Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Breda houdende regels omtrent de…

Artikel 1: Instelling en begripsbepalingen.

1Ingesteld wordt een commissie van advies aan de raad genaamd de auditcommissie

2In deze verordening wordt verstaan onder:

a.de commissie: de auditcommissie;

b.de raad: de gemeenteraad;

c.burgerraadsleden: de personen, niet zijnde raadsleden, die namens de fractie kunnen deelnemen aan beeld- en oordeelsvormende sessies en die tevens kunnen worden benoemd tot lid van de auditcommissie;

d.het college: het college van burgemeester en wethouders

e.de accountant: de in de Verordening op de accountantscontrole gemeente Breda bedoelde accountant die belast is met de controle van de in artikel 197 van de gemeentewet bedoelde jaarrekening;

f.de voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie;

g.de secretaris: de secretaris van de commissie.

Artikel 2: Doel

1De commissie heeft als doel: “een positieve bijdrage te leveren aan het functioneren van de raad door haar politiek neutraal te adviseren over de in artikel 3 van deze verordening genoemde taken”;

2De commissie treedt daarbij niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college;

Artikel 3: Taken

De commissie is belast met de volgende taken:

1Relatie met de accountant.

a.Selectie en voordracht voor benoeming van de externe accountant;

b.Tussentijdse bespreking van het functioneren van de externe accountant;

c.Coördineren en doorgeleiden van aangedragen onderzoeksonderwerpen ten behoeve van de interim controle door de externe accountant;

d.Bespreken controleplanning en bespreken voortgang controleplanning;

e.Zich laten informeren over controlebevindingen, managementletters en controleverklaringen van de externe Accountant;

f.In overleg met delegatie (namens) college bespreking meerwerk externe accountant.

2Relatie met de rekenkamer

a.Voordracht potentiële kandidaten rekenkamer;

b.Coördineren en doorgeleiden van aangedragen suggesties voor onderzoeksonderwerpen

c.Rekenkamer;

d.Bespreking planning en voortgang (voorgenomen) onderzoeken;

e.Zich laten informeren over de inhoud van de onderzoeksrapporten.

3Cyclische producten (voorjaarsnota, begroting, bestuursrapportage, jaarrekening)

a.Continu verbeteren inhoud en werkwijze cyclische producten;

b.Doen van voorstellen voor planning en behandelwijze van de cyclische producten;

c.Opstellen pré-advies bij jaarrekening;

d.Op verzoek (van één of meerdere leden van de commissie) het uitnodigen van (een vertegenwoordiging van) het college voor inhoudelijke nadere toelichting over specifieke onderwerpen op het gebied van de cyclische producten.

4(Financiële) bedrijfsvoering gemeentelijk apparaat.

a.Zich laten informeren over het beleid aangaande reserves en voorzieningen;

b.Zich laten informeren over de stand van zaken en ontwikkelingen en risicomanagement;

c.Zich laten informeren over de resultaten van uitgevoerde interne controles;

d.Bespreken kwaliteit van bestuurlijke voorstellen;

e.Zich laten informeren over de kwaliteit van informatiebeveiliging en IT-beleid:

f.Bespreken geplande en/of uitgevoerde 213a onderzoeken.

5Monitoring.

a.Zich laten informeren over verbeteracties die voortkomen uit accountantscontrole

b.en managementletter;

c.Zich laten informeren over verbeteracties die voortkomen uit rekenkamerrapporten;

d.Zich laten informeren over de rapportage ombudsman;

e.Zich laten informeren over ontvangen en afgehandelde klachten.

Artikel 4. Bevoegdheden

1De commissie is bevoegd gevraagd of (indien nodig geacht) ongevraagd over de in artikel 3 genoemde taken voorstellen en/of adviezen voor te bereiden ten behoeve van politieke oordeelsvorming en besluitvorming door de raad.

2In het kader van de uitoefening van haar in artikel 3 bedoelde taken is de commissie bevoegd nadere informatie in te winnen bij en te overleggen met

a.het college;

b.de rekenkamer;

c.de accountant.

3De commissie kan advies inwinnen bij een extern deskundige.

Artikel 5: Samenstelling.

1De minimale bezetting van de auditcommissie is 5 en de maximale bezetting is gelijk aan het aantal raadsfracties. (exclusief de voorzitter)

2De commissie bepaalt eenzelfde aantal plaatsvervangend leden als dat er leden zijn.

3De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter;

4De leden mogen raadslid dan wel burgerraadslid zijn. De voorzitter dient raadslid te zijn;

5Voor alle vergaderingen worden de in artikel 5 lid 6 genoemde interne en externe adviseurs uitgenodigd alsmede de wethouder middelen. (artikel 5 lid 8) De adviseurs worden geacht om gevraagd en ongevraagd hun adviezen in te brengen:

6Als interne en externe adviseurs worden in ieder geval aangemerkt de concerncontroller, de directeur Bedrijfsvoering, het hoofd Financiën de accountant, de voorzitter van de rekenkamer en een raadsadviseur

7Het secretariaat van de commissie wordt verzorgd door de raadsadviseur.

8De wethouder middelen wordt standaard uitgenodigd voor de vergadering van de commissie.

Artikel 6: Voorzitter.

1De auditcommissie wijst uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan.

2De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen en het bewaken van het doel van de commissie. De voorzitter word daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.

Artikel 7: Vergadering en verslaglegging.

1De commissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

2De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie/raad anders bepaalt.

3De verslagen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie/raad anders bepaalt.

4Van iedere vergadering wordt een samenvattend verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt ter bespreking voorgelegd aan de commissie en ter vaststelling voorgelegd aan de raad.

5Niet openbare verslagen worden vertrouwelijk ter kennis gebracht aan de raad.

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Breda houdende regels omtrent de auditcommissie (Verordening op de auditcommissie gemeente Breda 2020)