Budgethoudersregeling gemeente Beesel 2025

1. Definities/begrippen

Budget: Besteedbaar bedrag om door de raad vastgestelde doelen te realiseren

Budgethouder: Is verantwoordelijk voor het bewaken van het toegewezen budget en zorgt voor afhandeling van facturen en nota’s. Houdt beleidsmatige ontwikkelingen in de gaten. Geeft de gevraagde gegevens voor de P&C documenten. Het GMT wijst de budgethouder aan

Budgetverantwoording: Toelichten van aanvraag, besteding en afwijkingen van het budget

Concessieopdracht: Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meerdere dienstverleners en de overheid, bedoeld als in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet

Contractbeheerder: Budgethouder of regionale partij die de (raam)overeenkomsten afsluit namens de gemeente Beesel en is contactpersoon van de gemeente Beesel bij de aanbieder

Contractenbank: Overzicht lopende contracten waarbij contractbeheerder, datum van ingaan, de waardebepaling en datum van opzegging zijn opgenomen

Diensten: Leveren van niet-fysieke producten die niet vallen onder werken, als bedoeld als in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet

Documentatie prestatielevering: De documentatie van de prestatielevering (het bewijs) dient van dusdanige kwaliteit te zijn dat de gemeente kan aantonen dat de vastgelegde of toegelichte transacties en gebeurtenissen daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. Daarnaast dient de documentatie te onderbouwen dat de transacties en gebeurtenissen bedrijfsmatig van aard zijn en betrekking hebben op de gemeente

Factuurafhandeling: Het controleren op de juistheid en verwerking van een factuur

Inkoopdossier: Digitaal dossier dat in het zaaksysteem Djuma

Inkoop (procedure): (Rechts)handelingen van de gemeente Beesel gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben

Kostprijsverhogende Btw: De btw die we niet via de btw-compensatiefonds of regulier via de Belastingdienst kunnen verrekenen

Levering: Aankoop, lease of huur van fysieke producten, als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet

Ontoereikend budget: Overschrijding of ontbreken van budget waarvoor mogelijk toestemming moet worden gevraagd, of een verklaring moet worden gegeven

Prestatielevering: Bewijs van leveren van levering, dienst en werken

Raamovereenkomst: Schriftelijke overeenkomst met één of meerdere aanbieders om gelijksoortige opdrachten te kunnen plaatsen. Er worden voorwaarden afgesproken zoals prijs, kwaliteit, hoeveelheid en levertijd

Sociaal en andere specifieke diensten (SAS): Diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening, administratiediensten voor onderwijs en enkele juridisch diensten

Waardebepaling opdracht: Het op objectieve wijze ramen naar waarde van uitnodiging tot inschrijving of aankondigen van een opdracht

Werken: Leveren van bouwkundige en civieltechnische werkzaamheden, als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet

2. Algemene bepalingen inkoopprocedures

1Bij het sluiten van overeenkomsten nemen we wettelijke- en gemeentelijke bepalingen in acht.

Met name passen we de meest recente versie toe van: de Aanbestedingswet, de Gids Proportionaliteit, het Aanbestedingsreglement Werken en het inkoopbeleid van de gemeente Beesel.

2Bij inkoop besteden we aandacht aan de doelstellingen zoals opgenomen in het inkoopbeleid van de gemeente Beesel

3De budgethouders vragen het college, en de raad waar het nodig is, altijd goedkeuring als we voorzien dat het sluiten van een overeenkomst kan leiden tot beleidsmatige consequenties en/of politiek gevoelig is.

4ln gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, houden we rekening met de lokale- en regionale economie en lokale- en regionale ondernemers.

3. Bevoegdheden budgethouder / (raam)overeenkomst

1De budgethouder kan een (raam)overeenkomst afsluiten.

2De (raam)overeenkomst heeft bij voorkeur een looptijd van 4 jaar. Hierbij kan gemotiveerd worden afgeweken.

4. Waardebepaling van de opdracht

De aanbestedende dienst raamt de waarde van de voorgenomen overheidsopdracht overeenkomstig de bepalingen van artikel 2.13 uit de Aanbestedingswet.

5. Inkoopprocedure leveringen, diensten en werken

Bij het bepalen van de inkoopprocedure gaan we uit van onderstaande schema’s.

