Aanhef
Kenmerk Z080738/D405808
HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE BRUMMEN;
HEEFT BESLOTEN:
1Het Fraudebeleid en frauderisico analyse (D403615) met terugwerkende kracht per 1 januari 2023 vast te stellen.
2. Definities & afbakening
2.1 Definitie misbruik
Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.
Misbruik betreft een bewuste misleiding om onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen en kan gelijk worden gesteld aan het plegen van fraude om zich onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen.
Let op: Misbruik is onrechtmatig
2.2 Definitie fraude
In de Wet is geen definitie van fraude gedefinieerd. In dit stuk wordt de definitie van de COS 240 (Controle en Overige Standaarden) gehanteerd, te weten:
Fraude is een opzettelijke handeling door één of meer leden van het management, met governance belaste personen, werknemers of derden, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen.
2.3 Waarom een apart beleid voor misbruik en fraude?
Als beide begrippen zo dicht bij elkaar liggen, waarom dan toch een aparte benadering en apart beleid?
De reden hiervoor ligt besloten in de ‘wie’ vraag:
Misbruik: Extern gericht op gegevensverstrekking van derden (inwoner en/of onderneming).
Fraude: Intern gericht op handelen van gemeenteraadsleden, collegeleden en ambtenaren.
Uit bovenstaande valt af te leiden dat fraude enkel kan bestaan van binnenuit, of met hulp van binnenuit, de organisatie. Wat ook betekent dat elke organisatie gevoelig is voor fraude. Hoe gevoleig kan worden bepaald met behulp van de fraudedriehoek.
Gelegenheid:
De mogelijkheid die de organisatie openlaat om te frauderen. (Bijv. daar waar niet afdoende beheersmaatregelen zijn getroffen).
Druk:
Wanneer belangen en normen strijdig zijn, kunnen ‘prikkels’ ontstaan die tot fraude leiden. (Bijv. geldgebrek).
Rationalisatie:
Rationalisatie / rechtvaardiging van goed en fout gedrag. (Bijv. Slecht voorbeeldgedrag vanuit de leiding).
De mate van fraudegevoeligheid wordt dus bepaald door: Gelegenheid x Druk x Rationalisatie. En hoe minder goed de organisatie deze aspecten afdekt met beheersmaatregelen, hoe hoger de fraudegevoeligheid.
De frauderisico-inventarisatie valt uiteen in twee onderdelen:
3. Frauderisico-inventarisatie
3.1 Frauderisico-gevoeligheid
De inventarisatie voor de risicogevoeligheid betreft een inventarisatie van de activiteiten / processen waar de organisatie een risico loopt op fraude op basis van de fraudedriehoek. De belangrijkste activiteiten / processen van deze inventarisatie zijn opgenomen in Tabel 1 en deze inventarisatie wordt periodiek geactualiseerd.
Frauderisico-analyse
Voor de frauderisico-analyse (en impactbepaling) wordt een verdere specificatie gemaakt van de inventarisatie van de risicogevoelige activiteiten / processen. Deze specificatie betreft een inschatting van de kans op fraude en de bijbehorende financiële en / of niet-financiële impact.
Op basis van de kans x impact methode wordt bepaald welke activiteiten / processen bijzondere aandacht krijgen binnen de frauderisico-analyse. De frauderisico-analyse wordt jaarlijks geactualiseerd en opgenomen in het verbijzonderde interne controle plan.
Deze werkwijze zorgt ervoor dat fraudebeleid periodiek onder de aandacht blijft van zowel het bestuur als de organisatie én op de wijze aan het M&O-beleid is gekoppeld. De detailuitvoering wordt jaarlijks opgenomen in het verbijzonderde interne controleplan. Dit laatste zorgt ervoor dat er geen dubbele controles plaatsvinden omdat veel beheersmaatregelen binnen de reguliere procesgang ook toezien op het bestrijden en voorkomen van fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik.
BESTUUR
TREASURY
Besluitvorming
Bezwaar en beroep
Treasurybeleid
Beleggingen
Verkiezingen
Fractievergoedingen
Aantrekken geldleningen
Uitzetten geldleningen
Vergoedingen raadsleden
Rentebaten
Dividendopbrengsten
Tegemoetkoming raadsleden
Garantiestellingen
Cashmanagement
Betalingsverkeer
Kasgeld
ADMINISTRATIE
VERSLAGLEGGING
Budgetbeheer
Inkomende facturen
Rapportages
Crediteurenbeheer
Memoriaalboekingen
Reserves
Tussenrekeningen
BTW-Compensatiefonds
Voorzieningen
Omzetbelasting
Overdrachtsbelasting
Verbonden partijen
Overige heffingen
Betalingsregelingen
Contacten deurwaarders
Afboekingen
BELASTINGEN
OPBRENGSTEN
Algemeen
Afvalstoffenheffing
Algemene uitkering
Huuropbrengsten
OZB
Rioolheffing
Doeluitkeringen / subsidies
Toeristenbelasting
PERSONEEL & ORGANISATIE
WELZIJN
Personeels- en salarisadministratie
Uitkeringen
Verstrekkingen
Loonheffing en sociale lasten
Schuldsanering
Subsidieverlening
Onkostenvergoedingen
Leerlingenvervoer
Leerplicht
Tijdverantwoording
Nevenwerkzaamheden
INKOOP EN AANBESTEDING
GRONDBEDRIJF & BEHEER
Aannemersselectie
Planontwikkeling
Leveranciersselectie
Grondaankopen
Bestelling
Grondverkopen
Gunning
Onderhandenwerk
Wet Ketenaansprakelijkheid
Beheer gebouwen
Projectbewaking
Bezittingen
Inkopen/aanbestedingen
Verzekeringen
Ontvangst en controle
Archivering
Meer- en minderwerk
Automatisering
Nacalculatie
Netwerkbeheer
BURGERZAKEN
VROM/OPENBARE WERKEN
Leges burgerzaken:
Vergunningverlening:
Afschrift persoonslijst
Eigen verklaring
Aanlegvergunning APV
Bouwvergunning
Huwelijk
Identiteitskaart
Collectevergunning
Evenementenvergunning
Inlichtingen GBA
Kortingspas
Gebruiksvergunning
Horecavergunning
Naturalisatie Paspoort
Rijbewijs
Inritvergunning
Kansspelvergunning
Uittreksel GBA
Etc.
Kapvergunning
Milieuvergunning
Parkeervergunning
Reclamevergunning
Waardedocumenten:
Etc.
Identiteitskaart
Kortingspas
Paspoort
Rijbewijs
Verhaal advies- en publicatiekosten
Trouwboekje
Uittreksel GBA
Bouw- en woningtoezicht
VOG
Etc.
Concessievergoedingen
Verhaal schade gemeentelijke eigendommen
Aankoop eigen graf
Verkoop bestekken
Begraafrechten
Afkoop onderhoud gedenktekens
Tabel 1 Activiteiten & processen frauderisicogevoeligheidsinventarisatie