Instructie voor de gemeentesecretaris Coevorden

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze instructie wordt verstaan onder:

•college: college van burgemeester en wethouders

•secretaris: gemeentesecretaris, tevens algemeen directeur

Artikel 2 Ondersteuning college

1De secretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van het college en de door haar ingestelde commissies bij de uitvoering van hun taken en bevoegdheden.

2De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen en de agenda van het college.

3De secretaris is aanwezig in de vergaderingen van het college en heeft daarin een adviserende stem.

4De secretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat het college over alle informatie kan beschikken die zij behoeft om haar functie goed uit te kunnen oefenen.

5De secretaris draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college. Zo nodig adviseert de secretaris het college met betrekking tot te nemen besluiten.

6De secretaris is verantwoordelijk voor een correct en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van besluiten.

7De secretaris draagt er zorg voor dat door het college genomen besluiten worden vastgelegd in een besluitenlijst, dat een presentielijst wordt bijgehouden en openbare besluiten worden gepubliceerd.

Artikel 3 Ambtelijke organisatie

1De secretaris is hoofd van de ambtelijke organisatie en is ambtelijk eindverantwoordelijk voor het functioneren ervan.

2De secretaris is bevoegd, in het kader van de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden ten opzichte van het college en de burgemeester, bij de ambtelijke organisatie inlichtingen in te winnen en aan hen aanwijzingen te geven, tenzij anders bepaald in de Gemeentewet of interne instructies.

3De secretaris draagt er zorg voor dat de door de griffier aan de ambtelijke organisatie gevraagde inlichtingen worden verstrekt aan de griffier.

4De secretaris bevordert, onverminderd de verantwoordelijkheden van de leidinggevenden, een goede samenwerking en samenhang tussen alle onderdelen van de ambtelijke organisatie.

5De secretaris regelt de vervanging van leidinggevenden bij afwezigheid.

Artikel 4 Ondersteuning burgemeester

1De secretaris staat de burgemeester in zijn hoedanigheid van bestuurlijk coördinator terzijde.

2De secretaris bevordert, samen met de burgemeester, een goede afstemming tussen het college en de ambtelijke organisatie.

3De secretaris is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van het college, alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.

4Het bepaalde in artikel 2 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester, voor zover het de op hem rustende taken en bevoegdheden betreft.

Artikel 5 Afwezigheid

1Vakantie en buitengewoon verlof wordt de secretaris verleend door het college.

2De secretaris zorgt dat zijn afwezigheid bij het college bekend is.

3De secretaris draagt er zorg voor dat tijdens afwezigheid zijn vervanging adequaat is geregeld.

4Deze instructie is ook van toepassing op de vervanger van de secretaris.

Artikel 6 Informatieplicht

1De secretaris draagt er zorg voor dat de leidinggevenden tijdig op de hoogte worden gesteld van alle door de gemeenteraad, het college en de burgemeester genomen besluiten waaraan consequenties voor hun teams zijn verbonden.

2De secretaris informeert de burgemeester tijdig over relevante bestuurlijke en ambtelijke onderwerpen en voert daartoe regelmatig overleg met de burgemeester.

Artikel 7 Secretaris als bestuurder

De secretaris is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.

Artikel 8 Slotbepalingen

1In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de secretaris voor zoveel nodig in overleg met het college of de burgemeester.

2Deze instructie treedt in werking met ingang van de dag volgende op die van de bekendmaking.