Aanhef
Besluit
Het college heeft besloten het ''Handboek vervanging archiefbescheiden'' versie 1.03 en het ''Addendum handboek vervanging archiefbescheiden RAAS'' vast te stellen.
Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties
Samenvatting
Overheidsinstanties communiceren steeds meer digitaal met burgers, bedrijven en in het onderlinge verkeer. Dat leidt tot de wens om werkprocessen volledig digitaal in te richten. Daar hoort ook een volledig digitale informatiehuishouding bij. Het is in zulke situaties mogelijk om vervanging toe te passen.
Vervanging is het proces waarbij archiefbescheiden worden vervangen door een andere vorm waarbij het origineel vervolgens wordt vernietigd. Het meest bekende voorbeeld daarvan is het omzetten van papieren bescheiden naar de digitale vorm met inbegrip van vernietiging van het originele analoge document.
Artikel 7 Archiefwet 1995 stelt dat de zorgdrager de bevoegdheid heeft om over te gaan tot vervanging. Vervanging is een onomkeerbaar proces dat van invloed kan zijn op de bruikbaarheid van overheidsinformatie. Daarom is de kwaliteit en duurzaamheid van de reproducties van belang. Voorbereidingen en uitvoering van het vervangingsproces eisen zorgvuldige afwegingen die passen binnen de wettelijke kaders.
Het vervangingshandboek beschrijft stapsgewijs welke afwegingen het vervangingsproces vergt en hoe deze moeten worden vastgelegd en verantwoord. Het resultaat is een goed doordacht handboek om het gehele proces van vervanging van begin tot eind zowel juridisch als technisch op een verantwoorde en praktische wijze vast te leggen. Zie Figuur 1 voor een schematische weergave van het vervangingsproces.
Het vervangingshandboek heeft drie functies:
1Het onderbouwt het vervangingsbesluit en toont aan dat de zorgdrager zorgvuldig omgaat met zijn bevoegdheid tot vervanging;
2Het maakt objectieve toetsing van het vervangingsproces mogelijk;
3Het onderbouwt in hoeverre de reproductie kan worden vertrouwd als accurate en volledige weergave van het origineel.
Figuur 1: systematische weergave van het vervangingsproces
1Bron: Nationaal Archief. (2016.). Handreiking vervanging archiefbescheiden versie 2.0
Addendum handboek vervanging archiefbescheiden ‘ZorgNed’
Inleiding
Dit document is een addendum van het handboek vervanging archiefbescheiden, bekend onder de unieke aanduiding Z/24/201614 – 359082. In dit document wordt beschreven welke aanvullende afspraken of afwijkingen ten opzichte van het handboek vervanging archiefbescheiden van toepassing zijn op een specifiek informatiesysteem.
In dit geval het informatiesysteem ‘ZorgNed’, welk door de gemeente Beekdaelen wordt gebruikt voor de archivering van archiefbescheiden welke betrekking hebben op de uitvoering van processen binnen het sociale domein.
1.Reikwijdte
De gemeente voert met behulp van het informatiesysteem ZorgNed enkele wettelijke taken uit, te weten:
-WMO
-Jeugdwet
-Leerlingenvervoer
-Mantelzorgcomplimenten
-Gehandicaptenparkeerkaarten
Dit addendum is van toepassing op de uitvoering van deze wettelijke taken in het informatiesysteem ZorgNed, waarbij het de vervanging van analoge inkomende post, analoge uitgaande post en analoge documenten met een natte handtekening betreft.
Het gaat hierbij uitsluitend om documenten die op termijn vernietigd moeten worden.
De vervanging wordt in de praktijk toegepast na de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit (incl. dit addendum).
Buiten de scope van het vervangingsproces vallen:
•fysieke gehandicapte parkeerkaarten (GPK) die uitgegeven, danwel geretourneerd worden. Op de GPK bevindt zich rechtsonder een hologram, welke de echtheid van de kaart aantoont. De retour gekomen GPK’s blijven in hun oorspronkelijke staat bewaard en zullen fysiek in het archief gearchiveerd worden.
