Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Borne houdende regels omtrent de Nota “Uitgangspunten van bijzondere persoonsgegevens in permanent te bewaren informatie”

Tekst

Inhoud:

Aanleiding, toepassingsbereik en context van deze nota

I. Persoonsgegevens: welke gegevens en welke personen?

II. Reguliere openbaarheidstermijnen van persoonsgegevens

III. Incidentele beperking van openbaarheid of correctie van persoonsgegevens

IV. Incidentele opheffing van beperking op de openbaarheid op verzoek van derden

Bijlage 1: Overzicht van beperkte openbaarheid van persoonsgegevens in permanent te bewaren

informatie

Aanleiding, toepassingsbereik en context van deze nota

In de Archiefwet en in de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en bijbehorende Nederlandse Uitvoeringsregeling worden ten aanzien van persoonsgegevens veel zaken gedetailleerd geregeld. Op een aantal punten leveren deze wetten onvoldoende leidraad voor de praktische, dagelijkse uitvoering van de kerntaken van een archiefdienst. Deze richtlijn bedoelt in deze hiaten te voorzien. Het gaat om:

A. Concrete aanduiding van typen van algemene en bijzondere persoonsgegevens;

B. Te hanteren reguliere termijn van beperkte openbaarheid toe te passen op deze typen van persoonsgegevens. Zie bijlage 1 voor een overzicht;

C. Uitgangspunten voor incidentele beperking van openbaarheid of correctie van persoonsgegevens op verzoek van direct betrokkenen;

D. Incidentele opheffing van een opgelegde beperking op de openbaarheid op verzoek van derden (niet betrokkenen) en de daarbij toe te passen procedure;

E. Aanvullende maatregelen wat betreft de digitale (on)vindbaarheid, (re)presentatie en (her)gebruik van persoonsgegevens bevattende informatie.

Deze nota is van toepassing op:

•Alle volgens de geldende selectielijst(en) permanent te bewaren en dus (vervroegd) over te brengen, overgebrachte en openbaar te stellen informatie van bij de archiefdienst aangesloten overheden (en hun rechtsvoorgangers) waarin zich persoonsgegevens bevinden.

•Alle in bewaring gegeven of (in eigendom) overgedragen particuliere archieven en collecties.

Deze richtlijn is niet van toepassing op vernietigbare archieven, maar het stramien is daarop wel toepasbaar. Deze richtlijn dient in ieder geval te worden toegepast op het moment van overbrenging van informatie, maar het is raadzaam om deze richtlijn ook aan te houden bij inrichting van systemen voor zaakgericht werken en bij dossiervorming.

Deze richtlijn maakt onderdeel uit van een pakket aan maatregelen voor een goede uitvoering van de AVG ten aanzien van de overgebrachte archieven bij de archiefdienst, verder bestaande uit:

•Actualiseren, corrigeren en registreren van de te hanteren termijn van beperkte openbaarheid

•Vaststellen en in gebruik nemen van procedures voor het wel/niet opheffen van de beperking op de openbaarheid van archieven en aanpassing van het reglement voor klanten.

I. Persoonsgegevens: welke gegevens en welke personen?

De AVG definieert een persoonsgegeven als “alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon” (artikel 4 lid 1). Als identificeerbaar wordt beschouwd “een natuurlijk persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van de fysieke persoon”.

Het gaat om (gegevens over) natuurlijke personen, dus niet gegevens over rechtspersonen (zoals bedrijven, stichtingen) maar wel eenmanszaken waarvan de tenaamstelling een persoonsnaam is. Deze gegevens kunnen product of onderwerp zijn van zowel geautomatiseerde als niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn (of worden) opgenomen. Een persoonsgegeven kan op papier staan of digitaal zijn.

Welke gegevens (ook) persoonsgegevens kunnen zijn is niet uitputtend op te sommen. We onderscheiden hier voor het praktische gebruik vier typen:

1Algemene persoonsgegevens, zoals NAW-gegevens;

2Bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens, zoals over religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen;

3Doelafhankelijke (niet bijzondere) persoonsgegevens, zoals in omgevingsvergunningen het gegeven dat iemand ergens woonachtig is;

4Persoonsgegevens onderdeel uitmakend van basisregistraties en registers, zoals over geboorte, overlijden en huwelijk in de Burgerlijke Stand of in de Basis Registratie personen (BRP).

