Reglement van orde voor de vergaderingen van de raadcommissies van de gemeente Beek

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

-fractie: de leden van een politieke groepering welke in de raad is vertegenwoordigd, maar die niet allen zitting hebben in de raad.

-raadsfractie: enkel de leden van een politieke groepering die zitting hebben in de raad.

Artikel 2 Raadscommissies

1De raadscommissies worden door de raad vastgesteld.

2Bij de aanvang van elke raadsperiode stelt de raad vast hoe de verdeling van de taakvelden over de raadscommissies zal zijn. Deze verdeling geldt als regel voor de gehele raadsperiode.

Artikel 3 Bevoegdheid raadscommissies

1De raadscommissies zijn belast met de voorbereiding van besluitvorming in de raad.

2De raadscommissies kunnen met leden van het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester overleggen.

Artikel 4 Samenstelling raadscommissies

1De raadscommissies bestaan uit een aantal raadsleden en een aantal niet-raadsleden. De leden worden aangewezen door de onderscheiden raadsfracties blijkens een brief van de fractievoorzitter aan de voorzitter van de gemeenteraad. De voorzitter van de gemeenteraad stelt naar rato van de fractiegrootte een adviesschema op voor de verdeling van raadscommissiezetels over de afzonderlijke raadsfracties volgens de volgende verdeelsleutel:

a.Ieder raadslid is lid van minstens 1 commissie;

b.Een raadslid kan niet in meer dan 2 commissies zitting nemen;

c.Elke fractie is minimaal met 1 lid vertegenwoordigd in iedere commissie;

d.De fractie welke de voorzitter levert kan een extra lid in de commissie afvaardigen.

2De leden hebben zitting gedurende een periode van vier jaren. Zij kunnen te allen tijde ontslag nemen. Aftredende leden, die blijven voldoen aan de vereisten van het lidmaatschap, oefenen hun lidmaatschap uit totdat hun opvolgers zijn benoemd. Degene die tot lid is aangewezen ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature heeft zitting tot het einde van de zittingsperiode van het lid in wiens plaats hij/zij is aangewezen.

3Indien een raadsfractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter niet langer vertegenwoordigd is in de gemeenteraad, komt automatisch het lidmaatschap van zowel de voor betreffende fractie aangewezen raadsleden als ook niet-raadsleden in alle raadscommissies te vervallen.

4Bij tussentijdse beëindiging van het raadslidmaatschap vervalt het lidmaatschap van de raadscommissie.

5Wanneer een lid blijkens een schriftelijk verklaring van de fractievoorzitter aan de voorzitter van de raad heeft opgehouden de fractie voor welke hij in de raadscommissie is aangewezen te vertegenwoordigen of te steunen, vervalt het lidmaatschap van de commissie.

6De vervulling van een tussentijds ontstane vacature geschiedt zo spoedig mogelijk, nadat zij is ontstaan.

7Een lid kan zich laten vervangen door een lid van de fractie, waartoe hij/zij behoort.

Artikel 5 Voorzitterschap raadscommissies

1De voorzitters van de raadscommissies worden door de raad uit zijn midden benoemd.

2De plaatsvervangend voorzitters worden uit en door de commissies benoemd.

3De conform het eerste lid te benoemen voorzitters maken allen deel uit van verschillende fracties.

4De voorzitter is belast met:

-het leiden van de vergadering;

-het handhaven van de orde;

-het doen naleven van dit reglement;

-wat de wet of dit reglement hem verder opdraagt;

-het verlenen van het woord, de formulering van de conclusies, waarover advisering plaatsvindt en het bepalen van de uitslag van de advisering.

Artikel 6 Secretariaat raadscommissies

1De griffier is verantwoordelijk voor het secretariaat van de raadscommissies.

2De griffier verricht zijn taken ingevolge deze verordening onder verantwoordelijkheid van de voorzitter.

Artikel 7 Tekenen uitgaande stukken

Alle van een raadscommissie uitgaande stukken worden door haar voorzitter en/of griffier ondertekend.

Artikel 8 Verstrekken van inlichtingen door ambtenaren en deskundigen

De voorzitter is bevoegd, eigener beweging of op uitnodiging van de raadscommissie, ambtenaren en andere deskundigen tot het bijwonen van een vergadering uit te nodigen voor het verstrekken van inlichtingen.

Artikel 9 Vergaderen

1Elke raadscommissie vergadert in beginsel voorafgaand aan de te houden raadsvergadering, volgens een vast te stellen vergaderschema.

