Verordeningen Ambtelijke bijstand en fractie ondersteuning 2018

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

-ambtelijke bijstand: bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ambtelijke bijstand niet zijnde een verzoek om informatie;

-ambtenaar: ambtenaar van het ambtelijk samenwerkingsverband B(arendrecht) A(lbrandswaard) R(idderkerk);

-document: document als bedoeld in artikel 1, onder a, van de Wet openbaarheid van bestuur;

-fractie: fractie als bedoeld in artikel 8 Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2018.

Artikel 2. Verzoek om informatie

1Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in, of afschrift van, documenten waaromtrent geen geheimhouding krachtens de artikelen 25, 55 of 86 van de wet is opgelegd. Een verzoek kan ook gedaan worden door een buitengewoon commissielid.

2De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Artikel 3. Verzoek om ambtelijke bijstand

1Een raadslid of een buitengewoon commissielid kan de griffier verzoeken om ambtelijke bijstand.

2De griffier verleent zo spoedig mogelijk de ambtelijke bijstand, voor zover dit in redelijkheid kan worden gevergd. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, kan de griffier de secretaris verzoeken om één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk het verzoek zo spoedig mogelijk verder inwilligen.

3De secretaris wijst geen ambtenaar aan als:

a.naar oordeel van de secretaris niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden; of

b.dit naar het oordeel van de secretaris het belang van de gemeente kan schaden.

4Als de ambtelijke bijstand op grond van het derde lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken de ambtelijke bijstand alsnog te laten verlenen. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.

Artikel 4. Geschil over ambtelijke bijstand

1Een raadslid dat niet tevreden is over de door een ambtenaar aan hem verleende ambtelijke bijstand kan hierover in overleg treden met de secretaris.

2Als overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing kan het raadslid de zaak aan de burgemeester voorleggen. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie.

Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

1De secretaris verstrekt aan het lid van het college op wiens werkzaamheden een verzoek om ambtelijke bijstand betrekking heeft, desgevraagd een afschrift van het verzoek.

2Als het college of één of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 6. Recht op financiële bijdrage

1De raad verstrekt een fractie jaarlijks een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie.

2De financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van € 1000,-- en een variabel deel van

€ 300,-- per raadszetel.

3In afwijking van het eerste lid verstrekt de raad in een jaar waarin raadsleden aftreden op grond van artikel C 4, tweede lid, van de Kieswet aan een fractie een financiële bijdrage tot en met de maand maart en een financiële bijdrage voor de periode omvattende de resterende maanden. Deze financiële bijdragen bestaan uit 1/12e deel van de bedragen, bedoeld in het tweede lid, vermenigvuldigd met het aantal maanden dat de periode omvat.

Artikel 7. Besteding financiële bijdrage

1Een fractie besteedt de financiële bijdrage uitsluitend om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken.

2De financiële bijdrage mag in ieder geval niet gebruikt worden ter bekostiging van:

a.uitgaven die in strijd zijn met enige wettelijke bepaling;

b.betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

c.giften, leningen, beleggingen en voorschotten;

d.uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten, of

e.de kosten voor niet-partijpolitiek georiënteerde scholing in verband met de vervulling van de functie van raads- of commissielid, voor zover deze door of namens de gemeente wordt aangeboden of verzorgd.

Artikel 8. Budgetreservering en budgetbeheer

1De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als budgetreservering voor dat kalenderjaar toegekend.

2In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt de budgetreservering toegekend voor de maanden tot en met maart. In april van het verkiezingsjaar wordt de budgetreservering toegekend voor de overige maanden van dat jaar.

3De budgetreserveringen worden beheerd door de griffier.

4De fracties kunnen middels het indienen van declaraties van de werkelijk gemaakte kosten bij de griffier aanspraak maken op hun budgetreservering.

5De griffier beoordeelt of de declaraties voor vergoeding in aanmerking komen op grond van de bepalingen in deze Verordening.

Artikel 9. Gevolgen van splitsen en einde bestaan fractie

1Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandig raadslid of zelfstandige groep raadsleden gaan optreden of als één of meer raadsleden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage toebedeeld aan het zelfstandig raadslid of zelfstandige groep raadsleden of aan de fractie waarbij aangesloten wordt.

2Als zich een situatie als bedoeld in het eerste lid voordoet worden de verleende voorschotten onverwijld bijgesteld overeenkomstig de uit het eerste lid voortvloeiende verdeling.

3Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de maand volgend op de maand waarin de fractie hiervan kennisgeving heeft gedaan.

4Als een fractie als gevolg van verkiezingen ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de datum dat de raad in de nieuwe samenstelling aantreedt.

Artikel 10. Reserve

1De raad kan het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren reserveren.

2De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 9.

3De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

4Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.

5Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

Artikel 11. Verantwoording en controle

De door de griffier op grond van deze verordening gedane betalingen worden gecontroleerd door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening. De accountant brengt een rapport van bevindingen uit aan de raad.

Artikel 12. Intrekking ouder verordening en overgangsrecht

1De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2014 wordt ingetrokken.

2De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2014 blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële bijdragen en de verantwoording, controle vaststelling en afrekening van de financiële bijdragen.

Artikel 13. Inwerkingtreding en citeertitel

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 december 2018 en kan aangehaald worden als “Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2018”.