Verordening Klachtenregeling gemeenteraad en griffie gemeente Barendrecht

Artikel 1. Begrips- en algemene bepalingen.

Deze regeling verstaat onder:

a.wet: Algemene wet bestuursrecht;

b.gemeenteraad: het orgaan zoals bedoeld in titel II hoofdstuk II van de Gemeentewet;

c.griffier: de functionaris, zoals bedoeld in artikel 107 van de Gemeentewet;

d.griffiemedewerker: medewerker van de gemeente die hiërarchisch onder de griffier valt;

e.klager: de natuurlijke persoon of de rechtspersoon die een klacht heeft ingediend;

f.klacht: een uiting van ongenoegen over de wijze waarop de gemeenteraad, een lid van de gemeenteraad, een (buitengewoon)commissielid, de griffier of een griffiemedewerker zich in een bepaalde aangelegenheid tegenover de klager heeft gedragen;

g.gedraging: het in een bepaalde aangelegenheid handelen of nalaten te handelen tegenover een natuurlijk persoon of rechtspersoon door de gemeenteraad, een lid van de gemeenteraad, een (buitengewoon)commissielid, de griffier of een griffiemedewerker;

h.klaagschrift: een schriftelijk (= op papier of per e-mail)ingediende klacht;

i.klachtenbehandelaar: de ambtenaar die of het orgaan dat verantwoordelijk is voor de handeling en de registratie van een klacht;

j.presidium: het presidium zoals bedoeld in de 1e wijziging Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Barendrecht 2009;

k.commissielid: lid zoals bedoeld in de 1e wijziging Verordening op de raadscommissies 2011;

Artikel 2. Algemene bepalingen

1Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop de gemeenteraad, een lid van de gemeenteraad, een commissielid, de griffier of een griffiemedewerker zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of haar heeft gedragen een klacht in te dienen bij de gemeenteraad.

2De gemeenteraad draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten.

3Mondelinge klachten worden in beginsel mondeling afgedaan. Wordt de klacht niet tot tevredenheid van de klager afgedaan, dan wordt de klager gewezen op de mogelijkheid van schriftelijke klachtenbehandeling.

4Zodra naar tevredenheid van de klager aan zijn klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot verdere behandeling van de klacht. Bij een schriftelijke klacht wordt dit schriftelijk aan de klager en aan degene over wie is geklaagd, bevestigd.

Artikel 3. Beslistermijn

1De klacht wordt binnen zes weken afgehandeld.

2De afhandeling kan voor ten hoogste vier weken worden verdaagd, waarvan schriftelijk aan partijen mededeling wordt gedaan.

Artikel 4. Klachtenbehandelaar

1Bij een klacht over een griffiemedewerker is de klachtenbehandelaar de griffier.

2Bij een klacht over de gemeenteraad, een lid van de gemeenteraad, een commissielid, of de griffier is de klachtenbehandelaar het presidium.

Artikel 5. Wijze van indiening

1Een klacht kan tot uiterlijk twaalf maanden nadat de gedraging heeft plaatsgevonden mondeling of schriftelijk worden ingediend.

2Bij mondelinge klachten wordt door de betrokken medewerker, indien mogelijk, direct geprobeerd tot een oplossing te komen (informele bemiddeling). Indien een informele bemiddeling niet tot resultaat leidt, wijst de medewerker de klager op de formele, schriftelijke procedure.

3Het klaagschrift wordt ingediend bij de gemeenteraad.

4Het klaagschrift moet zijn ondertekend en bevat ten minste:

a.de naam en het adres van de indiener;

b.de dagtekening;

c.een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht.

Artikel 6. Ontvangstbevestiging

De ontvangst van een klaagschrift wordt binnen tien werkdagen schriftelijk bevestigd en bevat daarnaast informatie over de verdere procedure.

Artikel 7. Registratie en publicatie

1De klachtenbehandelaar draagt zorg voor de registratie van de klacht.

2De geregistreerde klachten worden jaarlijks gepubliceerd via het jaarverslag van de griffie.

Artikel 8. Buiten behandeling laten

1Een klaagschrift wordt niet in behandeling genomen indien:

a.niet is voldaan aan de in artikel 9:4 van de wet vermelde vereisten en klager dit ook niet binnen veertien dagen nadat klager daarvan op de hoogte is gebracht, heeft hersteld;

b.het een klacht betreft die betrekking heeft op een van de in artikel 9:8 lid 1 van de wet genoemde gedragingen of indien artikel 9:8 lid 2 van de wet van toepassing is.

2Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht schriftelijk in kennis gesteld, onder vermelding van de redenen daarvan.

Artikel 9. Onderzoek

1De klachtenbehandelaar is in verband met de voorbereiding van de behandeling van een klacht bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te doen inwinnen.

2De klachtenbehandelaar kan bij derden en/of deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe op gesprek als bedoeld in artikel 11 van deze regeling te verschijnen.

Artikel 10. Hoor en wederhoor

1De klachtenbehandelaar stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid te worden gehoord.

2Zowel de klager als degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, kunnen tot uiterlijk een week voor de hoorzitting stukken indienen die van belang kunnen zijn voor de afhandeling van de klacht.

3Zowel de klager als degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, kunnen zich bij het horen door iemand van hun keuze laten vergezellen of bijstaan.

4De klachtenbehandelaar kan van het horen afzien indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.

5De klachtenbehandelaar draagt zorg voor een verslag van het horen.

Artikel 11. Uitnodiging zitting

1De klachtenbehandelaar nodigt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft ten minste twee weken voor de hoorzitting uit.

2Binnen drie dagen na de uitnodiging kunnen de klager of degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft onder opgaaf van redenen de klachtenbehandelaar verzoeken het tijdstip te wijzigen.

3De beslissing van de klachtenbehandelaar op dit verzoek wordt uiterlijk een week voor het tijdstip van de zitting aan de partijen meegedeeld.

4De klachtenbehandelaar is bevoegd in bijzondere omstandigheden of te wijken of afwijking toe te staan van de termijnen die genoemd zijn in het eerste tot en met het derde lid.

Artikel 12. Afdoening

1De griffier brengt als klachtenbehandelaar advies uit aan het presidium.

2Het presidium brengt als klachtenbehandelaar advies uit aan de gemeenteraad.

3Adviezen t.a.v. klachten over de griffier of een griffiemedewerker zijn niet openbaar.

4Eventuele behandeling van het advies van het presidium dat betrekking heeft op een klacht over de griffier vindt plaats in een besloten raadsvergadering.

5Een advies van het presidium dat betrekking heeft op een klacht over de gemeenteraad, een lid van de gemeenteraad of een commissielid wordt in een openbare raadsvergadering behandeld.

6Het presidium resp. de gemeenteraad stelt de klager en de persoon waar de klacht tegen gericht is schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek, zijn oordeel daarover en over de eventuele conclusies die daaruit zijn getrokken.

Artikel 13. Nationale ombudsman

Bij het toezenden van de bevindingen genoemd in artikel 12 lid 2 van deze regeling, vermeldt de gemeenteraad binnen welke termijn klager eventueel een verzoekschrift kan indienen bij de Nationale ombudsman te Den Haag.

Artikel 14. Onvoorzien

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, besluit de gemeenteraad.

Artikel 15. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Artikel 16. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Klachtenregeling gemeenteraad en griffie gemeente Barendrecht.