Proportioneel

Aantal offertes

Waarde leveringen en diensten

Waarde werken

Opmerking

Enkelvoudig

1offerte

tot € 40.000

tot €100.000

Meervoudig onderhands toegestaan. In dat geval worden minimaal 2 en maximaal 3 offertes van verschillende aanbieders opgevraagd

Meervoudig onderhands

minimaal 3 en maximaal 5 offertes van verschillende aanbieders

€ 40.000 - € 150.000 Toestemming college nodig

€ 100.000 tot € 1.500.000 Toestemming college nodig Geldt niet voor woningaanpassing in het kader van de Wmo

De teammanager kan gemotiveerd toestemming verlenen om minder aanbieders te raadplegen voor een offerte. De Gids Proportionaliteit wordt hierbij in acht genomen

Nationaal openbaar aanbesteden

Aanbesteden

€ 150.000 tot Europees drempelbedrag Toestemming college nodig

€ 1.500.000 tot Europees drempelbedrag Toestemming college nodig

Een meervoudig onderhandse procedure kan proportioneel zijn mits goed gemotiveerd en geaccordeerd door teammanager. De Gids Proportionaliteit wordt hierbij in acht genomen

Europees aanbesteden

Aanbesteden

Vanaf Europees drempelbedrag Toestemming college nodig

Vanaf Europees drempelbedrag Toestemming college nodig

Aanbesteding conform geldende Aanbestedingswet en inkoopprocedure van de gemeente Beesel

Overheidsopdrachten voor sociale en andere specifieke diensten

Proportioneel

Aantal offertes

Waarde overheidsopdracht

Opmerking

Enkelvoudig

1offerte

tot € 100.000

Meervoudig onderhands toegestaan. In dat geval worden minimaal 2 en maximaal 3 offertes van verschillende aanbieders opgevraagd

Meervoudig

minimaal 3 en maximaal 5 offertes van verschillende aanbieders

€ 100.000 tot € 340.000 Toestemming college nodig

Indien sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang dan moet de opdracht aangekondigd worden

Nationaal openbaar aanbesteden

Aanbesteden

€ 340.000 tot aan Europees drempelbedrag Toestemming college nodig

Een meervoudig onderhandse procedure kan proportioneel zijn mits goed gemotiveerd en geaccordeerd door teammanager. De Gids Proportionaliteit wordt hierbij in acht genomen

Europees aanbesteden

Aanbesteden

Vanaf Europees drempelbedrag Toestemming college nodig

Aanbesteding conform geldende Aanbestedingswet en inkoopprocedure van de gemeente Beesel

Concessieovereenkomst

Proportioneel

Aantal offertes

Waarde Diensten/Werken

Opmerking

Enkelvoudig

1offerte

tot € 100.000

Meervoudig onderhands toegestaan. In dat geval worden minimaal 2 en maximaal 3 offertes van verschillende aanbieders opgevraagd

Meervoudig

minimaal 3 en maximaal 5 offertes van verschillende aanbieders

€ 100.000 tot Europees drempelbedrag

Indien sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang dan moet de opdracht aangekondigd worden

Europees aanbesteden

Aanbesteden

Vanaf Europees drempelbedrag Toestemming college nodig

Aanbesteding conform geldende Aanbestedingswet en inkoopprocedure van de gemeente Beesel

6. Inkoopdossier

1We vormen bij elke inkoop vanaf € 10.000 een inkoopdossier in Djuma.

2De budgethouder volgt de stappen/checklist in Djuma om het inkoopdossier te vormen

3Aanbestedingen of overeenkomsten die via de regio zijn afgesloten dienen eveneens in Djuma opgeslagen te worden.

7. Juridische toets team AJZ

1De budgethouder dient voordat er een overeenkomst/contract wordt afgesloten dit verplicht ter consultatie aan team AJZ voor te leggen. AJZ zal toetsen op de consequenties van het aangaan van de overeenkomst/contract en advies uitbrengen.

2Nadat de overeenkomst daadwerkelijk is aangegaan, dient met dit aan AJZ door te geven.

3Team AJZ neemt de overeenkomst op in de contractenkalender

8. Ontoereikend budget

1De budgethouder gaat alleen overeenkomsten aan als hij heeft geconstateerd dat het daarvoor bestemde budget toereikend is.

