Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Brunssum houdende regels omtrent de investeringen van de gemeente

4.1. Wijziging BBV met ingang van 2017

1De systematiek van activering en afschrijving wordt voor alle investeringen gelijkgetrokken. De vrije keuze (van een gemeente) om investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte wel of niet te activeren is komen te vervallen. Alle investeringen, dus zowel investeringen met een economisch nut als investeringen met een maatschappelijk nut, worden geactiveerd en over de te verwachten economische gebruiksduur afgeschreven. Hiermee wordt beoogd de vergelijkbaarheid van de kosten bij gemeenten te verbeteren. Dit nieuwe beleid is al van toepassing op alle investeringen vanaf 2017. Voor de bestaande activa (gerealiseerde investeringen tot en met 2016) blijft het oude activabeleid van kracht.

Deze wijziging had voor Brunssum met name gevolgen voor de financiële verwerking van het MIP (meerjarig investeringsplan) Openbare Ruimte (met uitzondering van riolering). In 2005 was besloten om deze investeringen met een maatschappelijk nut niet af te schrijven maar jaarlijks rechtstreeks ten laste van de exploitatie te brengen. Vanaf 2017 passen we deze gewijzigde regelgeving voor wegen toe in Begroting en Jaarrekening. Dit heeft dus nu geen nieuwe financiële gevolgen.

2In het kader van diezelfde uniformiteit, transparantie en vergelijkbaarheid is ook het zogenaamde ‘netto activeren’ verplicht gesteld zowel voor investeringen met een economisch als maatschappelijke nut. Voorheen gold dit enkel voor investeringen met een economisch nut. Dit houdt in dat eventuele bijdragen van derden in aftrek moeten worden gebracht op de investering. Het verrekenen van bijdragen uit de eigen reserves is met ingang van het begrotingsjaar 2017 niet meer toegestaan.

Brunssum past dit principe al sinds 2005 toe voor zowel investeringen met een economisch als maatschappelijk nut. Dit heeft dus nu geen financiële gevolgen.

4.2. BBV-notitie materiele vaste activa van januari 2020

Deze notitie geeft een overzicht van alle relevante aspecten van materiële vaste activa met betrekking tot vraagstukken van begroting en verantwoording voor gemeenten, provincies, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen. Dit betreft voornamelijk een actualisatie van eerdere notities, maar deze notitie bevat ook een nieuwe stellige uitspraak van de Commissie BBV. Van de stellige uitspraken wordt verwacht dat hiervan slechts kan worden afgeweken, indien daarvoor goede gronden zijn.

Met ingang van de begroting 2021 geldt een nieuwe stellige uitspraak van de Commissie BBV, namelijk inzake achterstallig onderhoud: “In geval van achterstallig onderhoud, waarbij sprake is van kapitaalvernietiging en/of onveilige situaties, wordt er op basis van artikel 44 lid 1a BBV een voorziening gevormd.”

Aangezien er in Brunssum hiervan niet sprake is, hoeft er ook geen voorziening gevormd te worden.

5.1. Activeren

-Grensbedrag te activeren investering

Voorgesteld wordt om uitgaven van investeringen met een totale waarde onder de € 10.000 niet te activeren. Deze maatregel voorkomt vele administratieve handelingen en vergroot de inzichtelijkheid van de investeringsstaat.

Uitgaven onder de € 10.000 die deel uitmaken van een nog niet afgerond investeringsproject (dat in totaliteit wel boven de € 10.000 komt) zullen wel worden geactiveerd. Dit is een voortzetting van het huidige beleid

Gedragslijn 1: investeringsprojecten onder de € 10.000 worden niet geactiveerd.

-Waarderingsgrondslag

Bij de waarderingsgrondslagen gaat het om de waardebepaling van activa en de regels die daarvoor gelden. Het gaat hierbij om de waardering van balansposten (bezittingen), teneinde een reëel beeld te krijgen van de vermogenspositie van de gemeente.

Het BBV geeft strikte regels voor de waardering van activa. Hiermee wordt voorkomen dat financiële resultaten kunnen worden beïnvloed en anderzijds wordt bereikt dat de financiële gegevens in de loop der tijd vergelijkbaar blijven.

De hoofdregel voor waardering van activa is opgenomen in artikel 63 van het BBV: activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Deze verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschafkosten en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend.

In Brunssum worden activa gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Voor individuele investeringsprojecten wordt daarbij geen rekening gehouden met toegerekende uren van het gemeentelijk apparaat en overige indirecte kosten (overhead). Uitzondering is de huidige jaarlijkse toerekening van loonkosten van 1 Fte van de afdeling Openbare Ruimte aan de jaarlijkse investering aan wegen. Ook rente wordt niet aan de vervaardigingsprijs toegerekend. Voorgesteld wordt deze gedragslijn te continueren.

Een tweede belangrijke regel voor de waardering is opgenomen in artikel 64 van het BBV. Daarin is bepaald dat afschrijvingen niet afhankelijk mogen zijn van het resultaat in een boekjaar. Er moet dus worden afgeschreven volgens de vastgestelde methodiek van afschrijven.

