OR-Reglement gemeente Barneveld

Artikel 1

In dit reglement bedoelen we met:

a.Medewerker: iemand met een arbeids- of inhuurovereenkomst met de gemeente Barneveld, voor bepaalde of onbepaalde tijd.

b.Bestuurder: de gemeentesecretaris en/of algemeen directeur.

c.Organisatie: de gemeente Barneveld.

d.Ondernemer: de gemeente Barneveld als rechtspersoon.

e.Werknemersorganisaties: organisaties die werknemers vertegenwoordigen, zoals vakbonden en vakorganisaties.

f.Personeel: alle medewerkers zoals bedoeld onder a.

g.OR: de ondernemingsraad. De OR vertegenwoordigt het personeel bij de bestuurder.

h.DB: het dagelijks bestuur dat de dagelijkse leiding heeft over de OR.

i.Voorzitter: lid van het DB dat de OR vertegenwoordigt en de vergaderingen leidt.

j.Vicevoorzitter: lid van het DB dat de voorzitter vervangt als deze afwezig is.

k.Algemeen bestuurslid: lid van het DB.

l.Ambtelijk secretaris: functionaris die de ondernemer aan de OR toevoegt, maar die geen lid is van de OR.

m.Wet: de Wet op de ondernemingsraden (WOR).

n.Verkiezingscommissie: commissie van OR-leden zoals beschreven in artikel 4, lid 2.

o.Kiescommissie: commissie van medewerkers die geen OR-lid zijn, zoals beschreven in artikel 6, lid 3.

p.Agendaoverleg: overleg waarin het DB en de bestuurder de agenda van een overlegvergadering vaststellen.

q.Overlegvergadering (OV): vergadering van de bestuurder en de OR.

r.Zetel: plaats voor een OR-lid.

s.Staking van stemmen: er zijn evenveel stemmen voor als tegen.

Artikel 2

1De Wet bepaalt hoeveel leden de OR heeft.

2De OR kiest uit zijn leden een voorzitter, een vicevoorzitter en een algemeen bestuurslid. Samen met de ambtelijk secretaris vormen zij het dagelijks bestuur (DB).

3De voorzitter vertegenwoordigt de OR in rechtszaken. Bij afwezigheid doet de vicevoorzitter dit.

Artikel 3

1Alle OR-leden treden tegelijk af. Dit gebeurt iedere drie jaar.

2Aftredende leden kunnen zich direct opnieuw verkiesbaar stellen.

3Het lidmaatschap eindigt:

a.op de datum waarop nieuwe leden worden benoemd;

b.op de datum waarop het dienstverband bij de gemeente eindigt;

c.op de dag waarop een lid het lidmaatschap schriftelijk opzegt;

d.bij overlijden.

Artikel 4

1De OR organiseert de verkiezing van de OR-leden.

2De OR kan deze taak geven aan een verkiezingscommissie of een externe organisatie. Dit staat in artikel 15 van de WOR.

Artikel 5

1Medewerkers mogen stemmen als zij op de verkiezingsdatum minimaal drie maanden bij de organisatie werken. Externe medewerkers mogen stemmen als zij minimaal achttien maanden achter elkaar voor de organisatie werken.

2Medewerkers kunnen OR-lid worden als zij op de verkiezingsdatum minimaal drie maanden bij de organisatie werken. Externe medewerkers kunnen OR-lid worden als zij minimaal achttien maanden achter elkaar voor de organisatie werken.

3De bestuurder en zijn plaatsvervangers kunnen geen OR-lid worden.

Artikel 6

1De OR kiest na overleg met de bestuurder de datum en tijden van de verkiezing. De ambtelijk secretaris informeert de bestuurder, het personeel en de werknemersorganisaties. Tussen deze aankondiging en de verkiezingsdatum zitten minimaal dertien weken.

2De verkiezing vindt plaats tussen zes en twee weken vóór het einde van de zittingsperiode.

3De OR of de verkiezingscommissie kan hulp krijgen van een kiescommissie. De OR wijst hiervoor maximaal drie medewerkers aan. Op de verkiezingsdag werkt deze commissie als stembureau.

Artikel 7

1Uiterlijk negen weken voor de verkiezingsdatum laat de OR of de verkiezingscommissie een lijst maken van alle medewerkers die mogen stemmen en zich verkiesbaar mogen stellen. De OR maakt deze lijst bekend in de organisatie.

