Beveiligingsplan Suwinet-inkijk Burgerzaken gemeente Borsele 2022

Verklaring rechtmatig gebruik Suwinet-inkijk

Naam

Team

Datum in dienst/start werkzaamheden

Bij besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Borsele, geautoriseerd tot het opvragen van gegevens uit de gemeentelijke en andere gegevensbestanden, verklaart ondergetekende zijn/haar werkzaamheden te zullen verrichten onder de volgende voorwaarden:

•Geen andere informatie uit Suwinet te zullen opvragen dan die welke voor de hem/haar opgedragen werkzaamheden nodig zijn;

•Zich te verplichten tot geheimhouding van al datgene wat hem/haar in zijn/haar dienstverband ter kennis komt, tenzij enig wettelijk voorschrift mededeling vordert;

•Bekend te zijn met wat ten aanzien van geheimhouding in de wet is bepaald (zie artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht) en met het feit dat schending van de geheimhoudingsplicht als uiterste consequentie tot strafontslag kan leiden;

•Bekend te zijn met de controles die door de Beveiligingsfunctionaris Suwinet op het gebruik van Suwinet worden gehouden en bekend te zijn met de mogelijke consequenties van onrechtmatig gebruik.

•Geen andere personen gebruik te zullen laten maken van zijn/haar unieke gebruikersnaam en/of wachtwoord voor Suwinet of die op enige andere wijze aan hen te doen toekomen;

•Ondergetekende zal geen andere personen, ook niet de in dienstverband werkende teamleden, toelaten tot de persoonsgebonden toegang tot Suwinet;

•Bij het tijdelijk verlaten van de werkplek (op kantoor of elders) zal het beeldscherm op de werkplek, door ondergetekende worden afgesloten m.b.v. de schermbeveiliging;

•Bij het verlaten van de werkplek (op kantoor of elders) voor lange duur, zullen alle sessies van applicaties die toegang geven tot de gegevensbestanden en van portalen, dus ook van Suwinet, op de werkplek door ondergetekende worden afgesloten;

•Uitdraaien van Suwinet ten behoeve van het onderzoeksdossier Burgerzaken worden bij het werken buiten kantoorlocaties van gemeente Borsele buiten bereik en zicht van huisgenoten en bezoekers gehouden.

•Deze verklaring blijft voor lid 1b van kracht, ook na beëindiging van bovengenoemde werkzaamheden.

Ondergetekende heeft voorafgaand aan de ondertekening van deze verklaring een exemplaar ontvangen van het Beveiligingsplan Suwi-inkijk Burgerzaken gemeente Borsele 2022 en voldoende tijd gehad om kennis te nemen van de inhoud ervan.

Ondergetekende verklaart akkoord te zijn met de inhoud van het Beveiligingsplan Suwi-inkijk Burgerzaken gemeente Borsele 2022 en in overeenstemming met de hierin genoemde bepalingen en gedragsregels te handelen.

Heinkenszand (datum)

De ambtenaar/medewerker (handtekening),

Formulier autorisatieverzoek Suwinet-Inkijk

Gegevens medewerker

Naam:

Team:

Autorisatie

Domeinmanager Dienstverlening geeft opdracht om met ingang van ………………….

o de medewerker volgens onderstaand profiel toegang te verlenen tot Suwinet.

o de rechten in Suwinet voor de medewerker te wijzigen volgens onderstaand profiel

o de toegang tot Suwinet voor deze medewerker in te trekken

Autorisatieprofiel

o Medewerker Burgerzaken

o Autorisatiebeheer

o Security Officer

Ondertekening

Voor akkoord, domeinmanager Dienstverlening

Datum:

Naam:

Handtekening:

Verwerking Autorisatieverzoek, Applicatiebeheerder

Datum:

Naam:

Handtekening:

Om de privacy van de cliënt te waarborgen is zorgvuldigheid in de omgang met diens gegevens vereist. In bepaalde, hieronder beschreven gevallen, is gegevensinzage door derden mogelijk.

De via Suwinet opvraagbare gegevens zijn alleen in elektronische vorm te zien. De gegevens mogen niet lokaal worden opgeslagen (op de harde schijf of op gegevensdrager). Er mag wel een afdruk worden gemaakt voor de cliënt of zijn gemachtigde. Een cliënt kan zijn gegevens op 2 manieren inzien:

•Online via http://www.bkwi.nl/over-bkwi/wat-doet-bkwi-met-mijn-gegevens/ bevindt zich daar een link “mijn gegevens inzien”

•Schriftelijk verzoek aan team Burgerzaken

Hieronder volgt een instructie voor enkele situaties waar de gebruiker van Suwinet-Inkijk mee te maken kan krijgen.

De cliënt verzoekt om inzage in zijn gegevens, schriftelijk of mondeling

Het is mogelijk dat een cliënt telefonisch vraagt om een uitdraai van zijn/haar gegevens. In dat geval dient de cliënt verwezen te worden naar team. Is dit niet mogelijk, dan moet hij/zij een schriftelijk verzoek indienen dat binnen de wettelijk verplichte termijn dient te worden beantwoord.

Handel het verzoek als volgt af:

•Stel de identiteit en het BSN van de cliënt vast aan de hand van een geldig legitimatiebewijs;

•Maak een uitdraai van de geraadpleegde gegevens of laat de cliënt meekijken op het scherm;

•Vernietig het uitgedraaide exemplaar als de cliënt het niet meeneemt;

•Beëindig inkijksessie.

Als de cliënt inzage wil in gegevens die bij een ketenpartner zijn geregistreerd (maar die niet op Suwinet staan), dient de cliënt te worden verwezen naar de betreffende ketenpartner.

Gemachtigde verzoekt schriftelijk om inzage in cliëntgegevens

•Stel vast dat de machtiging schriftelijk is gegeven en nauwkeurig omschreven;

•Stel de identiteit van de gemachtigde vast aan de hand van een geldig legitimatiebewijs;

•Stel de identiteit en het BSN van de cliënt vast aan de hand van een geldig legitimatiebewijs;

•Maak een uitdraai van de geraadpleegde gegevens of laat gemachtigde meekijken op het scherm;

•Vernietig het uitgedraaide exemplaar als de gemachtigde het niet meeneemt;

•Beëindig inkijksessie.

Een derde verzoekt om inzage in inwonergegevens

Dit is niet mogelijk.

Functionaris

Naam

Rol

Datum

ingang

Datum

einde

Medewerker team Burgerzaken

Autorisatiebeheer

Security Officer Suwinet

Raadplegen actuele adresgegevens

Gebruikersbeheer

Accountbeheer

Opvragen generieke en specifieke gebruikersrapportage

Sr. beleids-medewerker Burgerzaken

X

Beleids-medewerker Burgerzaken (tevens applicatiebeheerder, geen toezichthouder BRP)

X

Medewerker team Burgerzaken, tevens toezichthouder BRP

X

Medewerker team Burgerzaken, tevens toezichthouder BRP

X

Medewerker team Burgerzaken, tevens toezichthouder BRP

X