INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID GEMEENTE BRUMMEN 2024

In het Coalitieakkoord Brummen 2022-2026 heeft het college van B&W een visie geformuleerd voor de komende jaren. Het motto van het akkoord luidt: “Vertrouwen, Verbinden, Versterken”.

De thema’s waarover de coalitiepartners plannen hebben, zijn in het akkoord onderverdeeld in elf paragrafen.

-Bestuurskracht

-Participatie

-Programma Eerbeek-Loenen 2030

-Dorpscentrum Brummen

-Klimaat/duurzaamheid

-Wonen

-Kwaliteit openbare ruimte

-Mobiliteit

-Leefbaarheid

-Vitaliteit

-Sociaal domein

Bovenstaande ambities zijn vertaald naar beleidsdoelen welke Brummen mede met de inzet van haar inkopen wil bereiken. Daarnaast heeft de gemeente het manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en inkopen (MVOI) ondertekend.

“Inkopen voor Brummen” is niet alleen geschreven als handelingskader voor budgethouders/opdrachtgevers van de gemeente die opdrachten op de markt zetten, maar ook om ondernemers te informeren over de werkwijze van de Brummense inkooporganisatie.

Bij inkopen staat voor Brummen het belang van haar burgers, bedrijven en bezoekers voorop. Met een inkoopvolume van bijna 10 miljoen euro is Brummen een belangrijke opdrachtgever voor het lokale en regionale MKB. Dit inkoopvolume biedt voor Brummen kansen om beleidsdoelen als duurzaamheid en sociale impact te realiseren. Daar waar het kan proberen wij de markt te stimuleren tot innovatieve oplossingen. Doelmatig, rechtmatig en integer handelen van zowel Brummen als haar opdrachtnemers is daarbij een randvoorwaarde.

Brummen maakt onderdeel uit van de regio Stedendriehoek. In deze regio werken zeven gemeenten (Apeldoorn, Brummen, Deventer, Epe, Lochem, Voorst en Zutphen) waar het kan samen aan inkoop. Het zwaartepunt ligt hierbij op het sociaal domein. Ook op gebied van inhuur en openbare ruimte wordt steeds meer gezamenlijk aanbesteed.

Inkoop is in Brummen decentraal belegd, waarbij de opdrachtgevers ondersteund worden door een inkoopcoördinator. Er zijn standaard formats beschikbaar, welke verplicht zijn om te gebruiken. Zo handelen wij op uniforme wijze en worden alle ondernemers gelijk benaderd. Deze formats worden ook door de andere gemeenten binnen de regio Stedendriehoek gebruikt.

De uitgangspunten uit deze uitgave zijn het vertrekpunt.

Suggesties of verzoeken voor het aanpassen van een format kunnen verzonden worden naar inkoop@Brummen.nl.

Algemeen juridisch kader

Brummen leeft de relevante wet- en regelgeving na. De meest relevante regelgeving die van toepassing is op de Brummense opdrachten volgt uit:

-Aanbestedingswet 2012:

-Europese wet- en regelgeving (o.a. Aanbestedingsrichtlijnen)

-Burgerlijk Wetboek

-Gemeentewet

-Gids Proportionaliteit

-Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2016)

-Financiële verordening (o.b.v. art. 212 van de gemeentewet)

-De mandaat- en de volmacht regeling van de Gemeente.