BTW

De btw op de activa mag niet worden geactiveerd, als deze verrekenbaar is via aangifte of compensabel is volgens de Wet op het BTW-compensatiefonds. In dat geval mag de btw geen onderdeel uitmaken van de waarde.

Samenvattend: Activa te waarderen tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Niet-compensabele of niet-verrekenbare BTW wordt opgeteld bij de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (wettelijk)

Gedragslijn 2: Rente en eigen uren worden niet geactiveerd. Uitzondering is de huidige jaarlijkse toerekening van loonkosten van 1 Fte van de afdeling Openbare Ruimte aan de jaarlijkse investering aan wegen.

5.2. Afschrijven

Algemeen

De gemeente Brunssum hanteert een lineaire en een annuïtaire afschrijvingsmethode. In principe wordt de lineaire afschrijvingsmethode gehanteerd. De keuze voor annuïtaire afschrijvingen bij de gemeente Brunssum werd beschouwd als een afwijking van de standaard en diende te allen tijde expliciet en gemotiveerd te worden aangevraagd via de raad. De annuïtaire methode werd alleen bij die activa toegestaan waar het van belang wordt geacht de lasten gedurende de looptijd gelijk te houden (op dit moment vindt de annuïtaire methode alleen plaats bij de BMV-Oost, BMV-Zuid, BMV-Treebeek en de Brikke Oave). Voor een uniforme werkwijze wordt voor nieuwe investeringen alleen de linaire afschrijvingsmethode gehanteerd.

Lineaire afschrijvingen

Lineaire afschrijvingen worden berekend op basis van de historische kostprijs verminderd met de (eventuele) restwaarde gedeeld door de voor het betreffende actief geschatte economische levensduur.

Met betrekking tot de afschrijvingen zijn nog de volgende opmerkingen te maken:

-op gronden wordt niet afgeschreven;

-uitgaven tot € 10.000,00 worden niet geactiveerd maar rechtstreeks ten laste van de exploitatie gebracht (zie 5.1.1);

-in het eerste jaar (aanschaf/ingebruikname) worden de afschrijvingen berekend met ingang van het moment dat het actief in gebruik wordt genomen.

Afschrijvingstermijnen

De afschrijvingstermijnen van de activa zijn in bijlage 1 opgenomen, zodat op eenvoudige en eenduidige wijze de termijnen voor de meest voorkomende investeringen zijn af te lezen. De in deze tabel benoemde afschrijvingstermijnen zijn gebaseerd op de verschillen in de geschatte economische levensduur. De tabel is niet limitatief en kan aangevuld worden met nieuwe soorten activa.

Herwaardering en extra afschrijvingen

De afschrijvingen mogen niet resultaatafhankelijk zijn. Er zal dus ook moeten worden afgeschreven bij een "slecht" jaarresultaat.

Herwaardering van activa dient wel te geschieden als: De bestemming van het actief verandert, dan wordt de vervangingswaarde van de nieuwe bestemming in de balans opgenomen (artikel 63 lid 5).

De waarde van het actief duurzaam vermindert of het actief uit bedrijf wordt genomen (artikel 65 lid 1). In dit geval is een extra afschrijving noodzakelijk.

Gedragslijn 3: De lineaire afschrijvingsmethode wordt gehanteerd.

Gedragslijn 4: In bijzondere gevallen kan hiervan bij een besluit van de raad – bij het vaststellen van het krediet – worden afgeweken.

Gedragslijn 5: De afschrijvingstermijnen conform bijlage 1 worden gehanteerd.

Gedragslijn 6: De afschrijving te starten na gereed komen van de investering.

5.3. Rente

De rente die wordt toegerekend aan de geactiveerde kapitaaluitgaven is de zogenaamde omslagrente. Deze wordt jaarlijks vastgesteld bij de samenstelling van de begroting (voor de begroting 2021 is dit 1%). Dit gebeurt conform de berekeningswijze van de notitie rente (juli 2016) van de Commissie BBV.

Voor de Gondexploitatie geldt sinds 2016 echter een andere berekeningswijze (conform notitie Grondbeleid in begroting en jaarstukken van de Commissie BBV). Dit is het gewogen gemiddelde percentage naar verhouding vreemd vermogen in relatie tot het totaal vermogen. In de begroting 2021 is dit 1,2%.

Gedragslijn 7: Rente wordt berekend over de boekwaarde op 1 januari van het betreffende actief en ten laste van de exploitatie gebracht.

5.4. Dekking kapitaallasten

De hoofdregel is dat de kapitaallasten worden gedekt uit de algemene middelen. Wanneer er sprake is van een compartiment worden de lasten gedekt met middelen van het betreffende compartiment.

Indien er specifieke middelen, zoals inzet van reserves en incidentele budgetten, aanwezig waren, zijn deze als dekking ingezet. Met deze specifieke middelen worden dan “Reserves ter dekking van kapitaallasten” gevormd (zie ook de Nota Reserves en Voorzieningen 2019). Het bedrag van de jaarlijkse kapitaallasten wordt dan onttrekken aan deze reserve.

