3. Beleid en beheer
3.1 Reserves
3.1.1 Instellingscriteria reserves
Vanwege de doelmatigheid verdient het aanbeveling om het aantal reserves zo beperkt mogelijk te houden, zowel qua omvang als aantal. Hierbij moet natuurlijk wel rekening worden gehouden met de wettelijke voorschriften zoals vermeld in hoofdstuk 2. In beginsel betekent dit dat er alleen een algemene reserve is en een beperkt aantal duidelijk geformuleerde bestemmingsreserves.
Bestemmingsreserves worden alleen ingesteld:
a.Voor concrete, in principe binnen vooraf bepaalde tijd te realiseren, door de raad vast te stellen doelen. Reservevorming dient hiervoor gemotiveerd noodzakelijk te zijn. Blijft realisatie binnen de gestelde termijn uit, dan vindt opnieuw afweging door de raad plaats; dit kan betekenen dat de reserve kan worden gehandhaafd voor het doel waarvoor deze is gevormd, of dat de bestemming wordt veranderd en de reserve om die reden kan worden opgeheven;
b.Voor het veiligstellen van object- of doelsubsidies/bijdragen van derden of niet benutte delen daarvan, waarvan de verplichting tot het doen van uitgaven zich pas in latere jaren voordoet, maar die niet specifiek hoeven te worden besteed (dus waarop geen terugbetalingsverplichting rust);
c.Voor de egalisatie van ongewenste schommelingen in gemeentelijke tarieven die naar derden toe (of intern) worden gehanteerd, indien de besteding niet dusdanig gebonden is dat de middelen moeten worden teruggegeven als ze niet zijn besteed aan het doel waarvoor ze zijn geheven.
3.1.2 Wijze van instelling reserves
Om te voorkomen dat onnodig middelen worden vastgelegd waarvoor een andere bestemming mogelijk is, moeten goede gronden aanwezig zijn om een reserve in te stellen of in stand te houden. Aan de andere kant moet er natuurlijk ook voor worden gewaakt dat de begrotingspositie van de gemeente, door financiële risico’s waarvoor geen buffer is gevormd, wordt aangetast.
De omvang van de reserves moet daarom worden afgestemd op het doel dat er mee gediend moet worden c.q. op de omvang van de risico’s dan wel de verplichtingen en/of verliezen die erdoor moeten worden afgedekt.
Om het budgetrecht van de raad op het terrein van de reserves tot zijn recht te laten komen zal het instellen of opheffen van reserves bij afzonderlijk raadsbesluit (apart beslispunt) dienen plaats te vinden. In het raadsbesluit zal aandacht besteed moeten worden aan het volgende:
a.Omschrijving van het doel waarvoor de reserve wordt gevormd;
b.Minimale en/of maximale omvang;
c.Wijze van stortingen en onttrekkingen (structureel of incidenteel);
d.Looptijd.
Voor de vorming van een bestemmingsreserve geldt een minimale omvang van € 100.000.
3.1.3 Mutaties op reserves
Alle mutaties op reserves vereisen de goedkeuring van de raad. Dit gebeurt vooraf bij de vaststelling van de begroting, bij afzonderlijk raadsbesluit (wat zal leiden tot een begrotingswijziging) of via de voorjaars- en najaarsnota.
De raad stelt de voorgenomen onttrekkingen en dotaties aan de reserves, zoals samengevat in het overzicht reserves, bij de programmabegroting vast. In de voorjaars- en najaarsnota stelt de raad de bijgestelde onttrekkingen en dotaties aan de reserves bij. Bij de jaarrekening worden de werkelijke onttrekkingen en dotaties aan de reserves verantwoord en worden verschillen toegelicht en vastgesteld, doordat de jaarrekening wordt vastgesteld.
Het rechtstreeks begroten en boeken van lasten en baten op een bestemmingsreserve, waarvan de lasten en baten gedekt worden door die betreffende bestemmingsreserve is niet toegestaan.
