Aanhef
Het college van B en W besluit:
1Het kwaliteitssysteem informatievoorziening gemeente Best vast te stellen.
Kwaliteitshandboek informatievoorziening
Inleiding
De gemeente Best maakt, ontvangt en beheert iedere dag grote hoeveelheden informatie. Het is belangrijk dat we deze informatie goed beheren en bewaren. Zo hebben we grip op onze informatie, is informatie makkelijker te vinden en voldoen we beter aan wetgeving zoals de Archiefwet en de Wet open overheid (Woo).
Onze archivaris, het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven, controleert iedere twee jaar de kwaliteit van ons informatiebeheer.
Het kwaliteitssysteem informatievoorziening is een hulpmiddel en verplichting uit de Archiefregeling om de kwaliteit van informatievoorziening te verbeteren.
Archiefregeling, artikel 16
De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.
Doel van dit handboek
Het doel van het kwaliteitssysteem is om het informatiebeheer binnen de gemeente Best structureel te verbeteren en te voldoen aan de gestelde eisen, zodat informatie veilig, duurzaam en toegankelijk is.
De gemeente werkt structureel aan de kwaliteit van haar informatiehuishouding. Het handboek legt uit:
-Wat het kwaliteitssysteem informatievoorziening is;
-Hoe we informatie goed beheren;
-Welke wet- en regelgeving van toepassing is;
-Wie waarvoor verantwoordelijk is.
2. Organisatie en beleid
2.1. Verantwoordelijken informatiebeheer
2.1.1. Vakspecifieke applicaties
Vakspecifieke applicaties zijn applicaties gericht op een specifiek domein, team of cluster. Denk hierbij aan Rx.Mission, X-Works en XCLLNC. Medewerkers van het betreffende domein, team of cluster zijn zelf verantwoordelijk voor het beheer van informatie in de applicaties.
2.1.2. Document Management Systeem
Een Document Management Systeem (DMS) is speciaal ontworpen voor informatiebeheer en richt zich niet op een specifiek domein, team of cluster. De gemeente Best gebruikt het DMS Corsa voor het informatie- en archiefbeheer van organisatiebrede processen en processen waarvoor geen vakspecifieke applicatie met archieffunctie beschikbaar is.
Binnenkomende post en e-mails die in Corsa thuishoren worden door medewerkers informatievoorziening geregistreerd. Informatie die wordt aangemaakt via SmartDocuments wordt ook geregistreerd in Corsa. Daarnaast slaan medewerkers zelf archiefwaardige informatie op in Corsa.
De verantwoordelijkheid voor het beheer van informatie binnen Corsa ligt bij het cluster Informatievoorziening.
2.1.3. Teams
Teams is de samenwerkomgeving voor onder andere clusters en projecten. Teameigenaren zijn verantwoordelijk voor de informatie binnen Teams. Zij zorgen ervoor dat informatie in een goede structuur, op de juiste locatie wordt opgeslagen. Ook zien ze toe op dat de informatie juist wordt gelabeld en, wanneer nodig, wordt gearchiveerd in de juiste applicatie.
2.1.4. Verdere verantwoordelijkheden cluster Informatievoorziening
Het cluster Informatievoorziening is gespecialiseerd in informatie- en archiefbeheer. De medewerkers van dit cluster hebben voornamelijk een adviserende rol. Zo kunnen zij onder andere adviseren over de inrichting van informatiebeheer in taakspecifieke applicaties en het oplossen van knelpunten met betrekking tot informatievoorziening.
Ook is het cluster informatievoorziening verantwoordelijk voor de volgende punten:
•Het maken van beleid met betrekking tot informatie- en archiefbeheer;
•Het adviseren van de organisatie, management en/of medewerkers met betrekking tot informatie- en archiefbeheer;
•Voorbereiding en begeleiding tweejaarlijkse inspectie door toezichthouder RHCe;
•Het opstellen, uitzetten en borgen van verbeterpunten naar aanleiding van de inspectie;
•Het beheren van het kwaliteitssysteem informatievoorziening;
•Het jaarlijks uitvoeren van een interne inspectie aan de hand van het kwaliteitssysteem;
•Het opstellen, uitzetten en borgen van verbeterpunten naar aanleiding van de interne inspectie;
•Het beheer van analoge archieven;
•Het informatiebeheer binnen DMS Corsa;
•Het opstellen van de jaarlijkse verslaglegging Informatie- en archiefbeheer voor het college, de raad en de provincie.
Bijlage 1: Toetsbare eisen KIDO Light
1.Beleid
1.1 Voldoet de gemeentelijke archiefverordening aan de wettelijke eisen?
1.2 Is het toezicht op het archiefbeheer geregeld conform de archiefverordening?
1.3 Voldoet het besluit informatiebeheer aan de wettelijke eisen?
1.4 Beschikt de gemeente over een kwaliteitssysteem voor archiefbeheer?
1.5 Heeft de gemeente beleid voor duurzaam digitaal informatiebeheer?
2.Organisatie
2.1. Heeft de gemeente een informatiebeveiligingsplan?
2.2. Zijn er maatregelen getroffen om de informatiebeveiliging te waarborgen volgens de Wet veiligheidsrisico’s?
2.3. Voldoet het mandaatbesluit aan de wettelijke voorschriften?
2.4. Zijn er maatregelen getroffen voor informatiebeveiliging bij samenwerkingsverbanden en archiefbeheer?
3.Informatiebeheer
3.1. Is de fysieke archiefruimte conform de eisen van de Archiefregeling?
3.2. Voldoet de digitale informatievoorziening aan de eisen voor duurzaamheid en toegankelijkheid?
3.3. Wordt de toegankelijkheid en duurzaamheid van digitale en fysieke archieven gewaarborgd?
3.4. Is er een metagegevensschema voor archiefbescheiden, inclusief metadata voor digitale archieven?
4.Uitvoering
4.1. Worden archiefbescheiden correct vervangen volgens het besluit tot vervanging?
4.2. Worden conversie en migratie op tijd en correct uitgevoerd?
4.3. Wordt waardering en selectie van gemeentelijke archiefbescheiden toegepast conform de selectielijst?
4.4. Worden archiefbescheiden met verstreken bewaartermijnen vernietigd en is hiervan een verklaring opgemaakt?
4.5. Zijn alle blijvend te bewaren archiefbescheiden overgebracht naar de aangewezen archiefplaats?
4.6. Worden er verklaringen van overbrenging opgesteld voor overgebrachte archiefbescheiden?
5.Toezicht en evaluatie
5.1. Wordt het kwaliteitssysteem voor informatiebeheer periodiek getoetst en geëvalueerd?
5.2. Is er systematisch toezicht op het beheer van archiefbescheiden en wordt voldaan aan de Archiefwet?
5.3. Worden beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk gemotiveerd?
Bijlage 2: kwaliteitscirkel van Deming
Fase
Actie
Omschrijving
Plan
Voorbereiden
•0-Meting: Het analyseren van de uitgangssituatie en het formuleren van verbeteracties (SMART).
•Prioritering van verbeterpunten.
Do
Verbeteren
•Het planmatig laten uitvoeren van de afgesproken acties door de aangewezen functionarissen.
•Monitoring en rapportage over de voortgang.
Check
Verifiëren
•Het afzetten van de resultaten tegen de norm.
•Verifiëren of het gewenste niveau bereikt is.
Act
Aanpassen
•Waar nodig aanpassen of verfijnen van de verbeteracties.
•Het borgen van behaalde resultaten