Aanhef
1Aanleiding
Binnen de overheid is de aandacht voor inkoop en aanbesteden de laatste jaren toegenomen. Dit komt door veranderende wetgeving en een toenemende mate van controle op de naleving. Zo is per 18 april 2016 de vernieuwde Aanbestedingswet van kracht geworden en doet de accountant jaarlijks een rechtmatigheidscontrole op inkoop.
De steeds sterkere financiële druk op de overheid dwingt diezelfde overheid om nog meer te letten op een efficiënte en doelmatige besteding van de overheidsgelden. Duidelijk is dat veel belang wordt gehecht aan de wijze waarop de overheid opdrachten aan derden verstrekt. Integriteit, betrouwbaarheid en transparantie van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer zijn daarbij kernwaarden. Daarnaast is maatschappelijk verantwoord ondernemen en belangrijk aandachtsgebied binnen inkoop geworden.
Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is inmiddels de derde editie op dit vakgebied binnen de gemeente Bunnik. Deze nota is opgesteld naar inspiratie van zowel het voorgaande beleid als het VNG model Inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Voor de goede leesbaarheid van dit beleidsstuk wordt soms alleen gesproken over ‘inkopen’, ook al wordt daar ook ‘aanbesteden’ bedoeld en vice versa.
Bijlage 1 - Social Return
Gemeente Bunnik vindt het een verantwoordelijkheid van Opdrachtnemers om bij te dragen aan het versterken van de sociale infrastructuur. Door zich in te schrijven op deze aanbesteding, verplicht de Opdrachtnemer zich om bij gunning, 5% (of aanpassen naar 3% als het loonkostencomponent 30% of lager is) van de gefactureerde omzet naar aanleiding van de Opdracht aan te wenden om de sociale infrastructuur te versterken. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor een concrete invulling (hoeveel mensen, welk soort mensen, waar inzetten). De invulling van deze Social Return-verplichting kan breder dan enkel op de onderliggende Opdracht worden verwezenlijkt, maar wel gedurende de looptijd van de Overeenkomst. Opdrachtnemer legt hiertoe verantwoording af richting het Bureau Social Return; Werkgeversservicepunt Kromme Rijn Heuvelrugwgsp@rsdkrh.nl
Bij afloop van de Opdracht dient aan deze verplichting voldaan te zijn. Het Bureau Social Return voert hierop de controle uit. Indien na de looptijd niet aan de verplichting is voldaan, beroept Opdrachtgever zich op de boeteclausule. Ten aanzien van Social Return gelden de volgende uitgangspunten, regels of criteria:
Opdrachtnemer verplicht zich om 5% van de gefactureerde omzet naar aanleiding van de Opdracht te besteden aan inspanningen in het kader van Social Return. Opdrachtnemer kan beslissen om de kandidaten werkzaamheden te laten verrichten die niet direct verband houden met de Opdracht en zelfs niet bij Opdrachtnemer plaatsvinden.
Het Bureau Social Return (wgsp@rsdkrh.nl) adviseert en faciliteert de Opdrachtnemer bij de invulling van Social Return. Na verlening van de Opdracht levert Opdrachtnemer aan het Bureau Social Return een plan op hoe aan de Social Return verplichting te voldoen. Basis voor dit plan is 5% van de geoffreerde opdrachtsom. Voor het bepalen van de waarde van de inspanningen in Social Return, wordt de tabel Social Return gehanteerd welke hieronder is opgenomen .
Na goedkeuring van het plan door Bureau Social Return ontvangt Opdrachtnemer van het Bureau Social Return een spreadsheet voor rapportages en een tabel waarmee de waarde van de inspanningen bepaald kunnen worden.
Reeds gedane Social Return inspanningen welke gestart zijn tot maximaal 3 maanden voorafgaand aan de definitieve gunning van de opdracht zijn toegestaan voor de geldende Social Return verplichting van de gegunde opdracht. De inspanning mag daarbij niet al voor een andere Social Return verplichting, eventueel van een andere aanbestedende dienst, zijn ingezet.
