de Beheersregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens voor de gemeente Borsele 2009

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze regeling verstaat onder (in alfabetische volgorde):

a.aangehaakte gegevens: de in de GBA opgenomen gegevens die niet behoren tot de persoonslijst of de verwijsgegevens, over één persoon in de GBA;

b.afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht;

c.applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden en ondersteunen van het GBA-toepassingssysteem en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;

d.autorisatie: het verlenen van rechtstreekse toegang tot de GBA.

e.beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de GBA;

f.berichtenverkeer: het verzenden en ontvangen van berichten via het netwerk;

g.beveiligingsbeheer: het geheel van activiteiten gericht op geautoriseerde toegang tot gebouwen, ruimtes, toepassingssystemen en informatie;

h.bevroren bevolkingsregisters: de registers die zijn ingericht op basis van de Wet op de bevolkings- en verblijfsregisters en het besluit bevolkingsboekhouding en die ingevolge de intrekking van die wet en dat besluit per 1 oktober 1994 niet meer worden bijgehouden;

i.binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente. Hieronder valt tevens te verstaan door de verantwoordelijke aangewezen instanties die taken uitoefenen die door het gemeentebestuur zijn opgelegd en/of belast zijn met de uitvoering van publiekrechtelijke taken;

j.derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene;

k.GBA: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

l.gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;

m.gegevensverwerker: degene die de gegevensverwerking uitvoert;

n.gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand;

o.informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de gemeentelijke basisadministratie, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekkings-procedures en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures.

p.ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA in de GBA van de gemeente is opgenomen;

q.netwerk: het netwerk als bedoeld in artikel 4 van de Wet GBA;

r.persoonslijst: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 34, eerste lid, van de wet, over één persoon in de GBA;

s.privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevenen bij het gegevens verzamelen, gegevens verwerken en de informatievoorziening;

t.systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het goed functioneren van de apparatuur en systeemprogrammatuur ten behoeve van de informatievoorziening;

u.verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;

v.verordening GBA: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

w.verwijsgegevens: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 35, eerste lid van de wet GBA, over één uitgeschreven persoon uit de GBA;

x.Wet GBA: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

Artikel 2 Beheer van de GBA

Het hoofd van de afdeling Burgerzaken is beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en in die hoedanigheid informatiebeheerder. Deze beheerstaken kunnen geheel of gedeeltelijk gemandateerd worden aan een of meer medewerkers van de afdeling Burgerzaken. De plaatsvervangend informatiebeheerder is de beleidsmedewerker van de afdeling Burgerzaken .

Artikel 3 Overige beheerstaken

1Burgemeester en wethouders wijzen functionarissen aan die worden belast met:- het systeembeheer;- het beveiligingsbeheer;en voorziet daarbij tevens in diens vervanging.

2De beheerder wijst functionarissen aan die worden belast met:- het gegevensbeheer;- het applicatiebeheer; - het privacybeheer; en voorziet daarbij tevens in diens vervanging.

3De beheerder wijst medewerkers aan die belast worden met de gegevensverwerking.

Artikel 4 Reikwijdte van de Beheersregeling

De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden naast de GBA tevens voor het bevroren bevolkingsregister en de in de GBA aangehaakte gegevens die onder de werkingssfeer van de Wet bescherming persoonsgegevens vallen.

Artikel 5 Verantwoordelijkheden

De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

1de naleving bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding van de GBA;

2de naleving van de in deze regeling opgenomen bepalingen;

3het op de hoogte stellen van alle in artikel 3 genoemde functionarissen van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA toepassingsysteem en van de gevolgen van deze installatie;

4de uitvoering van de ‘periodieke GBA-audit’;

5de communicatie van wijzigingen in het (Informatie)Beveiligingsbeleid en het Beveiligings- en Privacyhandboek GBA , Reisdocumenten en Rijbewijzen naar de medewerkers;

6een juiste en adequate toekenning van autorisaties voor:a. de in deze regeling genoemde beheerders;b. de binnengemeentelijke afnemers, vallend binnen de grenzen van de verordening en regeling GBA,en legt ten minste eenmaal per jaar hierover verantwoording af;

7het beheer van het Beveiligings- en Privacyhandboek GBA , Reisdocumenten en Rijbewijzen.

