Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Barneveld

Artikel 1. Definities

Dit reglement verstaat onder:

-college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Barneveld;

-gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Barneveld of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger;

-raad: de gemeenteraad van de gemeente Barneveld;

-voorzitter: de burgemeester van de gemeente Barneveld of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer.

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging

1Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

2Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college.

3Mandatering is vastgelegd in de Mandaatregeling gemeente Barneveld 2025.

Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen

1Het college vergadert in de regel elke dinsdag om 9:30 uur als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt plaats in het gemeentehuis.

2Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

Artikel 4. Extra vergaderingen

1Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is.

2De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is.

Artikel 5. Opnieuw belegde vergaderingen

1Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering minstens 2 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.

2De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die uiterlijk 1 uur vóór de vergadering aan de leden van het college.

Artikel 6. Verhindering en ontstentenis

1Bij verhindering of ontstentenis van:

a.de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

b.een ander lid van het college, informeert het lid de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

c.de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.

2In aanvulling op het eerste lid, onder b, informeert een ander lid van het college ook de voorzitter zo spoedig mogelijk over zijn ontstentenis.

Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen

1De gemeentesecretaris zorgt, binnen de hem opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.

2Het college kan besluiten derden voor een vergadering uit te nodigen.

Artikel 8. Aanlevering van voorstellen en andere stukken

1Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op de dinsdag om 12:00 uur vóór die vergadering (NB dus de dinsdag voorafgaande aan de collegevergadering van de week er op) bij de gemeentesecretaris zijn aangeleverd, tenzij anders is afgesproken met de gemeentesecretaris.

2De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college, waarbij de portefeuillehouder in het college verantwoordelijk is voor de inhoud van het collegevoorstel.

3De voorstellen en andere stukken moeten worden aangeleverd via het daarvoor bestemde zaaksysteem en Ibabs.

Artikel 9. Agenda

1Voor elke vergadering stelt de gemeentesecretaris de agenda op en maakt deze uiterlijk op vrijdag vóór de vergadering via Ibabs aan de leden van het college bekend.

2De vergaderstukken zijn voor de leden van het college via Ibabs beschikbaar.

3Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 4, eerste lid, stuurt de gemeentesecretaris een agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college.

4De gemeentesecretaris maakt de agenda zo spoedig mogelijk openbaar.

Artikel 10. Stemmingen

1Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.

2Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.

3Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

4Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.

5Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot.

Artikel 11. Besluitenlijst, afsprakenlijst en representatielijst

1De gemeentesecretaris stelt aan de hand van de vergadering een besluitenlijst, een afsprakenlijst en een representatielijst van de vergaderingen van het college op.

2De besluitenlijst bevat in ieder geval datum en tijd van de vergadering, de presentielijst met de namen van de aanwezige en afwezige collegeleden, een korte beschrijving van het agendapunt/onderwerp en een beknopte formulering van het genomen besluit.

3De afsprakenlijst bevat in ieder geval datum en tijd van de vergadering, de presentielijst met de namen van de aanwezige en afwezige collegeleden, een overzicht van de meningsvormende onderwerpen en de collegevoorstellen waarvan de besluitvorming is aangehouden dan wel waarvan de besluitvorming in mandaat (zie lid 4) kan worden afgedaan.

4Het college kan in de vergadering besluiten dat collegevoorstellen aanpassing behoeven en dat deze aanpassing in mandaat kan worden afgedaan door een van de wethouders of de burgemeester (portefeuillehouder) en de gemeentesecretaris.

5De collegevoorstellen als bedoeld in lid 4 worden opgenomen op de afsprakenlijst met vermelding van de besloten aanpassingen.

6Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daar niet tegen verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk via de griffie aan de raad gestuurd en aan de andere personen die die tijdens de vergadering het woord hebben gevoerd.

7Nadat de besluitenlijst aan de raad is gestuurd, wordt deze openbaar gemaakt en op de website van de gemeente geplaatst.

8De representatielijst bevat de afspraken met betrekking tot representatie van het college op binnengekomen uitnodigingen.

9De afsprakenlijst en de representatielijst zijn uitsluitend voor intern gebruik en niet openbaar.

Artikel 12. Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing daarvan, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 13. Inwerkingtreding en citeertitel

1Dit reglement treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.

2Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Barneveld.