De Opdrachtgever zal zich inspannen de aanlevering van kandidaten aan de Opdrachtnemer te bevorderen. Deze inspanningen doen niets af aan de verantwoordelijkheid van de Opdrachtnemer om aan de Social Return verplichting te voldoen.
Gedurende de looptijd van de Overeenkomst levert Opdrachtnemer 2 (twee) keer een rapportage aan het Bureau Social Return, conform de spreadsheet uit lid 03 van dit artikel. Bij zeer korte looptijden, volstaat één keer.
De definitieve berekening van 5% van de gefactureerde omzet geschiedt aan het einde van de looptijd van de Overeenkomst.
Binnen 2 (twee) maanden na het einde van de looptijd van de Overeenkomst levert de Opdrachtnemer een eindrapportage aan het Bureau Social Return conform de rapportage als genoemd in lid 03 van dit artikel.
Het Bureau Social Return heeft de bevoegdheid de rapportages te verifiëren. Opdrachtnemer verleent daartoe zijn volledige medewerking. De eventuele kosten voorvloeiend uit deze medewerking kunnen niet bij de Opdrachtgever verhaald worden.
Bureau Social Return is bevoegd om inspanningen die niet door het Bureau Social Return zijn goedgekeurd, niet mee te rekenen in het kader van de Social Return-verplichting. De bewijslast van goedkeuring berust bij de Opdrachtnemer.
Indien de Opdrachtnemer zijn verplichtingen aangaande Social Return conform lid 01 van dit artikel niet of niet volledig nakomt, betaalt Opdrachtnemer het resterende bedrag dat aan Social Return had moeten worden besteed aan de Opdrachtgever. Deze betaling kan plaatsvinden door creditnota’s (boetebeding).
Indien de Opdrachtnemer werkt met onderaannemers blijft de Opdrachtnemer hoofdelijk aansprakelijk voor deze Social Return-verplichting.
Door inschrijving verklaart de Opdrachtnemer zich akkoord met bovenvermelde bepalingen.
De gerealiseerde waarde van de inspanningen Social Return wordt uitgedrukt in inspanningswaarde en niet gezien vanuit de werkelijke waarde van de uitkeringen. Uiteraard heeft dit te maken met de afstand van de uitkeringsgroep tot de arbeidsmarkt en de inspanning die geleverd moet worden om de groep terug te leiden in de arbeidsmarkt. Hieronder wordt de huidige waardentabel weergegeven. Deze tabel is niet definitief en aan deze tabel kunnen dan geen rechten worden ontleend. De Opdrachtnemer ontvangt na aanmelding bij het Bureau Social Return een tabel die van toepassing is.
Nieuwe bouwblokkenmethode regio Utrecht (*)
Inspanningswaarde in € op basis van 36 uur per week
Bijzonderheden
Participatiewet
40.000
Doelgroep Banenafspraak
50.000
Praktijkleerplaats voor Praktijk- en Voortgezet Speciaal Onderwijs / werkplek voor Entreeopleiding (MBO 1)
35.000
WIA / WAO
40.000
WW
20.000
MBO BBL (BeroepsBegeleidende Leerweg) niveau 2, 3 en 4
35.000
Werken en Leren
MBO BOL (BeroepsOpleidende Leerweg) niveau 2, 3 en 4
20.000
Voltijd stage. Geen HBO en WO.
Niet uitkeringsgerechtigde
10.000
* Inkopen van producten en diensten bij sociaal ondernemers en sociale werkvoorzieningen
* Delen van kennis, expertise en/of middelen met de doelgroep social return
* Hulp, steun, kennis bieden aan een lokaal initiatief
per medewerker €100,00 per besteed uur of factuur ingezette activiteit.
Vooraf eerst afstemming zoeken met opdrachtgever. ADSU en Social Impact Factory in de handleiding benoemen.