Artikel 6 Bevoegdheden

De informatiebeheerder:

1adviseert burgemeester en wethouders over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de GBA te weten: a. kwaliteit van de gegevens, en:b. persoonsinformatievoorziening.

2beslist over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem.

3kan de bij deze regeling behorende bijlagen wijzigen of aanvullen. De wijziging of aanvulling wordt aan een ieder bekend gemaakt.

4neemt namens de verantwoordelijke de beslissingen op aangiften en/of verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan, voorzover hier niet op andere wijze in is voorzien.

Artikel 7 Taken

De informatiebeheerder voorziet in:

1een jaarlijkse planning van de beheersactiviteiten;

2administratieve beheersprocedures, voorzover hier niet door of bij de Wet in is voorzien;

3periodiek overleg tussen hem en de gegevens-, de applicatie-, de systeem- en de privacybeheerder;

4neemt namens de verantwoordelijke deel aan buitengemeentelijk overleg inzake onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke basisadministratie aangaan of hij voorziet in zijn vertegenwoordiging.

Artikel 8 Verantwoordelijkheden

De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:

1de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de GBA, overeenkomstig de Wet GBA en het Logisch Ontwerp;

2de afhandeling van het netwerkverkeer en de verwerking van de foutverslagen en signaleringen voortvloeiend uit het netwerkverkeer;

3de toezending van de complete persoonslijst aan de geregistreerde ingeval van een:a. 1e inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;b. een vervolginschrijving uit het buitenland;

4de verzending van een kennisgeving aan de geregistreerde voor wat betreft de verwerking van:a. wijziging van het naamgebruik;b. wijziging van de geheimhouding;c. verbetering van gegevens, na het beroep op het correctierecht;d. de verwijdering van gegevens;e. vervolginschrijving voorzover het betreft een binnengemeentelijke verhuizing en een vervolginschrijving die leidt tot opname in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

5de toezending van de hoofdlijnen van de GBA conform artikel 78, 3e lid van de Wet GBA;

6het minimaal één maal per maand draaien van de controleprogrammatuur. Van de geconstateerde fouten stelt hij de informatiebeheerder in kennis. Hij is voorts verantwoordelijk voor een juiste correctie van deze gesignaleerde fouten;

7een juiste archivering van verwerkte brondocumenten in de GBA;

8jaarlijkse beproeving van de mutatiereconstructie en rapportage van de reconstructie, een en ander in overleg met systeembeheer;

9de afhandeling van terugmeldingen van afnemers en derden;

10de procedures in het Beveiligings- en Privacyhandboek GBA, Reisdocumenten en rijbewijzen ten aanzien van het gegevensbeheer.

Artikel 9 Bevoegdheden

De gegevensbeheerder is bevoegd:

1vanuit de in artikel 8 vermelde verantwoordelijkheden en artikel 10 vermelde taken, de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de GBA;

2de gegevensverwerkers of de applicatiebeheerder aanwijzingen te geven dan wel hem te doen bijstaan in de in artikel 10, lid 7 genoemde controlewerkzaamheden.

Artikel 10 Taken

De gegevensbeheerder:

1beheert de documentatie op het gebied van de Wet en overige regelgeving op het gebied van de GBA;

2beslist over de verzoeken van de burger als bedoeld in artikel 80, 81 en 82 van de Wet GBA;

3beslist over de verzoeken van afnemers en derden om informatie als bedoeld in artikel 98, 99 en 100 van de Wet GBA;

4beslist over de afhandeling van procedures als bedoeld in artikel 83 van de Wet GBA;

5coördineert de onderzoeken naar woon- en/of briefadressen. Deze kan hieromtrent de gegevensverwerkers, die belast zijn met het onderzoek aanwijzingen geven;

6verzorgt de communicatie met de afnemers en andere verantwoordelijken van gemeentelijke basisadministraties met betrekking tot gegevensvraagstukken;

7controleert dagelijks de actualiseringen in de GBA;

8voorziet ten minste eenmaal per jaar in een rapportage over de uitvoering van het mutatieproces door de gegevensverwerkers;

9voorziet ten minste eenmaal per jaar in het draaien van producties c.q. controleprogramma’s, naast een eventuele jaarlijkse kwaliteitssteekproef op het bestand met persoonslijsten van ingeschrevenen en rapporteert hierover;

10beslist aan de hand van artikel 36 van de Wet GBA over de waarde die aan overlegde brondocumenten kan worden toegekend;

11beslist op aangiften en/of verzoeken, die op grond van de wet worden gedaan, voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien;

12voorziet in maatregelen voor reconstructie van mutaties;

13neemt deel aan het in artikel 7 lid 3 vermelde overleg.

