Strategisch Gemeentelijk Informatiebeveiligings- en privacy beleid gemeente Bloemendaal

1.1.1 Gebruikte afkortingen

Afkorting

Uitleg

Afkorting

Uitleg

AVG

Algemene Verordening Gegevensbescherming (privacywetgeving)

IBD

InformatieBeveiligingsDienst (onderdeel van de VNG ter ondersteuning voor gemeenten)

BAG

Basisregistratie Adressen en Gebouwen

IB&P

Informatiebeveiliging en Privacy

BGT

Basisregistratie Grootschalige Topografie (kaart met alles wat op het maaivlak zit)

ISO

Information Security Officer (beheerder informatiebeveilging)

BIO

Baseline Informatiebeveilging Overheid (normenstelstel voor informatiebeveiliging)

NEN:ISO

Nederlands Normalisatie Instituut

International Standard Organisation

BOA

Bevoegd Opsporings Ambtenaar

OT

Operationele Techniek (machines die gestuurd worden door computers)

BRO

BasisRegistratie Ondergrond (gegevens over geologische en bodemkundige opbouw)

PA

Proces Automatisering

BRP

BasisRegistratie Personen

PO

Privacy Officer (privacy beheerder)

CISO

Chief Information Security Officer (coordinator informatiebeveiliging)

PUN/PNIK

Paspoort Uitvoeringsregeling Nederland

Wet op de Nederlandse IndetiteitsKaarten

DPIA

Data Protection Impact Assessment

SUWI

Wet Structuur Uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen

ENSIA

Eenduidige Normatiek Single Information Audit(verplichte jaarlijkse zelfaudit over voldoen aan de BIO normen)

UAVG

Uitvoeringswet van de AVG

FG

Functionaris Gegevensbescherming

Wpg

Wet Politie Gegevens

1.2.1 De 10 bestuurlijke principes voor informatiebeveiliging

De 10 principes voor informatiebeveiliging zijn een bestuurlijke aanvulling op het normenkader BIO en gaan over de waarden die de bestuurder zichzelf oplegt. De gemeente staat achter deze principes. De principes zijn als volgt:

1Bestuurders bevorderen een veilige cultuur.

2Informatiebeveiliging is van iedereen.

3Informatiebeveiliging is risicomanagement.

4Risicomanagement is onderdeel van de besluitvorming.

5Informatiebeveiliging behoeft ook aandacht in (keten)samenwerking.

6Informatiebeveiliging is een proces.

7Informatiebeveiliging kost geld.

8Onzekerheid dient te worden ingecalculeerd.

9Verbetering komt voort uit leren en ervaring.

10Het bestuur controleert en evalueert.

1.3.1 De uitgangspunten voor privacy vanuit de AVG

De gemeente onderschrijft de uitgangspunten voor privacy zoals omschreven in de AVG. Dit zijn de volgende uitgangspunten:

-Persoonsgegevens worden rechtmatig en zorgvuldig verwerkt.

-De betrokkene heeft inzicht in de gegevens die de gemeente verwerkt en (rechtmatig) deelt met derden.

-Persoonsgegevens worden alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen verwerkt.

-Bij het verwerken van persoonsgegevens gaat de gemeente uit van de principes van subsidiariteit en proportionaliteit.

-De gemeente gaat uit van minimale gegevensverwerking.

-Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk.

-Medewerkers van de gemeente hebben een geheimhoudingsplicht voor de verwerkte persoonsgegevens.

-De gemeente zorgt ervoor dat persoonsgegevens met onze samenwerkingspartners op een veilige manier gedeeld kunnen worden en dat hierover duidelijke afspraken worden gemaakt.

-De gemeente honoreert de privacy rechten van betrokkene.

2.2.1 De BIO

De BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) is het normenkader voor de gehele overheid. De werkwijze van de BIO is gericht op risicomanagement. Dat wil zeggen dat het management nu meer dan vroeger moet werken volgens de aanpak van de ISO 27001 en daarbij is risicomanagement van belang. Dit houdt voor het management in, dat men op voorhand keuzes maakt en continu afwegingen maakt of informatie in bestaande en nieuwe processen adequaat beveiligd is in termen van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid.