Algemene beginselen bij inkopen

a.Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

Brummen neemt bij haar inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

-objectiviteit

-transparantie

-gelijkheid

-non-discriminatie

-proportionaliteit (evenredigheid)

b.Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

Brummen neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals:

-zorgvuldigheidsbeginsel

-motiveringsbeginsel

-vertrouwensbeginsel

Mandaat en volmacht

De medewerkers van Brummen kopen in met inachtneming van de geldende mandaat- en volmacht regeling. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

Inkoopsamenwerking

Het uitgangspunt is dat Brummen inkoopt voor de burgers, bedrijven, bezoekers of de eigen organisatie. Het organiseren van inkooptrajecten voor andere organisaties is geen taak van de gemeente. Maar Brummen kan wel een belang hebben bij andere organisaties en meer specifiek de wijze waarop die organisatie inkoopt. Bijvoorbeeld als die organisatie belast is met het uitvoeren van een gemeentelijke taak. Daarnaast kan het wenselijk zijn dat Brummen samenwerkt met andere publieke partners, zoals andere gemeentes, de provincie of waterschap.

Samenwerkingsverbanden / alleenrechten

Brummen heeft oog voor samenwerking, zowel binnen de eigen organisatie als met andere Gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen, onderwijs en sociale regelgeving.

Brummen heeft ook alleenrechten gevestigd (ook wel uitsluitend recht). Dit houdt in dat een aantal ondernemingen een uitsluitend recht heeft om voor de gemeente Brummen een dienst te mogen verrichten of een activiteit mogen uitvoeren. Voorbeelden zijn Werkfit voor sociale werkvoorziening en Circulus voor afvalverwerking.

Contractuele voorwaarden

In de aanbestedingsdocumenten moet een eenduidig contractueel kader worden vastgelegd. Algemene voorwaarden vormen daarbij een bruikbaar hulpmiddel en zijn onderdeel van het contract. In beginsel hanteert Brummen de volgende sets voorwaarden:

-Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de gemeente Brummen (laatste versie)

-Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) van de gemeente Brummen (laatste versie)

-UAV 2012

-UAV-GC 2005

-Modelovereenkomst Bouwteam DG2020

De gemeente kan in bepaalde gevallen gemotiveerd afwijkingen toepassen. In de aanbestedingsdocumenten wordt hiernaar verwezen. Leveringsvoorwaarden van ondernemers worden in beginsel afgewezen.

Klachtenregeling

Voor klachten kent Brummen een klachtenprocedure. In de aanbestedingsdocumenten wordt duidelijk opgenomen hoe een klacht kan worden ingediend en op welke wijze de gemeente de klacht zal behandelen.

Geschillen

Brummen heeft ervoor gekozen alle geschillen die mochten ontstaan rond aanbestedingen (precontractuele fase), voor te leggen aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Gelderland. Ditzelfde geldt ook voor geschillen ontstaan tijdens de contractuele fase.

Rechtmatigheid en controle

Zoals alle uitgaven van de gemeente Brummen vallen ook inkopen binnen de gemeentelijke controles zoals deze voor de jaarrekening worden toegepast. De naleving van regels voor aanbesteding door de opdrachtgevers worden ook gecontroleerd. Deze controle betreft zowel aanbestedingen die volgens de Europese richtlijnen moeten plaatsvinden (aanbestedingen boven de Europese drempel) als de inkopen en aanbestedingen onder de Europese drempel).

Drempelbedragen

De gemeente Brummen heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken. Zij maakt daarbij de keuze om taken zelf uit te voeren, met partijen samen te werken of om in te kopen.

Kiest Brummen voor een inkooptraject dan hanteert zij de richtlijnen zoals gesteld in de Gids Proportionaliteit.

MKB

Brummen wil zowel nieuwe ondernemers als bestaande opdrachtnemers kansen bieden. Daarnaast wil Brummen recht doen aan het belang van MKB-bedrijven en wil zij voor de economie en leefbaarheid van de gemeente ook mogelijkheden bieden voor regionale bedrijven. De richtlijn is dat bij meervoudig onderhandse opdrachten, waar mogelijk, tenminste één Brummens MKB-bedrijf en één regionale partij wordt gevraagd een aanbieding te doen.

De motivatie welke ondernemers gevraagd worden mee te dingen naar een onderhandse opdracht wordt in het inkoopdossier vastgelegd. Dit geldt ook als op de richtlijn met betrekking tot de keuze van ondernemers vanwege marktomstandigheden of andere redenen moet worden afgeweken.

