Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2023

Artikel 1 Definities

Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder:

1schriftelijke informatie: gegevens neergelegd in schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat;

2mondelinge informatie: verstrekken van inlichtingen en overleg over aan de orde zijnde onderwerpen;

3bijstand: het verzamelen en verwerken van informatie en het verlenen van hulp bij de redactionele vormgeving van voorstellen, amendementen of moties;

Artikel 2 Verzoek om informatie en bijstand

1Een raadslid, voorzitter of burgercommissielid wendt zich tot de griffier of de griffie met een verzoek om:

a.feitelijke informatie van geringe omvang over een door het college aan de raad aangeboden voorstel, brief of memo;

b.inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

2Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist over de uitvoering van het verzoek.

3Raads- en burgercommissieleden ontvangen ter uitvoering van het gestelde onder lid 1 onderdeel a en b van de secretaris een overzicht van de daarvoor te benaderen ambtenaren.

4Een raadslid, voorzitter of burgercommissielid wendt zicht tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

5De bijstand, bedoeld in het vierde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend, kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand verlenen.

Artikel 4 Weigering secretaris

Indien het verzoek om bijstand door een ambtenaar, door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid, de voorzitter of burgercommissielid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 5 Overleg en beslisbevoegdheid

1Indien een raadslid, de voorzitter of burgercommissielid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris. De griffier en secretaris overleggen over de wijze waarop de gevraagde bijstand tot tevredenheid van het raadslid, de voorzitter of burgercommissielid kan worden verleend.

2Indien het overleg tussen griffier en secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 6 Informatie wens college

Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van de gegeven informatie wenden zij zich daartoe tot het raadslid.

Artikel 7 Verzoeken buiten de orde van de verordening

1Voor zover er behoefte bestaat aan andere hulp dan die welke valt onder de definitie van de begrippen schriftelijke- of mondelinge informatie, of bijstand moet deze via de griffier of het presidium van de raad worden aangevraagd.

2Het presidium beslist op verzoeken die vallen onder het eerste lid.

Artikel 6 Recht op financiële bijdrage

1De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie voor de duur van de zittingsperiode een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie.

2Het budget dat beschikbaar wordt gesteld is € 20.000,- per kalender jaar waarvan 50% verdeeld wordt over de fracties, waarbij elke fractie een even groot deel ontvangt. De resterende 50% van het budget wordt over de fracties verdeeld naar rato van het aantal raadszetels dat elke fractie heeft.

Artikel 7 Besteding financiële bijdrage

1De financiële bijdrage wordt aan de fracties toegekend om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak te versterken.

2Uitgaven voor diensten die geleverd worden door raadsleden van de fractie of bedrijven waarover deze raadsleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben kunnen niet worden vergoed uit het fractiebudget.

3De bijdrage mag onder andere worden besteed aan:

a.een vrijwilligersvergoeding voor een fractieondersteuner. De uitgave dient te worden onderbouwd met een ondertekend document tussen fractie en ondersteuner over de vergoeding in relatie tot de geboden ondersteuning. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het formulier zoals opgenomen in bijlage 1;

b.kosten voor de organisatie van openbare bijeenkomsten georganiseerd door de fractie mits het programma inhoudelijk een relatie heeft met de gemeente Bergen;

c.kosten voor advertenties om openbare bijeenkomsten aan te kondigen of om aan te geven wat de fractie in de afgelopen periode heeft gerealiseerd. Bij de verantwoording dient naast de facturen tevens een kopie van de geplaatste advertentie te worden overlegd;

d.kosten voor de zaalhuur van maximaal één heisessie per jaar gericht op het functioneren van de fractie;

e.kosten voor het inhuren van extern advies;

f.kosten voor het onderhoud en het beheer van de website van de fractie;

g.kosten voor een (digitaal) krantenabonnement ten behoeve van de fractie;

h.kosten voor de toegang tot het raadsinformatiesysteem voor maximaal twee fractieondersteuners;

i.kosten die gemaakt worden voor het beschikken over een rekening voor de fractie.