Dit heeft als gevolg dat de begrote en werkelijke lasten die gedekt worden uit een bestemmingsreserve eerst op de betreffende taakvelden worden begroot en geboekt .Dit heet “resultaat vóór mutaties reserves”. Vervolgens wordt middels een onttrekking of dotaties via een reservemutatie de lasten en baten gedekt (resultaat na mutaties reserves). Het gevolg is dat de betreffende lasten en baten die verlopen via de reserves geen invloed hebben op het begrotingssaldo en geen invloed hebben op het jaarrekening saldo.
3.1.4 Wijzigen doel of bestemming reserves
Het principe van (bestemmings-)reserves is dat de raad te allen tijde het doel of de bestemming kan wijzigen. Voor een dergelijke wijziging is dus altijd een apart raadsbesluit benodigd.
3.1.5 Opheffen van reserves
Een bestemmingsreserve blijft alleen bestaan als het nut en de noodzaak onomstotelijk vast staan. Wanneer het doel op basis waarvan een reserve is gevormd op enig moment vervalt, dan dient de reserve te worden opgeheven. Ook als een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd, na besluit door de raad.
3.2 Voorzieningen
3.2.1 Instellen van voorzieningen
Bij het vaststellen van voorzieningen is er geen ruimte voor het maken van keuzen omdat voorzieningen voortvloeien uit bestaande voorwaardelijke verplichtingen en daarmee een verplichtend karakter hebben. Het college is daarom bevoegd binnen de geldende budgettaire kaders tot het instellen of opheffen van voorzieningen. Dit vereist een expliciet collegebesluit.
Bij de instelling van de voorzieningen wordt in ieder geval het volgende aangegeven:
-Onderbouwing waarop de vorming en omvang van de voorziening is gebaseerd;
-Geplande looptijd van de voorziening (effectuering van de verplichting).
De minimale omvang van een voorziening bedraagt € 50.000.
Het instellen van voorzieningen, welk een rechtstreeks gevolg is vanuit de bedrijfsvoering en wettelijke regelingen, kan achteraf bij de vaststelling van de jaarrekening (toelichting op de balans) worden geformaliseerd.
De wet geeft aan dat voor bepaalde mogelijk toekomstige verplichtingen een voorziening gevormd moet worden. Dit betreffen dan voorzieningen voor afdekking van risico’s. Bij deze voorzieningen geldt het principe dat “verliezen” genomen moeten worden zodra ze bekend zijn. Het nemen van verlies betekent het direct ten laste van de exploitatie verwerken.
3.2.2 Beoordelen van voorzieningen
Elke voorziening moet de omvang hebben van de desbetreffende verplichting of het desbetreffende risico. Bij afsluiting van de jaarrekening wordt beoordeeld of de voorziening van voldoende omvang is. Als geconstateerd wordt dat de voorziening op basis van nacalculatie een te hoge omvang vertoont, komt dit via de exploitatie ten gunste van de algemene middelen.
Belangrijk is dat, als de onderbouwing van een voorziening ontbreekt c.q. het risico redelijkerwijs niet in te schatten is, er geen voorziening kan worden gevormd. In dat geval dient de voorziening vrij te vallen en is vermelding van het risico in de paragraaf weerstandsvermogen op zijn plaats.
3.2.3 Mutaties op voorzieningen
Mutaties in voorzieningen wegens toevoegingen of door vrijval vloeien uitsluitend voort uit het aanpassen aan een nieuw noodzakelijk niveau. De overige mutaties bestaan alleen uit verminderingen wegens aanwending voor het doel waarvoor de voorziening is ingesteld.
Toevoegingen aan voorzieningen gebeuren ten laste van het programma, waarop de betreffende gelden zijn ontvangen dan wel waaruit de verplichting is voortgekomen. Zij maken daardoor deel uit van het rekening resultaat vóór bestemming (resultaatbepaling).
Aanwendingen van de voorzieningen komen niet meer in de exploitatie tot uiting, maar vinden rechtstreeks op de balans plaats. Indien de activiteit namelijk ook weer ten laste van de exploitatie zou lopen, zou het bedrag van de aanwending tweemaal als een last verantwoord worden.