Er is geen sprake van retrospectieve vervanging van archiefbescheiden.
2Afwijkingen t.o.v. het handboek vervanging
Hoofdstuk
Omschrijving afwijking
-
-
Er zijn geen afwijkingen t.o.v. het handboek vervanging archiefbescheiden.
3.Register van bijlagen
Unieke aanduiding
Omschrijving
Z/22/184465 – 329407
RM-audit (definitief) ZorgNed door HCL
Z/23/190823 – 340021
Metagegevensschema ZorgNed
De hierboven genoemde bijlagen zijn op te vragen bij de gemeente Beekdaelen, onder vermelding van de unieke aanduiding. Deze bijlagen dienen ter onderbouwing van het vervangingsbesluit.
Addendum handboek vervanging archiefbescheiden ‘Key2Financiën’
Inleiding
Dit document is een addendum van het handboek vervanging archiefbescheiden, bekend onder de unieke aanduiding Z/24/201614 – 359082. In dit document wordt beschreven welke aanvullende afspraken of afwijkingen ten opzichte van het handboek vervanging archiefbescheiden van toepassing zijn op een specifiek informatiesysteem.
In dit geval het informatiesysteem ‘Key2Finaniën’, welk door de gemeente Beekdaelen wordt gebruikt voor de archivering van archiefbescheiden welke betrekking hebben op de uitvoering van processen binnen de afdeling financiën.
1Reikwijdte
Dit addendum is van toepassing op de uitvoering van de verwerking van facturen in het informatiesysteem Key2Finaniën, waarbij het de vervanging van analoge inkomende facturen betreft.
Het gaat hierbij uitsluitend om documenten die op termijn vernietigd moeten worden.
De vervanging wordt in de praktijk toegepast na de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit (incl. dit addendum).
Er is geen sprake van retrospectieve vervanging van archiefbescheiden.
2.Afwijkingen t.o.v. het handboek vervanging
Hoofdstuk
Omschrijving afwijking
-
-
Er zijn geen afwijkingen t.o.v. het handboek vervanging archiefbescheiden.
3Register van bijlagen
Unieke aanduiding
Omschrijving
Z/24/210883 - 376006
RM-audit (definitief) Key2Financiën door HCL
Z/24/208186 - 370735
Metagegevensschema Key2Financiën
De hierboven genoemde bijlagen zijn op te vragen bij de gemeente Beekdaelen, onder vermelding van de unieke aanduiding. Deze bijlagen dienen ter onderbouwing van het vervangingsbesluit.
Addendum handboek vervanging archiefbescheiden ‘RAAS’
Inleiding
Dit document is een addendum van het handboek vervanging archiefbescheiden, bekend onder de unieke aanduiding Z/24/201614 – 359082. In dit document wordt beschreven welke aanvullende afspraken of afwijkingen ten opzichte van het handboek vervanging archiefbescheiden van toepassing zijn op een specifiek informatiesysteem.
In dit geval het informatiesysteem ‘RAAS’, welk door de gemeente Beekdaelen wordt gebruikt voor de archivering van archiefbescheiden welke betrekking hebben op de uitvoering van processen binnen het team Burgerzaken.
1Reikwijdte
Dit addendum is van toepassing op de uitvoering van de verwerking van reisdocumenten in het informatiesysteem RAAS, waarbij het de vervanging van analoge (uitgeprinte en gescande) aanvragen van reisdocumenten betreft.
Het gaat hierbij uitsluitend om documenten die op termijn vernietigd moeten worden.
De vervanging wordt in de praktijk toegepast na de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit (incl. dit addendum).
