Nota Voorkomen en bestrijden van Misbruik en oneigenlijk gebruik

3.1.1 Regelgeving

Heldere en eenduidige regelgeving beperkt de ruimte voor misbruik en oneigenlijk gebruik. Onder regelgeving wordt verstaan: verordeningen, beleidsregels, nadere regels en richtlijnen van de gemeente zoals vastgelegd in processen en interne afspraken. Adequate en handhaafbare regelgeving is een belangrijke beheersmaatregel in het kader van M&O beleid en voldoet in dat verband aan de volgende eisen:

•eenvoud, inzichtelijkheid en begrijpelijkheid;

•er gelden eenduidige definities;

•het doel en de doelgroep van de regeling is nauwkeurig bepaald, alsmede de ((categorieën van) persoons)gegevens die noodzakelijk zijn om het doel te bereiken;

•rechten, plichten en voorwaarden zijn opgenomen;

•er zijn geen overbodige en/of met elkaar strijdige bepalingen;

•de afhankelijkheid van gegevens afkomstig van derden is zoveel mogelijk beperkt;

•mogelijke maatregelen of mogelijke sancties bij geconstateerd misbruik en oneigenlijk gebruik zijn in de regeling opgenomen;

•ingangsdata en overgangsregels zijn in de regeling opgenomen.

3.1.2 Voorlichting

Wet- en regelgeving brengen we door voorlichting onder de aandacht van belanghebbenden (inwoners, bedrijven en instellingen). We dienen informatie te verstrekken over het bestaan van een regeling, aard en doel van de regeling, de specifieke doelgroep, geldende voorwaarden en controle- en sanctiebeleid. Voorlichting draagt in preventieve zin bij aan het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van een regeling, zeker als we ook duidelijk communiceren over mogelijke sancties. Daarnaast werkt actieve voorlichting over het M&O beleid via de website van de gemeente stimulerend op de naleving van regelgeving.

3.1.3 Controle in het proces

Controle in de uitvoering is een middel om (de kans op) misbruik of oneigenlijk gebruik te signaleren. Mogelijke M&O gevallen nemen we al in een vroegtijdig stadium waar. Controle van gegevens voeren we uit tot aan het moment van betaling of beschikkingsverlening en geldt daarmee als preventieve maatregel.

Controle in het proces richt zich op de toetsing van de juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt. Wij gaan na of door de inwoners, bedrijven of instellingen aan de voorwaarden van bijvoorbeeld een subsidie of vergunning wordt voldaan. Door betrokkene(n) aangeleverde gegevens verifiëren we indien mogelijk. Uitgangspunt is dat voordat we uitbetalen, een andere medewerker controleert of deze werkzaamheden zichtbaar, volledig en juist zijn uitgevoerd (vier-ogen principe).

Controles kunnen variëren van integraal (totale controle), steekproefsgewijs tot incidenteel. Hierbij is van belang de aard en omvang van de doelgroep en hoe misbruikgevoelig een regeling is. Processen waarbij gevoeligheden spelen moeten voldoende maatregelen bevatten om de tijdigheid, juistheid, volledigheid en prestatielevering te toetsen van door belanghebbende(n) verstrekte gegevens.

3.2.1 Controle achteraf

Controle van gegevens achteraf voeren we uit na het uitkeren/innen van bedragen, dan wel nadat we de beschikking verlenen. Daarmee is het een repressieve maatregel. Controles achteraf kunnen we (evenals bij controles vooraf) integraal, steekproefsgewijs of incidenteel uitvoeren. Manieren om te controleren zijn: verzoeken om inlichtingen, inspecties, waarneming, bevestigingen, herberekeningen, cijferanalyses en het opnieuw uitvoeren van controles.

Lijncontrole en Verbijzonderde interne controles voeren we uit om te beoordelen of conform de interne procedures is gewerkt en of transacties getrouw en rechtmatig tot stand zijn gekomen. In de uitvoering van de Verbijzonderde Interne Controles (VIC) is expliciet aandacht voor M&O. De resultaten van de controle kunnen leiden tot aanpassing van het controlebeleid, de regelgeving of bijsturing in het proces.

3.2.2 Maatregelen (sanctie)

Maatregelen als sanctie leggen we op als reactie op een vaststelling van misbruik. Alleen misbruik is onrechtmatig en moet worden hersteld en/of beboet.

Maatregelen moeten voldoen aan de beginselen van behoorlijk bestuur. Dit houdt onder andere in dat maatregelen en sancties proportioneel zijn in relatie tot het vergrijp. Uitgangspunt is dat we het behaalde voordeel terugvorderen en we indien nodig een sanctie opleggen. Concreet leidt het tot terugvordering van te veel betaalde bedragen, naheffing van ten onrechte gederfde ontvangsten en intrekking van een ten onrechte verstrekte vergunning. In bepaalde gevallen ontbinden we een overeenkomst of trekken we een toekenning in als niet-financiële sancties. In geval van een fraude of diefstal wegen we af of we (eventueel) aangifte doen bij de politie.

4.1.1 M&O-beleid gericht op hoog risico

M&O-beleid gericht op hoog risico omvat beheersmaatregelen die verder gaan dan de reguliere maatregelen op het gebied van de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC). Specifieke en aanvullende (controle)maatregelen zijn noodzakelijk, zowel in voorwaardenscheppende sfeer als voor wat betreft het houden van een actief toezicht daarop.

4.1.2 M&O-beleid gericht op gemiddeld risico

M&O-beleid gericht op gemiddeld risico houdt in dat waakzaamheid is geboden. Enkele aanvullende maatregelen worden getroffen, zoals een actieve voorlichting en een kritische beoordeling van de onderbouwing en herkomst van door derden aangeleverde gegevens.

