Aanhef
Besluit:
1Vaststellen van het Inkoopbeleid 2025
2Intrekken van het inkoopbeleid 2017
Inleiding
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop in Berkelland plaatsvindt. Wij streven daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie hoofdstuk 4). Omdat inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, zijn wij continu bezig met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Naast dat het inkoop- en aanbestedingsbeleid de rechtmatigheid moet bewaken, mag ook de doelmatigheid niet uit beeld verdwijnen.
Berkelland spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk.
Het doel van elke gemeentelijke organisatie, dus ook die van Berkelland, is het verwezenlijken van de ambities en doelen van College en Raad.
Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente. Omwille van de uniformiteit is bij de totstandkoming van dit beleid zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij het modelbeleid van de VNG.
Daarnaast gaat de Gemeente bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten uit van:
•Juridische uitgangspunten
Hoe gaat de Gemeente om met de relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 5);
•Ethische en ideële uitgangspunten
Hoe gaat de Gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? (zie verder hoofdstuk 6);
•Economische uitgangspunten
Hoe gaat de Gemeente om met de markt en Ondernemers? (zie verder hoofdstuk 7);
•Organisatorische uitgangspunten
Hoe koopt de Gemeente in? (zie verder hoofdstuk 8)
4. Ethische en ideële uitgangspunten
4.3 Brede Welvaart
4.3.1 Milieu en biodiversiteit
Milieubewust inkopen omvat het tegengaan van milieuverontreiniging (stikstofuitstoot), luchtverontreiniging en gebruik van schadelijke stoffen en pesticiden. Dit mede ter bescherming van de biodiversiteit. Maar ook het tegengaan van voedselverspilling en het verminderen van watergebruik en energiegebruik vallen hieronder.
De Gemeente gebruikt rekeninstrumenten om de milieueffecten van materiaal, een bouwwerk- of een bouwmethode te bepalen. De hele levenscyclus, vanaf de winning tot en met de sloop, komt daarbij in beeld. Voor werken in de Grond- Weg- en Waterbouw (GWW) is DuboCalc het meest geëigende instrument. DuboCalc rekent de milieueffecten via de zogenaamde ‘schaduwprijsmethode’ om tot één getal: de Milieu Kosten Indicator-waarde (MKI-waarde). De Gemeente gebruikt de MKI-waarde als kwaliteitscriterium bij aanbestedingen volgens de methodiek van de Beste Prijs/kwaliteitverhouding (BPKV; zie par. 5.2). Aanbiedingen met een lage MKI-waarde scoren dan beter; hoe lager de MKI-waarde, hoe duurzamer. Een lagere MKI-waarde betekent vaak ook CO2-reductie en een bijdrage aan de doelen van de Circulaire Economie (zie par. 4.3.3).
Voor werken in de B&U is de Gemeentelijke Praktijk Richtlijn (GPR) het gangbare rekeninstrument. GPR is een methode waarmee ontwerpkeuzes in een vroeg stadium de duurzaamheid van een gebouw zichtbaar kan maken. De term duurzaamheid wordt hier toegepast met het oog gericht op het milieu. Er zijn verschillende onderdelen die de gemiddelde GPR-score bepalen, zoals: energie (energieprestatie, energievraag, eventueel energieaanbod), milieu (water, milieuzorg, materialen), gezondheid (geluid, luchtkwaliteit, thermisch comfort, licht en visueel comfort), gebruikskwaliteit (toegankelijkheid, functionaliteit, technische kwaliteit, sociale veiligheid) en toekomstwaarde (toekomstgerichte voorzieningen, flexibiliteit, belevingswaarde).
Ook in leverings- en dienstenopdrachten is in toenemende mate aandacht voor milieu en biodiversiteit en wordt aan de hand van de toepasselijke SDG’s om meerwaarde gevraagd. Denk aan opdrachten voor bermbeheer en groenvoorziening.
