Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Bergeijk

Artikel 1. Definities

Dit reglement verstaat onder:

a.college:

het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bergeijk;

b.gemeentesecretaris:

de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Bergeijk of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger;

c.raad:

de gemeenteraad van de gemeente Bergeijk;

d.voorzitter:

de burgemeester van de gemeente Bergeijk of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer.

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging

1Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

2Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college.

Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen

1Het college vergadert in de regel elke dinsdag. De vergadering vindt in principe plaats op het gemeentehuis.

2Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, locatie of digitaal plaats te laten vinden of een vergadering niet door te laten gaan.

Artikel 4. Quorum

1In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is. Voor de volledigheid wordt hier opgemerkt dat de gemeentesecretaris geen onderdeel uitmaakt van het college.

2Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de burgemeester, opnieuw een vergadering.

3Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid van dit artikel, is het eerste lid van dit artikel niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

Artikel 5. Extra vergaderingen

1Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is.

2De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is.

Artikel 6. Verhindering en ontstentenis

Bij verhindering of ontstentenis van:

a.de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

b.een ander lid van het college, informeert het lid de voorzitter en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

c.de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.

Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen

1De gemeentesecretaris zorgt, binnen de hem opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.

2Het college kan besluiten derden voor een vergadering uit te nodigen.

Artikel 8. Aanlevering van voorstellen en andere stukken

1Voorstellen en andere stukken die voor een reguliere vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op de woensdag om 16.00 uur vóór die vergadering door het afdelingshoofd bij de gemeentesecretaris zijn aangeleverd.

2De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college.

3De voorstellen en andere stukken moeten worden aangeleverd via het daarvoor bestemde zaaksysteem.

Artikel 9. Vertrouwelijkheid

Om het besluitvormingsproces van het college niet te verstoren worden voorstellen, stukken of informatie (in welke vorm dan ook) die leden van het college hebben ontvangen, zolang er geen besluit is genomen, niet gedeeld dan wel daarover op welke manier dan ook over gecommuniceerd met derden zoals -maar niet beperkt tot- de eigen fractie.

Artikel 10. Agenda

1Voor elke vergadering stelt de gemeentesecretaris een agenda op en stuurt deze via het daarvoor bestemde zaaksysteem uiterlijk op vrijdag om 12.00 uur vóór de vergadering aan de leden van het college.

2De vergaderstukken worden via het daarvoor bestemde zaaksysteem uiterlijk op vrijdag om 12.00 uur vóór de vergadering aan de leden van het college verstuurd.

3Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 4, eerste lid, stuurt de gemeentesecretaris een agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college.

Artikel 11. Stemmingen

1Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.

2Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.

3Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

4Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.

5Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot.

Artikel 12. Verslag

1De gemeentesecretaris zorgt voor het verslag van de vergaderingen van het college.

2In het verslag staan in ieder geval:

a.de naam van de voorzitter, de andere leden van het college die aanwezig waren en de gemeentesecretaris;

b.een aantekening van de leden van het college die afwezig waren, en

c.een formulering van de door het college genomen besluiten.

3Stemverhoudingen worden in het verslag vermeld als een lid van het college hierom vraagt.

4Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering akkoord bevonden.

Artikel 13. Besluitenlijst

1De gemeentesecretaris stelt aan de hand van het verslag een besluitenlijst van de vergaderingen van het college op.

2Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daar niet tegen verzet, wordt de besluitenlijst via het systeem tegelijkertijd met de raad gedeeld als op de website geplaatst.

Artikel 14. Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 15. Inwerkingtreding, citeertitel en intrekken oude reglement

1Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking.

2Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Bergeijk.

3Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders zoals is vastgesteld op 24 mei 2016 wordt ingetrokken op de dag dat dit reglement in werking is getreden.