Brummen geeft aandacht aan de prestaties die bestaande opdrachtnemers hebben geleverd. Goede prestaties uit het verleden zullen in de toekomst de kans verhogen om uitgenodigd te worden om een aanbieding te doen.

Raming en financiële budget

Brummen koopt in op basis van een goed onderbouwde en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De gemeente Brummen bevordert eerlijke mededinging. Geïnteresseerde ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om een opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant, proportioneel en non-discriminerend te handelen, bevordert Brummen een eerlijke mededinging. Dit draagt bij aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente betrekt in haar inkoopproces geen ondernemers die de mededinging vervalsen.

De Brummense inkooporganisatie

Het huidige organisatiemodel is gebaseerd op een gecoördineerde inkoop. Strategische contracten worden centraal ingekocht. Overige contracten worden door de afdelingen zelf ingekocht. Daarbij kunnen de afdelingen ondersteuning vragen van de inkoop.

De inkoopcoördinator van team Strategie, Advies en Financiën (SAF) is verantwoordelijk voor het inkoopbeleid, het stellen van kaders en inkooprapportages op interne beheersing. Daarnaast ondersteunt en adviseert de inkoopcoördinator het bestuur en management.

Rekening houdend met gemeentelijke doelstellingen bepalen de opdrachtgevers wat er ingekocht moet worden op basis van hun eisen en wensen. De inkoopcoördinator toetst de aanvraag, zet namens de aanbestedende dienst inkooptrajecten (boven de Europese drempel) in de markt, neemt de gunningsbesluiten en faciliteert het proces. Opdrachtgevers tekenen de overeenkomsten met ondernemers. Uiteindelijk is de opdrachtgever eindverantwoordelijk voor de inkoop.

Het inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit de fasen, startend vanaf het voortraject:

Startformulier inkoop

Iedere inkoop begint met het startformulier inkoop. Via dit formulier wordt verantwoording afgelegd over de gemaakte keuzes van de te volgen aanbestedingsprocedure. De keuzes moeten op het startformulier gemotiveerd en verantwoord worden.

Rechtmatigheid

Om de rechtmatigheid van de inkopen te borgen moet voor alle inkopen €10.000,- de inkoopcoördinator geconsulteerd worden.

Rol van de budgethouders

De inkooptaken zijn zoveel mogelijk centraal belegd bij een kleine groep budgethouders. Hierdoor ontstaat meer diepgang in kennisniveau. Zo kan de gemeente een grotere professionaliteit bewerkstelligen. De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de inkopende budgethouder zijn:

-Verantwoordelijk voor naleving van het inkoopbeleid en daarmee het volgen van de voorgeschreven procedures

-Verantwoordelijk voor het volledige inkoopproces van raming tot en met contractmanagement en het afstemmen met de inkoopcoördinator

-Het aanleggen, bijhouden en archiveren van alle belangrijke documenten in een aanbestedingsdossier

-Het plaatsen van bestellingen

-Het handhaven van gemaakte afspraken in het contract

-Het mede opstellen en realiseren van inkoopacties

Rol van de inkoopcoördinator

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn:

-Eerste aanspreekpunt op het gebied van inkopen en (Europees) aanbesteden

-Het opstellen en onderhouden van het inkoopbeleid

-Het verbeteren en professionaliseren van de inkoopfunctie

-Het opstellen van een gemeentelijk inkoopactieplan en rapporteren over voortgang en resultaat

-Het adviseren van budgethouders, directie en college over inkopen en aanbesteden

-Kennisontwikkeling inkoop en aanbesteden van budgethouders

-Het onderhouden van ‘Serviceplein/mijn inkoop’ van de gemeente met de richtlijnen, procedures en werkmethoden

-Inkoopcoördinatie gemeente breed

-Inkoopcoördinatie overstijgend door deelname aan het inkoopplatform van de regio Stedendriehoek

Afwijkingsbevoegdheid

Afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente of de in het Mandaat- en Volmachtsregister aangewezen eerst gemandateerde, en voor zover één en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

Het is nadrukkelijk niet toegestaan om af te wijken van de Europese wetgeving, dus bij inkopen boven de geldende drempelbedragen.