4.3.2 Klimaat
Naast de in de voorgaande paragraaf genoemde aandachtspunten maakt het terugdringen van de uitstoot van CO2 en andere broeikasgassen een belangrijk onderdeel uit van de beoogde duurzame ontwikkeling. Inzicht in de emissies vormt de basis om deze vervolgens te kunnen reduceren. Daarom heeft de Gemeente in relatie tot aan te besteden opdrachten aandacht voor de CO2 footprint van organisaties, want een CO2 footprint geeft inzicht in het energieverbruik en de CO2-uitstoot van organisaties. De Gemeente kan daarvoor gebruik maken van de CO2-prestatieladder. Organisaties die inschrijven op een aanbesteding waarin het BPKV-criterium CO2-Prestatieladder is opgenomen kunnen op twee verschillende manieren voldoen aan dit criterium. In beide gevallen moet de organisatie binnen een jaar na gunning en vervolgens jaarlijks, gedurende de looptijd van het project, aantonen dat het voldoet aan het BPKV-criterium.
1De eerste mogelijkheid is dat de organisatie beschikt over een CO2-bewust certificaat en dat overlegt. Het CO2-bewust certificaat is een bewijs van certificering op basis van het Handboek CO2-Prestatieladder. Hiermee toont de organisatie aan dat de gehele organisatie CO2-bewust handelt, ook in de projecten die het uitvoert, waarbij de niveaus van het certificaat en van het BPKV-criterium vergelijkbaar zijn.
2De tweede mogelijkheid is dat de organisatie specifiek op projectniveau aantoont dat het (voor het project in kwestie) voldoet aan het ambitieniveau (en onderliggende niveaus) waarmee het heeft ingeschreven. Bij aanbesteding met het BPKV-criterium CO2-Prestatieladder is het hebben of behalen van een CO2-bewust certificaat dus geen vereiste, maar een manier om aan het BPKV-criterium te voldoen.
4.3.3 Circulair en Bio-based
Circulair inkopen is een verbijzondering van het begrip duurzaam inkopen. In de circulaire economie bestaat afval niet. Verspilling van grondstoffen wordt tegen gegaan door de herbruikbaarheid van producten en materialen te maximaliseren en tevens waardevernietiging te minimaliseren. Dit is anders dan in het huidige lineaire systeem waarin grondstoffen worden omgezet in producten die aan het einde van hun levensduur veelal worden vernietigd. Circulair inkopen kan een hefboom zijn om de markt aan te sporen tot circulariteit van producten en materialen. Door in de inkoop bijzondere uitvoeringsvoorwaarden op te nemen met betrekking tot circulariteit, worden bedrijven aangemoedigd hun producten en diensten daarop af te stemmen. Hiermee wordt de patstelling doorbroken dat er voor meer circulair ontworpen producten geen afzetmarkt is en dat ‘business as usual’ prioriteit krijgt. In verschillende pilotprojecten wordt reeds ervaring opgedaan met het in de praktijk brengen van circulair inkopen. Maatwerk en nauwe samenwerking met de markt zijn daarbij steeds belangrijke uitgangspunten.
Circulair inkopen is een relatief nieuw onderwerp waarin Nederland internationaal geldt als een van de koplopers. Bij het toepassen van bijzondere uitvoeringsvoorwaarden op het gebied van circulair inkopen zal daarom worden aangesloten op diverse lopende initiatieven zoals: GDCI (Green Deal Circulair Inkopen) en het programma REBus (Resource Efficient Business Models). Vanuit deze initiatieven worden hulpmiddelen en praktijkvoorbeelden voor circulair inkopen ontwikkeld. De Gemeente zoekt, wanneer dit mogelijk en zinvol is, aansluiting bij deze initiatieven. De voorbeelden en hulpmiddelen die hieruit voortkomen worden toegepast bij aanbestedingen om circulair inkopen te introduceren.