4De bijdrage mag niet besteed worden ter bekostiging van:

a.campagneactiviteiten;

b.betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten en/of goederen; geleverd ten behoeve van de in het eerste lid bedoelde activiteit, en op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

c.giften;

d.uitgaven welke dienen te worden betaald uit de vergoedingen die de raadsleden ontvangen ingevolge de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden;

e.algemene opleidingen voor raads- en burgercommissieleden tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers;

f.overige uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige reglementen;

g.attenties in het kader van lief en leed.

h.de aanschaf van informatie- en communicatievoorzieningen ten behoeve van raads- of burgercommissieleden.

Artikel 8 Voorschot financiële bijdrage

1Jaarlijks vóór 31 januari wordt een voorschot verleend van de financiële bijdrage als bedoeld in artikel 7, eerste lid, verrekend met nog niet verrekende teveel ontvangen voorschotten in periodes waarvoor de financiële bijdrage overeenkomstig artikel 12 is vastgesteld.

2In een jaar waarin de raadsleden aftreden na reguliere raadsverkiezingen of op grond van artikel 56d of 56e van de Wet Algemene regels herindeling wordt, in afwijking van het eerste lid, een voorschot verleend voor de periode tot en met de maand maart en een voorschot voor de periode omvattende de resterende maanden. Het eerste voorschot wordt vóór 31 januari van dat jaar verstrekt; het tweede voorschot vóór het eind van de maand april.

Artikel 9 Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

1Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie waar zij uittreden, toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt.

2Als zich een situatie als bedoeld in het eerste lid voordoet, worden de verleende voorschotten naar evenredigheid van het nog resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend onverwijld bijgesteld overeenkomstig de uit het eerste lid voortvloeiende verdeling.

3Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad.

Artikel 10 Reserve

1De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie voor het kunnen verlenen van een aanvullende financiële bijdrage ten behoeve van die fractie in volgende jaren.

2Een reserve is niet groter dan 50 % van de financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie die in het voorgaande kalenderjaar als voorschot verleend was ten behoeve van die fractie op grond van artikel 8.

3Als zich een situatie als bedoeld in artikel 9, eerste lid, voordoet, wordt een eventuele reserve ten behoeve van de fractie waar de betreffende leden uittreden toebedeeld aan de betrokken fracties naar evenredigheid van de resulterende zetelaantallen.

Artikel 11 Administratieve verplichtingen

1De financiële administratie wordt gevoerd op basis van het stelsel van baten en lasten. Deze administratie wordt op een zodanige wijze gevoerd dat deze steeds een volledig en juist inzicht geeft in alle bezittingen en schulden, verplichtingen, reserves, baten en lasten, alsmede overige gegevens die voor de financiële verantwoording van belang zijn.

2Andere inkomensbronnen dan de financiële bijdrage worden afzonderlijk geadministreerd.

3De administratie wordt zodanig ingericht dat op eerste aanvraag van de accountant nadere informatie kan worden gegeven en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overgelegd.

4Bij uitgaven worden de onderliggende bescheiden door ten minste twee personen geautoriseerd.

Artikel 12 Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

1De fractie legt uiterlijk drie maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een financieel verslag.

2De accountant die belast is met de controle van de jaarrekening van de raad controleert het financieel verslag en brengt advies uit aan de raad.

3De raad stelt na ontvangst van het advies van de accountant de hoogte vast van:

a.de financiële bijdrage;

b.de wijziging van de reserve, en

c.de resterende reserve.

Artikel 13 Intrekking oude verordening en overgangsrecht

1De verordeningen op de fractieondersteuning (2008) en de verordening ambtelijke bijstand aan leden van de gemeenteraad, voorzitters van commissies en commissieleden niet zijnde raadslid (2008) worden ingetrokken.

2De verordening op de fractieondersteuning en verordening ambtelijke bijstand aan leden van de gemeenteraad, voorzitters van commissies en commissieleden niet zijnde raadslid blijven van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordeningen verleende financiële bijdragen en de verantwoording, controle, vaststelling en afrekening van die financiële bijdragen.

Artikel 14 Inwerkingtreding en citeertitel

1Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2024.

2Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Bergen 2023.