Bijlage 1: Beleidsregel evenementenvergunningen
Intitulé
Burgemeester Gemeente Bergen op Zoom inhoudende Beleidsregel vergunningsproces evenementen
Deze beleidsregel, zoals bedoeld in art. 4:81 Awb, is vastgesteld door de burgemeester van Bergen op Zoom op 10 juni 2021. De Gemeentewet art. 174 en de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) van de Gemeente Bergen op Zoom vormen de kaders van deze beleidsregel.
Definities
Meldingsplichtige evenementen
Evenementen waarvan organisatoren enkel melding hoeven te maken bij de gemeente. Om welke evenementen dit gaat, is gedefinieerd in art. 2.24 lid 3 van de APV:
•a.
Het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 250 personen;
•b.
De activiteiten plaatsvinden tussen 09.00 uur en 24.00 uur;
•c.
Geen muziek ten gehore wordt gebracht voor 07.00 uur of na 23.00 uur, danwel in dit tijdsbestek het maximaal toelaatbare geluidsniveau van 70 dB(A) en 83 dB(C) op de gevels van omringende woningen niet wordt overschreden;
•d.
De activiteiten geen belemmering vormen voor het verkeer en de hulpdiensten; en
•e.
Slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 50 vierkante meter per object.
Vergunningplichtige evenementen
Evenementen waarvoor organisatoren een vergunning nodig hebben van de gemeente. Hierop zijn onder meer art. 2:25 en 2.25a van de APV van toepassing. Wat nodig is voor het verkrijgen van een vergunning, hangt af van de grootte en de risico’s van het evenement.
A-, B- en C-evenementen
Gemeente Bergen op Zoom volgt de definities voor A-, B- en C-evenementen zoals geformuleerd in de Handreiking Evenementenveiligheid (HEV 2018) van het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV):
•A.
Regulier evenement (A): de voor het publiek toegankelijke samenkomst of vermakelijkheid waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door een of meer OOV-diensten niet noodzakelijk worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit van de organisator van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid.
•B.
Aandacht evenement (B): de voor het publiek toegankelijke samenkomst of vermakelijkheid waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door een of meer OOV-diensten voorstelbaar worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit van de organisator van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid.
•C.
Risicovol evenement (C): de voor het publiek toegankelijke samenkomst of vermakelijkheid waarbij operationele voorbereiding en uitvoering door een of meer OOV-diensten noodzakelijk worden geacht. Dit gelet op de interventiecapaciteit van de organisator van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid.
Ontvankelijkheid en volledigheid
Gemeente Bergen op Zoom hanteert de volgende definities voor ‘ontvankelijkheid’ en ‘volledigheid’:
••
Ontvankelijkheid: een vergunning is ontvankelijk als de aanvraag aan de formele voorwaarden voldoet, oftewel als de aanvraag op de juiste wijze is ingediend zoals beschreven in deze beleidsregel en als de benodigde informatie is aangeleverd die nodig is om de aanvraag te kunnen beoordelen;
••
Volledigheid: een volledige aanvraag bevat minimaal een volledig ingevuld aanvraagformulier, het draaiboek met minimaal de programmering/het activiteitenoverzicht en de inrichtingstekeningen die voldoen aan het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (Bbgbop). Afhankelijk van het evenement kan de Gemeente Bergen op Zoom daarnaast verzoeken om een beveiligingsplan, calamiteitenplan, brandveiligheidsplan, communicatieplan, medisch plan en/of verkeers- of mobiliteitsplan.
Meerjarige vergunningen
Een aantal evenementen vindt jaarlijks plaats en wordt op dezelfde wijze georganiseerd. Deze evenementen kunnen in aanmerking komen voor een meerjarige vergunning. De burgemeester verstrekt een meerjarige vergunning voor maximaal drie jaar onder de volgende voorwaarden:
••
Het evenement wordt drie jaar achtereen georganiseerd conform dezelfde opzet en heeft hiervoor een vergunning ontvangen;
••
Het evenement wijzigt jaarlijks weinig qua aard en omvang;
••
Het evenement wordt jaarlijks op dezelfde locatie georganiseerd;
••
In de afgelopen drie jaar zijn geen (ernstige) overtredingen of gegronde klachten geweest.