Buiten de scope van het vervangingsbesluit vallen: Fysieke bijzondere aanvraagformulieren. Onder deze bijzondere aanvraagformulieren vallen de volgende archiefbescheiden:
1Proces verbalen van vermissingsverklaringen. Proces verbalen van vermissingverklaringen worden uitgesloten van vervanging omdat deze niet in het RAAS worden geregistreerd, maar in het informatiesysteem iBurgerzaken. Tot het moment dat voor het informatiesysteem iBurgerzaken een vervangingsbesluit is genomen, dienen de proces verbalen van vermissingverklaringen fysiek bewaard te worden in de archiefkluis.
2Toestemmingsverklaringen voor minderjarige. Aanvraagformulieren met de bijlage ‘’toestemmingsverklaring voor minderjarige’’, wordt uitgesloten van vervanging. Het toestemmingsformulier voor minderjarige wordt namelijk niet in het RAAS geregistreerd, maar in het informatiesysteem iBurgerzaken. Het aanvraagformulier inclusief de bijlage worden fysiek bewaard in de archiefkluis.
3C-formulieren. Deze formulieren worden ingevuld in situaties zoals vermissingen, fraude en aanvragen van speciale documenten voor vreemdelingen of vluchtelingen. Deze C-formulieren worden samen met het aanvraagformulier fysiek bewaard in de archiefkluis. In de toekomst worden deze formulieren in het informatiesysteem iBurgerzaken geregistreerd. Het overzicht van C-formulieren is als volgt:
•C1 Formulier vaststelling aanspraak
•C2 - Verklaring vermissing reisdocument
•C3 Formulier Uitreiking, onttrekking en bijschrijving
•C5 Formulier melding onregelmatigheid reisdocumenten
•C6 Formulier melding beslissing signalering
•C7 Formulier melding vermissing
•C8 Formulier spoedbestelling foto- en handtekeningformulieren
•C9 formulier melding ontvangst verkeerde of beschadigde zending reisdocumenten
•C10 Formulier terugzenden reisdocument of Nederlandse identiteitskaart
•C11 Bestelopdracht blanco nooddocumenten
•C12 formulier kwartaalverantwoording nooddocumenten
•C15 Formulier verklaring vermoeden (kopie) fraude reisdocument of Nederlandse identiteitskaart
•C16 Formulier verzoek melding administratief onjuist
•C17 Formulier beroep op uitzonderingsregel functiescheiding
Er is geen sprake van retrospectieve vervanging van archiefbescheiden.
2Afwijkingen t.o.v. het handboek vervanging
Hoofdstuk
Omschrijving afwijking
3.2 Informatiebeheersysteem
De digitale reproducties worden niet opgeslagen in een informatiebeheersysteem van gemeente Beekdaelen. RAAS is een landelijk informatiebeheersysteem dan beheert wordt door de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG).
Om deze reden is een audit door het Historisch Centrum Limburg op de NEN-ISO 16175-1:2020 norm niet van toepassing. Hierbij is bij het RvIG navraag gedaan voor een mapping van het metagegevensschema, het RvIG maakt hier geen gebruik van en ook een (ingevuld) metagegevensschema is niet toetsbaar.
Belangrijk aandachtspunt:
Hoofdstuk
Omschrijving afwijking
5.2 Periodieke kwaliteitscontrole
Tijdens het scannen van het aanvraagformulier wordt een pasfoto aan het formulier toegevoegd. Bij uiteindelijke uitgifte van het reisdocument, kan de aanvrager zijn/haar pasfoto retour vragen. In dit geval komt het fysieke document niet meer overeen met de scan in het RAAS. Wanneer deze situatie zich voordoet, moet dit niet als een foutieve scan beoordeeld worden.
3Register van bijlagen
Gezien het feit dat gemeente Beekdaelen niet de beheerder is van het informatiesysteem RAAS, zijn de audit door het Historisch Centrum Limburg op de NEN-ISO 16175-1:2020 en een ingevuld metagegevensschema (bijlagen die dienen ter onderbouwing van het vervangingsbesluit) niet aanwezig.