2Kandidaten melden zich uiterlijk drie weken voor de verkiezingsdatum aan. Zij sturen een digitaal of papieren formulier naar de ambtelijk secretaris of de verkiezingscommissie. De ontvanger geeft een ontvangstbewijs.

3Op het formulier verklaren kandidaten dat zij hun kandidatuur aanvaarden als er voldoende kandidaten zijn of na de verkiezingen.

Artikel 8

1De OR of de verkiezingscommissie controleert of de kandidatenlijst en de kandidaten voldoen aan dit reglement.

2Voldoet een kandidaat niet aan de voorwaarden? Dan verklaart de verkiezingscommissie de aanmelding ongeldig. De kandidaat krijgt hierover schriftelijk bericht. De kandidaat kan binnen één week schriftelijk bezwaar maken. Binnen één week ontvangt de kandidaat een gemotiveerde reactie. Daarin staat ook of de beslissing is gewijzigd.

3De geldige kandidaten komen in alfabetische volgorde op de kandidatenlijst. De OR maakt deze lijst uiterlijk twee weken voor de verkiezingsdatum bekend in de organisatie.

Artikel 9

1Zijn er niet meer kandidaten dan zetels? Dan zijn alle kandidaten automatisch gekozen en is er geen verkiezing.

2Binnen twee weken na de uiterste aanmelddatum beslist de OR of de verkiezingscommissie of een verkiezing nodig is. Is dat niet zo? Dan informeert de OR direct de bestuurder en daarna de medewerkers.

Artikel 10

1Medewerkers stemmen anoniem, op papier of digitaal.

2Bij een stemming op papier krijgt iedere medewerker op de verkiezingsdag een stembiljet op de plaatsen die de OR heeft gekozen. Op het biljet staan de kandidaten. Na het invullen doet de medewerker het biljet direct in de stembus.

Artikel 11

1Iedere kiesgerechtigde medewerker stemt op drie verschillende kandidaten.

2Een medewerker mag voor maximaal twee andere kiesgerechtigde medewerkers stemmen. Daarvoor is een schriftelijke machtiging nodig.

3Bij digitaal stemmen levert de medewerker de machtiging vóór de uiterste datum in bij de ambtelijk secretaris. Het verkiezingsbureau bepaalt deze datum.

Artikel 12

1Na de stemming telt de OR en/of de verkiezingscommissie per kandidaat het aantal geldige en ongeldige stemmen.

2Een stembiljet is ongeldig als:

a.de OR het biljet niet heeft gewaarmerkt;

b.de keuze niet duidelijk is;

c.er meer of minder dan drie stemmen op staan;

d.er andere aantekeningen op staan.

3Bij digitaal stemmen geldt lid 2 niet.

Artikel 13

1De kandidaten met de meeste stemmen zijn gekozen. Hebben kandidaten voor de laatste zetel evenveel stemmen? Dan bepaalt een loting wie is gekozen.

2De OR maakt de uitslag schriftelijk bekend aan de bestuurder, de medewerkers en de werknemersorganisaties die kandidaten hebben voorgedragen.

Artikel 14

De ambtelijk secretaris bewaart de gebruikte stembiljetten en/of digitale stemgegevens minimaal drie maanden.

Artikel 15

Binnen zes weken na de stemming vergaderen de gekozen kandidaten voor het eerst als nieuwe OR. Tijdens deze vergadering treden de nieuwe leden aan en de oude leden af.

Artikel 16

1OR-leden kunnen zich tot één week voor de tweede OR-vergadering na de verkiezingen kandidaat stellen voor één of meer functies in het nieuwe DB.

2De OR maakt de kandidaten voor het DB één week voor die vergadering bekend aan de OR-leden.

3Tijdens de tweede OR-vergadering leggen de kandidaten kort uit waarom zij zich kandidaat stellen. Daarna kunnen de andere OR-leden vragen stellen.

4De OR stemt anoniem en schriftelijk over elke functie. De volgorde is: voorzitter, vicevoorzitter en algemeen bestuurslid. Is er maar één kandidaat? Dan is er geen verkiezing. De OR brengt wel schriftelijk in kaart hoeveel leden de kandidaat steunen.

5Zijn er geen kandidaten, of krijgt een kandidaat minder dan de helft plus één van de stemmen? Dan organiseert de OR opnieuw verkiezingen volgens deze regels.