Verder moeten meerjarig vergunde evenementen jaarlijks vóór 1 oktober worden aangemeld voor de evenementenkalender. Ook geeft de organisator van een meerjarig vergund evenement administratieve wijzigingen, zoals contactpersonen en telefoonnummers, uiterlijk 12 weken voor aanvang van het evenement schriftelijk door aan de Gemeente Bergen op Zoom.
1Meldingsplichtige evenementen
1.1. Melding indienen
Ten minste vier weken voorafgaand aan het evenement dient de organisator de melding in, zoals beschreven in art. 2.25 lid 3 van de APV. Het formulier voor het indienen van de melding is te vinden op de website van de Gemeente Bergen op Zoom. De organisator moet de melding volledig en juist indienen.
1.2 Melding beoordelen
1.2.1Bevestigen volledigheid en juistheid
Zo snel mogelijk na ontvangst van de melding bevestigt de Gemeente Bergen op Zoom aan de indiener of de melding volledig en juist is ingediend.
1.2.2Besluiten over melding
Binnen 14 dagen na ontvangst van de melding kan de Gemeente Bergen op Zoom besluiten het evenement te verbieden of nadere regels te verbinden aan het evenement, zoals beschreven in art. 2.25 lid 4 van de APV.
1.3Hulpdiensten informeren
Zo snel mogelijk na het besluit over de melding brengt de Gemeente Bergen op Zoom, voor zover dat nodig of wenselijk is, de hulpdiensten op de hoogte van het evenement.
2Vergunningplichtige evenementen
2.1 Vooraankondiging doen
2.1.1Vooraankondiging door organisator
Vóór 1 oktober doet de organisator vooraankondiging bij de Gemeente Bergen op Zoom van een vergunningsplichtig evenement dat in het komende jaar plaatsvindt. De organisator meldt dit via het mailadres evenementenloket@bergenopzoom.nl. Indien organisatoren na 1 oktober een vooraankondiging doen, geldt dat evenementen die reeds een plaats hebben op de evenementenkalender voorrang krijgen.
2.1.2Concept evenementenkalender opstellen
Zo snel mogelijk na 1 oktober legt de Gemeente Bergen op Zoom de concept evenementenkalender voor aan de interne diensten en hulpdiensten. Vóór 1 december overlegt de Gemeente Bergen op Zoom met organisatoren en hulpdiensten over eventuele onwenselijkheden in de concept evenementenkalender.
2.1.3Evenementenkalender vaststellen
Vóór 1 december stelt de Gemeente Bergen op Zoom de evenementenkalender vast. Zo snel mogelijk na vaststelling, doch vóór 1 januari publiceert de Gemeente Bergen op Zoom de kalender op haar website.
2.2. Aanvraag indienen
2.2.1Vooroverleg voeren
Ruim voor de uiterlijke datum van het indienen van de vergunningaanvraag kunnen de organisator en de Gemeente Bergen op Zoom een vooroverleg voeren, op initiatief van de organisator. Dit overleg is bedoeld om informatie uit te wisselen over het beoogde evenement, het proces van vergunningverlening en de wederzijdse verwachtingen. Desgewenst sluiten ook de hulpdiensten hierbij aan. De Gemeente Bergen op Zoom streeft ernaar om de eerste vooroverleggen over B- en C-evenementen minimaal 28 weken voorafgaand aan het evenement te voeren.
2.2.2Behandelcategorie bepalen
Binnen vijf werkdagen na ontvangst van de aanvraag bepaalt de Gemeente Bergen op Zoom op basis van de Behandelscan Evenementen Brabant de behandelcategorie en (A, B of C) en de behandelaanpak:
•A.
Bij A-evenementen is in principe monodisciplinaire advisering optioneel en is geen sprake van multidisciplinaire behandeling.
•B.
Bij B-evenementen is in principe sprake van monodisciplinaire advisering en is multidisciplinaire behandeling optioneel.
•C.
Bij C-evenementen is in principe geen sprake van monodisciplinaire advisering maar van multidisciplinaire behandeling.
Tijdens het voorbereidingstraject kan de behandelaanpak worden op- of afgeschaald door voortschrijdend inzicht, gewijzigde plannen van de organisator of op basis van kennis en ervaring.
2.2.3Volledige aanvraag indienen
De indieningstermijn verschilt per type evenement:
•A.
Ten minste acht weken voorafgaand aan het evenement dient de organisator de volledige vergunningaanvraag voor een A-evenement in.
•B.
Ten minste twaalf weken voorafgaand aan het evenement dient de organisator de volledige vergunningaanvraag voor een B-evenementen in.