2.2.2 NIS2 Cybersecuritywet 2025

Medio 2025 moet de Europese NIS2 wetgeving zijn uitgewerkt in Nederlandse wetgeving die de Cybersecuritywet zal gaan heten. In deze wetgeving wordt vooral aandacht besteed aan de meldplicht voor beveiligingsincidenten en de zorgplicht voor een goede informatiebeveiliging. Daarnaast is aandacht voor de verantwoordelijkheid van bestuur en management voor informatiebeveiliging.

2.2.3 De AVG

Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve voorzieningen, globalisering en een steeds digitaler wordende overheid maken het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens steeds complexer en noodzakelijker. De gemeente Heemstede is zich hiervan bewust en wil daarom met dit beleid aangeven hoe zij in algemene zin invulling geeft aan nationale en Europese wet- en regelgeving op het gebied van privacy, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna te noemen: AVG).

2.2.4 De Wpg

De gemeente heeft BOA’s in dienst en zij verwerken gegevens die niet onder de AVG vallen maar onder de Wet politiegegevens (Wpg). Hiervoor moet de gemeente beleid en samenhangende procedures hebben ingeregeld die betrekking hebben op toegangsrechten, autorisaties, data classificatie, risico-inschatting, registratie en logging, meldplicht en documentatieplicht.

2.2.5 AI Act

Op 1 augustus 2024 is de Europese AI Act in werking getreden. Vanaf februari 2025 worden gefaseerd steeds meer onderdelen van de Act van toepassing. Zeker gezien vanuit Privacy en ook vanuit het oogpunt van mensenrechten moet zorgvuldig worden omgegaan met AI. Dit is een belangrijk aandachtspunt voor de komende jaren.

2.2.6 Dreigingsbeeld Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten

Het Dreigingsbeeld Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten geeft een actueel zicht op incidenten en factoren uit het verleden, aangevuld met een verwachting voor het heden en de nabije toekomst. Dit dreigingsbeeld is daarmee het ideale document om focus aan te brengen in het actualiseren van beleid en plannen voor informatiebeveiliging.

2.2.7 Informatie uit incidenten, inbreuken en datalekken

De gemeente kent naast het hierboven genoemde dreigingsbeeld natuurlijk een eigen systeem waarin incidenten worden vastgelegd. Dit systeem geeft ook waardevolle informatie om van te leren en dus zijn incidenten uit het verleden ook nadrukkelijk input bij het actualiseren van het beleid.

2.6.1 Strategische doelen

De strategische doelen van het IB&P-beleid zijn:

•Het managen van de informatiebeveiliging.

•Adequate bescherming van bedrijfsmiddelen en persoonsgegevens.

•Het minimaliseren van risico’s van menselijk gedrag.

•Het voorkomen van ongeautoriseerde toegang.

•Het garanderen van correcte en veilige informatievoorzieningen.

•Het beheersen van de toegang tot informatiesystemen.

•Het waarborgen van veilige informatiesystemen.

•Het adequaat reageren op incidenten.

•Het beschermen van (kritieke) bedrijfsprocessen.

•Het toepassen van dataminimalisatie.

•Het beschermen en correct verwerken van persoonsgegevens van burgers en medewerkers.

•Voldoen aan de wettelijke verplichtingen voortvloeiend uit de AVG en dit op ieder moment met bewijs kunnen aantonen.

•Het waarborgen van de naleving van dit beleid.

2.6.2 Belangrijkste uitgangspunten

De belangrijkste uitgangspunten van het beleid zijn:

•De uitvoering van de informatiebeveiliging en privacybescherming is een verantwoordelijkheid van het lijnmanagement. Alle informatiebronnen en -systemen die gebruikt worden door de gemeente Heemstede hebben een interne eigenaar die de vertrouwelijkheid, privacy eisen en/of waarde bepaalt van de informatie die ze bevatten. De primaire verantwoordelijkheid voor de bescherming van informatie ligt dan ook bij de eigenaar van de informatie.

•Door periodieke controle, organisatie brede planning én coördinatie wordt de kwaliteit van de informatievoorziening en privacy verankerd binnen de organisatie. Het IB&P-beleid vormt samen met het IB&P-plan het fundament onder een betrouwbare informatievoorziening en privacybescherming. In het IB&P-plan wordt de betrouwbaarheid van de informatievoorziening en privacy organisatie breed benaderd. Het plan wordt periodiek bijgesteld op basis van nieuwe ontwikkelingen, registraties in het incidentenregister en risicoanalyses voor informatiebeveiliging en privacy.

