Aanhef
PRIVACYREGLEMENT GBA 2010
Burgemeester en wethouders van de gemeente Beuningen
gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening GBA 2010
besluiten:
Het Privacyreglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) 2010 van de gemeente Beuningen vast te stellen
Artikel 1 Begripsbepalingen
Dit reglement verstaat onder:
· de Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
· verordening: de Verordening GBA 2010, vastgesteld door de gemeenteraad d.d 9 maart 2010;
· GBA-V: de verstrekkingvoorziening als bedoeld in artikel 66a van het Besluit;
· aangehaakte gegevens: in de GBA opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet, deze gegevens maken geen deel uit van de persoonslijst;
· verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;
· beheerder:een daartoe ingevolge de beheerregeling, bedoeld in artikel 14 van de wet, aangewezen gemeenteambtenaar of diens plaatsvervanger die is belast met het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
· ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet GBA, in de GBA van de gemeente is opgenomen;
· afnemer: een bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1 van de wet GBA;
· binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een organisatieonderdeel is van de gemeente Beuningen;
· derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene;
· protocollering: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de GBA aan een afnemer of derde;
· authentiek gegeven: een in de basisadministratie opgenomen gegeven dat op grond van artikel 3a van de wet als authentiek wordt aangemerkt
Artikel 2 Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
Beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is de functionaris als bedoeld in de Beheerregeling GBA, artikel 2.
De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:
a.(te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;
b.(rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen;
c.Verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelde, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie
Artikel 3 Authentieke gegevens
Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.
Artikel 4 Aangehaakte gegevens
1Naast de gegevens die op grond van de wet worden verkregen, kunnen worden opgenomen de aangehaakte gegevens zoals aangegeven in bijlage 1.
2Aangehaakte gegevens kunnen, voor zover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen.
Artikel 5 GBA
1.De GBA heeft tot doel:
a.Informatie te leveren aan de (gegevens)beheerder en aan de beheerder GBA aangewezen medewerkers werkzaam op het werkveld Burgerzaken en het telefonisch informatie centrum ten behoeve van de vervulling van hun taken;
b.De binnengemeentelijke afnemers, genoemd in bijlagen 2 en 3, te voorzien van persoonsgegevens, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van hun taken zoals genoemd in de bijlagen.
c.De derden, genoemd in bijlage 4, te voorzien van persoonsgegevens, in die gevallen bedoeld in de bijlage. De genoemde gegevens worden op verzoek verstrekt ten behoeve van een gerechtvaardigd, zijnde niet commerciële belang. Bij verstrekking van persoonsgegevens van natuurlijke personen moet vooraf uitdrukkelijk toestemming zijn verkregen van de ingeschrevene;
d.Een ingeschrevenen over hem betreffende gegevens te informeren;
e.Informatie te leveren ten behoeven van wettenschappelijk onderzoek (zie bijlage 4).
Artikel 6 Verbanden met andere gemeentelijke bestanden
1Op grond van artikel 96 van de wet GBA, met het oog op het met elkaar in verband brengen, van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de verantwoordelijken van andere gemeentelijke registraties gegevens verstrekt.
2De betreffende gegevens zijn in bijlage 5 van deze privacyreglement vastgelegd.
3De persoonsgegevens worden uit de GBA direct aangeleverd aan de basisregistratiesysteem (BRS). Deze gegevens worden ten dienste van de binnengemeentelijke afnemers aangeboden voor het uitoefenen van hun (wettelijke c.q. publiekrechtelijke) taken.
4De betreffende gegevens kunnen in een convenant worden vastgelegd.
Artikel 7 Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (raadpleegmogelijkheid)
1Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens hebben:
a.de (persoonsgegevens) beheerder;
b.de door de beheerder aangewezen medewerkers van het werkveld Burgerzaken en medewerkers telefonisch informatie centrum;
c.de tijdelijke (uitzend) krachten en stagiaires werkzaam onder toezicht van en bij het werkveld Burgerzaken;
d.voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet de in de bijlage 2 bij deze reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden;
e.zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.