•C.
Ten minste twaalf weken voorafgaand aan het evenement dient de organisator de volledige vergunningaanvraag voor een C-evenement in.
Als de organisator de volledige aanvraag voor een evenementenvergunning indient na het verlopen van de indieningstermijn kan de Gemeente Bergen op Zoom de aanvraag weigeren, op grond van artikel 2.25a lid 2 van de APV.
2.2.4Aanvraag aanvullen
Binnen vijf werkdagen na ontvangst van de aanvraag beoordeelt de Gemeente Bergen op Zoom of de aanvraag ontvankelijk en volledig is. Als blijkt dat de aanvraag niet volledig of niet ontvankelijk is, stelt de Gemeente Bergen op Zoom de aanvrager in de gelegenheid om de aanvraag binnen een redelijke termijn aan te vullen. Hiervoor geldt als vuistregel een maximale aanvullingstermijn van twee weken.
2.3 Signaleren en adviseren
2.3.1Advisering door hulpdiensten
Binnen tien werkdagen na ontvangst van de volledige aanvraag geven de hulpdiensten (brandweer, politie en geneeskundige zorg) advies over de aanvraag. In hoeverre advisering door de hulpdiensten nodig is, hangt af van de behandelaanpak (2.2.3).
2.3.2Aanvraag aanvullen
Als blijkt dat de aanvraag nog niet volledig is, stelt de Gemeente Bergen op Zoom de aanvrager in de gelegenheid om de aanvraag binnen een redelijke termijn aan te vullen. Hiervoor geldt als vuistregel een maximale aanvullingstermijn van twee weken.
2.4. Besluiten over aanvraag
2.4.1Besluiten op de aanvraag
Binnen een redelijke termijn, doch uiterlijk binnen acht weken na ontvangst van de aanvraag, beslist de Gemeente Bergen op Zoom over de aanvraag, of maakt ze een nieuwe redelijke beslistermijn bekend, en stelt ze een beschikking op inclusief de eventuele nadere voorschriften. De gemeente toetst ook of andere bevoegde gezagen akkoord hebben gegeven op de aanvraag.
2.4.2Publiceren besluit
Zo snel mogelijk na het nemen van het besluit publiceert de Gemeente Bergen op Zoom het besluit.
2.4.3Bezwaar indienen
Binnen zes weken na publicatie van het besluit kunnen belanghebbenden een bezwaarschrift indienen bij de burgemeester en een verzoek om een voorlopige voorziening aanvragen bij de rechtbank.
2.5 Operationele voorbereiding
2.5.1Delen van de plannen
Zo snel mogelijk na het besluit op de aanvraag deelt de Gemeente Bergen op Zoom de plannen rond het evenement met de betrokken partijen.
2.5.2Tolerantiegrenzen vaststellen
De Veiligheidsdriehoek kan beleidsuitgangspunten en tolerantiegrenzen voor het evenement vaststellen. Hierbij valt te denken aan het te hanteren drugsbeleid van een evenement en de capaciteitsinzet van de politie.
2.5.3Doorleefsessie organiseren
Uiterlijk twee weken voorafgaand aan het evenement kan de Gemeente Bergen op Zoom een ‘doorleefsessie’ organiseren. Deze sessie is bedoeld om incidentscenario’s met elkaar te bespreken, ervaringen uit te wisselen en de maatregelen uit het calamiteitenplan en de planvorming van de hulpdiensten te bespreken. Een doorleefsessie is in principe alleen nodig bij C-evenementen.
2.6 Uitvoering en evaluatie
2.6.1Schouw uitvoeren
Voorafgaand aan het evenement kan de Gemeente Bergen op Zoom een ‘schouw’ uitvoeren. Deze schouw is bedoeld om te controleren of de (veiligheids)voorzieningen uit de vergunning getroffen zijn en nageleefd worden.
2.6.2Veiligheidsoverleg voeren
Tijdens het evenement kan een gezamenlijk veiligheidsoverleg het evenement coördineren. Het overleg gaat over het veiligheidsmanagement van het evenement, het crowd management en/of de voorbereidingen voorafgaande aan crisisbeheersing (‘’koude fase’’) – voor crisisbeheersing (‘’warme fase’’) is er de reguliere opschalingsstructuur conform het Regionaal Crisisplan.
