Nota risicomanagement gemeente Borne 2023

3.2.1 Definitie en soorten risico

Wij definiëren een risico als ‘een kans op het optreden van een positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieel belang die niet voorzien is in de begroting van enig jaar.’

De meest voorkomende en herkenbare risico`s zijn de financiële risico`s. Daarnaast zijn er ook andere categorieën van risico`s te onderscheiden. In deze nota worden met risico`s alle categorieën bedoeld, tenzij er expliciet wordt gesproken over financiële risico`s. Te onderscheiden categorieën risico`s:

A. politiek/ imago

B. financieel

C. juridisch/wettelijk

D. technisch

E. organisatie/ mens

F. omgeving/ruimtelijk

G. milieu/ natuur

Naast de verschillende risico categorieën zijn risico`s ook in te delen in drie soorten: Te voorkomen risico`s, strategische risico`s en externe risico`s.

Hieronder wordt schematisch per soort risico weergegeven of de mate van impact en beïnvloedbaarheid van het risico laag of hoog is. Hieruit valt op te maken dat bij het opstellen van beleid rekening gehouden moet worden met de externe en strategische risico’s en dat bij de uitvoering door de organisatie de focus hoofdzakelijk ligt op strategische en te voorkomen risico`s.

Soorten risico`s naar impact en beïnvloedbaarheid

3.2.2 Inventarisatie

Het inventariseren van risico`s is geen exacte wetenschap. Het is ook geen doel op zich om alle risico`s die er zijn te inventariseren. Het belangrijkste is om de grootste risico`s, lees het grootste gevolg (impact x kans), in beeld te hebben en te accepteren of te beheersen.

Bij het inventariseren zijn er een aantal basisgegevens nodig om een goed beeld te krijgen van het risico en de wijze waarop het risico al dan niet wordt beheerst. Een risico wordt beschreven aan de hand van de oorzaak, de gebeurtenis/risico en het gevolg. Vervolgens wordt de kans van voordoen en de hoogte van de impact bepaald. Aan de hand van de risicobereidheid wordt aangegeven of en hoe beheersing plaatsvindt.

Tot slot is het verplicht om ook een risico-eigenaar te benoemen en de status van de maatregel aan te geven (suggestie, in voorbereiding, geïmplementeerd, actief, verlopen). De status van de maatregel is van belang om te weten of en in welke mate er rekening gehouden kan worden met een kleiner negatief effect van het risico.

De risico-eigenaar is verantwoordelijk voor het monitoren, beheersen en bijsturen van het risico.

Voor financiële risico`s geldt dat er rekening gehouden moet worden met de mogelijke financiële gevolgen. Zodra er voor financiële risico`s expliciet budget of een voorziening is opgenomen in de begroting beschouwen we het niet meer als een risico, zolang de verwachting is dat het budget of de voorziening toereikend is.

Kans, impact en risicoscore

Nadat de oorzaak, gebeurtenis en het gevolg is beschreven kan de kans en impact worden bepaald. Als hulpmiddel wordt de kans en impact ingedeeld in klassen van 1 t/m 5 van zeer klein tot zeer groot. Het bepalen van de klasse is niet eenvoudig en draagt een mate van subjectiviteit in zich. Het is daarom goed om de kans en impact met meerdere personen te bepalen om ze zo goed mogelijk in te schatten.

Kans

Voor de beoordeling van de kans hanteren we 5 klassen met de volgende referentiebeelden.

Klasse

Referentiebeelden

Kwantitatief

1

< of 1 keer per 10 jaar

(10%)

2

1keer per 5-10 jaar

(30%)

3

1keer per 2-5 jaar

(50%)

4

1keer per 1-2 jaar

(70%)

5

1keer per jaar of >

(90%)

Geldgevolg

Hiervoor hanteren we 5 klassen met de volgende klassenindeling

Klasse

Referentiebeelden/bandbreedte

0

Geen geldgevolgen

1

x < € 25.000

2

€ 25.000 < x > € 100.000

3

€ 100.000 < x > € 250.000

4

€ 250.000 < x > € 500.000

5

x > € 500.000

Om de financiële impact te bepalen zijn de klassen ingedeeld op basis van bedragen. Voor alle overige categorieën van risico`s, bijvoorbeeld imago of juridisch geldt een algemenere indeling van zeer klein tot zeer groot.

We hanteren het uitgangspunt dat risico’s met alleen een geldgevolg en waarbij het geldgevolg lager is dan € 50.000,-- in principe niet opgenomen worden in ons risicomanagementsysteem. Deze risico’s moeten kunnen worden opgevangen binnen onze reguliere bedrijfsvoering / p&c cyclus. Hiermee wordt de focus op de grotere risico’s gelegd.

Uitgangspunt is dat risico’s, waarbij het waarschijnlijk is dat ze zich voor zullen doen (1 x per jaar of vaker 90%), worden opgenomen in de exploitatiebegroting. Het college kan de afweging maken om deze risico’s op te nemen in het risicomanagementsysteem. Mocht dit zo zijn dan zal deze keuze door het college worden beargumenteerd.

Risicoscore

Met behulp van de risicoscore kunnen risico’s worden geprioriteerd en wordt inzichtelijk welke risico’s de grootste invloed kunnen hebben op het realiseren van de doelstellingen.

De risicoscore wordt bepaald door de klassen van kans en impact te vermenigvuldigen. Voorbeeld: kans klasse is 4 en de geldgevolg klasse is 3, dan is de risicoscore 4 x 3 = 12.

