Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2023

4.2.1. Lokaal/regionaal

De gemeente heeft als doel om de regionale economie zoveel mogelijk te stimuleren, zonder dat dit tot ongelijke behandeling van ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse uitnodiging en/of meervoudig onderhandse aanbesteding is toegestaan, kan op de volgende wijze rekening worden gehouden met de regionale economie en lokale/regionale ondernemers:

•in gevallen waar een enkelvoudig onderhandse procedure is toegestaan, de opdracht te gunnen aan, indien mogelijk, een leverancier binnen de gemeentegrenzen;

•in gevallen waar een meervoudig onderhandse procedure is toegestaan, rekening te houden met de lokale/regionale economie en lokale/regionale leveranciers;

•indien mogelijk bij meervoudig onderhandse aanbestedingen tenminste één leverancier uit de regio uit te nodigen tot het doen van een aanbod.

•in geval van een meervoudig onderhandse aanbesteding worden drie tot vijf leveranciers uitgenodigd.

Van belang is dat discriminatie moet worden voorkomen bij het stimuleren van de regionale economie en de gemeente niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laat liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.

4.2.2. MKB en sociale ondernemingen

De gemeente heeft eveneens als doel om het midden- en kleinbedrijf (MKB) goede kansen te bieden bij inkopen en aanbestedingen. Onder MKB wordt verstaan een bedrijf met maximaal 250 medewerkers. Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. Dit doet de gemeente door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het verminderen van de lasten en het niet gebruiken van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

Bij Inkopen kan de gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.

5.2.1. Social Return on Investment

Via Social Return on Investment (SROI) worden leveranciers verplicht om bij te dragen aan sociaal en maatschappelijk beleid van de gemeente. De gemeente benadrukt dit belang en hanteert SROI conform onderstaande kaders met in achtneming van de proportionaliteit als eis bij inkoop en aanbestedingstrajecten. Een motivatie voor het wel of niet opnemen van SROI wordt opgenomen in het aanbestedingsdossier.

Onder SROI wordt verstaan:

‘het zodanig, binnen de kaders van de geldende wet- en regelgeving, inrichten van een aanbesteding dat ook sociale doelen worden gerealiseerd c.q. dat vanuit sociaal oogpunt positieve neveneffecten worden bereikt.

De gemeente beoogt met SROI de volgende doelen te realiseren:

-Het vergroten van de arbeidsparticipatie.

-Mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan werkervaring helpen.

-Verminderen van het aantal uitkeringsgerechtigden.

-Sociaal ondernemerschap.

-Het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding, onderwijs en zorg.

De gemeente Coevorden hanteert in de Arbeidsmarktregio Drenthe samen met de gemeenten Emmen en Borger-Odoorn een uniform SROI beleid, conform het bouwblokkenmodel. In het bouwblokkenmodel wordt aan elke SROI-activiteit een bepaalde fictieve waarde toegekend. Met deze methode heeft de opdrachtnemer meer vrijheid en mogelijkheden. Hij kan de activiteiten zelf als bouwblokken samenstellen om zo aan zijn SROI-verplichting te voldoen. De bouwblokken en de inspanningswaarden worden per aanbesteding meegezonden. Het bouwblokkenmodel is een dynamisch model, dat meebeweegt met de actuele (arbeids)markt.

Bij aanbestedingen van werken en diensten vanaf 200.000 euro vraagt de gemeente Coevorden de opdrachtnemer 5% van de totale inschrijfsom in te zetten voor SROI activiteiten. Wanneer de loonkosten minder dan 30% van de inschrijfsom zijn, dan wordt gevraagd om 2% van de inschrijfsom in te zetten met SROI-activiteiten.

Ook onder de 200.000 kan ervoor worden gekozen om een SROI-eis te hanteren. Dit wordt per situatie bezien, waarbij de eis in verhouding moet staan tot de opdracht.

Bij aanbesteding van leveringen wordt in principe geen SROI-eis gesteld, omdat het slechts de levering van producten betreft.

Overigens geldt dat de SROI-activiteit direct verband moet houden met de opdracht. De invulling van de SROI-activiteit moet daarom binnen de uitvoering van de aanbestede opdracht plaatsvinden. De uitvoering van de SROI verplichting wordt door de SROI-coördinatoren gemonitord.

5.2.2. Sociale Werkvoorziening

Bij inkopen kan de gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.

5.2.3. Duurzaamheid

Duurzame ontwikkeling

Duurzame ontwikkeling is een ontwikkeling die voorziet in de behoeften van de huidige generatie, zonder daarmee voor toekomstige generaties de mogelijkheid in gevaar te brengen om ook in hun behoeften te voorzien. De gemeente moedigt dan ook – daar waar mogelijk – innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’. De gemeente zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Hierbij kan gedacht worden aan de `right to challenge’ en Inkopen bij sociale ondernemingen.

Duurzaam inkopen

De gemeente benadrukt het belang van duurzame ontwikkeling en daarom wordt bij iedere aanbesteding aandacht te zijn voor dit onderwerp. De gemeente gebruikt hiervoor de MVI tool van PIANOo. PIANOo is een landelijk platform voor inkoop. Door deze duurzaamheidscriteria te hanteren wordt gezorgd voor uniformiteit in de markt.

Er zijn drie ambitieniveaus: basis, significant en ambitieus. De gemeente Coevorden hanteert voor alle aanbestedingen boven de Europese drempel het ambitieniveau significant.

Significant:

Geschiktheidseisen (eisen aan leveranciers)

Aanmoedigen duurzame producten, diensten en werken om significante duurzaamheidswinst te maken

Selectiecriteria

Aangescherpte gunningscriteria (o.a. wensen)

Aangescherpte minimumeisen (materiële criteria)

Aangescherpte contractbepalingen

Per productgroep heeft PIANOo criteria geformuleerd over maatschappelijk verantwoord inkopen. Deze criteria zullen door de gemeente worden gehanteerd bij inkoop en aanbestedingstrajecten, waarbij zo duurzaam mogelijk wordt ingekocht en waarbij we rekening houden met de doelen en inspanningen uit de pijler duurzame gemeentelijke organisatie uit het Programmaplan duurzaamheid.