Verordening op het seniorenconvent 2016

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.seniorenconvent: het door de raad ingestelde orgaan overlegplatform bestaande uit fractievoorzitters ter bespreking van zaken met een vertrouwelijk, politiek gevoelig en urgent karakter;

b.voorzitter: de voorzitter van de raad, of diens plaatsvervanger;

c.fractievoorzitter: de voorzitter van een politieke groepering uit de gemeenteraad of diens plaatsvervanger;

d.griffier: de griffier van de raad, tevens griffier van het seniorenconvent, of diens vervanger.

Artikel 2. Taken

1Het seniorenconvent fungeert als overlegplatform namens de raad voor politiek gevoelige, vertrouwelijke en spoedeisende kwesties.

2Het seniorenconvent adviseert de raad over de toepassing van de gedragscode politieke ambtsdragers.

Artikel 3. Samenstelling

1Het seniorenconvent bestaat uit de voorzitter van de raad en de fractievoorzitters van alle in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. De voorzitter van de raad is tevens voorzitter van het seniorenconvent.

2Elke fractievoorzitter kan zich bij afwezigheid laten vervangen door een ander raadslid van zijn fractie, bij voorkeur de plaatsvervangend fractievoorzitter, dan wel laten vertegenwoordigen door een andere aanwezige fractievoorzitter.

3Het seniorenconvent wordt bijgestaan door de griffier.

4Het seniorenconvent kan zich laten bijstaan door adviseurs.

5De voorzitter kan voorstellen de secretaris uit te nodigen voor het seniorenconvent.

Artikel 4. Vergaderfrequentie en –plaats

1Het seniorenconvent vergadert telkens wanneer de voorzitter of ten minste 3 leden dit wensen.

2De vergaderingen van het seniorenconvent worden in het gemeentehuis gehouden, tenzij de leden van het seniorenconvent besluiten elders te vergaderen.

Artikel 5. Beslotenheid van vergaderingen

1De vergaderingen van het seniorenconvent zijn besloten.

2Het seniorenconvent kan besluiten dat een vergadering of een deel daarvan in openbaarheid plaats vindt.

Artikel 6. Oproep

De voorzitter stuurt ten minste 5 dagen voor een bijeenkomst de leden een oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de bijeenkomst. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden uiterlijk 2 dagen voor de bijeenkomst verzonden. In spoedeisende gevallen kunnen deze termijnen worden verkort tot 24 uur voor de bijeenkomst.

Artikel 7. Agenda en besluitenlijst

1Bij aanvang van de bijeenkomst stelt het seniorenconvent de agenda vast.

2De leden van de raad worden zo snel mogelijk na de vergadering van het seniorenconvent geïnformeerd over het besprokene in het seniorenconvent onder vermelding van de status daarvan.

3Indien van het besprokene een besluitenlijst wordt gemaakt, wordt het concept hiervan aan de leden van het seniorenconvent verstrekt.

4De eventuele besluitenlijst van een openbare vergadering of een openbaar deel van de vergadering van het seniorenconvent wordt na vaststelling openbaar gemaakt.

Artikel 8. Quorum en advisering buiten de vergadering

1Een vergadering van het seniorenconvent kan alleen doorgaan als meer dan de helft van het aantal leden of hun plaatsvervangers aanwezig is.

2Als het quorum niet aanwezig is, verzoekt de voorzitter de leden in geval van een vraag of adviesverzoek binnen 24 uur per e-mail te reageren.

3Het seniorenconvent kan ook buiten vergadering adviezen uitbrengen, mits alle leden in de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk of per e-mail hun mening te uiten.

Artikel 9. Stemming

Alle adviezen worden uitgebracht bij gewone meerderheid van stemmen. Van minderheidsstandpunten wordt desgewenst melding gemaakt.

Artikel 10. Verantwoording

Het seniorenconvent is voor zijn handelingen en zijn beleid verantwoording schuldig aan de raad en geeft hem alle verlangde inlichtingen.

Artikel 11. Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist het seniorenconvent op voorstel van de voorzitter.

Artikel 12. Inwerkingtreding

1Dit besluit treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking.

2Over deze verordening kan geen referendum worden gehouden aangezien het een organisatorische aangelegenheid van de raad betreft.

Artikel 13. Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Verordening seniorenconvent 2016’.