4.1.3 M&O-beleid met beperkt of geen risico

Als de regulier AO/IC toereikend is, zijn geen aanvullende maatregelen noodzakelijk en kan incidentele controle op misbruik en oneigenlijk gebruik plaatsvinden.

4.2.1 Verstrekken uitkeringen (hoog risico)

Inkomensoverdrachten vinden plaats in het kader van Participatie (Participatiewet, bijzondere bijstand, minima-regelingen en schulddienstverlening). Het betreft openeinderegelingen waarbij een cliënt die aan de voorwaarden voldoet de gevraagde uitkering of dienstverlening verkrijgt. Het risico van een onbetrouwbare gegevensverstrekking is groot vanwege de sterke persoonlijke belangen van iemand bij de uitkering of de dienstverlening. Dit, terwijl de gegevensverstrekking bepalend is voor het vaststellen van het recht op en de hoogte en duur van de inkomenscompensatie.

4.2.2 Verstrekken voorzieningen Wmo en Jeugdwet (hoog risico)

Individuele voorzieningen worden verstrekt in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning en de Jeugdwet. Ook hier geldt dat sprake is van openeinderegelingen, het risico van onbetrouwbare gegevensverstrekking en het feit dat de gegevens bepalend zijn voor het toekennen van de gevraagde voorziening. Vanuit M&O gezien is er sprake van een hoog risico. Dit laat onverlet dat we werken vanuit de gedachte dat de cliënt centraal staat en we in dat verband ook steeds het gesprek en het overleg met mensen voeren. Dit overleg komt een adequate dienstverlening ten goede en is een aanvullende waarborg dat de juiste gegevens op tafel komen.

4.2.3 Vergunningverlening (hoog risico)

Vergunningverlening heeft betrekking op wezenlijke overheidstaken en er spelen vaak grote publieke belangen met mogelijke (financiële en politiek-bestuurlijke) gevolgen. De aanvrager van een vergunning kan gelet op de grote afhankelijkheid van de gemeente bij het al dan niet verkrijgen van een vergunning baat hebben bij het verstrekken van onjuiste informatie. In de praktijk vindt (ambtelijk) overleg met aanvragers en overtreders plaats. Dat is niet alleen een waardevol communicatiemoment met inwoners en bedrijven/instellingen, maar ook een belangrijk middel om te waarborgen dat de juiste informatie op tafel komt en onnodige controles en mogelijke sancties worden voorkomen. Niettemin zijn vergunningverlening - op grond van ervaring - M&O gevoelig.

4.2.4 Identiteitsbewijzen, reisdocumenten en rijbewijzen (hoog risico)

Bij de verstrekking van identiteitsbewijzen, reisdocumenten en rijbewijzen maakt de gemeente gebruik van de gegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP). Deze gegevens in het BRP moeten juist zijn, mede om misbruik en oneigenlijk gebruik van genoemde documenten te voorkomen.

4.2.5 Verstrekken van subsidies (hoog/midden risico)

Met subsidieverstrekking is een aanmerkelijk financieel belang gemoeid. Ook hier is de gemeente afhankelijk van de betrouwbaarheid van gegevens die door aanvragers worden verstrekt. Met de grote(re) instellingen overleggen we regelmatig (ambtelijk en bestuurlijk) waarin belangrijke onderwerpen ter sprake komen. In de subsidieverordening geven we aan welke waarborgen we vragen.

4.2.6 Inkopen en aanbestedingen (midden risico)

Met inkoop en aanbesteding kan een aanmerkelijk financieel belang gemoeid zijn. Wet- en regelgeving, alsmede gemeentelijke inkoopbeleid bevatten al de nodige waarborgen op het gebied van M&O. Reeds van toepassing zijnde interne controles op transacties zijn eveneens een waarborg dat deze juist en volledig zijn. Ook interne budget- en functiescheidingen zijn van toepassing.

4.2.7 Integriteit van relaties (midden risico)

Integriteit van medewerkers en bestuurders in de omgang met externe relaties vormt een risico. Preventieve maatregelen in de zin van integriteitsdocumenten en gedragscodes, zoals gepubliceerd op het intranet zijn reeds van kracht. De integriteit van onze relaties toetsen wij naar ons beste kunnen, maar een relatie met verkeerde intenties is niet volledig uit te sluiten.

4.3.1 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Om persoonsgegevens van de inwoners binnen Europa beter te beschermen, is vanaf 25 mei 2018 een nieuwe Europese privacywet van kracht, namelijk de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voorbeelden van persoonsgegevens zijn: naam, adres, geboortedatum, BSN, medische informatie en geloofsovertuiging. De AVG legt vast dat persoonsgegevens alleen verzameld en bewaard mogen worden als daar een wettelijke grondslag voor is en zo lang dat strikt noodzakelijk is. De gemeente houdt een register bij met een beschrijving van alle processen en de persoonsgegevens die daarin verwerkt worden. Als andere organisaties persoonsgegevens verwerken in opdracht van de gemeente worden hierover afspraken gemaakt en vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. De functionaris gegevensbescherming, de privacy officer en de CISO werken samen.

4.3.2 Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)

Informatiebeveiliging is de verzamelnaam voor de processen die ingericht worden om de betrouwbaarheid van gemeentelijke processen, de gebruikte informatiesystemen en de daarin opgeslagen gegevens te beschermen tegen misbruik en oneigenlijk gebruik. Hierbij is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) het belangrijkste kader. De uitwerking van dit kader is vastgelegd in het gemeentelijk Informatiebeveiligingsbeleid.