2Zij vergadert verder zo dikwijls haar voorzitter dit nodig oordeelt of tenminste drie leden schriftelijk, onder opgave van redenen, daartoe de wens te kennen geven.

3De vergaderingen worden door de voorzitter belegd. Hij zorgt dat elk lid, spoedeisende gevallen uitgezonderd, tenminste acht dagen voor de vergadering schriftelijk worden opgeroepen via een elektronische melding

4De datum, uur en plaats van de vergadering en de te behandelen zaken worden in de oproep vermeld. Indien na verzending van de oproep aan de voorzitter blijkt dat behoefte bestaat aan de agendering van een of meer nagekomen stukken, deelt hij dit onverwijld aan de leden mede door middel van een aanvullende agenda.

5De vergadering wordt door aankondiging in ieder geval door plaatsing op de internetsite van de gemeente ter openbare kennis gebracht.

6De openbare kennisgeving vermeldt:

a.de datum, de aanvangstijd en plaats van de vergadering;

b.de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende voorstellen kan inzien;

c.de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 15.

Artikel 9a Quorum

Wanneer een kwartier na het vastgestelde aanvangstijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is overeenkomstig art.16 lid 1 RvOC, bepaalt de voorzitter, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering.

Artikel 10 Agenda raadscommissie

1De griffier is verantwoordelijk voor het voorbereidingen van een concept-agenda.

2De conceptagenda wordt vastgesteld door het presidium.

3De raadscommissie bepaalt de agenda bij aanvang van de vergadering.

Artikel 11 Ter inzage leggen van stukken

1De stukken welke dienen ter toelichting van de zaken die op de agenda staan van de raadscommissie, worden meteen nadat de agenda is vastgesteld, ter beschikking gesteld. Wanneer op een later tijdstip stukken beschikbaar worden gesteld wordt hiervan mededeling gedaan.

2In afwijking van het bepaalde in het eerste lid blijven stukken, omtrent de inhoud waarvan ingevolge art. 13 RvOC geheimhouding is opgelegd, onder berusting van de griffier, die de leden van de commissie de inzage verleent.

Artikel 12 Openbaarheid vergaderingen

1De vergaderingen worden in het openbaar gehouden.

2De deuren worden gesloten wanneer tenminste een vijfde van de aanwezige leden daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt.

3De commissie beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.

4Vergaderingen van de raadcommissies vinden plaats in het gemeentehuis. Tot de keuze van een andere locatie kan door de raadscommissie worden besloten.

Artikel 13 Geheimhouding

De raadscommissie kan in een besloten vergadering, op grond van een belang genoemd in art. 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de raadscommissie worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt door allen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de raadscommissie haar opheft.

Artikel 14 Voorstellen en amendementen

1Ieder lid heeft het recht aan de vergadering voorstellen te doen en amendementen op gedane voorstellen in te dienen.

2De commissie beslist of het voorstel, dat buiten de agenda valt, direct in behandeling wordt genomen of op de agenda van de eerstvolgende vergadering wordt geplaatst.

Artikel 15 Spreekrecht burgers in commissievergadering

1Na de opening van de vergadering kunnen aanwezige burgers gezamenlijk gedurende maximaal dertig minuten het woord voeren over geagendeerde onderwerpen.

2Het woord kan niet gevoerd worden:

a.over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep openstaat of heeft opengestaan;

b.over personen;

c.indien een klacht ex art. 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kanof kon worden ingediend;

d.er procedurevoorstellen.

3Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit voor de aanvang van de vergadering aan de griffier. Hij/zij vermeldt daarbij zijn/haar naam en het onderwerp waarover hij/zij het woord wil voeren.

4De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

5Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

6De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem/haar dit heeft verleend. De voorzitter of een lid van de raad doet een voorstel voor de behandelingvan de inbreng van de burger.

Artikel 16 Beraadslagen

1Een commissie mag niet beraadslagen of besluiten indien naast de voorzitter niet tenminste de helft van de leden tegenwoordig is.

2Indien het in het eerste lid bedoelde aantal leden niet is opgekomen kan door de voorzitter met een tussentijd van tenminste 24 uren een nieuwe vergadering worden belegd. In deze vergadering kunnen de dan aanwezige leden beraadslagen en besluiten.

Artikel 17 Besluitvorming over zaken

1Nadat de beraadslaging is gesloten, brengt de voorzitter het voorstel tot besluitvorming.

2Indien geen stemming wordt gevraagd stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder hoofdelijke stemming is aangenomen.

3De stemming geschiedt mondeling.

4Alle besluiten worden met volstrekte meerderheid van stemmen genomen, waarbij de voorzitter en alle leden ieder een stem hebben.