3.2.3 Vastlegging risico`s

Om te voldoen aan de voorgestelde ambitie en richtlijnen voor risicomanagement binnen onze organisatie hanteren we sinds de implementatie van ons risicomanagement het NARIS risicomanagementsysteem. Hierin worden de geïnventariseerde risico`s opgenomen, gemonitord en bijgesteld.

3.4.1 Planning en Control cyclus

Met de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing in de begroting en jaarstukken worden de grootste financiële risico’s periodiek in beeld gebracht. Het weerstandsvermogen geeft aan of de gemeente in staat is negatieve financiële consequenties van risico’s zelfstandig op te vangen. Achterliggend doel hiervan is dat we maatschappelijke effecten willen bereiken en hierbij een bepaalde risicobereidheid past. Eventueel resterende financiële risico`s geven inzicht in de vraag hoe hoog het weerstandsvermogen zou moeten zijn.

Het sturen op risico`s is een verantwoordelijkheid die bij het college ligt. Het gaat om het tijdig onderkennen van risico’s en vervolgens de onderkende risico’s te beheersen. Dit betekent dat het van belang is dat naast de stand van zaken ook de ontwikkeling terugkomt in de verschillende producten van de P&C-cyclus (jaarstukken en begroting) en onderdeel uitmaakt van besluitvorming, voor zover relevant. De conclusies omtrent de risico’s zijn op hoofdlijnen terug te vinden in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing.

Daarnaast wordt er in enkele andere paragrafen nog expliciet aandacht besteed aan specifieke risico’s (paragrafen grondbeleid, verbonden partijen, etc.). De risico’s worden per onderdeel in de betreffende paragraaf genoemd. Om een beter beeld te kunnen vormen van de top 10 risico’s worden in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing de actuele top 10 financiële risico`s inclusief beheersmaatregelen

2Openbaarmaking van deze beheersmaatregelen mag niet de economische en financiële belangen van de gemeente schaden. Mocht openbaarmaking om deze reden niet gewenst zijn dan worden de beheersmaatregelen ter inzage gelegd bij de griffie.

gepresenteerd met een toelichting op de risico`s die nieuw zijn in de top 10 of er uit zijn gegaan.

De omvang van onze grondexploitaties, en de woningbouwcrisis, waren in het verleden aanleiding om een splitsing te maken in de top 10 risico’s van de grondexploitaties en de top 10 van de lijn- en projectrisico’s. Toekomstige ontwikkelingen, ingegeven door o.a. Rijksbeleid, die ook de Bornse woningbouwambities raken maken dat we dit onderscheid tussen enerzijds de grondexploitaties en anderzijds de lijn- en projecten continueren.

Over de risico`s wordt bij zowel de begroting als de jaarstukken een zo actueel mogelijk beeld gepresenteerd. Dit betekent dat er niet alleen vooruit wordt gekeken (begroting) of achteruit (jaarstukken), maar dat het een momentopname is en er zowel wordt gerapporteerd over wat er is gebeurd als wat we nog verwachten.

3.4.2 College- en raadsvoorstellen

Het college en de organisatie hebben de opdracht van de raad om de gestelde doelen in de Programmabegroting te behalen en rekening te houden met rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Het college en de organisatie staan bij de uitvoering van de doelen elke dag voor complexe keuzes. Voor het maken van een bewuste keuze is het hebben van een goed beeld van de argumenten voor en tegen, met de hieraan gekoppelde risico`s en risicobereidheid, wenselijk. Hierdoor kunnen mogelijke verrassingen achteraf worden voorkomen.

Om die reden willen we een 4e W-vraag toevoegen in beleidsdocumenten, bij programma’s en projecten: “Welke risico’s lopen we daarbij?”. Beleidsdocumenten zijn nu vaak geschreven op basis van de drie W-vragen (Wat willen we bereiken? Wat gaan we daarvoor doen? Wat mag dat kosten?). Door hier een 4e W-vraag aan toe te voegen over risico’s wordt de controlerende rol van de raad versterkt. Risico’s worden dan immers op verschillende niveaus gemeld in plaats van alleen in de paragraaf in de jaarstukken en de begroting. Het invoeren van een 4e W-vraag is ondersteunend aan het vergroten van het risicobewustzijn en zorgt ervoor dat de belangrijkste risico’s vóóraf in overweging worden genomen om wel of niet akkoord te gaan met nieuw beleid. Hierbij geeft dus het college en/of de raad ook meteen aan welke bereidheid ze hebben om bepaalde risico’s te nemen om bepaald beleid uit te voeren en de daarbij behorende doelstellingen te behalen.

De beantwoording van deze 4e W-vraag wordt in de bestuurlijke voorstellen opgenomen onder de kanttekeningen.

3.4.3 Projecten

Risicobeheersing maakt onderdeel uit van de Basisvisie Projectmatig Werken (2009). Elk project dat aan de criteria van projectmatig werken voldoet wordt voorzien van een risicoparagraaf en tegelijkertijd opgenomen in ons risicomanagementsysteem. Dit houdt in dat er een risicoprofiel wordt opgesteld en dat er een risicoanalyse heeft plaatsgevonden. Dit is de verantwoordelijkheid van de projectleider die hier nadrukkelijk aandacht aan dient te besteden. Vanuit de controlfunctie wordt hierop worden getoetst. Vervolgens wordt elke rapportage vanuit het project voorzien van een risicoparagraaf waarin de risico’s en de getroffen maatregelen worden gerapporteerd.

3.4.4 Accountant

Het rapporteren over procesrisico`s binnen financiële processen is een vast onderdeel bij de ‘Managementletter’, die de accountant afgeeft aan het college na de interim controle.

De bevindingen van de accountant worden opgenomen in de Integrale Verbeteragenda en van acties en eigenaar voorzien.