•Informatiebeveiliging en privacybescherming is een continu verbeterproces. ‘Plan, do, check en act’ vormen samen het managementsysteem van informatiebeveiliging en privacybescherming.

•De gemeente stelt de benodigde mensen en middelen beschikbaar om haar eigendommen en werkprocessen te kunnen beveiligen en te voldoen aan de privacy eisen volgens de wijze zoals gesteld in dit beleid.

•Regels en verantwoordelijkheden voor het IB&P-beleid dienen te worden vastgelegd en vastgesteld.

•Iedere medewerker, zowel vast als tijdelijk, intern of extern, is verplicht waar nodig (persoons)gegevens en informatiesystemen te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik, verandering, openbaring, vernietiging, verlies of overdracht en bij vermeende inbreuken hiervan melding te maken.

•Het borgen van privacy in de uitvoering van gemeentelijke processen vindt risico gestuurd plaats. De verantwoordelijken in de organisatie maken afwegingen ter naleving van privacyregels en op basis van een risico-inschatting.

2.6.3 IB&P-governance

Praktisch wordt als volgt invulling gegeven aan de uitgangspunten:

•Het college van B en W stelt als eindverantwoordelijke het strategisch IB&P-beleid vast.

•Het management stelt jaarlijks het IB&P-plan vast.

•Het management is verantwoordelijk voor het (laten) uitwerken en uitvoeren van onderwerp-specifieke tactische beleidsregels die aanvullend zijn op dit strategisch beleid.

•Vastgestelde beleidsstukken en uitwerkingen daarvan (bijv. procedures, standaarden en werkinstructies) worden centraal beheerd in het managementsysteem voor informatiebeveiliging en privacybescherming.

•Het management ziet erop toe dat de teammanagers en teamleiders adequate maatregelen genomen hebben voor de bescherming van de (persoons)gegevens, informatiesystemen en procesautomatiseringsystemen die onder hun verantwoordelijkheid valt.

•De Chief Information Security Officer (CISO) ondersteunt vanuit een onafhankelijke positie de organisatie bij het bewaken en verhogen van de betrouwbaarheid van de informatievoorziening en rapporteert hierover rechtstreeks aan het management en/of het college van B&W.

•De Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) is verantwoordelijk voor het intern onafhankelijk toezien op en adviseren van het college van B&W over de juiste en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens zoals -onder andere- de AVG voorschrijft. De FG brengt een jaarverslag uit waarin hij zijn bevindingen en aanbevelingen vastlegt.

•Het management en de teammanagers en teamleiders stellen informatie over de bescherming van persoonsgegevens ter beschikking aan de FG. Desgevraagd verstrekken zij aanvullende informatie aan de functionaris gegevensbescherming.

•Tijdens Planning & Control-gesprekken dient er aandacht te zijn voor de informatiebeveiliging en privacy naar aanleiding van de rapportage van de CISO en of de FG..

•De teammanagers en teamleiders zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de informatiebeveiliging voor de processen waarvoor zij verantwoordelijk zijn.

•De teammanagers en teamleiders zijn verantwoordelijk voor de borging van de AVG binnen de processen waarvoor zij verantwoordelijk zijn en het bijbehorende verwerkingsregister.

•De teammanagers en teamleiders zijn verantwoordelijk voor het oefenen met informatiebeveiligings- en privacy incidenten en bedrijfscontinuïteit.

•Hoewel de basiskernregistraties (zoals BRP, PUN/PNIK, SUWI, BAG, BGT) en toekomstige basisregistraties belangrijk zijn in het kader van informatiebeveiliging, krijgen zij niet meer of minder voorrang dan andere (primaire) processen binnen de gemeente. Het samenspel van alle processen binnen de bedrijfsvoering is belangrijk voor de missie en de visie van de gemeente en het behalen van de doelen die zijn gesteld.

•Alle medewerkers van de gemeente worden getraind in het gebruik van beveiligingsprocedures.

•Alle medewerkers hebben een minimale basiskennis van de privacywetgeving en weten deze bewust toe te passen in hun dagelijks werk.

