2 Aanleiding:
2.2 Reikwijdte:
2.2.1 Aanvulling reikwijdte:
Voor 13 juni 2012 geldt dat alle dossiers/zaken van vergunningen analoog zijn en vanaf 1 januari 2016 geldt het generieke vervangingsbesluit.
Bijlage A, Technische specificaties scanners:
Merk en type
Canon DR-6050C, A3-Desktopscanner voor losse vellen
Sensor scansnelheid
3-lijns CMOS CIS-sensor
Optische resolutie
600dpi
Lichtbron
RGB LED
Scanzijde
Voorzijde/achterzijde/dubbelzijdig
Scansnelheid
Zwart/wit / grijstinten: 200/300 dpi: 60 ppm/120 ipm (A4 staand); 70 ppm/140 ipm (A4 liggend) Kleur 300 dpi: 60 ppm/120 ipm (A4 staand); 70 ppm/140 ipm (A4 liggend)
Specificatie voeding
AC 220 - 240 V (50/60 Hz)
Stroomverbruik
Scannen: 84 W, slaapstand: 3,9 W, stroom uitgeschakeld: 0 W
Gebruiksomgeving
10- 32,5 °C, vochtigheidsgraad: 20 - 80% relatieve vochtigheid
Naleving milieurichtlijnen
RoHS en ENERGY STAR
Documentformaat
Breedte
50,8 - 305 mm
Lengte
70- 432 mm
Automatische invoer
Invoermodi AUTOMATIC, MANUAL en BYPASS
Offsetinvoer met vergrendelbare geleiders aan de zijkant
Modus voor lange documenten
Max. 3000 mm (kan worden ingesteld op het bedieningspaneel)
Dikte
Automatische invoer: 52 - 209 g/m2 (0,06 - 0,25 mm)
Extra invoer: 40 - 255 g/m2 (0,05 - 0,30 mm)
Long Document Mode
Max. 3000 mm (kan worden ingesteld op het bedieningspaneel)
Papierscheiding
Rollensysteem
Invoercapaciteit
300vellen
Output Resolution
100x 100 dpi, 150 x 150 dpi, 200 x 200 dpi, 240 x 240 dpi, 300 x 300 dpi, 400 x 400 dpi, 600 x 600 dpi
Uitvoermodus
Binair
Zwart/wit / foutdiffusie / geavanceerde tekstverbetering I en II
Grijstinten
256niveaus grijstinten (8-bits)
Merk en type
Canon DR-G2090, A3-Desktopscanner voor losse vellen
Sensor scansnelheid
CIS
Optische resolutie
600dpi
Lichtbron
RGB LED
Scanzijde
Voorzijde/achterzijde/dubbelzijdig
Scansnelheid
Zwart/wit / grijstinten: 200/300 dpi: 100 ppm/200 ipm (A4 liggend).
Kleur 200/300 dpi: 100 ppm/200 ipm (A4 liggend)
Specificatie voeding
AC 220 - 240 V (50/60 Hz)
Stroomverbruik
Scannen: 66,5 W, slaapstand: 3,5 W, stroom uitgeschakeld: 0 W
Gebruiksomgeving
10- 35 °C, vochtigheidsgraad: 20 - 80% relatieve vochtigheid
Naleving milieurichtlijnen
EPEAT Gold-certificaat
Documentformaat
Breedte
50,8 - 305 mm
Lengte
70- 432 mm
Automatische invoer
Invoermodi AUTOMATIC, MANUAL en BYPASS
Offsetinvoer met vergrendelbare geleiders aan de zijkant
Modus voor lange documenten
Max. 3000 mm (kan worden ingesteld op het bedieningspaneel)
Dikte
Automatische invoer: 20 - 209 g/m2 (0,04 - 0,25 mm)
Extra invoer: 20 - 255 g/m2 (0,04 - 0,30 mm)
Long Document Mode
Max. 3000 mm (kan worden ingesteld op het bedieningspaneel)
Papierscheiding
Rollensysteem
Invoercapaciteit
300vellen
Output Resolution
150x 150 dpi, 200 x 200 dpi, 240 x 240 dpi, 300 x 300 dpi,
400x 400 dpi, 600 x 600 dpi
Uitvoermodus
Binair
Zwart/wit / foutdiffusie / geavanceerde tekstverbetering I en II
Grijstinten
256niveaus grijstinten (8-bits)
Merk en type
Ricoh MP CW2201sp, A0-plotter en scanner voor grote tekeningen
Sensor scansnelheid
1,75 GHz
Optische resolutie
1200 dpi
Lichtbron
RGB-standaard
Scanzijde
Voorzijde
Scansnelheid
Zwart/wit / grijstinten: 200/600 dpi: 1,05/1,57 ips.
