alle betrokken archiefvormers uit te zonderen van vernietiging. De gemeentelijke hotspotmonitor wordt door het college van burgemeester en wethouders van desbetreffende gemeente vastgesteld. De gemeenteraad wordt met een raadsinformatiebrief geïnformeerd.

4.2 Periodieke uitvoering

Stap 1 Research

In een overleg met verschillende informatieverzorgers wordt een hotspot genoemd. Deze interne experts hebben zicht op de taken van het overheidsorgaan en/of weten wat er leeft en speelt in de lokale samenleving. De coördinator nodigt de interne experts uit voor overleg. Voorafgaand aan het overleg, wordt aan de interne experts gevraagd om ter voorbereiding onderzoek te doen naar mogelijke hotspots van het afgelopen jaar en deze aan te leveren bij de coördinator. Aan de hand van het sjabloon (bijlage: Sjabloon hotspotlijst) wordt een eerste conceptversie van de hotspotlijst opgesteld.

Stap 2 Strategisch Informatie Overleg

In het SIO, het overleg met de interne coördinator, de directieraad, het RHCe en de Heemkundekring, wordt een concept hotspot besproken en aangevuld. Aan het eind van het SIO heeft elke A2-gemeente een definitieve hotspotlijst voor gebeurtenissen van het voorafgaande jaar. Hierbij vormen de criteria uit hoofdstuk 3 het uitgangspunt. Van belang is dat zowel positieve als negatieve gebeurtenissen aandacht krijgen.

Bij het benoemen van hotspots kunnen ook markante personen of locaties genoemd worden. Deze zaken vallen vaak al onder de uitzonderingscriteria van de selectielijst, zoals precedentwerking of archiefbescheiden over bijzondere personen. Dit zijn geen hotspots. Deze uitzonderingen kunnen worden meegenomen in een aparte tabel van de hotspotlijst, waarin aangegeven wordt op basis van welk uitzonderingscriterium van de selectielijst de archiefbescheiden bewaard worden, in plaats van welk hotspotcriterium van toepassing is. Het college van B&W stelt deze aparte lijst tegelijk met de hotspotlijst vast.

Stap 3 Voorbereiden besluitvorming

De lijst met hotspots die door het SIO is benoemd wordt ingebracht bij het college door de coördinator naast de lijst van overige uitzonderingen. In het collegevoorstel wordt tevens aandacht besteed aan de gevolgen voor de privacy van eventuele betrokkenen (onder meer door in te gaan op de relatie tussen hotspots en de Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG). Indien aan de orde, wordt vastgelegd dat er een beperking aan de openbaarheid moet worden gesteld voor de betreffende archiefbescheiden.

Stap 4 Vaststellen hotspot en publicatie

Het voorstel tot besluitvorming over de hotspotlijst wordt geagendeerd voor de eerstvolgende collegevergadering. Na de vaststelling van de hotspotlijst door het college en na kennisgeving aan de gemeenteraad wordt deze gepubliceerd op de website van de gemeente.

Stap 5: Uitvoering geven aan de hotspotmonitor

Na vaststelling en publicatie van de hotspotlijst wordt de hotspotstatus op de archiefbescheiden toegepast. De als hotspot aangemerkte archiefbescheiden worden uitgezonderd van vernietiging. Het sjabloon ‘Informatieoverzicht [naam hotspot]’ (bijlage 4) dient daarbij als hulpmiddel.

De hotspotstatus wordt vastgelegd in het informatiesysteem waarin de archiefbescheiden worden opgeslagen, teneinde hier rekening mee te houden in het beheer.