3.2.4 Opheffen van voorzieningen
Het opheffen van voorzieningen (m.u.v. egalisatievoorzieningen) vindt plaats op het moment dat de verplichting c.q. het ingeschatte risico zich heeft geëffectueerd. Nadat afhandeling heeft plaatsgevonden valt een eventueel saldo vrij t.g.v. de exploitatie in het jaar van afhandeling.
Het besluit tot het opheffen van egalisatievoorzieningen ligt bij de gemeenteraad en is het gevolg van veranderde omstandigheden waartoe de voorziening is ingesteld (bijvoorbeeld verkoop van gebouwen).
3.3 Criteria
3.3.1 Criteria bestemmingsreserves
Voor bestemmingsreserves die als doel hebben om risico’s op te vangen, kunnen nadere criteria worden ingesteld om aan de omvang bandbreedtes in te stellen. Deze criteria gelden niet voor bestemmingsreserves die zijn ingesteld als egalisatiereserve ter dekking van toekomstige kosten van de tarieven of als dekking voor (toekomstige) kapitaalslasten.
Het gaat om de volgende bestemmingsreserves:
1Grondexploitaties
2Decentralisaties breed (voorheen 3 Decentralisaties)
Het criterium voor deze categorie van bestemmingsreserves is om de omvang te bepalen op basis van het risicobedrag + separate raadsbesluiten (expliciete voorstel om voorgestelde lasten te dekken uit deze bestemmingsreserves).
De consequentie is dat bij de begroting, voorjaars- en najaarsnota en jaarrekening deze reserves worden geactualiseerd op grond van het berekend risicobedrag.
Dit vereist dat ook bij externe partijen (verbonden partijen ) over risico’s periodiek moet worden gerapporteerd.
Vermeld dient te worden dat het niet (volledig) kunnen onderbouwen van de risico’s niet automatisch betekent dat een deel of de gehele bestemmingsreserve dient vrij te vallen, maar wel inzichtelijk maakt in welke mate de risico’s te benoemen en te kwantificeren zijn.
BIJLAGEN
Bijlage 1 – Overzicht reserves na actualisatie en besluitvorming van deze nota reserves en voorzieningen 2020
Algemene reserves
Naam van de reserve
Reserve vast eigen vermogen
Doel van de reserve
Het aanhouden van een vast eigen vermogen voor het handhaven van een structureel dekkingsmiddel op de begroting
Voeding
n.v.t.
Bestedingsraming
n.v.t.
Maximale omvang
Gelijk aan minimale omvang
Omvang per 1-1-2019
€ 5.083.900
Minimale omvang
Vaste omvang, nader te bepalen
Maximale looptijd
Onbeperkt
Bijzonderheden
Deze algemene reserve is niet vrij beschikbaar
Naam van de reserve
Algemene reserve
Doel van de reserve
De algemene reserve dient als buffer om schommelingen in het resultaat en onverwachte tegenvallers op te vangen
Voeding
Batige rekeningsaldi, resultaten van verkoop van eigendommen en eventuele winstaftoppingen grondexploitatie
Bestedingsraming
Afhankelijk van onvoorziene ontwikkelingen
Maximale omvang
Is afhankelijk van het risicoprofiel / benodigd weerstandsvermogen
Omvang per 1-1-2019
€ 12.370.500:
€ 12.351.000 na resultaatsbestemming 2018 +
+ € 19.500 saldo van opgeheven reserve milieu innovatie naar algemene reserve
Minimale omvang
Is afhankelijk van het risicoprofiel / benodigd weerstandsvermogen
Maximale looptijd
Onbeperkt
Bijzonderheden
Geen
Naam van de reserve
Nog te bestemmen resultaat
Doel van de reserve
Het jaarresultaat wordt pas na besluitvorming door de raad bestemd. Tot dat moment wordt het jaarresultaat apart vermeld.
Voeding
Het jaarresultaat
Bestedingsraming
N.v.t.