2Voor afwijkingen (onder- en overschrijdingen) van budgetten hanteren we de volgende regels:

De budgethouder heeft toestemming* van het college nodig:

-als er nieuwe ontwikkelingen (beleid) zijn;

-voor onder- en overschrijdingen van 10% van het budget met een minimum van € 10.000 op functioneel classificatie (FCL) niveau per kalenderjaar;

3Het college informeert de raad vooraf als het verwacht dat:

-er een overschrijding plaats vindt van meer dan 10% van het geautoriseerde krediet, met een minimum van € 25.000 op FCL-niveau;

-de baten 10% lager zijn dan begroot met een minimum van € 25.000 op FCL-niveau

*Deze toestemming geldt niet voor lasten die gedaan worden in het kader van de open einde regelingen sociaal domein (WMO, Jeugdzorg, leerlingenvervoer, uitkeringen e.d.). Het betreft lasten waar een wettelijke regeling aan ten grondslag ligt. Over deze lasten rapporteren we via de bestuursrapportages en de jaarrekening.

4De budgethouder heeft toestemming van de gemeenteraad nodig voor de herziening van de exploitatieopzetten van het grondbedrijf. Deze exploitatieopzetten worden minimaal 1 keer per jaar herzien. Dit gebeurt gelijktijdig met het vaststellen van de jaarrekening.

5De budgethouder houdt er rekening mee dat het college vooraf toestemming van de raad nodig heeft voor:

-investeringen die naar het oordeel van het college politiekgevoelig zijn;

-het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 50.000;

-investeringskredieten > € 50.000 (conform artikel 7, lid 5 onder b van de financiële verordening gemeente Beesel (2024)

6Alle overige budgetafwijkingen rapporteert de budgethouder via de bestuursrapportages

9. Factuurafhandeling

De budgethouder controleert via de module "factuurafhandeling" in K2F de factuur.

1De factuur moet gericht zijn aan de gemeente Beesel met het volledige postadres of postbusnummer van de gemeente Beesel

2Op de factuur moet de juiste naam, adresgegevens, rekeningnummer, Btw-nummer en het Kamer van Koophandel nummer van de leverancier staat

3De hoeveelheden die op de factuur en de bestelopdracht staan moeten overeenkomen met de werkelijke ontvangen hoeveelheden

4De prijzen, inclusief de in rekening gebrachte btw, die op de factuur staan moeten overeenkomen met de bestelopdracht

5De prestatielevering moet worden toegevoegd

6Als de factuur akkoord is, accordeert de budgethouder de factuur digitaal in K2F

7De budgethouder onderbouwt of de prestatie is geleverd (zie punt 12 ‘Prestatieverklaring’).

8In de module factuurafhandeling de begrotingspost (FCL, ECL en eventueel taaknummer) aan waarop de factuur verantwoord moet worden

9De factuur moet binnen 5 werkdagen door de budgethouder afgehandeld zijn

10Als de factuur nog niet betaald mag worden, dan geeft de budgethouder de factuur de status "Parkeren" en vermeld in het notitieveld de reden hiervan

10 Budgetbeheer

1De budgethouder mag zonder toestemming van het college geen opdrachten verstrekken of overeenkomsten aangaan die inhoudelijk niet overeenstemmen met de omschrijving van de betreffende begrotingspost of het plan of bestek bij een werk / investeringskrediet

2De budgethouder mag schuiven met budgetten, mits de budgetten passende zijn bij de beoogde uitgaven

11. Budgetverantwoording

Bij de tussentijdse bestuursrapportages en de jaarrekening rapporteert de budgethouder bij afwijkingen groter dan € 50.000 op FCL-niveau per kalenderjaar.

ln de financiële verordening hebben we nadere voorschriften over de tussentijdse rapportages, informatie en frequentie opgenomen.

12. Prestatieverklaring

In onderstaande tabel wordt aangeven bij welke factuurwaarde de prestatielevering op welke manier onderbouwt moet worden.

Indien een onderbouwing met documentatie nodig is dan kan dat door bijvoorbeeld:

Vastlegging foto, aanwezigheid van een contract of getekende rapporten

Waarde factuur (exclusief btw)

Onderbouwing

Locatie

< € 2.500

vinkje bij afhandeling factuur

Key2F

€ 2.500 - € 10.000

Bij kladblok in de factuurafhandeling aangeven op welke manier de prestatielevering is gecontroleerd

Key2F

> € 10.000

documenteren in Djuma

Djuma

Voor een aantal zaken geldt een uitzonderingen op de prestatielevering omdat ze zichtbaar zijn.

De uitzonderingen zijn opgenomen in bijlage 1.

13. Overige regelingen

De budgethouder moet zich tevens houden aan de wettelijke voorschriften en alle overige verordeningen en procedures die betrekking hebben op de organisatie van de financiële administratie en het beheer van geldmiddelen.

14. Inwerkingtreding

1Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.

2De Budgethoudersregeling 2016, vastgesteld op 4 april 2016, vervalt op de datum genoemd in lid 1.