Kleur 200/600 dpi: 3,14/6,3 ips
Specificatie voeding
AC 220 - 240 V (50/60 Hz)
Stroomverbruik
Max 180 W.
Gebruiksomgeving
10- 35 °C, vochtigheidsgraad: 20 - 80% relatieve vochtigheid
Naleving milieurichtlijnen
Documentformaat
Breedte
210/ 257 / 297 / 364 / 420 / 440 / 490 / 515 / 594 /610 / 620 / 625/ 660 / 680 / 707 / 728 / 800 / 841 / 880 / 914.4 mm
Lengte
Minimaal: 210 - 210 mm.
Maximum: 914 - 15.000 mm.
Invoer
Vel
Modus voor lange documenten
Maximale rolinvoer: 914,4 mm breed, 15.000 mm lang.
Maximale handinvoer: 914,4 mm breed, 2000 mm lang.
Dikte
Papierrol: 0,068 - 0,2 mm (51 - 200 g/m²).
Losblad: 0,068 - 0,4 mm (51 -220 g/m²)
Long Document Mode
Max. 3000 mm (kan worden ingesteld op het bedieningspaneel)
Papierscheiding
Rollensysteem
Invoercapaciteit
Vel
Output Resolution
600x 600 dpi en 1200 x 1200 dpi
Uitvoermodus
Binair
Grijstinten
Bijlage B, Controleformulier DIV:
Batchnummer:
Stap1: voorbereiden postkamer
Stap 2: scannen uit te voeren door scanpartij
Stap 3: 1e controle uit te voeren door scanpartij
Stap 4: 2e controle uit te voeren door andere dan scanpartij
Stap 5: controle voor vernietiging door DIV
Naam:
Naam:
Naam:
Naam:
Naam:
Datum
Tijd
Datum
Tijd
Datum
Tijd
Datum
Tijd
Datum
Tijd
Aantal documenten
Totaal aantal pagina’s
Aantal documenten
Totaal aantal pagina’s
Aantal documenten
Totaal aantal pagina’s
Aantal documenten
Totaal aantal pagina’s
Aantal documenten
Totaal aantal pagina’s
Paraaf verwerking
Paraaf verwerking
Paraaf verwerking
Paraaf verwerking
Paraaf verwerking
Opmerking:
Bijlage C, Controleformulier Vergunningen:
Batchnummer:
Opmerking:
Bijlage D, Taken en verantwoordelijkheden:
Rol in vervangingsproces
Omschrijving verantwoordelijkheden
Functienaam
Zorgdrager
De zorgdrager is verantwoordelijk voor informatie- en archiefmanagement. De zorgdrager draagt zorg voor een overkoepelend beleidsprogramma voor informatie- en archiefmanagement, de organisatorische inbedding en voldoende middelen. Tenslotte is de zorgdrager verantwoordelijk voor periodieke monitoring en correctie van de werking van het archief (in brede zin), inclusief het vervangingsproces.
College van
Burgemeester en
Wethouders
Proceseigenaar
Vervangingsproces
De Proceseigenaar Vervangingsproces is verantwoordelijk voor de juiste werking van zijn proces, de kwaliteit van de output en de documentatie van het vervangingsproces. Tevens is hij/zij change manager voor zijn proces. De Proceseigenaar Vervangingsproces adviseert het MT over de inrichting van het vervangingsproces. Het afdelingshoofd Informatie-management is gemandateerd door het college en rapporteert periodiek aan de gemeentesecretaris.
Afdelingshoofd Informatiemanagement
Scanmedewerker
decentraal scannen
De scanmedewerker decentraal scannen is verantwoordelijk voor het scannen van een beperkt aantal analoge documenten en het uitvoeren van kwaliteitscontroles op de resultaten van de scans. Decentraal scannen wordt alleen toegepast op onderdelen van het proces waarbij is gekozen om deze niet binnen het DIV-cluster te laten uitvoeren als gevolg efficiency overwegingen. De decentrale scanprocessen staan onder controle van het DIV-cluster van de afdeling Informatiemanagement.
Medewerker-DIV
Consulent-DIV
Medewerker DIV
De medewerker DIV is verantwoordelijk voor het scannen van de analoge documenten en het uitvoeren van kwaliteitscontroles op de resultaten van de scans en het registreren van digitale documenten en het uitvoeren van kwaliteitscontroles op de registratie.