Elk verzoek om af te wijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid bevat:

-Een deugdelijke motivatie van de (deel)productverantwoordelijke

-Een advies van de inkoopcoördinator

De motivering wordt in ieder geval vastgelegd in het startformulier inkoop. Het uitgangspunt is dat de Gemeente alle aanbestedingstrajecten zodanig inricht en zodanig vast legt, dat het verloop van het traject altijd te reconstrueren is. Gemaakte keuzes in het traject moeten daarbij steeds op valide argumenten te zijn gebaseerd.

Herijking inkoopbeleid

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is vastgesteld voor de periode van vier (4) - zes (6) jaren en wordt in ieder geval elke drie jaar geëvalueerd en zo nodig herijkt. Indien wenselijk c.q. noodzakelijk kan dit ook eerder gebeuren. De ontwikkelingen in de Europese regelgeving worden gevolgd en nieuwe regelgeving wordt integraal in dit beleid van toepassing verklaard. Ook ontwikkelingen bij een individuele Gemeente kunnen aanleiding zijn om het inkoop- en aanbestedingsbeleid te herzien.

Inwerkingtreding

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Brummen 2024 treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking. Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Brummen 2020, zoals vastgesteld bij besluit van 1 december 2020, wordt ingetrokken.

Aanbesteden

De uitnodiging aan twee (2) of meer ondernemers om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht. Aanbesteden maakt dus onderdeel uit van het inkoopproces en heeft betrekking op de wijze waarop de inkoper de (externe) markt benadert en tot een afspraak met één of meerdere partijen komt.

Aanbestedende dienst

De staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of een publiekrechtelijke instelling dan wel een samenwerkingsverband van deze overheden of publiekrechtelijke instellingen.

Aanbestedingsreglement werken 2016 (ARW2016)

Verplicht voor aanbestedingen van werken onder de Europese drempel. Boven de Europese drempel mag het ARW 2016 vrijwillig worden toegepast.

Aanbestedingsstukken

Alle stukken die door de aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf worden opgesteld of vermeld ter omschrijving of bepaling van onderdelen van de aanbesteding of de procedure.

Aannemer

Een ieder die de uitvoering van werken op de markt aanbiedt.

Diensten

Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Gemeente/Brummen

De gemeente Brummen, gevestigd aan de Engelenburgerlaan 31 te Brummen. Onder gemeente Brummen wordt verstaan alle organisatieonderdelen van Brummen waar deze uitgangspunten betrekking op hebben.

Gids Proportionaliteit

Een verplicht te volgen richtsnoer voor zowel onderhandse als Europese aanbestedingen. De gids beschrijft hoe er met proportionaliteit bij aanbestedingen moet worden omgegaan.

Grond-, Weg- en Waterbouw (GWW)

Het vakgebied dat betrekking heeft op de planning, het ontwerpen, de uitvoering, het beheer en onderhoud van voorzieningen voor het algemeen nut (infra- en civiele techniek).

Inkoop

De activiteiten die de gemeente verricht om alle leveringen, diensten of werken die noodzakelijk zijn voor de taken en verantwoordelijkheden die Brummen heeft, buiten de gemeente te betrekken met de meeste maatschappelijke toegevoegde waarde tegen de meest aantrekkelijke voorwaarden.

Inschrijver

Een ondernemer die een inschrijving heeft ingediend.

Leveringen

Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Ondernemer

Een ‘aannemer’, een ‘marktpartij’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

Offerte

Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag

Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding volgens de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU.

Werken

Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.