Zie bijlage 1 voor een nadere opsomming van soorten van persoonsgegevens per type.

II. Reguliere openbaarheidstermijnen van persoonsgegevens

Voor beperking van openbaarheid van persoonsgegeven gelden de volgende termijnen:

1De standaard openbaarheidstermijn van de Archiefwet, nu 20 jaar: voor de algemene en de meeste overige doelafhankelijke persoonsgegevens. Dit impliceert dat deze soorten persoonsgegevens bij overbrenging na 20 jaar niet beperkt openbaar worden gesteld, maar bij vervroegde overbrenging wel.

2100 jaar voor de bijzondere persoonsgegevens over (mogelijk) nog levende personen.

3De diverse bij wet bepaalde termijnen, van de akten van de Burgerlijke Stand en van de akten van testament en codicil in de notariële archieven.

III. Incidentele beperking van openbaarheid of correctie van persoonsgegevens

Inzage door direct betrokkenen: inzage van in openbaarheid beperkte archieven die informatie bevatten met betrekking tot de persoon die het verzoek indient, is in beginsel zonder nadere voorwaarden mogelijk. Als echter de betreffende informatie bijzondere persoonsgegevens bevat van ook andere personen, dan dient de verzoeker de schriftelijke toestemming voor inzage van deze andere personen te overleggen, of kunnen aantonen dat andere betrokkenen zijn overleden. (AVG artikel 14 en 15)

Correctie of aanvulling van persoonsgegevens op verzoek van direct betrokken vindt plaats door toevoeging van informatie aan het betreffende dossier. De oorspronkelijke, mogelijk feitelijk onjuiste, informatie wordt niet uit de archieven verwijderd. Evident incorrecte metadata worden wel gecorrigeerd. (AVG artikel 16)

Wissen van persoonsgegevens uit archieven vindt in geen geval plaats, omdat deze in de archiefbewaarplaats berusten op grond van wettelijk vastgestelde selectielijsten. Deze verzoeken worden behandeld als een verzoek tot (verlening van de termijn van) beperkte openbaarstelling. (AVG artikel 17 lid 3 onder d)

Beperkte openbaarstelling van persoonsgegevens op verzoek van direct betrokkenen: De openbaarheid van archieven die informatie bevatten met betrekking tot personen, wordt in beginsel zonder nadere voorwaarden beperkt, als deze informatie de verzoeker (direct betrokkene) betreft. De beperkte openbaarheid wordt dan gesteld op 100 jaar na de geboortedatum van de direct betrokkene, of korter als de direct betrokkene daartoe verzoekt. (AVG artikel 18)

IV. Incidentele opheffing van beperking op de openbaarheid op verzoek van derden

Een opgelegde beperking op de openbaarheid – inzage voor anderen dan direct betrokkenen- van informatie met persoonsgegevens is niet absoluut maar kan in beginsel altijd worden opgeheven. Dit betekent dat als iemand goede gronden aanvoert voor opheffing van de beperking er toestemming tot inzage wordt gegevens.

Hierbij geldt de volgende procedure:

Er vindt een inhoudelijke toets plaats waarin het algemeen belang en het individuele belang van betrokkenen (in de informatie beschreven personen) wordt afgewogen op basis van artikelen 22-33 van de Uitvoeringsregeling AVG. De verzoeker dient dan ook aan te geven welke informatie hij wil inzien en voor welk doel. Vervolgens wordt een besluit genomen tot wel of niet opheffen van de opgelegde beperking van openbaarheid. De verzoeker dient een verklaring te tekenen waarin men zich o.a. verplicht de gegevens niet te publiceren en waarin de zorgdrager (gemeente) wordt gevrijwaard mochten er (rechts)gevolgen zijn in geval de verzoeker deze verplichtingen niet nakomt.

In het algemeen geldt in geval van raadpleging van beperkt openbare informatie in de studiezaal dat fototoestellen en alle digitale apparatuur met camera in de lockers dienen te worden opgeborgen. Indien doenlijk wordt ten behoeve van de digitale raadpleging (internet) de bijzondere persoonsgegevens afgeplakt. Voor de beperkt openbare informatie geldt dat er geen kopieën uit worden verstrekt, tenzij de kopie geen beperkt openbare gegevens bevat.