Artikel 11 Verantwoordelijkheden

De systeembeheerder is verantwoordelijk voor:

1de technisch inrichting, het onderhoud en continuïteit van en de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;

2de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem. Installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem geschiedt niet eerder, dan dat daartoe instemming is verkregen van de applicatiebeheerder. Na verkregen instemming geschiedt de installatie zo spoedig mogelijk. Van stagnaties bij het installatieproces stelt de systeembeheerder de informatiebeheerder direct op de hoogte;

3de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;

4een zo optimaal mogelijk gebruik van de toegangsbeveiligingen tot het toepassingssysteem;

5een beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig de daarover gemaakte afspraken;

6een zo spoedig mogelijke oplossing van storingen binnen het toepassingssysteem en schakelt eventueel een derde in;

7jaarlijkse beproeving van de back-upvoorziening (restore) en rapportage van de beproeving, een en ander in overleg met gegevensbeheer;

8jaarlijkse beproeving van de uitwijkvoorziening en rapportage van de beproeving;

9de procedures in het Beveiligings- en Privacyhandboek GBA, Reisdocumenten en rijbewijzen ten aanzien van het systeembeheer (technisch beheer).

Artikel 12 Bevoegdheden

De systeembeheerder is bevoegd:

1aanwijzingen te geven omtrent het gebruik van het informatiesysteem;

2in overleg met de informatiebeheerder maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is, om aanwijzingen te geven over:a. beheer toepassingssystemen;b. beheer van bestanden;c. productiewerkzaamheden;d. reconstructiemaatregelen.

3direct maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is, mits achteraf rapportage plaatsvindt aan de informatiebeheerder;

4de informatiebeheerder te adviseren over gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen.

Artikel 13 Taken

De systeembeheerder voorziet in:

1de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;

2de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen;

3een uitwijkvoorziening;

4het transport en een beveiligde opslag van verwijderbare gegevensdragers, evenals een deugdelijke vernietiging van onbruikbare gegevensdragers;

5logging in het toepassingssysteem voor handelingen van de medewerkers, de gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder, systeembeheerder en de leverancier van het toepassingssysteem;

6een dagelijkse back-up van alle GBA-bestanden die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA apparatuur is opgesteld;

7een logische toegangsbeveiliging voor interne en externe datacommunicatie;

8neemt deel aan het in artikel 7 lid 3 vermelde overleg.

Artikel 14 Verantwoordelijkheden

De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

1de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de gemeentelijke basisadministratie worden ontleend;

2de afhandeling van verzoeken omtrent statistische gegevens, voorzover deze niet tot een persoon zijn te herleiden;

3de afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de minister. Van bijzondere gebeurtenissen houdt de applicatiebeheerder een logboek bij en legt periodiek verantwoording af over de verzendingen via alternatieve media;

4het beheer van de verzameling van de autorisaties die zijn toegekend voor gegevensverstrekking en rechtstreekse toegang;

5het tijdig opschonen van:a. via het netwerk ontvangen berichten, waarvan de cycli zijn afgehandeld;b. de protocolgegevens, welke ouder zijn dan één jaar;

6de procedures in het Beveiligings- en Privacyhandboek GBA, Reisdocumenten en rijbewijzen ten aanzien van het applicatiebeheer.

Artikel 15 Bevoegdheden

De applicatiebeheerder is bevoegd:

1gegevensverwerkers en allen die rechtstreeks toegang hebben tot de GBA aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;

2kan één of meerdere medewerkers van de afdeling Burgerzaken aanwijzen die hem bijstaan in de werkzaamheden die voortvloeien uit de taak genoemd in artikel 16 lid 5;

3de informatiebeheerder te adviseren over gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen.