Maximale omvang
N.v.t.
Omvang per 1-1-2014
Nihil (na bestemming naar de algemene reserve)
Minimale omvang
N.v.t.
Maximale looptijd
N.v.t.
Bijzonderheden
Geen
Bestemmingsreserves
Naam van de reserve
Egalisatiereserve Parkeren
Doel van de reserve
Egaliseren van het jaarlijkse exploitatieresultaat parkeren
Voeding
Saldo van de exploitatiebudgetten die betrekking hebben op parkeren.
Bestedingsraming
Dekking voor kosten van beleid, investeringen, aanleg en onderhoud m.b.t. parkeren.
Maximale omvang
Geen
Omvang per 1-1-2019
€ 4.161.500
Minimale omvang
€ 0
Maximale looptijd
Onbeperkt
Bijzonderheden
Zie rapportage Bebouwd Parkeren centrumplannen (Raadsbesluit 2012/43111, vastgesteld door raad op 6-11-2012)
Naam van de reserve
Kapitaallasten Stadhuis
Doel van de reserve
Afdekken van de jaarlijkse kapitaallasten van nieuwe Stadhuis
Voeding
Eenmalige dotatie uit diverse bronnen (zie Investerings- en dekkingsplan Stadhuis)
Bestedingsraming
Conform vastgesteld Investerings- en dekkingsplan Stadhuis
Maximale omvang
€ 7.815.000
Omvang per 1-1-2019
€ 2.272.900
Minimale omvang
N.v.t.
Maximale looptijd
2024
Bijzonderheden
Geen
Naam van de reserve
Afvalinzameling
Doel van de reserve
Egaliseren van de kosten en opbrengsten van afvalinzameling en dekking van de kosten van ondergrondse afvalcontainers
Voeding
Bij vorming een eenmalige dotatie vanuit de voormalige reserve diftar. Jaarlijks saldo van het product Afvalverwijdering
Bestedingsraming
Kosten ondergrondse afvalcontainers en voor pilots m.b.t. afvalinzameling
Maximale omvang
N.v.t.
Omvang per 1-1-2019
€ 974.800
Minimale omvang
€ 0
Maximale looptijd
Continue
Bijzonderheden
Geen
Naam van de reserve
Egalisatiereserve riolering
Doel van de reserve
Inzichtelijk maken van de resultaten op het taakveld riolering
Voeding
Positief saldo taakveld 7.2 Riolering
Bestedingsraming
Geen
Maximale omvang
N.v.t.
Omvang per 1-1-2019
€ 88.400
Minimale omvang
€ 0
Maximale looptijd
Continue
Bijzonderheden
Relatie met GRP
Naam van de reserve
Grondexploitaties
Doel van de reserve
Buffer voor het opvangen van risico’s met betrekking tot grondexploitaties en voor het dekken van voorbereidingskredieten.
Voeding
Overheveling vanuit algemene reserve / winstaftoppingen grondexploitatie. Jaarlijks wordt in het Meerjarenperspectief Grondexploitaties beoordeeld of de reserve van voldoende omvang is op basis van de weerstandsratio grondexploitaties en de omvang van de risico’s.
Bestedingsraming
Dekking van verliesgevende grondexploitaties en voor het dekken van voorbereidingskredieten.
Maximale omvang
Ratio van 1,4 (zie toelichting onder het kopje “ bijzonderheden” )
Omvang per 1-1-2019
€ 3.838.400
Minimale omvang
Ratio van 1,0 met een ondergrens van € 2 miljoen voor risico’s
Maximale looptijd
Onbeperkt
Bijzonderheden
Indien de ratio 1,0 bedraagt, houdt dit in dat alle risico’s zijn afgedekt door de omvang van de bestemmingsreserve.
Indien de omvang van deze reserve hoger is dan de ratio van 1,4 betekent dit niet dat wordt afgeroomd naar de algemene reserve, omdat deze reserve ook is ingesteld voor het dekken van voorbereidingskredieten.
