Budgethoudersregeling 2026 gemeente Buren (gemeente Buren)

Aanhef

het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Buren,

gelet op het op dit moment van kracht zijnde bevoegdhedenregister, behorende bij de mandaatregeling;

besluit vast te stellen de ‘Budgethoudersregeling 2026 gemeente Buren’

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

1College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Buren.

2Hoofdbudgethouder: gemeentesecretaris die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor het totale beheer van de gemeentelijke financiële middelen.

3Budgethouder: domein- en teammanager die bevoegd is ten laste van het aan hem/haar toegekende budget verplichtingen aan te gaan of ten gunste van zijn/haar budget inkomsten te genereren. Hij/zij is verantwoordelijk voor het financieel beheer van de aan hem/haar toegekende budgetten, teneinde de doelstellingen in de begroting te realiseren.

4Budgetuitvoerder: medewerker die door de budgethouder gemachtigd en daarmee bevoegd is ten laste van het aan hem/haar toegekende budget en krediet uitgaven te doen of ten gunste van zijn budget inkomsten te genereren en die verantwoordelijk is voor het financieel beheer van de toegekende budgetten.

5Coördinerend budgetuitvoerder: medewerker die specifieke budgetten van meerdere grootboek-nummers beheert, die op meerdere taakvelden in de begroting voorkomen (zie artikel 3b).

6Medewerker: een ieder die werkzaam is bij de gemeente Buren op basis van een aanstelling als ambtenaar of een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht dan wel op andere basis bij de gemeente Buren.

7Budget: een bedrag benodigd voor het realiseren van de vooraf gestelde doelstelling. Dit komt tot uitdrukking in baten respectievelijk lasten verbonden aan één of meer programmaonderdelen, grootboeknummers en kostensoorten in de begroting, of verbonden aan een investering.

8Programma: een samenhangend geheel aan activiteiten, uitgewerkt in taakvelden.

9Taakveld: onderverdeling van programma’s volgens voorschrift van het Rijk.

10Grootboeknummer (projectbudget): de raming van een activiteit als verdere uitsplitsing of specificatie van een taakveld.

11Krediet: onder krediet wordt hetzelfde verstaan als budget. Dit begrip is verbonden aan investeringen.

12Investering: een eenmalige vernieuwing, verbetering of verandering die door middel van een eenmalig krediet wordt gefinancierd. Een investering heeft een concreet eindresultaat en een duidelijke begin- en einddatum.

13Bevoegdhedenregister: het ondermandaat van de gemeentesecretaris naar de organisatie.

Artikel 2 Aanwijzing (hoofd)budgethouder en (coördinerend) budgetuitvoerder

1De gemeentesecretaris is hoofdbudgethouder. Bij afwezigheid van de hoofdbudgethouder zijn loco secretarissen in volgorde van aanwijzing vervanger.

2De gemeentesecretaris mandateert de domeinmanagers om per taakveld, inclusief de daaronder vallende projectbudgetten, of investeringen als budgethouder aan te wijzen.

3Budgethouders (domeinmanager) kunnen een of meerdere teammanagers en (coördinerend) budgetuitvoerders aanwijzen die onder hun eindverantwoordelijkheid het beheer voeren over een expliciet deel van hun (project)budgetten of kredieten.

4Elke budgethouder wordt horizontaal vervangen door een andere budgethouder, die optreedt bij afwezigheid van de budgethouder. Hetzelfde geldt voor budgetuitvoerders.

5Van de budgethouders en (coördinerend) budgetuitvoerders wordt een overzicht bijgehouden waaruit hun bevoegdheden blijken in het kader van deze regeling.

6De functie van budgethouder is niet verenigbaar met een functie waarin een betaalopdracht kan worden gecreëerd en functies die belast zijn met het applicatiebeheer van financiële systemen.

Artikel 3a Verantwoordelijkheden budgethouder en (coördinerend) budgetuitvoerder

De budgethouder is verantwoordelijk voor:

1Een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem/ haar toegewezen budgetten en een doeltreffende realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties.

2Een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen budgetten, actualiseren van de budgetten en aanleveren van de budgetten voor de begrotingsverwerking van het komende begrotingsjaar (budgetbeheer).

3Het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte baten en lasten.

4Het binnen de kaders van artikel 6 accorderen van het aangaan van verplichtingen.

5Het tijdig, juist en volledig bijhouden van aangegane verplichtingen en verkregen rechten ten laste of ten gunste van de eigen budgetten.

6Een tijdige, juiste en volledige afhandeling van facturen.

7Het (laten) controleren van facturen en het (laten) vaststellen of de geleverde goederen en diensten daadwerkelijk zijn geleverd en voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit (prestatieakkoord verklaren).

8Het regelen van een vervanger bij (tijdelijk) verlof.

9Een (coördinerend) budgetuitvoerder heeft dezelfde verantwoordelijkheden, waarbij hij/ zij verantwoording aflegt aan de budgethouder.