Medewerker DIV /
Consulent DIV
Consulent-DIV
De consulent DIV is verantwoordelijk voor
registreren van digitale documenten en het uitvoeren van kwaliteitscontroles op de registratie en het archiefbeheer van analoge en digitale documenten inclusief de kwaliteitscontroles op de resultaten van de scans van zowel de scanmedewerkers en de medewerkers DIV. Tevens adviseren consulenten DIV gevraagd en ongevraagd bij de optimalisatie en aanpassing van de bedrijfsprocessen.
Consulent-DIV
Technisch beheer
Technisch beheer is verantwoordelijk voor het technisch functioneren van de applicaties en de onderliggende infrastructuur die nodig zijn voor de uitvoering van het vervangings- en informatiebeheerproces.
Technisch Applicatie Beheerder
Parkstad-IT
Functioneel beheer
Functioneel beheer is verantwoordelijk voor de functionele inrichting en werking van de applicaties die nodig zijn voor de uitvoering van het vervangings- en informatiebeheerproces.
Functioneel Applicatie Beheerder
Auditor
De door B&W aangestelde auditor auditeert jaarlijks het vervangingsproces en de digitale informatiebeheer omgeving. Hiervoor wordt een checklist met criteria gebruikt die gebaseerd is op de Archiefregeling en het
referentiekader RODIN.
gemeentelijk
archief-inspecteur
Medewerkers
De medewerker zijn verantwoordelijk voor het creëren en beheren van accurate en complete archiefbescheiden van hun activiteiten conform de NEN 15489
Alle medewerkers gemeente Brunssum
Afdelingshoofd Informatie-management
Het afdelingshoofd informatiemanagement adviseert het MT over majeure wijzigingen in het vervangingsproces.
Afdelingshoofd Informatie-management
Proceseigenaar werkproces
De proceseigenaar van een werkproces is verantwoordelijk voor zijn/haar werkproces. Hij communiceert met de Proceseigenaar Vervangingsproces over wensen m.b.t. inrichting / optimalisatie van zijn proces rekening houdende met de uitgangspunten van het vervangingsproces.
Proceseigenaar
Bijlage E, Reguliere scanprocedure DIV:
1Start
2Voorbereiden documenten
Rollen
Deelnemers
Mdw. DIV
1
Aantal deelnemers
1
Omschrijving
Er wordt een batchformulier opgemaakt, de post wordt ontdaan van nietjes etc. De poststukken worden uit de mappen gehaald en gescheiden door scheidingsvel. De enveloppen blijven in de mappen zitten. De facturen worden uit de enveloppen gehaald en krijgen een barcodesticker.
3Scannen documenten
Rollen
Deelnemers
Mdw. DIV
1
Aantal deelnemers
1
Opmerkingen
De verschillende batches worden steeds een voor een gescand en geregistreerd. Misschien is het effectiever om alles in één keer te scannen, nu beweegt de DIV-medewerker zich steeds heen een weer tussen werkplek en scanner. Nadeel hiervan is dat het eerste moment van registreren pas later plaatsvindt.
4Controleren scan
Rollen
Deelnemers
Condities
Aantallen
Mdw. DIV
1
Scan correct
Aantal deelnemers
1
Scan niet correct
Omschrijving
Er wordt gecontroleerd op kwaliteit en compleetheid. Verkeerde scans worden verwijderd en opnieuw gescand.
5Controleren scan
Rollen
Deelnemers
Condities
Aantallen
Mdw. DIV
1
Scan correct
Aantal deelnemers
1
Scan niet correct
Omschrijving
Er wordt gecontroleerd op kwaliteit en compleetheid. Verkeerde scans worden verwijderd en opnieuw gescand. Deze controle gebeurd door een andere medewerker, niet zijnde de medewerker die heeft gescand (4-ogen principe).
6Labels
Ingekomen post
Uitgaande post
Facturen
P&O
7Doorzetten scan naar Djuma
Rollen
Deelnemers
Mdw. Deelnemers
1
Aantal deelnemers
1
Omschrijving
De scans worden met één klik op de knop doorgezet naar Verseon (bij dagpost).
9Stop
10Doorzetten scan naar Kofax
Rollen
Deelnemers
Mdw. Deelnemers
1
Aantal deelnemers
1
Omschrijving
De scans worden met één klik op de knop doorgezet naar Kofax webvalidatie.