Artikel 8 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben of waar systematisch gegevens aan worden verstrekt
Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet GBA worden aan de in de bijlage 3 bij deze privacyreglement vermelde binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (ad-hoc) of waar systematisch gegevens aan worden verstrekt de in de bijlage aangegeven gegevensset verstrekt ten behoeve van de eveneens in de bijlage 3 aangegeven doeleinde.
Artikel 9 Vrije derden en de gegevens die kunnen worden verstrekt
Met inachtneming van artikel 100 van de wet GBA kunnen de in de bijlage 4 bij deze privacyreglement aangegeven vrije derden gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.
Artikel 10 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.
Artikel 11 Terugmeldverplichting
1Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens of de GBA-V, doet hiervan mededeling aan de beheerder.
2De beheerder regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan.
3De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met in achtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet en de artikelen 62 en 63 van het besluit GBA.
4In bijlage 6 worden de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die teven mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens aan hen verstrekt zijn. Aangegeven wordt welke gegevens het betreft.
Artikel 12 Protocollering/verstrekking gegevens aan de burger/geheimhouding
De privacyprocedures zoals beschreven in de wet, artikelen 103 en 110, gelden ook voor gebruik door de binnengemeentelijke afnemers. Via andere geautomatiseerde toepassingen worden de verstrekkingen aan de binnengemeentelijke afnemers bijgehouden en kunnen herleid worden. Een burger kan niet rechtstreeks om inzage vragen bij de beheerder van andere geautomatiseerde toepassingen. Indien een burger inzage wil in de gegevens die in het afgelopen jaar vanuit andere geautomatiseerde toepassingen over hem verstrekt zijn aan interne afnemers, moet hij de gegevens opvragen bij het werkveld Burgerzaken van de gemeente van inschrijving. Indien er sprake is van geheimhouding zal dit gerespecteerd moeten worden en de omgang met deze gegevens overeenkomstig de wet moeten worden gehandeld.
Artikel 13 Beveiliging
1De beheerder treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging als vermeld in het krachtens besluit van B&W dd 11 maart 2008 Informatiebeveiligingsplan GBA.
2De beheerder beschrijft de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot systeembeheer, applicatiebeheer, gegevensbeheer, informatiebeheer en privacybeheer in het krachtens besluit van B&W dd 11 maart 2008 Beheerregeling GBA.
Artikel 14 Slotbepaling
1Dit reglement wordt aangehaald als “Privacyreglement GBA”.
2Het reglement ligt ter inzage in het gemeentehuis.
Burgemeester en wethouders van de gemeente Beuningen,
de secretaris, de burgemeester,
A.H.W.M. Kocken RA mr. drs. H.N.A.J. Zijlmans
Bijlagen
BIJLAGE 1
Aangehaakte gegevens zijn:
· Binnengemeentelijke afnemersindicaties
· Stemdistricten
· PL’en van vertrokken personen (m.u.v. de verwijsgegevens)
· Interne aantekeningen (zoals erkenning ongeboren vrucht enz.)
BIJLAGE 2
Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid
De medewerkers van de volgende organisatieonderdelen van de gemeente Beuningen hebben rechtstreeks toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens:
Organisatie onderdeel
Wettelijk kader
Gegevensset
afdeling Financiën
werkveld Belasting
BHW (gemeenschappelijk belastingskantoor)
Hoofdstuk XV Gemeentewet, Artikel 22 en 38 Wet waardering onroerende zaken, Wet milieubeheer, BW Invorderingswet, Gemeentelijke WOZ verordening
Wet milieubeheer, BW, Invorderingswet, Gemeentelijke WOZ verordening, Titel IV, Hoofdstuk XV Gemeentewet.
Persoonsgegevens, oudergegevens, huwelijksgegevens,overlijdensgegevens,
verblijfplaatsgegevens, kindgegevens en verwijsgegevens.