In de exploitatie worden de kapitaallasten op het betreffende taakveld verantwoord. De onttrekking aan de reserve wordt verantwoord op taakveld XT-010 “Mutaties reserves”. Per saldo wordt dan de jaarlijkse exploitatie met deze werkwijze niet belast.

Voor de onderwijsgebouwen Brede School Centrum en Brede School Treebeek, worden de jaarlijkse kapitaallasten onttrokken aan de “reserve decentralisatie onderwijs”. Verder geldt dezelfde werkwijze als bij de “reserves ter dekking van kapitaallasten”.

Gedragslijn 8: Uitgangspunt is dat de kapitaallasten van nieuwe investeringen worden gedekt uit algemene middelen.

Gedragslijn 9: Alleen indien de investering wordt ingezet ten behoeve van een bepaald compartiment, wordt deze investering gedekt uit de middelen van het betreffende compartiment.

Gedragslijn 10: Het instellen van een nieuwe “Reserve ter dekking van kapitaallasten” gebeurt enkel wanneer er specifieke middelen ter beschikking zijn gesteld.

Gedragslijn 11: De dekking van bestaande en lopende investeringen wordt niet gewijzigd.

7.1. Rapportage en nacalculatie na afronding

Bij afronding van investeringskredieten kunnen de volgende situaties zich voordoen:

1Het krediet is overschreden. De gemeenteraad is in een eerder stadium (via de tussenrapportages) al op de hoogte gebracht van het verloop van de investering.

2Het krediet is toereikend geweest en voor het juiste doel aangewend.

3Het krediet is te hoog. De overblijvende middelen vloeien terug in de algemene middelen. De gemeenteraad dient in een zo vroeg mogelijk stadium, via een bestuursrapportage, te worden geïnformeerd over de onderschrijding van het krediet.

Het is niet toegestaan tegenvallers en meevallers met elkaar te verrekenen. Ook het gebruiken van kredieten voor een andere bestemming is niet toegestaan. In de nacalculatie zal ook worden vermeld in hoeverre de beoogde maatschappelijke effecten zijn gerealiseerd.

a) Nacalculatie:

Voor alle investeringen dient een nacalculatie te worden opgesteld direct na afronding van het krediet. Voor investeringen met een afwijking groter dan 25% wordt de analyse worden opgenomen in een bestuursrapportage of in de jaarrekening.

b) Voor investeringen groter dan € 100.000,00 (was € 50.000) zal de nacalculatie separaat aan de gemeenteraad worden aangeboden. Uitzondering hierop zijn de jaarlijkse terugkerende investeringen.

Het rapporteren is de laatste jaren niet consequent gebeurd. Dit zal nu extra aandacht krijgen.

Gedragslijn 15: Na afronding van een investeringskrediet wordt een rapportage opgesteld.

7.2. Tussentijds rapportages

In de bestuursrapportages c.q. de jaarrrekening wordt integraal ingegaan op de stand van zaken met betrekking tot in uitvoering zijnde investeringen.

In de bestuursrapportages c.q. de jaarrekening zal alleen nader worden ingegaan op de investeringen die afwijken van de planning. Vermeld worden dan:

•De oude planning van in aanvang nemen;

•De oude planning van realisatie;

•Een verklaring van de afwijking van de planning;

•De acties, die worden opgestart, om de planning alsnog te halen;

•De financiële gevolgen van de afwijking.

•De nieuwe planning van in aanvang nemen;

•De nieuwe planning realisatie;

•De financiële gevolgen van de nieuwe planning.

In de jaarrekening wordt verder een lijst opgenomen met alle nog openstaande kredieten. In deze lijst worden opgenomen de omschrijving, de datum van het besluit, het kredietbedrag, het restant van het krediet en de (verwachte) maand en jaar van afronding.

Op basis van deze lijst kunnen kredieten worden bijgesteld. Aangevraagde kredieten die na twee jaar nog niet in uitvoering zijn genomen worden afgesloten. Ook kredieten die na 2 jaar na de geplande realisatiedatum nog niet volledig zijn benut worden afgesloten. Hiervan kan alleen worden afgeweken indien de oorzaken van overschrijding van deze termijn onderbouwd kunnen worden en de raad hierover is geïnformeerd.

Gedragslijn 16: In de jaarrekening wordt een lijst met openstaande kredieten opgenomen.

Gedragslijn 17: Investeringskredieten af te sluiten indien 2 jaar na vaststelling van het krediet nog geen uitgaven zijn gedaan. Dit gebeurt tenzij de raad is geïnformeerd over gewijzigde uitvoering van het krediet.

Gedragslijn 18: Investeringskredieten af te sluiten indien 2 jaar na de eerste investeringsuitgaven het krediet nog niet is afgesloten. Dit gebeurt tenzij de raad is geïnformeerd over gewijzigde uitvoering van het krediet.

Gedragslijn 19: Afwijkingen (zowel onder- als overschrijdingen) van de investeringsramingen te melden bij de bestuursrapportages of jaarrekening;