Artikel 16 Taken

De applicatiebeheerder:

1geeft ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;

2kent in overleg met de privacybeheerder aan binnengemeentelijke afnemers de autorisatie van rechtstreekse toegang tot de GBA toe;

3kent in overleg met de informatiebeheerder de autorisatieniveaus toe aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de privacybeheerder en de informatiebeheerder;

4test en evalueert de nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;

5beoordeelt de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem en geeft hierover voorlichting aan de gegevensverwerkers;

6stelt overeenkomstig de voorschriften die krachtens de Wet GBA zijn gesteld, de minister in kennis van de installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem, een afschrift van de kennisgeving wordt gearchiveerd;

7verzamelt alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan en zorgt, door inschakeling van andere beheerders of een derde, voor een oplossing;

8zorgt zo spoedig mogelijk voor een oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zonodig door inschakeling van andere beheerders of een derde;

9beheert de tabellen van de GBA;

10beheert de gebruikersdocumentatie;

11stelt een planning op van periodieke gegevensverstrekking die op basis van autorisatiebesluiten worden gedaan en voert deze uit;

12verzorgt de afhandeling van verzoeken om managementgegevens;

13neemt deel aan het externe gebruikersoverleg;

14neemt deel aan het in artikel 7 lid 3 vermelde overleg.

Artikel 17 Verantwoordelijkheden

De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:

1controle op de naleving van regels ten aanzien van de bescherming van de privacy;

2periodieke controle op het gebruik en toegang tot de GBA-gegevens en rapportage van deze controles;

3een periodieke, doch minimaal jaarlijkse, controle en rapportage over de overeenkomst tussen de geïmplementeerde autorisaties met de toegekende autorisaties;

4de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken c.a. en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van het gemeentelijke privacyreglement of op basis van een besluit van het gemeentebestuur;

5het ongedaan maken van verkeerd uitgevoerde systematische verstrekkingen;

6de procedures in het Beveiligings- en Privacyhandboek GBA, Reisdocumenten en Rijbewijzen ten aanzien van de privacybescherming.

Artikel 18 Bevoegdheden

De privacybeheerder is bevoegd:

1op grond van het in artikel 19, lid 1, genoemde taak alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven;

2beleidsregels op te stellen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de GBA, waarbij de waarborging voor bescherming van de persoonlijke levenssfeer in het geding is.

Artikel 19 Taken

De privacybeheerder:

1heeft het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de Wet GBA, alsmede de Wet Bescherming persoonsgegevens en het gemeentelijke beleid;

2beoordeelt privacyaspecten van binnengemeentelijke afnemers die een verzoek doen tot rechtstreekse toegang tot de GBA;

3voorziet in een periodieke, doch minimaal jaarlijkse, rapportage over de actualiteit van de toegekend autorisaties:

4voorziet in de afhandeling van de verzoeken overeenkomstig artikel 102, 1e, en 2e lid van de Wet GBA;

5voorziet in een jaarlijkse bekendmaking als bedoeld in artikel 102, 5e lid van de Wet GBA;

6behandelt alle verzoekschriften die op basis van artikel 79, 103 en 104 van de Wet GBA worden ontvangen;

7is betrokken bij, het bij of krachtens de wet gestelde en alle bezwaarschriftenprocedures, die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet met daarbij behorende regelingen en de Wet Bescherming persoonsgegevens, voorzover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn;

8neemt deel aan het in artikel 7 lid 3 vermelde overleg.

Artikel 20 Verantwoordelijkheden

De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor:

1de procedures in het Beveiligings- en Privacyhandboek GBA , Reisdocumenten en Rijbewijzen ten aanzien van de beveiliging;

2een jaarlijkse rapportage aan de burgemeester en wethouders ten aanzien van de eisen uit het (Informatie)Beveiligingsbeleid en de realisatie hiervan, e.e.a. zoals is vastgelegd in het beveiligingsplan.

Artikel 21 Bevoegdheden

De beveiligingsbeheerder is bevoegd:

1burgemeester en wethouders gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen over beveiligingsaspecten die voortvloeien uit wettelijke regelingen en het beveiligingsplan;

2medewerkers van de afdeling Burgerzaken aanwijzingen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de Wet GBA en het beveiligingshandboek GBA;

3beleidsregels op te stellen over de beveiligingsaspecten die uit de Wet GBA en het beveiligingshandboek GBA voortvloeien.

Artikel 22 Taken

De beveiligingsbeheerder ziet toe op de naleving van:

1beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet GBA en het beveiligingshandboek GBA;

2de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging.

Artikel 23 Slotbepalingen

1Deze regeling treedt in werking op 1 juli 2009

2De beheersregeling vastgesteld op 4 december 2007 wordt ingetrokken.

3Deze regeling wordt aangehaald als “Beheersregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens voor de gemeente Borsele 2009”.