Persoonsgegevens, oudergegevens, huwelijksgegevens,overlijdensgegevens,
verblijfplaatsgegevens, kindgegevens en verwijsgegevens.
afdeling VROM
werkveld Bouw- en woningtoezicht
werkveld Ruimtelijke Ordening
afdeling Veiligheid
werkveld Openbare Orde en Veiligheid
Besluit Min v Justitie tot aanwijzing buitengewoon opsporingsambtenaar,
Woning Wet, Wet Ruimtelijke Ordening, Wet milieubeheer,Monumenten Wet, en APV
Huisvestingswet
Winkeltijdenwet, Gemeentelijke legesverordening, Drank- en Horecawet, Wet op Kansspelen, en APV.
Persoonsgegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens,verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens en reisdocumentgegevens.
Persoonsgegevens, oudergegevens, nationaliteitsgegevens,huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, verblijfplaatsgegevens, kindgegevens, gezagsverhoudinggegevens, verblijfstitelgegevens en verwijsgegevens.
Persoonsgegevens, nationaliteitsgegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, verblijfplaatsgegevens, kindgegevens, verblijfstitelgegevens, gezagsverhoudinggegevens, en verwijsgegevens.
afdeling Inwoners
welzijn en onderwijs
Burgerzaken en CRIB medewerkers
Burgerzaken
Leerplichtwet en artikel 3 van de Leerplichtregeling 1995.
Wet rampen en zware ongevallen
Wet GBA,Burgerlijke Wetboek, besluit gevonden voorwerpen, Kieswet, Paspoortwet, Nationaliteitswet, Archiefwet, , Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Regelgeving rijbewijzen, toekennen van onderscheidingen en huwelijksjubilarissen. Wet 29/09/1815
Instelling van de Orde van de Nederlandse Leeuw
Wet 29/9/1815 instelling van de Orde van Oranje-Nassau en het Besluit van 10 mei 1995, nadere regels Orde van de Nederlandse Leeuw.
Persoonsgegevens, oudergegevens, huwelijksgegevens, kindgegevens, overlijdensgegevens,
persoonsgegevens, gerelateerden, verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens, reisdocumentgegevens en verblijfstitel.
Alle gegevens op PL en verwijsgegevens
Alle gegevens op PL en verwijsgegevens
Werkveld Algemeen Juridische Zaken
afdeling Sociale Zaken
werkveld Werk en Inkomen
werkveld Zorg
Secretariaat Commissie van de bezwaarschriften
Wet Werk en Bijstaand, Wet Inburgering,
Wet Inkomensvoorziening, Wet kinderopvang
Artikelen 49 en 53 van het Besluit administratieve bepalingen inzake het wegverkeer, Wet Maatschappelijk Ondersteuning,
Persoonsgegevens, huwelijksgegevens,verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens,
Persoonsgegevens, oudergegevens, nationaliteitsgegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, verblijfplaatsgegevens, kindgegevens, verblijfstitelgegevens, gezagsverhoudinggegevens, verwijsgegevens, reisdocumentgegevens
Persoonsgegevens, oudergegevens, nationaliteitsgegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, verblijfplaatsgegevens, kindgegevens, verblijfstitelgegevens, gezagsverhoudinggegevens, verwijsgegevens, reisdocumentgegevens
afdeling Beheer Openbare Ruimte
BW
Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.
afdeling Openbare Werken
Kadasterwet
Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.
brandweer Beuningen
Uitvoer van wettelijke taken
Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.
afdeling Personeel en Organisatie
werkveld Informatie en automatisering
werkveld Personeel en organisatie
werkveld Documentaire Informatie voorzieningen
Het waarborgen van een juiste werking van de computer, het netwerk en de applicaties
Algemene Pensioenwet, Gemeentewet, Ambtenarenwet.
Ter uitvoering van de opgedragen taken, postregistratie. Archiefwet 1995
Toegang tot alle in het systeem aanwezige gegevens.
Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.
Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.
De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.
BIJLAGE 3
Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar (systematisch) gegevens aan worden verstrekt uit de GBA.
