Reglement van orde Commissie ruimtelijke kwaliteit Boxtel

Artikel 1.1. Begrippen

•Advies: het advies dat betrekking heeft op de aspecten met betrekking tot een goede omgevingskwaliteit van een initiatief of een aanvraag in het kader van een omgevingsvergunning en/of anders binnen de Omgevingswet;

•Casemanager: De vergunningverlener, toezichthouder of behandelaar van subsidieaanvraag, die het plan behandelt;

•Ambtelijk adviseur: Medewerker van de gemeente die kan worden geraadpleegd voor specifiek advies, denk aan erfgoedadviseur, stedenbouwkundige, natuur- en landschapsadviseur

•Ambtelijk ondersteuner: Verzorgt de voorbereiding van de vergaderingen en ondersteunt de vergadering met de juiste stukken.

•College: Het college van burgemeester en wethouder van de gemeente Boxtel

•Commissie: gemeentelijke adviescommissie als bedoeld in artikel 17.9 van de wet, genaamd ‘Commissie ruimtelijke kwaliteit Boxtel’;

•CRK: Commissie ruimtelijke Kwaliteit;

•Subcommissie monumenten: dat deel van de commissie dat zich specifiek richt op monumentenzorg

•Subcommissie beeldkwaliteit: dat deel van de commissie dat zich specifiek richt op de beeldkwaliteit van bouwwerken, stedenbouw en landschapsinrichting.

•Cultureel erfgoed: hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 1.1 van de Omgevingswet;

•Goede omgevingskwaliteit: hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 1.3 van de Omgevingswet;

•Raad: de gemeenteraad van de gemeente Boxtel;

•Reglement: Dit reglement van orde van de ‘Commissie ruimtelijke kwaliteit Boxtel’;

•Secretaris: secretaris van de commissie;

•Verordening: ‘Verordening op de gemeentelijke adviescommissie Commissie ruimtelijke kwaliteit Boxtel’;

•Voorzitter: voorzitter van de commissie;

•Wet: de Omgevingswet.

Artikel 1.2. Onafhankelijkheid

1De commissie is een door de gemeenteraad ingestelde onafhankelijke adviescommissie die aan burgemeester en wethouders advies uitbrengt met het oog op het bereiken van en in stand houden van een goede omgevingskwaliteit en al hetgeen daarmee verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, zoals vastgelegd in de verordening. De verantwoordelijkheid voor de organisatie en het functioneren van de commissie ligt bij de gemeente.

2De leden zijn onafhankelijk ten opzichte van het gemeentebestuur en de gemeentelijke organisatie. Er bestaan geen bindingen of relaties op basis waarvan de adviezen (over ruimtelijke kwaliteit) worden beïnvloed.

3Indien een commissielid in enige vorm betrokken is bij een te beoordelen plan maakt het lid deze betrokkenheid tijdig kenbaar en wordt het plan behandeld zonder inbreng van het betreffende lid. Van deze formele stap wordt in het advies melding gemaakt.

Artikel 1.3. Taakomschrijving

1De commissie is belast met zowel taken op het gebied van omgevingskwaliteit, zoals vastgesteld in de verordening.

2De commissie baseert haar advies, voor zover van toepassing, op de omgevingsvisie, het omgevingsplan en de beleidsregels, bedoeld in artikel 4.19 van de wet.

3Bij een advies over een rijksmonumentenactiviteit neemt de commissie de uitgangspunten, bedoeld in artikel 5.22 van de wet, in acht.

4De commissie brengt jaarlijks vóór 1 mei een integraal verslag uit van haar werkzaamheden in het voorafgaande kalenderjaar overeenkomstig artikel 15 van de verordening en artikel 17.9 van de Omgevingswet.

Artikel 2.1.

1De casemanager zorgt ervoor dat binnengekomen conceptverzoeken (vooroverleggen) of aanvragen om omgevingsvergunning, monumentensubsidie of monument aanwijzing voldoende gegevens bevatten voor een beoordeling.

2De casemanager maakt voor het adviesverzoek gebruik van een standaard mailbericht.