•Medewerkers dienen verantwoord om te gaan met persoonsgegevens en andere informatie. Een bewustwordingsprogramma draagt eraan bij dat medewerkers hiertoe in staat zijn.

•Teammanagers en teamleiders dienen erop toe te zien dat de controle op het verwerken van persoonsgegevens regelmatig wordt uitgevoerd, zodat zij kunnen vaststellen dat alleen rechthebbende ambtenaren de juiste persoonsgegevens ingezien en verwerkt hebben.

•De beveiligingsmaatregelen worden bepaald op basis van risicomanagement. Teammanagers en teamleiders voeren quickscans informatiebeveiliging uit op basis van de BIO en bij verwerken van persoonsgegevens tevens (Pre-)DPIA’s uit op basis van de AVG uit om deze risico-afwegingen te kunnen maken.

2.6.4 Randvoorwaarden

Belangrijke randvoorwaarden zijn:

•De informatiebeveiligings- en privacy eisen maken deel uit van afspraken met ketenpartners, leveranciers en gemeenschappelijke regelingen en worden periodiek geëvalueerd/gecontroleerd.

•Kennis en bewustzijn van informatiebeveiliging en privacybescherming en omgaan met persoonsgegevens binnen de organisatie dienen actief bevorderd en geborgd te worden.

•Jaarlijks wordt een IB&P-plan opgesteld onder leiding van het Management, gebaseerd op:

•dit IB&P-beleid;

•de rapportages van de FG en de CISO;

•de uitkomsten van de jaarlijkse Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA);

•andere eventuele auditresultaten;

•het dreigingsbeeld gemeenten van de IBD;

•uitkomsten risicoanalyses en DPIA’s

•de door de afdelingsmanagers ingebrachte onderwerpen voor de informatievoorziening waarvoor zij verantwoordelijk zijn, bijvoorbeeld als uitkomst van een risicoanalyse of een privacy-analyse (DPIA).

•Om uitvoering te kunnen geven aan dit strategisch beleid en het IB&P-plan worden voldoende financiële middelen en uitvoeringscapaciteit ter beschikking gesteld.

3.3.1 ENSIA

De gemeente verantwoordt zich over informatiebeveiliging middels de voor de overheid vastgestelde ENSIA-systematiek. Dat betekent dat jaarlijks een ENSIA-coördinator wordt aangewezen. Deze zorgt ervoor dat de informatie die nodig is voor het beantwoorden van vragen binnen ENSIA wordt opgehaald bij de verantwoordelijke teammanagers en teamleiders. De teammanagers en teamleiders leveren alle informatie die nodig is voor het invullen van de jaarlijkse ENSIA-vragenlijsten.

3.3.2 Jaarlijkse rapportages

Middels onderstaande verantwoording worden het bestuur van de gemeente Heemstede en de raad geïnformeerd. De betrokkenheid van het bestuur is essentieel, en laat zien dat de gemeente Heemstede informatiebeveiliging en privacybescherming serieus neemt en het een onderdeel laat zijn van de ambities om informatie van haar inwoners adequaat te beschermen.

Verantwoording naar het college

Jaarlijks worden door de FG en de CISO een rapportage opgeleverd over de stand van zaken van voldoen aan alle eisen en normen over respectievelijk de privacy en over informatiebeveiliging. De jaarrapportages worden door het college vastgesteld. Er worden ook halfjaar rapportages opgesteld, deze worden aan het management aangeboden.

Verantwoording naar de raad

De verantwoording over de informatiebeveiliging en privacybescherming komt in het jaarverslag tot uitdrukking in de collegeverklaring Informatiebeveiliging en privacy. Met deze verklaring geeft het college van B & W aan in hoeverre de gemeente voldoet aan de afspraken die gemaakt zijn voor de ENSIA-verantwoording Informatiebeveiliging en wettelijke eisen zoals uit de AVG. Ook worden de eventuele verbetermaatregelen vermeld die de gemeente gaat treffen. De ingevulde zelfevaluatievragenlijst vormt de basis voor het opstellen van de collegeverklaring aan de raad.

Verantwoording naar andere instanties

Via de ENSIA verantwoordt de gemeente zich ook aan de stelselhouders voor DIGID/WOZ/BAG/SUWI/BRP. Deze rapportages gaan via de ENSIA systematiek naar de diverse ministeries of uitvoeringsorganisaties.