Aanhef
gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;
BESLUIT
vast te stellen het: navolgende
“Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college 2022”
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
1Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.
2Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van een wethouder.
3Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.
4Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
1Het college vergadert in de regel op dinsdag vanaf 9.30 uur en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.
2Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
3De vergaderingen worden in de regel in het stadskantoor gehouden.
Artikel 3 Verhindering
1Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter en de secretaris.
2Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.
Artikel 4 Agenda
1Voor elke vergadering stelt de secretaris een agenda samen, die uiterlijk op donderdag voorafgaande aan de vergadering aan de leden beschikbaar wordt gesteld. De volledige verzameling vergaderstukken is voor de leden digitaal beschikbaar op telefoon, tablet of pc via het vergaderprogramma Ibabs of een daarmee gelijk te stellen applicatie.
2Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie door de burgemeester en door de secretaris aan de agenda worden toegevoegd. Zij doen daarvan in voorkomend geval zo spoedig mogelijk melding aan de andere collegeleden.
3Uitnodigingen voor openingen, bijeenkomsten en andere officiële handelingen worden ter vaststelling opgenomen als een vast onderdeel van de agenda van de collegevergadering.
4De “jaarplanning college” wordt ter vaststelling opgenomen als een vast onderdeel van de agenda van de collegevergadering.
Artikel 5 Digitale besluitvorming
1Alle collegeleden paraferen al dan niet ter goedkeuring in ibabs of een daaraan gelijk gestelde applicatie uiterlijk op maandag voorafgaand aan de collegevergadering alle voorstellen.
2Collegeleden kunnen vragen die zij bij een voorstel hebben en van belang zijn voor het te nemen besluit, benoemen bij de parafering van het betreffende voorstel.
3De secretaris zorgt voor beantwoording van eventuele vragen bij voorstellen voorafgaand aan de collegevergadering.
Artikel 6 Gang van zaken college
1Bij elk inhoudelijk agendapunt geeft de burgemeester eerst het woord aan de verantwoordelijke portefeuillehouder. Deze kan het voorstel nader toelichten. Vervolgens vinden, eventueel in meerdere ronden, discussie en eventueel stemming over het voorstel plaats.
2De eerstverantwoordelijke portefeuillehouder wordt geacht het voorstel inhoudelijk in het college te verdedigen. De portefeuillehouder kan, gehoord de discussie in het college, besluiten het voorstel terug te nemen.
3De burgemeester is belast met het bewaken van het proces van besluitvorming in de collegevergadering en ziet er op toe dat besluiten na afweging van alle invalshoeken en gehoord alle standpunten worden genomen.
4Het college kan:
a.instemmen met het voorgestelde besluit, al dan niet gewijzigd;
b.het voorstel voor nadere toelichting en/of informatie terugverwijzen naar de ambtelijke organisatie en van de agenda afvoeren;
c.het voorgestelde besluit verwerpen.
Artikel 7 Ambtelijke ondersteuning
1De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college. Hij kan daartoe ambtenaren uitnodigen ter vergadering om hem bij te staan.
2De secretaris heeft in de vergadering een adviserende stem.
Artikel 8 Deelneming derden aan de vergadering
De secretaris kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden tot een vergadering toe te laten teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.
Artikel 9 Stemmingen
1Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
2Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van dit artikel wordt toegepast.
3a. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.
b.Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.
c.Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen hebben gekregen. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
Artikel 10 Presentie- en besluitenlijst
1De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst en de besluitenlijst van de vergadering.
2De presentielijst bevat tenminste de namen van de aan- en afwezige leden.
3De besluitenlijst bevat een formulering van de door het college genomen besluiten.
4Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.
5De besluitenlijst worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
6Deze besluitenlijst wordt, voor zover de aard en de inhoud van de betreffende aangelegenheid zich daartegen niet verzet, na vaststelling op de gemeentelijke website geplaatst.
Artikel 11 Besluiten buiten de vergadering / parafenbesluit
1Een besluit dat - schriftelijk of digitaal - buiten de vergadering om wordt genomen, is genomen op de datum waarop het laatste lid van het college het besluit heeft geaccordeerd.
2Besluiten als bedoeld in dit artikel worden direct aan geadresseerden verstuurd en in de eerstvolgende collegevergadering opgenomen in de besluitenlijst.
Artikel 12 Spoedbesluit / parafenbesluit
1Indien besluitvorming niet kan wachten tot de reguliere college vergadering kan – alleen met toestemming van de secretaris - een spoedbesluit worden gevraagd.
Artikel 13 Openbare vergadering
1Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.
2De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.
Artikel 14 Proces bestuurlijke stukken
1Een collegelid kan geen bestuurlijk stuk verzenden zonder formeel collegebesluit. Uitzonderingen hierop zijn:
a.uitstelbericht schriftelijke vragen;
b.tussenbericht motie;
c.uitnodigingen;
d.het schriftelijk beantwoorden van technische vragen uit raadscommissies;
e.technische toelichting aan raadscommissies.
f.wanneer de wethouder mandaat heeft
2Een dergelijk bericht is louter informatief van aard en bevat geen besluiten, beleidswijzigingen of politiek-bestuurlijke gevoeligheden.
3Een dergelijk bericht is openbaar.
Artikel 15 Onvoorziene gevallen
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of wanneer een artikel voor meerdere uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist de voorzitter van het college.
Artikel 16 Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 31 mei 2022. Op dat moment vervalt het op 22 mei 2018 vastgestelde ‘Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college 2018’.