3De ambtelijk ondersteuner controleert of alle vereiste gegevens ook daadwerkelijk bij de te beoordelen adviesaanvraag zijn gevoegd. De ambtelijk ondersteuner draagt zorg voor het toesturen van alle benodigde gegevens aan de commissieleden.

4De casemanagers zijn aangewezen als inhoudelijk expert om de commissie van informatie te voorzien die relevant is voor de onderwerpen waarover een advies moet worden geformuleerd.

Artikel 2.2. Werkwijze advisering over (aanwijzen) rijks- of gemeentelijk monument

Voor de voorbereiding op (een voornemen tot) de aanwijzing van een monument wordt verwezen naar de ‘Erfgoedverordening Boxtel 2017 en artikel 2.1 van dit reglement.

Artikel 2.3. Wijze waarop agenda openbaar wordt gemaakt en belanghebbenden worden uitgenodigd

1De vergaderdata worden gepubliceerd op de website van de gemeente.

2De ambtelijke ondersteuner stemt de agenda af met de voorzitter en stuurt de agenda met de bijbehorende gegevens uiterlijk vijf werkdagen voor de vergadering naar de commissie.

3De ambtelijk ondersteuner publiceert minimaal vijf werkdagen voor de vergadering de agenda op de gemeentelijke website.

4De vergaderingen van de commissie vinden in beginsel plaats in het gemeentehuis van de gemeente Boxtel of digitaal (teams) eens in de twee weken voor de subcommissie beeldkwaliteit en eens per vier weken voor de integrale Commissie ruimtelijke kwaliteit en de subcommissie monumenten.

5In overleg tussen de ambtelijk ondersteuner, casemanager en de commissieleden kunnen tussentijdse afspraken worden gemaakt om een plan te bespreken.

6Op verzoek van de casemanager, commissieleden, aanvrager en/of gemachtigden kan de vergadering ook op een planlocatie worden georganiseerd.

7De aanvrager of zijn gemachtigde heeft de mogelijkheid tot toelichting van de aanvraag omgevingsvergunning ten overstaan van de commissie. Het maken van deze afspraak (datum en tijdstip) zijn op uitnodiging van de ambtelijk ondersteuner.

8De vergaderingen waarin de aanvragen omgevingsvergunning worden behandeld zijn openbaar, tenzij de gemeente of de aanvrager van oordeel is/zijn dat er op grond van artikel 5.1 van de Wet open overheid klemmende redenen aanwezig zijn voor geheimhouding.

9De behandeling van een informeel conceptverzoek, of bij beleidsgerichte, opgavegerichte of ontwerpgerichte advisering, is niet openbaar, tenzij zowel initiatienemer, ambtelijke casemanager (namens het college) en commissie hiermee instemmen.

10Eenieder die de commissievergadering wil bijwonen kan contact opnemen met de ambtelijk ondersteuner en vragen naar de geagendeerde plannen.

Artikel 2.4. Vereisten besluitvormende vergadering, de vergaderorde en orde van de beraadslaging

(Waarbij er een onderscheid wordt aangebracht tussen de toelichtende fase waarin het spreekrecht wordt uitgeoefend en de beraadslagingen)

1De voorzitter of zijn/haar plaatsvervanger opent de vergadering op het vastgestelde tijdstip als het voor het quorum vereiste aantal leden aanwezig is.

2Tijdens de beraadslagingen is er geen spreekrecht.

3Alleen indien de voorzitter dit nodig acht op basis van inbreng van de afzonderlijke leden kan hij/zij besluiten over te gaan tot een hoofdelijke stemming. Bij gelijke stemmen geeft de voorzitter de doorslag.

4Toehoorders van de vergadering van de commissie hebben geen spreekrecht, behalve wanneer de voorzitter daarom vraagt.

5Het maken van een opname in beeld of geluid is alleen toegestaan na uitdrukkelijke toestemming van de voorzitter van de vergadering.

Artikel 2.5. Notulering en dossiervorming

1De formulering van de adviezen van de commissie berust bij de secretaris.

