Verordening van de gemeenteraad van Bergen op Zoom inhoudende Verordening op de auditcommissie gemeente Bergen op Zoom

Artikel 1. De commissie

Er is een commissie van advies aan de gemeenteraad, genaamd de Auditcommissie.

Artikel 2: Samenstelling.

1De maximale bezetting is gelijk aan het aantal raadsfracties. Iedere fractie vaardigt maximaal één lid af.

2Zowel raadsleden als burgerleden, als bedoeld in artikel 8 van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad gemeente Bergen op Zoom kunnen lid zijn van de auditcommissie.

3Leden van de auditcommissie kunnen bij afwezigheid worden vervangen door een raadslid of burgerlid van de betreffende fractie.

4De auditcommissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan. De voorzitter en plaatsvervangend voorzitter zijn raadslid.

5Voor alle vergaderingen kunnen interne en externe adviseurs uitgenodigd worden, alsmede de wethouder financiën.

6Het secretariaat van de auditcommissie wordt verzorgd door een raadsadviseur.

Artikel 3: Doel

1De auditcommissie heeft als doel een bijdrage te leveren aan het functioneren van de raad door haar politiek neutraal te adviseren over de in artikel 4 van deze verordening genoemde taken.

2De auditcommissie bevordert door zijn specifieke samenstelling op grond van affiniteit en deskundigheid, vanuit een a-politieke context, de vervulling van de kaderstellende en controlerende rollen van de raad ten aanzien van alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente Bergen op Zoom op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.

3De auditcommissie treedt daarbij niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

Artikel 4: Taken

1De auditcommissie is belast met advisering aan en overleg namens de gemeenteraad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen van haar toezichthoudende en controlerende bevoegdheid.

2Onder de in het eerste lid bedoeld activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a.Het bevorderen van de communicatie tussen gemeenteraad, de externe accountant, het college en de ambtelijke organisatie en daarmee invulling te geven aan artikel 4, lid 3 van de Controleverordening gemeente Bergen op Zoom;

b.De gemeenteraad bij te staan in het vervullen van zijn verantwoordelijkheden op het gebied van waarderingsgrondslagen en rapportageprocedures;

c.De gemeenteraad te ondersteunen bij het bepalen van de toereikendheid van de accountantscontrole.

d.Het verbeteren van de Planning- en Controlcyclus (inhoud en vorm) en de daarin gehanteerde documenten;

e.Kwaliteitsverbetering van de bestuurlijke informatievoorziening.

f.Het optimaliseren van de (samenwerkings-)verbanden tussen raad, college, ambtelijke organisatie, accountant op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.

g.De borging en sturing van grote projecten (o.a. door middel van het volgen van rapportageprocedures).

h.Brede control functie.

Artikel 5. Bevoegdheden

1De auditcommissie is bevoegd gevraagd of (indien nodig geacht) ongevraagd over de in artikel 4 genoemde taken voorstellen en/of adviezen voor te bereiden ten behoeve van politieke oordeelsvorming en besluitvorming door de raad.

2In het kader van de uitoefening van haar in artikel 4 bedoelde taken is de auditcommissie bevoegd nadere informatie in te winnen bij en te overleggen met

a.het college;

b.de rekenkamer;

c.de accountant.

3De auditcommissie kan advies inwinnen bij een extern deskundige.

Artikel 6: Vergaderingen

1De auditcommissie vergadert afhankelijk van de behoefte tot een vergadering, maar in ieder geval vier maal per jaar.

2De voorzitter bepaalt in samenspraak met de secretaris plaats, datum, uur en agenda van de vergadering.

3De oproepingen worden - spoedeisende gevallen uitgezonderd - ten minste een week voor de aanvang van de vergadering op het raadsinformatiesysteem geplaatst. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd met de oproepingen aan de leden toegezonden.

4De vergaderingen van de auditcommissie zijn openbaar, tenzij er sprake is van voorbereidende bijeenkomsten of intern beraad, zulks ter beoordeling van de commissie.

5De secretaris maakt een beknopt verslag van het besprokene in de vergadering en draagt zorg voor agendering van dit verslag in de eerstvolgende vergadering van de auditcommissie. Bij het begin van de vergadering wordt het verslag van de vorige vergadering vastgesteld.

Artikel 7: Advisering

1In haar adviezen en voorstellen aan de gemeenteraad streeft de auditcommissie naar consensus. Indien er een minderheidsstandpunt is, wordt daarvan (met redenen omkleed) melding gemaakt.

2De auditcommissie kan slechts beraadslagen en adviseren, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

Artikel 8. Inwerkingtreding en citeertitel

1Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van bekendmaking.

2Deze verordening kan worden aangehaald als de "Verordening op de auditcommissie gemeente Bergen op Zoom".