Verordening klankbordgesprekken raad en burgemeester

Artikel 1. Samenstelling commissie en rollen

1Er is een commissie vanuit de gemeenteraad.

2De commissie bestaat uit de voorzitters van de fracties die deel uitmaken van de gemeenteraad.

3De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

4De voorzitter leidt het klankbordgesprek van de raad met de burgemeester.

5De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

6De voorzitter kan inhoudelijk deelnemen aan het klankbordgesprek.

Artikel 2. Taak

De commissie heeft tot taak een klankbordgesprek te houden met de burgemeester.

Artikel 3. Ambtelijke ondersteuning

1De griffier is secretaris van de commissie.

2Bij afwezigheid van de griffier wordt deze vervangen door diens plaatsvervanger.

3De griffier geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

4De griffier is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

5De griffier agendeert en organiseert de gesprekken.

Artikel 4. Geheimhouding

1De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim op grond van artikel 86 van de Gemeentewet. Dit wordt op de stukken vermeld.

2De commissie legt bij klankbordgesprekken in elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.

3De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 6, vierde lid, en 7 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde in het gesprek wordt verstrekt.

4De commissie treft, met inachtneming van artikel 8 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

5De commissie en de gemeenteraad zullen de geheimhouding waartoe het tweede lid van deze verordening verplicht, niet opheffen.

6De geheimhoudingsplicht blijft na uittreding uit de commissie van kracht.

7Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier en op de personen bij wie overeenkomstig artikel 6, vierde lid van deze verordening informatie is ingewonnen.

Artikel 5. Voorbereiding gesprek

1Leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaand verslag in te zien.

2Leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren

3Uiterlijk een week voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

4Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.

5Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.

Artikel 6. Bijzondere bepalingen

1De commissie houdt één keer per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.

2Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

3In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.

4De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast.

5Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de afspraken uit, het vorige klankbordgesprek.

6In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

Artikel 7. Verslag

1Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de griffier.

2Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

3Een afschrift van het verslag van het functioneringsgesprek wordt ter beschikking gesteld aan de burgemeester en de commissaris van de Koning

Artikel 8. Archivering

1De griffier draagt bij functioneringsgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag.

2Na het vertrek van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd

Artikel 9. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2017.