2.6.3Evaluatie uitvoeren
Na het evenement kan de Gemeente Bergen op Zoom het initiatief nemen voor het uitvoeren van een evaluatie. Bij terugkerende evenementen worden de uitkomsten van de evaluatie gebruikt als input voor de vergunningverlening van de volgende editie.
Ondertekening
Aldus vastgesteld op 10 juni 2021,
De burgemeester,
F.A. Petter
Bijlage 2: Taken en verantwoordelijkheden
Gemeentelijke organisatie in relatie tot evenementen
Dit stuk beschrijft wat evenementenorganisatoren van de gemeente mogen verwachten en de wijze waarop de gemeentelijke dienstverlening m.b.t. evenementen is ingericht. Wij gaan uit van twee verantwoordelijkheden:
1Primaire verantwoordelijkheid van de gemeente in relatie tot evenementen ligt op het gebied van openbare orde & veiligheid, gezondheid en bescherming milieu. Dit vertaalt zich in een transparant proces rondom vergunningverlening en handhaving. De rollen en taken die hiermee gemoeid zijn, zijn belegd binnen het cluster Openbare Orde en Veiligheid. Primair is ook het verkeersplan. Toetsing hiervan is belegd bij de afdeling verkeer en mobiliteit.
2Secundaire verantwoordelijkheid: subsidieverlening. Indien een evenement maatschappelijk van aard (niet commercieel) is en een bijdrage levert aan de geldende beleidsdoelstelling(en) kan een evenement in aanmerking komen voor subsidie. De subsidie aanvraag wordt ingediend middels het digitale subsidieproces. De aanvraag wordt behandeld en beoordeeld door het beleidsteam dat verantwoordelijk is voor het beleid waarop het evenement betrekking heeft bijv. sport, cultuur, erfgoed, maatschappelijke ontwikkeling etc.
Organisaties in de gemeente Bergen op Zoom kenmerken zich door hun actieve en betrokken houding. Dit zien we terug in het aantal activiteiten/ evenementen dat in de stad en de dorpskernen worden georganiseerd. Het evenementenbeleid is niet centraal belegd en aanspreekpunten zijn onvoldoende bekend. Hier gaan we verandering in aanbrengen.
Vergunningsprocedure
Het gemeentelijk evenementenloket is een centraal in de gemeentelijke organisatie gepositioneerd team. Het is voor organisatoren eenvoudig en transparant om met hen (de gemeente) in contact te komen en bestaat uit de volgende deelteams:
Evenementencoördinator
Om meer sturing te hebben op veiligheidsaspecten wordt indien nodig bij (risicovolle) evenementen een overleg gevoerd tussen de organisator en de relevante veiligheidsdisciplines. Hierbij worden afspraken gemaakt over de voorwaarden van de vergunning en het naleven van deze voorschriften met als doel het borgen van de openbare orde en veiligheid. Afhankelijk van de aard en de locatie van het evenement wordt bepaald welk type toezicht nodig is.
Toezicht en handhaving
De controle op de naleving van de werkzaamheden en maatregelen zoals opgenomen in de vergunningsaanvraag wordt uitgevoerd door een buitengewoon opsporingsambtenaar (boa). Bij een geconstateerde overtreding, vindt allereerst overleg plaats met de organisatie met als doel de overtreding te beëindigen. Indien er sprake is van een acute veiligheidssituatie, wordt er conform handhavingsbeleid opgetreden, indien noodzakelijk in afstemming met de veiligheidsdiensten. Bij ernstige overtredingen kan een evenement stilgelegd worden. Op termijn kan dit gevolgen hebben voor een volgende evenementenaanvraag.
Serviceteam
Het Serviceteam vormt een decentraal team, de leden van dit team (bestaande functies) vallen inhoudelijk en hiërarchisch in verschillende vakgroepen, nl: Openbare Orde en Veiligheid, Vrijetijdseconomie, Communicatie, Kabinetszaken en Beheer & Onderhoud. Het doel van het serviceteam is om organisatoren te ondersteunen met uitleg en/of advies gericht op het optimaliseren van de evenementen.
De medewerkers van het Evenementenloket zijn het aanspreekpunt voor alle vragen die te maken hebben met het vergunnen van een evenement. Vragen over locaties, organisatie, veiligheid, duurzaamheid of financiën kunnen gesteld worden aan de evenementencoördinator. De leden van het serviceteam kennen de relevante beleidsplannen, bijbehorende voorwaarden en de interne taakverdeling in de gemeente. Alle aanvragen of dilemma’s worden binnen de het serviceteam besproken.