6Zijn functies na twee OR-vergaderingen nog niet ingevuld? Dan beslist de OR wat er gebeurt.

Artikel 17

1Ontstaat er tussentijds een vacature? Dan kan de OR een verkiezing organiseren. Dit hoeft niet als binnen zes maanden algemene verkiezingen plaatsvinden.

2Wordt de vacature niet ingevuld of ontstaat daarna opnieuw een vacature? Dan kan de OR besluiten om een vacature open te laten tot de volgende tussentijdse of algemene verkiezing.

Artikel 18

1Iedere belanghebbende kan schriftelijk bezwaar maken tegen de volgende besluiten van de OR:

a.de verkiezingsdatum en de begin- en eindtijd van de stemming (artikel 6, lid 1);

b.de lijst van medewerkers die mogen stemmen en zich verkiesbaar mogen stellen (artikel 7, lid 1);

c.de geldigheid van de kandidatenlijst (artikel 8, leden 1 en 2);

d.de verkiezingsuitslag (artikel 13, lid 2);

e.de invulling van een tussentijdse vacature (artikel 17)

2De belanghebbende stuurt het bezwaar binnen één week na de bekendmaking naar de ambtelijk secretaris.

3De OR beslist binnen zes weken over het bezwaar en neemt de maatregelen die nodig zijn.

Artikel 19

De OR krijgt ondersteuning van een ambtelijk secretaris. Deze voert de taken uit die staan in de artikelen 20, 21, 25 en 26.

Artikel 20

1De OR vergadert:

a.volgens het vastgestelde vergaderschema;

b.op verzoek van de voorzitter;

c.op een gemotiveerd verzoek van minimaal twee leden.

2De voorzitter en de ambtelijk secretaris bepalen de tijd en plaats. Vragen leden om een vergadering? Dan vindt deze plaats binnen veertien dagen nadat de voorzitter het verzoek heeft ontvangen.

3De ambtelijk secretaris nodigt de OR-leden namens de voorzitter uit. Dit gebeurt minimaal zeven dagen voor de vergadering, behalve bij spoed.

4De meerderheid van de OR-leden moet aanwezig zijn om te kunnen vergaderen.

5Zijn de voorzitter en vicevoorzitter afwezig? Dan kiezen de aanwezige leden een voorzitter voor die vergadering.

Artikel 21

1De ambtelijk secretaris:

a.nodigt de OR-leden uit;

b.stelt de agenda op;

c.maakt het vergaderverslag;

d.voert de correspondentie;

e.beheert de documenten die de OR ontvangt en verstuurt.

2De ambtelijk secretaris stelt samen met het DB de agenda op. Ieder OR-lid kan een agendapunt voorstellen.

3De ambtelijk secretaris deelt de agenda met de OR-leden, de bestuurder en het personeel. Dit gebeurt minimaal zeven dagen voor de vergadering, behalve bij spoed.

Artikel 22

Medewerkers mogen de OR-vergaderingen bijwonen, tenzij de OR anders besluit.

Artikel 23

1De OR neemt besluiten met een meerderheid van de stemmen. Over onderwerpen stemt de OR mondeling of door handopsteken. Over personen stemt de OR schriftelijk.

2Bij de benoeming van een persoon stemt de OR eerst één keer. Krijgt niemand de meerderheid? Dan volgt een tweede stemming tussen de twee kandidaten met de meeste stemmen. De kandidaat met de meeste stemmen is gekozen. Blijven de stemmen na twee stemrondes gelijk? Dan beslist een loting.

3Zijn er bij een ander voorstel evenveel stemmen voor als tegen? Dan bespreekt de OR het voorstel opnieuw in de volgende vergadering. Zijn de stemmen daarna opnieuw gelijk? Dan is het voorstel verworpen.

Artikel 24

1Een mededeling of onderwerp kan geheim zijn. De OR bespreekt dit dan achter gesloten deuren.

2Een mededeling of onderwerp kan aanleiding geven om geheimhouding op te leggen.

3De OR houdt bij het maken van verslagen rekening met de geheimhouding.

Artikel 25

1De ambtelijk secretaris maakt een verslag van de besproken onderwerpen en besluiten. Alle OR-leden ontvangen dit zo snel mogelijk en uiterlijk zeven dagen na de vergadering.

2Nadat de OR het verslag heeft vastgesteld, maakt de ambtelijk secretaris het bekend aan de medewerkers en de bestuurder. Het verslag bevat geen vertrouwelijke informatie.