Naam van de reserve
MGOIP Sportaccommodaties
Doel van de reserve
Egaliseren van de jaarlijkse kosten van het groot onderhoud en de kapitaallasten van de sportvoorzieningen.
Voeding
Totaal is er jaarlijks € 851.750 beschikbaar voor de kosten van het MGOIP. Het resterende bedrag wordt gestort.
Bestedingsraming
Conform het MGOIP
Maximale omvang
N.v.t.
Omvang per 1-1-2019
€ 367.700
Minimale omvang
€ 0
Maximale looptijd
Na afloop van het MGOIP 2018-2021 zal er een nieuw MGOIP worden opgesteld
Bijzonderheden
Deze reserve is 13 maart 2014 ingesteld (zie INT-13-06847)
Naam van de reserve
Onderhoud en beheer Civiel
Doel van de reserve
Mogelijk maken van efficiënte meerjarige inzet van onderhoudsbudgetten.
Voeding
Saldo van het groot onderhoudsbudget Civiel, projecten wegen en GVVP.
Bestedingsraming
Geen
Maximale omvang
Geen
Omvang per 1-1-2019
€ 900.700
Minimale omvang
€ 0
Maximale looptijd
Continue
Bijzonderheden
Deze reserve is in 2012 ingesteld, zie raadsbesluit 2012/51815 en dient samen te worden gezien met de bestemmingsreserve Onderhoud en beheer groen.
Naam van de reserve
Onderhoud en beheer Groen
Doel van de reserve
Mogelijk maken van efficiënte meerjarige inzet van onderhoudsbudgetten.
Voeding
Saldo van het groot onderhoudsbudget Groen.
Bestedingsraming
Geen
Maximale omvang
Geen
Omvang per 1-1-2019
€ 69.600
Minimale omvang
€ 0
Maximale looptijd
Continue
Bijzonderheden
Deze reserve is in 2012 ingesteld, zie raadsbesluit 2012/51815 en dient samen te worden gezien met de bestemmingsreserve Onderhoud en beheer civiel.
Naam van de reserve
Decentralisaties Breed (taakvelden WMO oud en nieuw, Jeugd en Participatie (exclusief de uitkeringen))
Doel van de reserve
Afdekken van de risico’s op de taakvelden Decentralisatie Breed (WMO oud en nieuw, Jeugd en Participatie (exclusief de uitkeringen))
Voeding
Geen, tenzij specifiek raadsbesluit van toepassing is.
Bestedingsraming
Een tekort saldo op decentralisaties breed wordt gedekt uit deze reserve. Structurele risico’s kunnen, indien deze zich voordoen, maximaal 3 jaar gedekt worden uit de reserve, daarna moeten deze opgevangen worden in de begroting.
Omvang
Wordt bepaald aan de hand van een jaarlijkse risicoanalyse op de taakvelden decentralisaties breed.
Omvang per 1-1-2019
€ 3.565.300
Maximale looptijd
31-12-2024
Bijzonderheden
Sinds de decentralisaties m.i.v. 2015 is gebleken dat risico’s verminderen, maar tegelijkertijd door nieuwe ontwikkelingen ook nieuwe risico’s ontstaan. Gezien de complexiteit van het beleid van de taakvelden decentralisaties breed zullen er voorlopig risico’s aanwezig zijn. Voor structurele risico’s zal binnen 3 jaren dekking binnen de begroting moeten zijn gevonden.
Per 1-1-2025 zal deze bestemmingsreserve worden opgeheven en zullen deze risico’s moeten worden opgevangen binnen de algemene reserve.
Naam van de reserve
Verbindingsweg A8/A9
Doel van de reserve
Financiële bijdrage A8/A9
Voeding
Jaarlijkse storting in de periode 2017 – 2020 van € 525.000
Bestedingsraming
Definitieve bijdrage op grond van SamenwerkingsOvereenkomst A8/A9
Maximale omvang
€ 2.100.000
Omvang per 1-1-2019
€ 1.050.000
Minimale omvang
€ 0
Maximale looptijd
Hangt samen met besluitvorming over de SamenwerkingsOvereenkomst A8/A9.
