Budgethoudersregeling Berkelland 2026

Artikel 1 Budgethouder

1Een budgethouder is verantwoordelijk voor de budgetten binnen een door de raad vastgesteld programma. Dit betekent dat de budgethouder binnen het programma zorgt voor een doelmatige (draagt de inzet van het budget bij aan ons doel) en rechtmatige (voldoet de inzet van het budget ook aan de wettelijke en onze eigen regels) inzet van het programmabudget. De budgethouder kan daarbij bepalen waar het beschikbare budget wordt ingezet om zo de gestelde doelen zo goed mogelijk te kunnen realiseren.

2De secretaris, de concernmanagers zijn budgethouder.

3De griffier is budgethouder voor de budgetten ten behoeve van de gemeenteraad en de griffie.

4De rol van budgethouder en/of budgetbeheerder is onverenigbaar met de rol van kassier, betalingsfiatteur, de medewerker die facturen registreert en de medewerker die budgetbehouders en budgetbeheerders ondersteunt met financieel advies.

Artikel 2. Budgetbeheerder

1Een teamleider, programmamanager of projectmanager is budgetbeheerder voor een deel van de budgetten van de budgethouder.

2Een budgetbeheerder wijst een prestatie akkoord verklaarder aan.

3Een budgetbeheerder kan binnen het aan hem toegewezen budget bepalen waar het geld wordt ingezet om zo zijn bijdrage aan de gestelde doelen zo goed mogelijk te realiseren.

Artikel 3. Prestatie akkoord verklaarder

1De budgetbeheerder wijst maximaal één prestatie akkoord verklaarder per team aan.

2In geval van grote diversiteit binnen een team kan in overleg met de budgethouder een extra prestatie akkoord verklaarder worden aangewezen.

Artikel 4: Taken en verantwoordelijkheden voor budgethouder

De budgethouder

1houdt zich aan het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

2bespreekt periodiek de stand van zaken van de budgetten met de overige budgethouders.

3mag uitgaven doen waar geldbedragen mee zijn gemoeid tussen de € 100.000 en € 1.000.000.

4meldt budgetoverschrijdingen van € 50.000 of meer op een programma aan het concernmanagementteam en het college.

5tekent opdrachtbevestigingen van budgetbeheerders.

6verstrekt de financiële administratie informatie over inkomsten die worden verwacht.

7verstrekt de financiële administratie informatie over in welke maanden grote uitgaven worden verwacht.

8zorgt dat een factuur op het juiste grootboeknummer wordt geboekt.

9zorgt ervoor dat alle investeringen die op de investeringslijst staan voordat ze gebruikt kunnen worden via een collegevoorstel worden geactiveerd.

Artikel 5: Taken en verantwoordelijkheden voor budgetbeheerder

De budgetbeheerder

1voorziet de budgethouder van alle benodigde informatie die de budgethouder nodig heeft voor het invullen van zijn taken en verantwoordelijkheden.

2houdt zich aan het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

3mag uitgaven doen waar geldbedragen mee zijn gemoeid tot € 100.000.

4tekent voor elke aankoop een opdrachtbevestiging en zorgt dat deze gearchiveerd wordt bij de factuur.

5zorgt ervoor dat inkoopcontracten op de voorgeschreven manier gearchiveerd worden.

6zorgt ervoor dat betaalopdrachten tijdig betaalbaar worden gesteld.

7meldt budgetoverschrijdingen van meer dan € 10.000 direct aan de budgethouder.

Artikel 6 Taken en verantwoordelijkheden voor Prestatie akkoord verklaarder

1controleert bij een factuur of het gefactureerde goed of de gefactureerde dienst geleverd is.

2controleert bij een factuur of de gefactureerde prijs klopt met de prijs op de opdrachtbevestiging.

3archiveert een bewijs van levering samen met de opdrachtbevestiging bij de factuur.

Artikel 7. Registreren en betalen

1De financiële administratie is verantwoordelijk voor een adequate registratie van de budgetten.

2Er worden alleen facturen betaald die vooraf door de financiële administratie zijn geregistreerd en die zijn goedgekeurd door de budgethouder of budgetbeheerder.

3Er wordt alleen betaald als er een betaalopdracht is die aan de vormvereisten voldoet. Bijvoorbeeld in de vorm van een originele factuur of een getekende beschikking.

4Alle facturen komen binnen bij de financiële administratie. De financiële administratie scant en registreert de facturen en informeert de budgethouder/beheerder.

Artikel 8. Ondersteuning

De budgethouder en de budgetbeheerder worden bij hun taak ondersteund door medewerkers met de rol van financieel adviseur.

Artikel 9. Overige regelingen

De budgethouder moet ook rekening houden met alle overige regelingen die te maken hebben met de organisatie van de financiële administratie en het beheer van de geldmiddelen. Voorbeelden zijn de Financiële verordening Berkelland 2025, het treasurystatuut 2018 en de Wet financiering Decentrale Overheden. De budgethouder kan hierbij een beroep doen op de ondersteuning van de financieel adviseur.

Artikel 10. Inwerkingtreding, beëindiging en citeertitel

1De Budgethoudersregeling gemeente Berkelland wordt per 1 januari 2026 ingetrokken.

2Deze regeling wordt aangehaald als “Budgethoudersregeling Berkelland 2026”

3Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2026.