Organisatiebesluit gemeente Buren 2020

Artikel 1 Begripsbepalingen

a.Ambtelijke organisatie: het geheel van personen in dienst van de gemeente, ongeacht hun rechtspositie, alsmede de (tijdelijke) verbanden waarin zij werkzaam zijn, met uitzondering van het personeel van de griffie.

b.Gemeentesecretaris: de ambtenaar als bedoeld in hoofdstuk VII, § 1 en 2 van de Gemeentewet.

c.Algemeen directeur: het hoofd van de ambtelijke organisatie (tevens de gemeentesecretaris).

d.Domeinmanager: de ambtenaar die is belast met de dagelijkse leiding van een domein.

e.Teammanager: de ambtenaar die is belast met de dagelijkse leiding van een team binnen een domein.

f.Managementteam: de gemeentesecretaris en alle domeinmanagers.

g.Managementteamoverleg: (overleg)structuur bestaande uit de gemeentesecretaris, domeinmanagers, met als vaste adviseurs de concerncontroller en strategisch adviseur HR, desgewenst aangevuld met de strategisch adviseur Financiën en inhoudelijk deskundige medewerkers op een te bespreken onderwerp.

h.Concerncontroller: de ambtenaar die is belast met de bevordering van de doelgerichtheid, doelmatigheid en effectiviteit van het gevoerde beleid, verantwoord beheer van middelen, naleving van wettelijke bepalingen en bestuurlijke richtlijnen en het beheersen van concernbrede risico’s.

Artikel 2 Structuur van de ambtelijke organistie

1De ambtelijke organisatie is opgebouwd uit vier domeinen (Sociaal Domein, Domein Ruimte, Domein Dienstverlening en Domein Bedrijfsvoering) en team Staf. In bijlage 1 is het organogram opgenomen.

2Het dagelijks beheer van de organisatie wordt opgedragen aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

3De gemeentesecretaris wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het college van burgemeester en wethouders, op voordracht van de burgemeester.

Artikel 3 Taken en bevoegdheden van de gemeentesecretaris

1De gemeentesecretaris is eerste adviseur voor het college van burgemeester en wethouders.

2De gemeentesecretaris is, met inachtneming van de gestelde bestuurlijke kaders, eindverantwoordelijk voor en aanspreekbaar op het functioneren van de ambtelijke organisatie.

3De gemeentesecretaris is eindverantwoordelijk voor het functioneren van het managementteam en is het eerste aanspreekpunt voor het college van burgemeester en wethouders ten aanzien van het algemene functioneren van de ambtelijke organisatie

4De gemeentesecretaris is voorzitter van het managementteam. Binnen het managementteam, dat samenwerkt op basis van gelijkwaardigheid en streeft naar consensus, heeft de gemeentesecretaris zo nodig de beslissende stem.

5De gemeentesecretaris draagt zorg voor het leiding geven , waaronder het benoemen, schorsen en ontslaan , coachen, functioneren en beoordelen van de domeinmanagers en de teammanager Staf.

6De gemeentesecretaris is bestuurder in het kader van de Wet op de Ondernemingsraden en als zodanig degene die, namens het college van burgemeester en wethouders, de hoogste zeggenschap uitoefent bij de leiding van de organisatie.

7De gemeentesecretaris ziet toe op de uitvoering van door of namens het college van burgemeester en wethouders genomen besluiten en is verantwoordelijk voor het zo nodig initiëren van nader overleg over aspecten van de uitvoering van bedoelde besluiten.

Artikel 4 Taken en bevoegdheden van de domeinmanagers

1De domeinmanager is lid van het managementteam.

2Iedere domeinmanager is tevens teammanager over een deel van de domeintaken.

3De domeinmanager draagt zorg voor het leiding geven aan, coachen, functioneren en beoordelen van de teammanager(s) en een deel van de medewerkers binnen zijn of haar domein waarover hij of zij als teammanager functioneert.

4de domeinmanager neemt een proactieve rol aan ten opzichte van de portefeuillehouders.

5De domeinmanager heeft een adviserende taak naar de gemeentesecretaris.

6De domeinmanager is (eind)verantwoordelijk voor:

a.Het leidinggeven aan zijn of haar domein.

b.De (door)ontwikkeling en innovatie van het domein.

c.De prestaties/resultaten van het domein.

d.Het leveren van bijdragen aan prestaties/resultaten van andere domeinen.

e.Een adequate bedrijfsvoering.

f.De bijdrage vanuit het domein voor de diverse onderdelen van de P&C-cyclus.

g.Het gezamenlijk behalen van de resultaten van de organisatie.

h.Het nemen van eigenaarschap en verantwoordelijkheid door domeinmedewerkers.

i.Het verantwoording afleggen over de uitoefening van zijn of haar taken aan de gemeentesecretaris.