12Doorzetten scan naar Kofax
Rollen
Deelnemers
Mdw. Deelnemers
1
Aantal deelnemers
1
Omschrijving
De scans worden met één klik op de knop doorgezet naar Kofax (bij facturen).
14Doorzetten naar netwerkschijf
Rollen
Deelnemers
Mdw. DIV
1
Aantal deelnemers
1
Bijlage F, Scanprocedure Vergunningen:
1Start
2Voorbereiden documenten
Rollen
Deelnemers
Mdw. Vergunningen
1
Aantal deelnemers
1
Omschrijving
Er wordt een batchformulier opgemaakt, de post wordt ontdaan van nietjes etc. De poststukken worden uit de mappen gehaald en gescheiden door scheidingsvel.
3Scannen documenten
Rollen
Deelnemers
Mdw. Vergunningen
1
Aantal deelnemers
1
4Controleren scan
Rollen
Deelnemers
Condities
Aantallen
Mdw. Vergunningen
1
Scan correct
Aantal deelnemers
1
Scan niet correct
Omschrijving
Er wordt gecontroleerd op kwaliteit en compleetheid. Verkeerde scans worden verwijderd en opnieuw gescand.
5Controleren scan
Rollen
Deelnemers
Condities
Aantallen
Mdw. Vergunningen
1
Scan correct
Aantal deelnemers
1
Scan niet correct
Omschrijving
Er wordt gecontroleerd op kwaliteit en compleetheid. Verkeerde scans worden verwijderd en opnieuw gescand.
Deze controle gebeurd door een andere medewerker, niet zijnde de medewerker die heeft gescand (4-ogen principe).
6Doorzetten scan naar Djuma
Rollen
Deelnemers
Mdw. DIV
1
Aantal deelnemers
1
Omschrijving
De scans worden doorgezet naar Djuma.
7Registreren bij zaak
Rollen
Deelnemers
Mdw. Vergunningen
1
Aantal deelnemers
1
Omschrijving
Nadat de aanvraag is ingevoerd in Suite4Omgevingsdiensten en de zaak d.m.v. de koppeling in Djuma is aangemaakt.
8Analoog document naar DIV
Rollen
Deelnemers
Mdw. Vergunningen
1
Aantal deelnemers
1
Omschrijving
Dit kan middels interne postmappen of de documenten in de lift te leggen.
9Controle scan-batch
Rollen
Deelnemers
Mdw. DIV
1
Aantal deelnemers
1
10Opbergen dagdoos
Rollen
Deelnemers
Mdw. DIV
1
Aantal deelnemers
1
Omschrijving
Dit is in de paternosterkast.
11Stop
Bijlage G, Vernietiging analoge archiefbescheiden:
1Start
Omschrijving
Let op, het betreft hier niet de vernietiging conform de selectielijst, zoals opgenomen in de Archiefwet. Het gaat hier om de vernietiging van het analoge origineel na scanning, registratie en verwerking.
2Verzamelen dagpost paternosterkast
Rollen
Deelnemers
Mdw. DIV
1
Aantal deelnemers
1
Omschrijving
Na drie maanden halen we de betreffende te vernietigen documenten uit de bewaarplaats om over te gaan tot vernietiging. Binnen de gemeente Brunssum wordt na 3 maanden per dag vernietigd.
Alle stappen ter controle zijn al voltooid bij het digitaliseren, registreren en controleren van de betreffende zaken.
3Deponeren in container
Rollen
Deelnemers
Mdw. DIV
1
Aantal deelnemers
1
Omschrijving
Na alle controles kan overgegaan worden tot definitieve vernietiging. De documenten worden in een afgesloten container gedeponeerd. Er wordt geen vernietigingslijst opgemaakt.
4Aanbieden afgesloten container
Rollen
Deelnemers
Mdw. Facilitair
1
Aantal deelnemers
1
Omschrijving
Een medewerker Facilitair biedt de afgesloten container aan voor vernietiging. Deze wordt pas aangeboden wanneer 'ie vol is.
5Ophalen containers
Rollen
Deelnemers
Bedrijf
1
Aantal deelnemers
1
Omschrijving
De containers worden opgehaald door een gecertificeerde archiefvernietigingsdienst.
6Opmaken verklaring van vernietiging
Rollen
Deelnemers
Mdw. DIV
1
Aantal deelnemers
1
Omschrijving
Er is een doorlopende machtiging geregeld met de RD4, zij komen de containers ledigen.
7Stop