Artikel 26

1De ambtelijk secretaris maakt ieder jaar vóór 1 april een verslag van het werk van de OR en de commissies in het vorige jaar. De OR keurt dit jaarverslag goed.

2Na goedkeuring maakt de OR het jaarverslag binnen veertien dagen bekend aan de bestuurder en alle medewerkers.

Artikel 27

1De bestuurder en de OR vergaderen minimaal zes keer per jaar met elkaar. Artikel 20, lid 4 geldt ook voor deze overlegvergadering.

2De OR of de bestuurder kan met uitleg om een extra overlegvergadering vragen. De vergadering vindt dan binnen twee weken plaats. Heeft één van beiden bezwaar? Dan zorgt de bestuurder voor een oplossing.

3Is de bestuurder afwezig? Dan neemt zijn plaatsvervanger deel.

4De bestuurder kan één of meer medewerkers meenemen naar de overlegvergadering.

5De bestuurder en de OR kunnen deskundigen uitnodigen voor een specifiek onderwerp.

Artikel 28

1De voorzitter van de OR leidt de overlegvergadering, tenzij de OR anders besluit.

2De agenda bevat de onderwerpen die de bestuurder en het DB tijdens het agendaoverleg hebben afgesproken.

Artikel 29

1De bestuurder geeft de OR op tijd de kans om te overleggen over voorgenomen besluiten die volgens de wet in een overlegvergadering moeten worden besproken.

2De OR kan buiten de vergadering schriftelijk en met uitleg zijn standpunt geven over deze onderwerpen.

3De bestuurder neemt pas een besluit nadat het onderwerp minimaal één keer in de overlegvergadering is besproken.

4Hebben de bestuurder en de OR afspraken gemaakt over een voorgenomen besluit? Dan ontvangt de OR het definitieve besluit nadat deze afspraken zijn verwerkt.

Artikel 30

1Tijdens een overlegvergadering kan het volgende gebeuren:

a.De bestuurder vertelt welk besluit hij over een onderwerp neemt.

b.De OR geeft zijn standpunt of geeft aan dat hij geen standpunt inneemt.

c.Wil de bestuurder of de OR een onderwerp apart bespreken? Dan kan de voorzitter de vergadering tijdelijk onderbreken. Volgt daarna een stemming? Dan geldt artikel 23.

d.Moet de OR tijdens de overlegvergadering apart overleggen? Dan kan de voorzitter direct een extra OR-vergadering houden. Artikel 20 geldt dan niet.

Artikel 31

1Is een OR-lid lange tijd geheel of gedeeltelijk afwezig, bijvoorbeeld door ziekte? Dan kan de OR een plaatsvervangend lid aanwijzen. De OR informeert de bestuurder hierover.

2De OR roept medewerkers op om zich als plaatsvervangend lid aan te melden.

3Een plaatsvervangend lid moet voldoen aan de eisen voor een kiesgerechtigde medewerker.

4Een plaatsvervangend lid heeft dezelfde rechten als een OR-lid. Het plaatsvervangend lid heeft geen stemrecht als het vervangen OR-lid ook bij de vergadering aanwezig is.

5Na de kandidaatstelling stemt de OR. De OR benoemt de gekozen kandidaat.

6De plaatsvervanging duurt minimaal drie maanden.

7De plaatsvervanging eindigt zodra het vervangen OR-lid aangeeft de rol weer volledig te kunnen uitvoeren.

Artikel 32

1De OR gebruikt voor interne zaken een vastgesteld attentiebeleid. Deze regeling staat als bijlage bij dit reglement.

Artikel 33

1De OR kan dit reglement wijzigen of aanvullen.

2Voordat de OR een wijziging of aanvulling vaststelt, kan de bestuurder zijn standpunt aan de OR geven.

3Bij de vergadering over een wijziging of aanvulling moet minimaal twee derde van de OR-leden aanwezig zijn.

4Voor een besluit is een meerderheid van twee derde van de uitgebrachte stemmen nodig.

Artikel 34

1De naam van dit reglement is: Reglement van de Ondernemingsraad van de Gemeente Barneveld.

2Het reglement gaat in op de dag na de bekendmaking.

3Vanaf dat moment vervalt het OR-reglement dat op 11 april 2024 is vastgesteld, inclusief eventuele latere wijzigingen.