7De domeinmanager benoemt, schorst en ontslaat teammanagers binnen het domein.

8De domeinmanager is belast met de personele zorg over zijn medewerkers.

Artikel 5 Taken en bevoegdheden van de teammanagers

1De teammanager is verantwoordelijk voor:

a.Het benoemen, schorsen en ontslaan van de teammedewerkers.

b.De teammanager is belast met de personele zorg over de teammedewerkers.

c.Het leidinggeven aan zijn of haar team.

d.De (door)ontwikkeling en innovatie van het team.

e.Het adviseren over domein- en organisatiebrede vraagstukken vanuit de eigen kennis en expertise.

f.Het adequaat plannen, voorbereiden en uitvoeren van college- en raadsbesluiten en college- en raadsvragen en de communicatie hierover.

g.Het zorgdragen voor de prioritering en vertaling van managementbesluiten naar organisatorische taakstelling.

h.De prestaties/resultaten van het team.

i.Het leveren van bijdragen aan prestaties/resultaten van de domeinen.

j.Het goed laten verlopen van de P&C-cyclus.

k.Het nemen van eigenaarschap en verantwoordelijkheid door teammedewerkers.

l.Het verantwoording afleggen over de uitoefening van zijn of haar taken aan de domeinmanager.

Artikel 6 Taken en bevoegdheden managementteam

1De realisatie van de doelstellingen van de organisatie (mede vanuit het coalitie- en/of bestuursakkoord), daaronder begrepen het nemen van besluiten die nodig zijn voor een juiste realisatie van de organisatiebrede doelstellingen.

2Het ontwikkelen van een langetermijnvisie en –strategie.

3Het maken van strategische keuzes.

4Het vertalen van bestuurlijke uitgangspunten naar een strategie voor de gemeentelijke organisatie en het stellen van de kaders voor het functioneren van de gemeentelijke organisatie.

5Het zorgen dat de randvoorwaarden zijn ingevuld, om te kunnen doen wat gemeente Buren wil en moet doen.

6Het adviseren van het college bij de bestuurlijk strategische en gemeentebrede vraagstukken.

7Gezamenlijk verantwoordelijkheid nemen voor de verdere ontwikkeling van de organisatie.

8Gezamenlijk verantwoordelijkheid nemen voor de inhoudelijke processen, de processen binnen de bedrijfsvoering en de beheersing daarvan.

9Het monitoren van de uitvoering van genomen besluiten.

10Het fungeren als escalatieplatform voor discussies tussen onderdelen van de organisatie.

11Bij afwezigheid vaneen domeinmanager vindt vervanging plaats door een ander lid van het managementteam.

Artikel 7 Taken en bevoegdheden concerncontroller

1De concerncontroller staat onder leiding van de teamleider Staf en is belast met en verantwoordelijk voor:

a.Het adviseren van het college, de gemeentesecretaris en het managementteam op het gebied van kwaliteitsbewaking en kwaliteitsverbetering van de bedrijfsvoering.

b.De vormgeving van de visie op (business)control.

c.Het opstellen en uitvoeren van een jaarlijks controlplan.

d.Het toetsen van de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van beleid.

e.Het geven van gevraagd en ongevraagd advies en het rapporteren over de realisatie van gestelde doelen, beleidsinitiatieven en instrumenten ontwikkelingen.

f.Het inhoud geven aan risicomanagement.

g.Het toetsen van de college- en raadsvoorstellen op juistheid, volledigheid, tijdigheid en betrouwbaarheid en aan de gemeentelijke richtlijnen en (inter-)nationale wet- en regelgeving.

h.Het onafhankelijk en rechtstreeks adviseren aan de organisatie, het college en de raad.

Artikel 8 Plaatsvervanging

1Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris wordt zijn of haar functie uitgeoefend door een loco-gemeentesecretaris, die door het college van burgemeester en wethouders wordt benoemd.

2De domein- en teammanagers vervangen elkaar verticaal binnen het domein.

3Bij afwezigheid van domein- en teammanager binnen een domein, vervangt een domeinmanager van een ander domein de domein- en/of teammanager.

4Bij afwezigheid van teammanager en alle domeinmanagers treedt de gemeentesecretaris op als vervanger.

Artikel 9 Onvoorziene omstandigheden

1In gevallen waarin dit besluit niet voorziet, is de gemeentesecretaris bevoegd maatregelen te nemen.

2De gemeentesecretaris stelt hiervan het college van burgemeester en wethouders direct in kennis.

Artikel 10 Slotbepalingen

1Dit besluit wordt aangehaald als “Organisatiebesluit 2020”.

2Dit besluit treedt de dag na bekendmaking in werking met terugwerkend kracht tot 1 september 2020.

3Bij inwerkingtreding van ‘Organisatiebesluit 2020’ wordt het ‘Organisatiebesluit gemeente Buren 2018’ ingetrokken.