Artikel 3b Specifieke budgetten met centrale coördinatie

1Op deze specifieke budgetten op kostensoorten vindt centrale coördinatie plaats. De coördinerend budgetuitvoerder is verantwoordelijk en levert de input aan voor de diverse planning- en control documenten. Hierbij stemt hij/zij af met de desbetreffende budgethouder. Het gaat hierbij om:

a.kosten van onderhoud aan gebouwen;

b.kosten van schoonmaak;

c.kosten van aardgas en elektriciteitsverbruik;

d.kosten van water;

e.kosten van belastingen;

f.kosten van verzekeringen;

g.Kosten integraal beheer openbare ruimte (Avri).

Artikel 4 Bevoegdheden en verplichtingen budgethouder en (coördinerend) budgetuitvoerder

1De budgethouder is bevoegd op de aan hem/haar toegewezen budgetten financiële verplichtingen aan te gaan onder de volgende voorwaarden:

a.de budgethouder heeft vastgesteld dat hiervoor in de vastgestelde (meerjaren)begroting voldoende budget aanwezig is en deze verplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld;

b.Inkoop en/of aanbesteding van diensten, leveringen en werken vindt plaats binnen de kaders van de programmabegroting, het Bevoegdhedenregister Mandaatregeling gemeente Buren 2024alsmede conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid en wetgeving;

c.de hoogte van het bedrag valt binnen de kaders van artikel 6;

d.financiële verplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van de volgende budgetten:

I. kapitaallasten;

II. kostensoorten ten behoeve journalisering van de kosten voor salarissen, Jeugd, Participatiewet (uitkeringen), Wmo en belastingopbrengsten;

III. doorbelaste apparaatskosten;

IV. stortingen en onttrekking in/aan reserves en voorzieningen;

V. stelposten en onvoorzien.

2Een budgethouder is bevoegd tot het betaalbaar stellen van facturen, nadat is vastgesteld dat de goederen en diensten zijn geleverd en voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit.

3Bij het ontbreken van een (coördinerend) budgetuitvoerder en/of prestatieakkoord verklaarder is de budgethouder bevoegd tot het toewijzen en coderen van een factuur aan een aan hem/ haar toegewezen budget en het akkoord verklaren van een factuur, nadat is vastgesteld dat goederen of diensten geleverd zijn en voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit en eventuele overige voorwaarden.

4Voor betalingen aan derden via het geautomatiseerd berichtenverkeer (salarissen, Wmo/ Jeugd en werk & inkomen) is geen autorisatie voor de betaalbaarstelling door de budgethouder nodig vanwege interne controle en waarborgen in het proces zelf. Ditzelfde geldt voor de afdrachten aan o.a. de belastingdienst en het ABP.

5De budgethouder is niet bevoegd tot:

a.Het ontvangen van facturen op persoonlijke titel (facturen gaan op naam van “Gemeente Buren, t.a.v. crediteurenadministratie” en worden ontvangen per post, digitaal via facturen@buren.nl of als e-factuur);

b.Het aangaan van betalingsregelingen met een debiteur of crediteur;

c.Afgeven van een automatische incasso aan derden.

6Een (coördinerend) budgetuitvoerder heeft dezelfde bevoegdheden en verplichtingen, waarbij hij/ zij verantwoording aflegt aan de budgethouder.

Artikel 5. Budgetverschuivingen

Budgetverschuivingen zijn niet toegestaan indien er sprake is van een verhoging van het begrotingstotaal van de baten of lasten in de begroting of als de wijziging niet past binnen de vastgestelde beleidskaders. Ingeval van budgetverschuiving gelden de volgende voorwaarden:

1De volgende kostensoorten komen niet voor verschuiving in aanmerking:

a.stelposten en onvoorzien;

b.toegerekende kapitaallasten (rente en afschrijvingen);

c.verrekeningen met reserves en voorzieningen;

d.interne toegerekende uren en overige interne verrekeningen.

2De verschuiving moet passen binnen de vastgestelde financiële en beleidskaders.

3Verschuivingen tussen programma’s vergen goedkeuring door de gemeenteraad.

4Verschuivingen in de lasten of baten tussen taakvelden binnen één programma vergen goedkeuring door het college van burgemeester en wethouders.

5De budgethouder is bevoegd binnen de aan hem/haar toegekende budgetten verschuivingen aan te brengen:

a.in de lasten of baten binnen één grootboeknummer en/of projectbudget;

b.b. binnen een investeringskrediet.

6Een verschuiving moet in de eerstvolgende bestuursrapportage worden opgenomen.

7De budgethouder legt verantwoording af over de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de besteding van middelen conform de afspraken uit de planning- en control cyclus.

Artikel 6 Handelingskaders

De kaders voor het aangaan van financiële verplichtingen zijn vastgelegd in onderstaande tabel (bedragen exclusief omzetbelasting):

Rol

Functie

Aangaan verplichting

Betaalbaar stellen facturen

(Hoofd)Budgethouder

Gemeentesecretaris

Domein- en teammanager

Vanaf € 10.000

Vanaf € 2.500

(Hoofd)Budgethouder

Budgetuitvoerder

Gemeentesecretaris

Domein- en teammanager

Medewerker

Ja, tot € 10.000

Ja, tot € 2.500

Coördinerend budgetuitvoerder

Medewerker

Ja, tot € 10.000

Ja, tot € 2.500

3De regeling kan worden aangehaald als ‘Budgethoudersregeling 2026 gemeente Buren’.

Bron: lokaleregelgeving.overheid.nl

Budgethoudersregeling 2026 gemeente Buren