4.3.4 Ketenverantwoordelijkheid
De Gemeente verwacht van Contractanten dat zij voldoen aan sociale, fiscale en milieuwetgeving. Contractanten die goede of verbeterde arbeidsomstandigheden kunnen aantonen worden hiervoor in de prestatiemeting beloond. Ook sociale- en milieuomstandigheden die verband houden met uitbesteding, worden in de leveranciersbeoordeling betrokken. Werken, Leveringen en/ of Diensten die niet onder aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen worden geweerd. Denk aan koffie, bedrijfsfruit, etc. Ook discriminatie bij werving en selectie van personeel en discriminatie van klanten kan een reden zijn voor het weren van inkoop bij Ondernemers.
4.3.5 Diversiteit en inclusie
De Gemeente heeft oog voor mensen met een beperking
11Een beperking kan zowel fysiek, psychisch, verstandelijk, intellectueel of zintuiglijk zijn en is in principe langdurig van aard (VN-verdrag handicap).
. Ook in haar opdrachtgeverschap handelt zij vanuit een inclusief denkkader. De vier pijlers van inclusief beleid zijn: gelijkheid, doeltreffend (maar niet onevenredig belastend), toegankelijkheid en zelfstandigheid. Meedoen is waar het om gaat.
Ook van Contractanten vraagt de Gemeente dat zij zich bewust zijn van hun rol in de samenleving jegens mensen die als gevolg van hun beperking in afstand kunnen staan tot de arbeidsmarkt. De Gemeente stimuleert -waar mogelijk en doeltreffend- hun participatie in het arbeidsproces door hiervoor in opdrachten voor de uitvoering van werken of het verrichten van diensten voorwaarden te stellen aan Contractanten. Waar mogelijk en proportioneel behoudt de Gemeente opdrachten voor aan ondernemers die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een beperking tot hoofddoel hebben
12Aanbestedingswet § 2.3.3.4: Voorbehouden opdracht.
.
4.3.6 Social Return
Social Return oftewel sociaal rendement staat voor maatschappelijke meerwaarde. Dat kan eigenlijk betrekking hebben op alle eerdergenoemde duurzame ontwikkelingsdoelen, maar in het manifest MVOI en dit inkoop- en aanbestedingsbeleid staat het voor het stellen van voorwaarden in de aanbesteding, ter bevordering van de re-integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. We spreken ook wel van Social Return on Investment (SROI).
De Gemeente past SROI in beginsel toe op alle werken- en dienstenopdrachten die zich daarvoor lenen. In de regel zijn dit arbeidsintensieve opdrachten met een opdrachtwaarde boven de Europese drempel, maar ook daaronder worden de kansen onderzocht en zo mogelijk benut. Denk aan civiel- en cultuurtechnische werken, B&U, facilitaire dienstverlening en sociaal- maatschappelijke ondersteuningsdiensten. Het streefpercentage is 5% inzet van SROI per aanbesteding, maar dit kan ook lager zijn bij kapitaalintensieve opdrachten of opdrachten met een lage loonsom. Het percentage moet proportioneel en flexibel worden toegepast.
Bovendien vindt de Gemeente het belangrijk dat Contractanten weten waar ze aan toe zijn. In 2021 heeft ze daarom, samen met de andere Achterhoekse gemeenten, het convenant uniformering SROI van de arbeidsmarktregio’s Zwolle, Twente en Stedendriehoek/ Noordwest Veluwe ondertekend, waarmee ze aansluit bij de Bouwblokkenmethode SROI Oost-Nederland
13Bijlage 2 van het Convenant Uniformering Social Return.
. De Bouwblokkenmethode is een waarderingssystematiek waarin aan verschillende social return-activiteiten (c.q. verplichtingen) relatieve bedragen zijn gekoppeld. Opdrachtnemers bepalen in overleg met een adviseur van het Werkgevers Servicepunt Achterhoek (WSPA) welke activiteiten van toepassing kunnen zijn op de gegeven opdracht. Het WSPA is ook verantwoordelijk voor monitoring van de resultaten. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een applicatie
14De Achterhoekse gemeenten maken sinds medio 2022 gebruik van de applicatie WIZZR
die bij alle Achterhoekse gemeenten is geïmplementeerd.