Wie
Waarvoor
Gegevensset
afdeling Sociale Zaken
werkveld werk en inkomen
Uitvoering Sociale Wetten
Inburgering Nieuwkomers
Selectie briefadressen:
Persoonsgegevens, Adresgegevens
Selectie eerste inschrijvingen:
Persoonsgegevens, Nationaliteitgegevens
afdeling VROM
Woningwet en het BW
Selectie bewoners recreatiepark:
Persoonsgegevens, Adresgegevens en verwijsgegevens.
afdeling Inwoners
werkveld welzijn en onderwijs
Artikel 19 van de Leerplichtwet en artikel 3 van de Leerplichtregeling 1995.
Selectie 4-jarigen:
Naam en Adresgegevens
werkveld communicatie
aanschrijving nieuwe inwoners, i.v.m. kermis
Selectie nieuwe inwoners:
Naam en adresgegevens
toegang sociale voorzieningen
Selectie 75-plussers:
Naam en adresgegevens
Bestuurssecretariaat
Jubilea
50, 60, 65, 70 en 75 huwelijken en 90-jarigen en 100-plussers:
Naam, adresgegevens, huwelijksdata,
overlijdensgegevens.
uitnodiging als gast bij de raad
Selectie 19-plussers
Naam en adresgegevens
BIJLAGE 4
Lijst van vrije derden waar gegevens aan verstrekt kunnen worden uit de GBA.
Wie
Waarvoor
Gegevensset
Bibliotheek
(geen onderdeel van de gemeente)
Voor de bijhouding van de ledenadministratie
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Buitenlandse EU-overheden
Ter uitvoering van de opgedragen taken.
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Buitenlandse niet EU-overheden (met passend beschermingsniveau met betrekking tot persoonsgegevens, artikel 76 WBP) www.cbpweb.nl
Ter uitvoering van de opgedragen taken en er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang.
Advies: toestemming burger vragen.
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Buitenlandse vertegenwoordigingen hier te lande
Ter uitvoering van de opgedragen taken.
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Bureau voor Rechtshulp
Ter uitvoering van de opgedragen taken.
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Crematoria, begraafplaatsen
(niet-gemeentelijke)
Voor de bijhouding van registraties verband houdende met het begraven en cremeren.
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Culturele organisaties
Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Fondsverwervende organisaties
Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Instellingen/organisaties ten behoeve van:
-Maatschappelijke dienstverlening
-Algemene/geestelijke gezondheidszorg
-Kinderopvang
-Jeugdwelzijnswerk
-Ouderenzorg
-Gehandicaptenzorg
-Werkvoorziening
Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Kerken
(niet zijnde de SILA)
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Kredietbank
(privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting)
Voor de aan deze organisatie opgedragen taken.
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Migrantenorganisaties
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Natuurlijke personen
Vooraf schriftelijke toestemming betrokkene (persoon/gezaghouder)
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Ouderenorganisaties
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Patiëntenverenigingen
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Pensioenfondsen (tenzij art. 34 Pensioen- en Spaarfondsenwet van toepassing is)
Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Plaatselijke afdelingen van politieke partijen
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Reclassering/verslaafden-zorg
Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Sportorganisaties en
-verenigingen
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Stichting Bureau Nieuwkomers
Voor de aan deze organisatie opgedragen taken.
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Thuiszorgorganisaties
Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Vakorganisaties
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
BIJLAGE 5
Lijst van binnengemeentelijke applicaties waaraan gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens kunnen worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden.
Wie
Waarvoor
Gegevensset
BRS
GIS (geografische informatie systeem)
In proces klacht en meldingen systeem
Diverse gemeentelijke taken.
Diverse gemeentelijke taken.
Koppelen van de geautomatiseerd meldingenregistratie systeem.
persoonsgegevens, burgerlijke staat gegevens, nationaliteitsgegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, de indicatie geheimhouding van gegevens, adresgegevens , verblijfstitelgegevens en verwijsgegevens.
Naam en adresgegevens.
Naam en adresgegevens.