2De secretaris wordt bij de uitoefening van zijn taak rechtstreeks aangestuurd door de voorzitter.

3Wanneer de commissie een advies uitbrengt is dat helder en beargumenteerd. Het gebruik van abstracte taal en vakjargon wordt zoveel mogelijk vermeden. Eventuele aanbevelingen en eventueel gemaakte afspraken moeten duidelijk zijn.

4Wanneer de commissie een advies uitbrengt is duidelijk aangegeven of het een gevraagd of een ongevraagd advies betreft.

5Negatieve adviezen worden altijd gemotiveerd inclusief verwijzing naar het gemeentelijk beleid.

6Positieve adviezen worden gemotiveerd als wordt afgeweken van het gemeentelijk beleid of als er specifieke overwegingen er rol spelen of als daar specifiek om wordt verzocht.

7De commissie ondertekent het advies(digitaal) en waarmerkt de bijbehorende stukken voor de dossiervorming.

8In beginsel wordt uiterlijk binnen één week na de openbare vergadering schriftelijk advies uitgebracht door de commissie. In uitzonderlijke gevallen kan de termijn van advisering met twee weken worden verdaagd.

Artikel 2.6. Wijze waarop de adviezen openbaar worden gemaakt

1Een overzicht per twee weken van uitgebrachte openbare adviezen is door eenieder in te zien via Commissie ruimtelijke Kwaliteit | Boxtel.

2De adviezen van de commissie op aanvragen om omgevingsvergunning zijn openbaar en worden op de website gepubliceerd door de ambtelijk ondersteuner.

3Behandeling van aanvragen om omgevingsvergunning en adviezen zijn openbaar, tenzij de gemeente of de aanvrager van oordeel is/zijn dat er op grond van artikel 5.1 van de Wet open overheid klemmende redenen aanwezig zijn voor geheimhouding. Een reden voor beperking van de openbaarheid kan zijn gelegen in het schaden van de belangen van initiatiefnemer of gemeente in een verkennende fase van de planvorming.

4De (digitale) documenten zijn eigendom van het bevoegd gezag c.q. van initiatiefnemer en worden door de commissie niet aan derden ter beschikking gesteld.

5Openbaarheid geldt niet voor een informeel conceptverzoek, of bij beleidsgerichte, opgavegerichte of ontwerpgerichte advisering, tenzij zowel initiatienemer, ambtelijke casemanager (namens het college) en commissie hiermee instemmen.

6De inhoud van niet-openbare behandelingen valt onder de geheimhoudingsplicht van de commissie.

7Een initiatiefnemer kan een mondelinge toelichting vragen op een uitgebracht advies. Deze toelichting wordt in eerste instantie gegeven door de ambtelijk ondersteuner.

Artikel 2.7 Instelling en werkwijze van adviseurs en subcommissies

1De commissie kan uit haar midden een lid, enkele leden of een subcommissie aanwijzen om namens haar te adviseren of overleg te voeren.

2De commissie kan een (ambtelijk) adviseur raadplegen of uitnodigen wanneer een initiatief of aanvraag daarom vraagt of wanneer bepaalde deskundigheid gewenst is.

3Het verantwoordelijke lid of leden, of de subcommissie regelen zelf hun wijze van werken, met inachtneming van de bepalingen genoemd in de verordening en in dit reglement.

4De commissie blijft eindverantwoordelijk voor haar advies.

Artikel 2.8. Selectie en voordracht van leden

1De leden van de commissie worden door het college benoemd. Het college informeert de raad over deze benoeming.

2De leden en de plaatsvervangers worden benoemd op persoonlijke titel op grond van de professionele deskundigheid die nodig is voor de advisering, alsmede op grond van maatschappelijke kennis en ervaring.

Artikel 2.9. Klachten

Klachten over gedragingen van de commissieleden worden schriftelijk ingediend bij de voorzitter van de commissie. Als klager en commissie niet tot een oplossing komen, kan de klager zijn klacht indienen bij het college en wordt de klacht afgehandeld volgens de gemeentelijke klachtenprocedure.