5Wanneer over een uit te brengen advies de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd.

6Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 18 Besluitvorming over personen

1Wanneer bij het doen van een keuze, voordracht of aanbeveling van personen het voorstel is beperkt tot één persoon voor elk te vervullen vacature, wordt geen stemming gehouden, tenzij een van de leden dit verlangt.

2De stemming geschiedt schriftelijk, bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

3Wanneer bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, wordt tot een tweede stemming overgegaan.

4Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een herstemming plaats tussen twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd.

5Indien bij de herstemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 18a Beslissing door het lot.

1Wanneer het lot moet beslissen, worden de namen van hen tussen wie de beslissing moet plaatshebben door de voorzitter op afzonderlijke, geheel gelijke briefjes geschreven.

2Deze briefjes worden, nadat zij door het stembureau zijn gecontroleerd, onder de zorg van de voorzitter, op gelijke wijze gevouwen, in een stembokaal gedeponeerd en omgeschud.

3Vervolgens neemt de voorzitter een van de briefjes uit de stembokaal. Degene wiens naam op dit briefje voorkomt is gekozen.

4Onder de zorg van de griffier worden de stembriefjes onmiddellijk na vaststelling van de uitslag vernietigd.

Artikel 19 Verslaglegging

1Door de zorg van de griffier wordt van het behandelde in de vergadering van de commissie een besluitenlijst opgesteld, waarbij in het geval van afwijkende standpunten deze afzonderlijk worden vermeld. Aan de besluitenlijst worden betogen uitgesproken bij het gebruik van het spreekrecht of door een externe deskundige, als bijlage toegevoegd of, indien geen schriftelijke tekst voorhanden is, wordt een dergelijk betoog kort samengevat in de besluitenlijst weergegeven.

2Het ontwerp van deze besluitenlijst wordt, na goedkeuring ervan door de voorzitter,., in de eerstvolgende vergadering van de commissie vastgesteld. Deze besluitenlijst wordt aan de leden toegezonden gelijktijdig met de agenda en de overige voorstellen

3Concept-besluitenlijsten van de raadscommissies wordt minimaal 48 uur voor de vergadering van de gemeenteraad voor de leden ter inzage beschikbaar gesteld.

Artikel 20 Houden van gecombineerde commissievergaderingen

1Door de voorzitters van de raadscommissies kunnen zaken, in onderling overleg, op de agenda van meerdere commissies worden geplaatst.

2Zij worden dan door die commissies afzonderlijk behandeld, tenzij de voorzitters van de betreffende raadscommissies het wenselijk achten deze zaken in een gecombineerde vergadering te behandelen of het college daartoe een verzoek heeft ingediend bij de voorzitters van de betrokken commissie.

Artikel 21 Bijwonen van commissievergaderingen door collegeleden

1De burgemeester of een wethouder kan aanwezig zijn in de raadscommissie en kan op verzoek van de voorzitter aan de beraadslaging deelnemen.

2De leden van het college van burgemeester en wethouders mogen de raadscommissies gevraagd, dan wel ongevraagd, adviseren.

3De burgemeester of een wethouder kan tijdens de vergadering gebruik maken van een vast agendapunt dat bedoeld is om invulling te geven aan de actieve informatieplicht van het college

Artikel 22 Deelname aan de beraadslaging door anderen

1De commissie kan bij meerderheid bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige leden van de commissie, de wethouders, de secretaris, de griffier en de voorzitter deelnemen aan de beraadslaging.

2Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of één der leden van de commissie genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

Artikel 23 Toehoorders en pers

1De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

2Het geven van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

3Het is verboden zonder toestemming van de voorzitter geluid- of beeldregistraties in de vergaderzaal of de publieke tribune te maken van hetgeen gesproken wordt.

4De voorzitter kan degenen, die in strijd met dit artikel handelen, terstond uit de vergaderzaal doen verwijderen.

Artikel 24 Verbod gebruik communicatieapparatuur

1Gebruik van communicatieapparatuur in de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune is toegestaan mits dit geen inbreuk maakt op een ordelijk verloop van de vergadering.

2De bepaling van art. 22 lid 3 RvOC is overeenkomstig van toepassing.

Artikel 25 Slotbepaling en citeertitel

1Het gewijzigde reglement treedt in werking op 22 maart 2018

2Op dat tijdstip vervalt de verordening op de vaste commissies van de gemeente Beek vastgesteld bij raadsbesluit van 25 maart 2004.

3Dit reglement kan worden aangehaald als "Reglement van orde voor de vergaderingen van de raadscommissies van de gemeente Beek 2018".