Bijzonderheden
Deze reserve is in 2014 ingesteld, zie raadsbesluit INT-14-11027.
Bijlage 2 – Overzicht voorzieningen na actualisatie
Voorzieningen verplichtingen, verliezen en risico’s (ex artikel 44 lid 1 a & b BBV)
Onderstaande vier voorzieningen hebben betrekking op verplichtingen, verliezen en risico’s.
Naam van de voorziening
Voorziening voormalig personeel
Doel van de voorziening
Ondervangen van derving van inkomen in geval van werkloosheid bij beëindiging ambtelijk dienstverband door het toekennen van werkloosheidsuitkeringen aan voormalige werknemers.
Voeding
Dotatie vanuit programma Bestuur en ondersteuning
Bestedingsraming
De toekomstige verplichtingen zijn berekend per persoon op basis van einddatum
Omvang per 1-1-2019
€ 103.000
Maximale looptijd
Continue
Bijzonderheden
De voorziening wordt elk jaar bij het opmaken van de jaarrekening geactualiseerd.
Naam van de voorziening
Voorziening oud (of voormalig) bestuurders
Doel van de voorziening
Ondervangen van derving van inkomen in geval van werkloosheid bij (tussentijdse) beëindiging wethouderschap.
Voeding
Dotatie vanuit programma Bestuur en ondersteuning
Bestedingsraming
De toekomstige verplichtingen zijn berekend per persoon op basis van einddatum
Omvang per 1-1-2019
€ 364.700
Maximale looptijd
Continue
Bijzonderheden
De verplichtingen worden elk jaar bij het opmaken van de jaarrekening geactualiseerd.
Naam van de voorziening
Voorziening pensioenen wethouders
Doel van de voorziening
Voldoen aan mogelijke rechten op pensioenuitkeringen aan (ex-) wethouders en hun nabestaanden conform de APPA-regeling
Voeding
Dotatie vanuit programma Bestuur en ondersteuning
Bestedingsraming
De toekomstige verplichtingen zijn berekend per persoon op basis van einddatum
Omvang per 1-1-2019
€ 3.545.800
Maximale looptijd
Continue
Bijzonderheden
De verplichtingen worden elk jaar bij opmaken v/d jaarrekening geactualiseerd op basis van actuariële berekeningen
Naam van de voorziening
Voorziening financiële risico’s
Doel van de voorziening
Afdekken van mogelijke claims
Voeding
Dotatie vanuit het programma waar het risico of verplichting betrekking op heeft.
Bestedingsraming
Betalingsverplichtingen
Omvang per 1-1-2019
€ 1.000.000
Maximale looptijd
Continue
Bijzonderheden
Voorzieningen gelden van derden (ex artikel 44 lid 2 BBV)
Onderstaande voorzieningen hebben betrekking op door derden beklemde middelen met een specifieke aanwendingsrichting (zonder terugbetalingsverplichting)
Naam van de voorziening
Voorziening toekomstige vervangingsinvesteringen riool
Doel van de voorziening
Vormen van toekomstige spaarbedragen ter dekking van investeringen
Voeding
Jaarlijkse storting uit exploitatie
Bestedingsraming
Investeringen in riolering
Omvang per 1-1-2019
€ 4.546.300
Maximale looptijd
Continue
Bijzonderheden
Relatie met GRP
Naam van de voorziening
Voorziening afkoopsommen begraafplaats
Doel van de voorziening
Het egaliseren van ontvangen afkoopsommen voor het jaarlijks onderhoud van de begraafplaats en werkt als buffer tussen de zeer wisselende uitgaven en de gelijkmatige inkomsten over een langere periode
Voeding
Ontvangen afkoopsommen
Bestedingsraming
Jaarlijkse onttrekking ten gunste van product begraafplaats
Omvang per 1-1-2019
€ 389.400
Maximale looptijd
Continue
Bijzonderheden
In 2020 zal op basis van een intern en extern onderzoek de uitgangspunten voor deze voorziening worden herijkt.