Rollen en verantwoordelijkheden
De rollen en verantwoordelijkheden wijzigen niet, maar worden voor de volledigheid benoemd.
De organisator van het evenement heeft de volgende verantwoordelijkheden:
•Verantwoordelijk voor het indienen van een ontvankelijke aanvraag.
•Primaire verantwoordelijkheid voor het ordelijke en veilige verloop van een evenement en het voorkomen van overlast.
•Primaire verantwoordelijkheid voor de facilitaire en beheersmatige voorzieningen en bijbehorende kosten.
Gemeente
College:
•Verantwoordelijk voor vergunningverlening.
•Het bevoegd gezag binnen de gemeente (in dezen de burgemeester) is primair verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid (OOV). Dit vertaalt zich in een transparant proces voor vergunningsverlening en handhaving. De verantwoordelijkheid van de burgemeester op het gebied van OOV is altijd bovenliggend op de overige verantwoordelijkheden van collegeleden.
•De secundaire verantwoordelijkheid ligt in het opstellen van evenementenbeleid gericht op een ordelijk en veilig verloop van de evenementen. Het evenementenbeleid is gekoppeld aan de verantwoordelijkheden van verschillende wethouders:
-Wethouder (Vrijetijds)economie (coördinerend bestuurder)
-Wethouder Handhaving
-Wethouder Duurzaamheid
•De gemeente is verantwoordelijk voor de openbare ruimte en de daarin aanwezige voorzieningen/ installaties.
Ambtelijke organisatie:
•Het cluster Openbare Orde en Veiligheid(OOV) is verantwoordelijk voor vergunningverlening, toezicht houden op de vergunningen en handhaving. Het evenementenloket is onderdeel van de afdeling OOV.
Het evenementenloket geeft uitvoering aan het evenementenbeleid. Het evenementenloket vervult de functie van frontoffice, is laagdrempelig bereikbaar voor alle vragen en advisering over evenementen en richt zich op de wettelijke taken, namelijk vergunningsverlening, meldingen, integraal advies en beleidsontwikkeling.
•De buitendienst geeft uitvoering aan de materiele facilitering van evenementen. Dit dient wel in lijn te zijn met de Wet Markt en Overheid.
•Het cluster Beheer & Onderhoud doet het onderhoud aan de evenementenlocaties. Dit gaat met name over de stroom- en waterpunten.
Hulpverleningsdiensten:
•Hulpverleningsdiensten zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van hun wettelijke taken en verantwoordelijkheden op het gebied van openbare orde en veiligheid, brandveiligheid, gezondheidszorg, et cetera.
•Hulpverleningsdiensten reserveren capaciteit op basis van de evenementenkalender en adviseren het bevoegd gezag over de veiligheid van een evenementen.
•De advisering wordt door de politie, brandweer en de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR) gedaan.
•Politie, brandweer en GHOR participeren in het multidisciplinair veiligheidsoverleg onder voorzitterschap van de gemeente.
Lokale driehoek
De lokale driehoek bestaat uit de teamchef van de politie, een gebiedsofficier van justitie van het openbaar ministerie en de burgemeester. Tezamen bepalen zij de beleids- en tolerantiegrenzen van evenementen in relatie tot de openbare orde.
Integraal veiligheidsoverleg
Het integraal veiligheidsoverleg vindt plaats onder gemeentelijk voorzitterschap. Deelnemers aan het overleg zijn medewerkers van politie, brandweer, GHOR en gemeente. De inbreng van de veiligheidsdiensten is het toetsen van het calamiteitenplan, het inschatten van de veiligheidsrisico’s, het opstellen van een integraal advies en nemen deel aan de multidisciplinaire schouw.
Beleidsafdelingen in relatie tot evenementen
Evenementen kunnen als middel fungeren om beleidsdoelstelling te realiseren die voortkomen uit specifiek beleid. Een organisatie kan op basis van een subsidieregeling een subsidie aanvragen indien deze organisatie over onvoldoende middelen beschikt om het evenement mogelijk te maken. Het betreft dan een subsidie die aansluit bij maatschappelijk- sport- cultuur- erfgoed en duurzaamheidbeleid waarvoor in de gemeentebegroting subsidiebudgetten zijn opgenomen. Deze subsidies zijn aan te vragen via de gemeentelijke website.