Verordening Auditcommissie Buren 2021

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.de commissie: de Auditcommissie;

b.de raad: de gemeenteraad;

c.het college: het college van burgemeester en wethouders;

d.de accountant: de in de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de gemeentelijke organisatie van de gemeente Buren bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

e.het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening;

f.controleverordening: de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de gemeentelijke organisatie van de gemeente Buren.

Artikel 2. Doel

1De commissie heeft als doel afstemmingsoverleg te voeren met de accountant als bedoeld in artikel 4 lid 2 van de Controleverordening en uitvoering te geven aan de taken als omschreven in artikel 3 van deze verordening.

2De commissie faciliteert het verhogen van het kennisniveau van de raad over financiële kwesties.

Artikel 3. Taken

1De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

2Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a.de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;

b.het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

c.een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals ook bedoeld in artikel 2, derde lid van de controleverordening;

d.een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

e.het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

f.het voorbereiden van de selectie van een accountant na afloop van het contract met de controlerende accountant en het adviseren van de raad over de aanwijzing van een accountant;

g.een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door accountant, rekenkamercommissie en college;

h.een afstemmingsoverleg te zijn over beleidswijzigingen met grote financiële gevolgen;

i.een afstemmingsoverleg te zijn voor de kwaliteit van de planning en controldocumenten, zoals begroting, rekening, bestuursrapportages en rapporten van de accountant met als doel aan de opstellers suggesties aan te dragen voor kwaliteitsverbetering;

j.het adviseren aan de gemeenteraad over genoemde taken.

3De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 4. Samenstelling en benoeming

1De commissie heeft vijf door de raad benoemde leden, waarvan een meerderheid bestaat uit raadsleden.

2De raad benoemt de leden van de commissie.

3De commissie heeft vier adviseurs te weten, de wethouder financiën, de concerncontroller en de gemeentesecretaris (dan wel een door de gemeentesecretaris aan te wijzen vervanger) en de griffier of diens plaatsvervanger.

4De griffier wijst vanuit de griffie een ambtelijk secretaris aan.

5De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 5. Zittingsduur

1De zittingsperiode van de leden eindigt aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad. De raad kan een lid tussentijds ontslaan. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

Artikel 6. Voorzitter

1De commissie kiest uit haar leden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

2De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden.

3De ambtelijk secretaris van de commissie ondersteunt de voorzitter en de commissieleden.

Artikel 7. Vergaderingen en verslaglegging

1De commissie vergadert ten minste vier keer per jaar en voorts zoveel als de voorzitter of 2 van haar leden dit noodzakelijk vinden.

2De adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder een of meerdere adviseurs.

3De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

4De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

5Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie. Het verslag wordt ter kennisname aangeboden aan het college en de overige raadsleden.

Artikel 8. Besluitvorming

1De commissie kan slechts beraadslagen en besluiten wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is..

2Besluiten van de commissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.

3Indien een van de leden van de commissie dit wenst, kan een minderheidsstandpunt bij een advies ter kennis worden gebracht van de gemeenteraad.

4Staken de stemmen in de vergadering dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 9. Informeren raad

1De commissie informeert de raad en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden.

2Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de vergadering van de gemeenteraad.

Artikel 10. Citeertitel en inwerkingtreding

Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening Auditcommissie Buren 2021”.

De verordening treedt in werking op de dag na vaststelling.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 30 maart 2021

De griffier, E. Weijenberg

De voorzitter, J.P.M. Meijers