Inzetten van een werkzoekende ouder dan 50 jaar
10.000
Bonusbouwblok (naar rato)
Statushouders en personen met een taalachterstand
10.000
Bonusbouwblok (naar rato)
Aanbieden vast dienstverband
10.000
Bonusbouwblok (naar rato)
Mobiliteit van social return kandidaten
Maatwerk / in onderlinge afstemming met opdrachtnemer
Investeringen van opdrachtnemers in social return kandidaten om hen via mobiliteit in het arbeidsproces te houden (stimuleren van duurzame uitstroom) en terugval in de uitkering te voorkomen.
Werkontwikkeltrajecten
Maatwerk / in onderlinge afstemming met opdrachtnemer
Een werkontwikkeltraject is gericht op ontwikkeling / versterking van werknemersvaardigheden, competenties en kennis. In dit stadium worden mensen met behoud van uitkering ingezet die nog niet 'jobready' zijn.
* regio Utrecht: ADSU (Aan de Slag in Utrecht), Amersfoort, Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden, Lekstroom gemeenten, provincie Utrecht, Regio Kromme Rijn Heuvelrug, Stichtse Vecht, Utrecht en Woerden e.o.
Vanaf 01-03-2020
Voorbeeld
Gefactureerd bedrag op basis van het contract is € 300.000,=. De Social Return-verplichting bedraagt
in dit geval 5 % hiervan, dus € 15.000,=. De opdrachtnemer voldoet aan de Social Return-verplichting als Opdrachtnemer iemand in de categorie ‘Participatiewet” voor een half jaar aan het werk zet of als Opdrachtnemer iemand in de categorie “WW” een jaar aan het werk zet.
Er zijn echter vele andere mogelijkheden om Social Return in te vullen.
Bij het winnen van de aanbesteding en voor het nakomen van de SROI afspraak, dient u contact op te nemen met het Werkgever Service Punt: www.wgspkrh.nl Zij kunnen u adviseren over hoe u de Social Return kunt invullen en zij helpen u verder.
Bijlage 2 Klachtenregeling inkoop en aanbestedingen
Definitie
Een klacht is een schriftelijke melding van een ondernemer die belang heeft bij de aanbesteding waarin deze ondernemer gemotiveerd aangeeft op welke punten hij het niet eens is met de aanbesteding of een onderdeel daarvan.
Klachten dienen betrekking te hebben op aspecten van aanbestedingen die binnen de werking van de Aanbestedingswet vallen. De aanbestedingen kunnen Europees of Nationaal zijn. Onder de
Nationale aanbestedingen worden ook meervoudige onderhandse aanbestedingen begrepen.
Klachten kunnen aan de orde stellen dat een bepaald handelen of nalaten bij een concrete aanbesteding in strijd is met wettelijke bepalingen of met andere voorschriften die voor die aanbesteding gelden. Ook kan geklaagd worden over optreden dat inbreuk maakt op een of meer van de voor aanbestedingen geldende beginselen van transparantie, non-discriminatie, gelijke behandeling en proportionaliteit.
Klachten kunnen niet gaan over het aanbestedingsbeleid in het algemeen van de gemeente Bunnik.
Wanneer?
Niet elke vraag van een ondernemer in een aanbestedingsprocedure hoeft een klacht op te leveren en niet elke klacht hoeft tot het doorlopen van de standaard voor klachtenafhandeling te leiden.
Vragen en verzoeken die gericht zijn op verduidelijking van aspecten van de aanbestedingsprocedure moet de ondernemer tijdig bij de gemeente Bunnik inbrengen, opdat deze daarop in de Nota van Inlichtingen kan ingaan. Dit geldt ook voor een verzoek tot het doorvoeren van een niet-wezenlijke wijziging in de aanbestedingsdocumenten. Wanneer de ondernemer het oneens blijft met de reactie in de Nota van Inlichtingen (of indien van toepassing in de individuele inlichtingen) kan hij bij de gemeente Bunnik een klacht indienen. Dat geldt ook als een reactie uitblijft. Als een ondernemer een bericht aan het klachtenmeldpunt stuurt, mag er vanuit worden gegaan dat het een klacht betreft.
De ondernemer dient zijn klacht zo spoedig mogelijk in te dienen zodat de klacht nog binnen de lopende aanbesteding kan worden afgehandeld. Indien een klacht niet binnen de lopende aanbesteding kan worden afgehandeld kan het oordeel omtrent de klacht enkel nog gebruikt worden ter lering voor toekomstige aanbestedingen. Een klacht heeft geen schorsende werking op de aanbestedingsprocedure.
Wie?
Alleen ondernemers die belang hebben bij een specifieke aanbestedingsprocedure van de gemeente Bunnik kunnen een klacht indienen. Onder belanghebbenden vallen ondernemers die direct belang hebben bij het verwerven van de betreffende overheidsopdracht. De volgende categorieën belanghebbenden kunnen onderscheiden worden:
geïnteresseerde ondernemers;
(potentiële) inschrijvers en gegadigden;
onderaannemers van (potentiële) inschrijvers en gegadigden;
brancheorganisaties en branche gerelateerde adviescentra van ondernemers.
Onderaannemers kunnen een klacht indienen voor zover ze niet klagen over de relatie hoofdaannemer versus onderaannemer en vice versa.
Anoniem klagen kan niet. Wel kan een brancheorganisatie op eigen titel bezwaren met betrekking tot een specifieke aanbestedingsprocedure, die bij een of meer ondernemers van de branche leven, als klacht indienen.
Procedure
Klachten kunnen alleen schriftelijk of digitaal worden ingediend, met vermelding van de naam en adres van de klagende ondernemer, dagtekening en aanduiding van de aanbesteding. Uit de schriftelijke klacht moet verder duidelijk blijken waarover wordt geklaagd en hoe volgens de ondernemer het knelpunt verholpen zou kunnen worden.
Schriftelijk
Digitaal
Gemeente Bunnik
T.a.v. Klachtenmeldpunt Aanbestedingen
Postbus 5
3980 CA Bunnik
Klachtenformulier www.bunnik.nl o.v.v. ‘klacht aanbestedingen’
Het klachtenmeldpunt bevestigt per omgaande de ontvangst van de klacht.
Het klachtenmeldpunt onderzoekt vervolgens, eventueel aan de hand van door de ondernemer en eigen aanvullend verstrekte gegevens, of de klacht terecht is. Het klachtenmeldpunt begint zo spoedig mogelijk met dit onderzoek, zet dit voortvarend voort en houdt daarbij rekening met de planning van de aanbestedingsprocedure.
Wanneer na het onderzoek door het klachtenmeldpunt tot de conclusie wordt gekomen dat de klacht terecht of gedeeltelijk terecht is en corrigerende en/of preventieve maatregelen getroffen dienen te worden, wordt dit zo spoedig mogelijk schriftelijk medegedeeld aan de betreffende ondernemer. Ook de andere (potentiële) inschrijvers/gegadigden worden op de hoogte gesteld. Afhankelijk van de fase in de aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat de maatregelen, door de contactpersoon van de aanbesteding aan de betrokkenen in de aanbesteding worden gecommuniceerd op hetzelfde moment als de indiener van de klacht het bericht krijgt. Dit om bevoordeling van partijen te voorkomen.
Wanneer na het onderzoek tot de conclusie wordt gekomen dat de klacht niet terecht is, wordt de klacht gemotiveerd afgewezenen en ontvangt de ondernemer hiervan schriftelijk bericht.
Het klachtenmeldpunt kan op verzoek van de ondernemer of op eigen initiatief voorstellen dat de klacht, voordat daarop door het klachtenmeldpunt wordt beslist, voor bemiddeling of advies wordt voorgelegd aan de landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts.
Naar aanleiding van de beslissing of bij achterwege blijven van een tijdige beslissing kan een ondernemer de klacht aan de landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts voorleggen.
Verwijzing in aanbestedingsstukken
Bij elke aanbesteding wordt door de gemeente Bunnik in de aanbestedingsdocumenten vermeld waar mogelijke klachten kunnen worden ingediend. Voor de verdere procedure wordt in de aanbestedingsstukken verwezen naar de meest actuele Klachtenregeling Aanbestedingen die op
www.bunnik.nl is in te zien.